Có thể thấy rằng kho bãi là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu trong hệ thống logistics. Nó thực hiện chức năng dự trữ, bảo quản hàng hóa trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của quá trình vận chuyển hàng hóa, đồng thời cung cấp thông tin về tình trạng hàng hóa có trong kho.
Nhờ có kho mà tập trung được vận chuyển do tập trung được hàng hóa từ nhiều khách hàng khác nhau, tạo lập được một chuyến vận chuyển lớn nên sẽ làm giảm chi phí vận chuyển làm gia tăng lợi ích kinh tế cho công ty. Kho còn góp phần làm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng và tăng uy tín, tính chuyên nghiệp cho hình ảnh của công ty.
Loại hình kho :
Kinh doanh bưu chính có đặc điểm giống như các loại hình dịch vụ khác là gắn với thị trường. Do đó, kho của công ty là kho dùng riêng và chưa có các kho thuê ngoài. Kho dùng riêng mang lại một số lợi ích như :
+ Công ty có khả năng kiểm soát các hoạt động tác nghiệp trong kho.
+ Tăng cường tính linh hoạt nghiệp vụ trước những thay đổi của khách hàng. Về mặt địa lý, các kho trong hệ thống kho của công ty nằm gần khách hàng để dễ dàng vận chuyển, thu gom các đơn hàng nhỏ lẻ thành lô hàng lớn và phân phối cho khách hàng nhỏ lẻ ( khách hàng là người nhận cuối cùng ). Tuy nhiên, loại kho này chỉ đáp ứng được các đơn hàng ở mức trung bình nên hạn chế phần nào việc thỏa mãn một cách tốt nhất nhua cầu của khách hàng và theo đuổi kỳ vọng mở rộng thị trường mục tiêu.
Hệ thống kho hiện tại của công ty không nằm tách biệt mà thực chất nó chỉ tạm thời chung chuyển, có nghĩa là hiện kho chứa hàng hóa, bưu phẩm, bưu kiện, báo chí, … trong cùng một khoảng không gian. Vị trí kho cũng chính là địa điểm các bưu cục. Do đó, diện tích các kho thường không lớn, chỉ từ 100m2 đến 2000m2. Cơ sở vật chất kỹ thuật sử dụng phục vụ hoạt động tác nghiệp còn đơn giản và chưa
hiện đại hóa hoàn toàn nên chưa thể đáp ứng những yêu cầu khắt khe của các loại hàng hóa phức tạp đòi hỏi quy trình bảo quản, bốc xếp phức tạp.
Cơ cấu kho :
Trên cơ sở phân tích vị trí phân bố của thị trường mục tiêu, bao gồm : địa điểm khác hàng mục tiêu, điều kiện giao thông vận tải thì cơ cấu kho của công ty theo kênh logistics một cấp.
Hàng hóa, bưu kiện được vận chuyển từ địa điểm của khách hàng ( nguồn hàng ) đến kho của công ty tại các bưu cục rồi sau đó sẽ được vận chuyển theo hành trình khách hàng đặt hàng. Do sử dụng kênh gián tiếp với việc phân bố mạng lưới kho hợp lý về điều kiện giao thông và địa lý nên công ty có điều kiện gom các đơn hàng thành một lô hàng lớn, phát huy tính kinh tế nhờ quy mô trong vận chuyển và do đó giảm được chi phí vận chuyển. Nhờ vậy nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và mức độ thỏa mãn nhu cầu khách hàng.
Số lượng và vị trí phân bố kho :
+ Số lượng kho ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao trình độ dịch vụ khách hàng và chi phí hệ thống cơ sở logistics. Số lượng kho càng lớn thì trình độ phục vụ khách hàng tăng do giảm được khoảng cách vận chuyển, nên giảm thời gian thực hiện đơn hàng của khách hàng.
+ Vị trí phân bố kho được xác định sựa trên việc phân tích thị trường tiềm năng. Theo đó dựa trên quy hoạch, số lượng kho sẽ xác định vị trí các kho. Vị trí đặt kho được tính toán dựa vào chi phí vận chuyển giữa các kho trong lộ trình tuyến kết nối, qui mô kho và chi phí vận chuyển từ kho tới các điểm khách hàng.
Bảng 3.4 Thống kê kho tại các tỉnh, thành phố
STT Tỉnh thành phố Số kho
1 Hà Nội 14
4 Quảng Ninh 3 5 Đà Nẵng 5 6 Quảng Nam 2 7 Tp Hồ Chí Minh 20 8 Đồng Nai 4 9 Bình Dương 3 10 Bà Rịa Vũng Tàu 3 11 Lâm Đồng 2 12 Cần Thơ 3 13 Các tỉnh thành khác 38 Tổng Số 101
( Nguồn : Phòng kinh doanh )
Nghiệp vụ kho :
Do đặc điểm vận chuyển không lưu kho nên nghiệp vụ tại các kho của công ty rất đơn giản. Hàng hóa sau khi về kho, sẽ được nhân viên tác nghiệp phân loại, đóng gói, ghi mã, đánh dấu và phân loại theo lô hàng dựa trên lộ trình tuyến vận chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động vận chuyển, giao nhận. Hàng hóa trong kho thường không lưu giữ quá 24h nên nghiệp vụ kho chủ yếu là đảm bảo cho trạng thái hàng hóa còn nguyên vẹn như lúc nhận hàng, và có thể sẽ thêm bao bì theo đặc điểm của hàng hóa. Trong kho chỉ cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản nhất định như độ ẩm, không gian xếp hàng.
Mối liên hệ giữa kho và các hoạt động khác
Khi hàng hóa được thu gom, phân loại theo lô tại kho thì sẽ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch vận chuyển hợp lý. Do đó sẽ sử dụng đúng loại phương tiện, thiết kế lộ trình hợp lý, tiết kiệm chi phí vận chuyển và gia tăng hiệu quả thời gian phục vụ khách hàng.
Hệ thống kho có thể đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời nên đảm bảo được chất lượng như đã cam kết. Từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh của công ty.