Với chiếc điện thoại thông minh (smartphone), các bưu tá của Công ty Cổ phần Bưu chính Viettel (Viettel Post) có thể nâng cao chất lượng dịch vụ chuyển phát, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là với các đơn hàng thương mại điện tử.
Smartphone tiện lợi hơn PDA
Việc trang bị smartphone cho bưu tá đã được nhiều hãng chuyển phát tại Việt Nam triển khai nhưng mới dừng ở mức dùng thiết bị để định vị qua bản đồ số hoặc nhận tin báo phát...
Với Viettel Post thì khác. Ứng dụng smartphone do Trung tâm Phần mềm Viễn thông và đội ngũ CNTT Viettel Post tự lập trình đã được triển khai cho tất cả các nghiệp vụ của nhân viên bưu chính - chuyển phát. Bản đầy đủ tính năng của ứng dụng smartphone do Viettel Post xây dựng, triển khai hiện không chỉ có tính năng bản đồ số mà còn nhiều tính năng hữu ích khác như điều hành công việc thu phát, quản lý các khiếu nại của khách hàng, nhập doanh thu, khai thác bưu phẩm đến, bưu phẩm đi, phân công phát, quản lý phát hàng thu tiền (COD)... Khi các nghiệp vụ giao nhận được triển khai hoàn toàn theo phương thức điện tử thì sẽ dễ dàng kiểm soát được chất lượng của dịch vụ bưu chính - chuyển phát.
Năm 2014, Viettel Post đã dự định trang bị PDA cho bưu tá trên phạm vi toàn quốc. Nhưng sau quá trình thử nghiệm triển khai gần 500 thiết bị PDA cho bưu tá, thấy xuất hiện một số vấn đề. Cụ thể, chi phí đầu tư cho thiết bị PDA rất cao, khoảng 1.000 USD/chiếc. Trong khi đó, công tác điều hành liên lạc (nghe gọi, nhắn tin sms) của bưu tá trên PDA không tiện bằng smartphone, chẳng hạn như kém chuông - rung báo khi có cuộc gọi đến, khó khăn trong việc thao tác sử dụng, cài đặt nâng cấp ... Điều này dẫn đến chuyện bưu tá vừa phải cầm PDA vừa phải cầm theo cả điện thoại trong quá trình tác nghiệp, thao tác nghiệp vụ rất mất thời gian.
Đến đầu năm 2015, Viettel Post quyết tâm phát triển ứng dụng hỗ trợ tác nghiệp bưu chính - chuyển phát trên smartphone. Một trong những điều kiện thuận
lợi là cơ bản các bưu tá đều có điện thoại, chi phí đầu tư rẻ hơn rất nhiều so với việc trang bị PDA. Cấu hình của điện thoại thông minh cũng mạnh hơn so với PDA.
Sẽ là công cụ tác nghiệp hàng ngày của bƣu tá
Hiện đã có khoảng 40% bưu cục ở Hà Nội của Viettel Post triển khai ứng dụng smartphone. Bưu tá có thể dùng smartphone để nhận tin báo phát, qua đó biết hôm nay phải phát bao nhiêu kiện/gói hàng, địa chỉ ở đâu... thông qua hệ thống định vị điều hành bưu tá trên nền bản đồ số. Đồng thời, cũng có thể biết ngay số tiền COD phải thu, phải nộp, lượng tồn bưu phẩm... Ứng dụng này rất tiện lợi, hiệu quả cho việc nhận tin báo phát, đặc biệt là với các đơn hàng thương mại điện tử mà khách hàng nhiều khi chỉ là hộ bán lẻ, nằm sâu trong ngõ hẻm.
Ứng dụng smartphone có thể hỗ trợ bưu tá kiểm soát và hỗ trợ quá trình tác nghiệp, được coi là công cụ rất hữu hiệu để đo lường rất nhiều chỉ tiêu như tỷ lệ phát thành công... Nếu không dùng smartphone cho bưu tá thì gần như không thể vận hành được nghiệp vụ chuyển phát thương mại điện tử.
Qua quá trình triển khai thực tế cho bưu tá ở Hà Nội, ứng dụng smartphone đã và đang tiếp tục được hoàn thiện hơn. Chẳng hạn, có một số bưu tá phàn nàn rằng khi đi vào nơi mất sóng 3G thì mọi thao tác của bưu tá không làm được. Tiếp nhận phản hồi đó, đội ngũ cán bộ CNTT đã nâng cấp hệ thống để một số nghiệp vụ có thể chạy offline khi mất sóng 3G, đến khi kết nối lại mạng thì dữ liệu tiếp tục được đồng bộ. Hoặc qua góp ý phản hồi của người sử dụng ứng dụng smartphone, những thao tác nhập liệu cũng ngày càng nhanh hơn, giảm bớt được không ít thao tác.
Trước mắt, bưu tá Viettel Post có thể dùng ứng dụng smartphone trên nền tảng Android, Windows Mobile. Dự kiến trong vài tháng tới sẽ phát triển đầy đủ ứng dụng trên các nền tảng iOS, Windows Phone. Hệ thống này sẽ là nền tảng chính để tích hợp với hệ thống thanh toán đối soát điện tử, hệ thống khiếu nại - chăm sóc khách hàng với nhiều bên tham gia.