Nhằm mục đích nâng cao tính tự giác, phát triển các kỹ năng giải quyết vấn đề của nhân viên, phát triển môi trƣờng làm việc có thể tạo sự thoải mái trong giao tiếp tại nơi làm việc, giải quyết tận gốc các vấn đề khó khăn còn tồn tại gây ảnh hƣởng đế hiệu quả kinh doanh, công ty đã chính thức áp dụng Kaizen từ tháng 9/2011. Để việc triển khai đƣợc hiệu quả, công ty tiến hành đào tạo, tƣ vấn xây dựng quy trình thực hiện và quy trình đánh giá cho các lãnh đạo cấp cao, trƣởng bộ phận liên tục trong 1 tuần.Các trƣởng phòng sẽ có nhiệm vụ truyền đạt, hƣớng dẫn nhân viên của mình về nội dung của quy trình thực hiện cải tiến.
Phạm vi tiến hành cải tiến tại công ty đó là tất cả các hạng mục liên quan đến công việc của nhân viên:
Về chất lượng sản phẩm (Quality): cần duy trì, nâng cao chất lƣợng. đề xuất cải tiến.
Về chi phí (Cost): cần đƣa ra phƣơng án giảm chi phi trong hoạt động nhằm nâng cao doanh thu.
Về thời gian (Delivery): cần đƣa ra các phƣơng án giảm, tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện công việc, cải tiến tốc độ làm việc.
Về phương pháp (Method): cần cải tiến phƣơng pháp thực hiện, cải tiến thiết bị, dụng cụ làm việc.
Về an toàn (Safe): cần đƣa ra phƣơng án cải tiến nâng cao an toàn trong công việc.
Về môi trường làm việc (Environment): cải tiến môi trƣờng làm việc, nâng cao tinh thần, đạo đức của nhân viên.
Quy trình thực hiện cải tiến tại công ty:
Bƣớc 1: Nhận thấy sự nghi vấn. Đây là bƣớc mà các nhân viên – ngƣời đề xuất sẽ nhận ra những hoạt động, thao tác không đem lại hiệu quả trong công việc của mình.
Bƣớc 2: Phát hiện vấn đề. Sau khi đã nhận thấy hoạt động, thao tác không đem lại hiệu quả, ngƣời đề xuất cần phải xác định nguyên nhân của các hoạt động đó bằng cách suy nghĩ và trả lời theo các câu hỏi sau:
Câu hỏi 5W/2H: (WHY) Tại sao phải thực hiện thao tác đó? (WHAT) Thao tác đó cần thực hiện cái gì?(WHEN) Lúc nào phải thực hiện thao tác?(WHO) Ai thực hiện thao tác đó?(WHERE) Thao tác đó thực hiện ở đâu? (How) Thao tác đó làm thế nào?(How much)Thao tác đó cần làm bao nhiêu lần?
Câu hỏi 3M:
MUDA (Vô ích):Thao tác đó có cần thiết không?
MURA (Vô ổn):Thao tác đó có thay đổi đƣợc không?
MURI (Vô lý):Thao tác đó có vô lý không?
Bƣớc 3: Lập đối sách: từ những nguyên nhân đã đƣợc xác định, ngƣời đề xuất cần suy nghĩ tìm ra phƣơng pháp cải tiến. Có thể loại bỏ đƣợc không?Có thể thay đổi đƣợc không?Có thể giảm bớt đƣợc không?Có thể kết hợp lại đƣợc không?
Bƣớc 4: Đề xuất cải tiến. Sau khi đã đƣa ra đƣợc phƣơng án cải tiến giải quyết vấn đề. Ngƣời đề xuất sẽ tiến hành báo cáo với trƣởng bộ phận.Trƣởng bộ phận sẽ có trách nhiệm xác nhận vấn đề, ý tƣởng cải tiến, nội dung thực hiện cải tiến, đánh giá hiệu quả sau khi thực hiện cải tiến. Sau khi tiến hành đánh giá, trƣởng bộ phận sẽ quyết định đề xuất cải tiến có đƣợc áp dụng hay không đƣợc áp dụng và gửi kết quả đánh giá cho ban giám đốc Tuy đã có quy định phạm vi và quy trình thực hiện cải tiến tại công ty, nhƣng hoạt động này vẫn chƣa thực hiện thƣờng xuyên, chỉ mang tính nhỏ lẻ từng cá nhân và chƣa đƣợc đánh giá theo đúng quy trình.
3.2.3Hoạt động quản lý trực quan
Hệ thống công cụ quản lý trực quan cũng đã đƣợc công ty triển khai áp dụng từ tháng 9/2011. Nhằm có thể giúp bộ phận quản lý và nhân viên theo dõi đƣợc đầy đủ quy trình xử lý công việc, tiến độ thực hiện công việc... Hệ thống công cụ quản lý trực quan tại công ty bao gồm: bảng hiển thị trực quan, bảng kiểm soát trực quan, bảng hƣớng dẫn thực hiện công việc.
Một số hình ảnh quản lý trực quan tại khu vực văn phòng:
Hình 3.8: Một số hình ảnh quản lý trực quan tại khu vực văn phòng Một số hình ảnh quản lý trực quan tại phòng triển khai dự án:
Hình 3.9: Quy trình triển khai dự án
Nguồn : Tác giả tự thực hiện
Mặc dù đã đƣợc đƣa vào áp dụng từ sớm, tuy nhiên hoạt động quản lý trực quan tại công ty vẫn còn chƣa tốt tại khu vực văn phòng. Các bảng hiển thị trực quan, bảng theo dõi tiến độ công việc tại đây đều không đƣợc sử dụng thƣờng xuyên theo quy định. Chỉ khi đến kỳ kiểm tra của Ban Giám thì các công cụ trực quan trên mới đƣợc cập nhật đúng với hiện trạng.Bên cạnh đó, việc trực quan hóa chiến lƣợc kinh doanh, các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp cũng chƣa đƣợc chú ý sử dụng.