1.2.3.1 Chuẩn hóa quy trình
Việc áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn đòi hỏi một quy trình chuẩn, rõ ràng về nội dung, trình tự, thời gian cũng nhƣ tiêu chuẩn cho mỗi công đoạn:
+ Trình tự công việc chuẩn
+ Thời gian chuẩn, takt time, tần suất để một sản phẩm đƣợc làm ra + Mức tồn kho chuẩn: lƣợng nguyên liệu cả trong kho và đang trong công đoạn tối thiểu để quy trình hoạt động ở cƣờng độ mong muốn
Ngƣời Nhật sử dụng hệ thống Kanbanđể duy trì kiểm soát lƣợng hàng thành phẩm trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo quy trình đƣợc duy trì liên tục.Kanban đƣợc sử dụng rất phổ biến trong phƣơng pháp sản xuất lôi kéo.Trong tiếng Nhật, ―Kanban‖ nghĩa là ―thẻ‖ đƣợc sử dụng để chuyển đổi giữa các phần trong sản xuất.Cách sử dụng cũng nhƣ tác dụng của Kanban đã đƣợc miêu tả nhiều lần nhƣ trong các tài liệu của Hall (1981), Kimura và Tereda (1981), Schonberger (1986).Trong hệ thống Kanban, mỗi thẻ đƣợc sử dụng nhƣ một dấu hiệu đánh dấu cho từng phần cụ thể ngay từ đầu dòng sản xuất.Lƣợng công việc trên thẻ đƣợc xem là lƣợng công việc còn tồn lại và cần đƣợc giải quyết ngay, sau khi đã hoàn thành, thẻ đƣợc gỡ ra.
1.2.3.2 Áp dụng linh hoạt
Trên thực tế, mọi quy trình không thể áp dụng một cách cứng nhắc trong mọi trƣờng hợp mà đƣợc thay đổi linh hoạt tùy theo từng tình huống. Mặc dù quy trình chuẩn đòi hỏi mức độ chi tiết và chính xác cao, tuy nhiên việc cập nhật thƣờng xuyên sẽ giúp gắn kết các cải tiến liên tục với nhịp độ của quá trình sản xuất.
1.2.3.3 “Làm đúng ngay từ đầu” - JIT
Việc kiểm soát chất lƣợng ngay từ bƣớc đầu tiên của khâu sản xuất có thể làm cho sản phẩm lỗi, khuyết tật khó có điều kiện phát sinh đồng thời cũng dễ dàng phát hiện nếu có.Trong đó, Poka - Yoke là một công cụ, phƣơng pháp hiệu quả để kiểm tra sản phẩm ngay trong quá trình sản xuất nhằm đảm bảo loại trừ và khắc phục hết các lỗi ngay trên chuyền.Việc kiểm tra này đƣợc áp dụng trên mọi công đoạn trong suốt quy trình và thƣờng đƣợc thực hiện bởi một nhóm nhân viên chuyên môn.
1.2.3.4 Phương pháp 5S
Ngƣời Nhật đã sử dụng 5S (Seiri - phân loại, Seiton - rõ ràng, Seiso - sạch sẽ, Seiketsu - săn sóc, Shitsuke - sẵn sàng) làm các tiêu chí trong quản trị tinh gọn.
+ Seiri (Sort/Segregate) - sàng lọc: chỉ giữ lại những gì cần thiết, xác định các nhân tố ―tạo ra giá trị‖ - có ích, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí không có giá trị để tạo ra nhiều không gian hơn cho sản xuất và cải thiện quy trình sản xuất. Việc đánh giá và triển khai Seri- Sàng lọc bao gồm:
- Lập kế hoạch và tiến hành tổng vệ sinh định kỳ
- Xây dựng tiêu chí và phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết trong công việc.
- Xác định và phân loại đồ vật cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí trên.
- Loại bỏ đồ vật không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.
- Xác định nguyên nhân và khắc phục để giảm thiểu việc lƣu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc.
+ Seiton (Simplify/Straighten) - sắp xếp: sắp xếp và sử dụng các công cụ, phƣơng pháp phân tích để cải thiện chu trình sản xuất và giảm lãng phí. Cách đánh giá và duy trì Seiton–Sắp xếp:
- Xây dựng nguyên tắc tổ chức, sắp xếp đồ vật cần thiết nhằm đảm bảo tính sẵn có, thuận tiện, an toàn khi sử dụng nhằm giảm lãng phí - Đảm bảo việc hiểu và thực hành nguyên tắc này tại nơi làm việc - Thực hiện, duy trì dấu hiệu nhận biết với các đồ vật tại nơi làm việc
+ Seiso (Shine/Sweep) - sạch sẽ: dọn dẹp hàng ngày, giữ nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, trật tự. Hoạt động Seiso–Sạch sẽ bao gồm:
- Lập kế hoạch thực hiện SEISO định kỳ - Thực hiện vệ sinh kết hợp với kiểm tra
- Xác định rõ trách nhiệm thực hiện, trách nhiệm kiểm tra, cách duy trì sạch sẽ tại từng khu vực
- Ban hành văn bản hƣớng dẫn, chuẩn mực kiểm tra - Tổ chức theo dõi, đánh giá định kỳ
- Xác định nguyên nhân, khắc phục/phòng ngừa thích hợp với các phát hiện trong quá trình thực hiện bao gồm cả việc chặn nguồn gây bẩn + Seiketsu (Standardize - tiêu chuẩn hóa) - săn sóc: tiêu chuẩn hóa máy móc trang thiết bị, đào tạo đội ngũ nhân viên. Khi áp dụng ở Việt Nam SEIKETSU còn đƣợc hiểu là SĂN SÓC, nghĩa là:
- Tiêu chuẩn hóa hoạt động ―sàng lọc‖, ―sắp xếp‖, ―sạch sẽ‖, đảm bảo ba hoạt động này đƣợc duy trì thƣờng xuyên
- Thiết lập, áp dụng quy tắc về kiểm soát, quản lý trực quan - Thiết lập, áp dụng tiêu chuẩn về mã mầu từng khu vực - Đánh giá định kỳ 5S theo kế hoạch
- Xác định chuẩn mực đánh giá, cán bộ đánh giá 5S phải đủ năng lực, lƣu trữ hồ sơ đánh giá
- Đƣa ra khắc phục kịp thời cho các phát sinh chƣa hợp lý sau đánh giá - Xây dựng cơ chế khuyến khích thực hiện 5S
+ Shitsuke (Sustain/Self - discipline - duy trì trật tự, kỷ luật) - sẵn sàng: duy trì bốn nguyên tắc hoạt động trên trong mọi điều kiện và suốt quá trình hoạt động của DN. Quá trình đánh giá SHITSUKE:
- Theo dõi mức độ tuân thủ 5S trong tổ chức
- Tuyên truyền, quảng bá về 5S, bài học kinh nghiệm về áp dụng 5S trong tổ chức
- Giáo dục, đào tạo lại về thực hành tốt 5S
Ngƣời Mỹ đã thêm vào 2S nhằm tạo ra và duy trì môi trƣờng làm việc ―tinh gọn‖
+ Safe: sự an toàn trong lao động cần đƣợc duy trì trong cả 5 hoạt động trên.
+ Support/Maintenance: giảm bớt các yếu tố phụ, chƣa đƣợc lên kế hoạch cụ thể, tốn kém.
Sẵn sàng (tâm thế) là hoạt động quan trọng nhất, nó chi phối chỉ đạo 5S còn lại, tâm thế sẵn sàng từ việc thay đổi tƣ duy và nhận thức về 4S, tƣ duy về cắt bỏ lãng phí thông qua việc áp dụng 4S là cần thiết, hữu ích cho doanh nghiệp. ngoài ra tâm thế rèn luyện còn tạo ra một thói quen, nề nếp tác phong cho ngƣời lao động khi thực hiện S4, mục tiêu chính của S5 là đào tạo mọi ngƣời tuân theo thói quen làm việc tốt, giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc và hƣớng tới cải thiện việc thực hiện 5S trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Hình 1.1: Nguyên tắc 5S
Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2013, Tạp chí khoa học kinh tế và kinh doanh, tập 29, số 1, NXB ĐHQGHN S1 SEIRI Sàng lọc S5 SHITSUKE Sẵn sàng (Tâm thế) S2 SEITON Sắp xếp S3 SEISO Sạch sẽ S4 SEIKETSU Săn sóc
1.2.3.5 Cải tiến liêntục – Kaizen:
―Kaizen chìa khoá của sự thành công‖ đƣợc xuất bản thì thuật ngữ Kaizen đã đƣợc coi là khái niệm cơ bản trong quản lý.
Kaizen là cách tiếp cận mang tính triết lý và có hệ thống, đƣợc Nhật Bản phát triển sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen đƣợc ghép từ ―Kai‖ - ‖thay đổi‖ hay ―làm cho đúng‖ và ―zen‖ - ―tốt‖, nghĩa là ―cải tiến liên tục‖. Kaizen là sự tích lũy các cải tiến nhỏ thành kết quả lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải quyết vấn đề và thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề đƣợc giải quyết tận gốc. Do đó, Kaizen còn hơn một quá trình cải tiến liên tục, với niềm tin rằng sức sáng tạo của con ngƣời là vô hạn. Qua đó, tất cả mọi thành viên trong tổ chức từ lãnh đạo đến công nhân đều đƣợc khuyến khích đƣa ra đề xuất cải tiến dù là nhỏ xuất phát từ những công việc thƣờng ngày.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi ngƣời, các cán bộ quản lý cũng nhƣ công nhân.Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bƣớc trong một thời gian dài.Thực tế, các công ty Nhật thƣờng chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chƣơng trình có sự tham gia của nhân viên.Kaizen ít tốn kém nhƣng mang lại hiệu quả cao trong việc nâng cao chất lƣợng công việc, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
Đặc điểm của Kaizen
Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc.
Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí.
Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo.
Nhấn mạnh hoạt động nhóm.
Kaizen đƣợc tiếp cận theo quá trình, khi các quá trình đƣợc cải tiến thì kết quả sẽ đƣợc cải tiến. Khi kết quả không đạt đƣợc đó là sự sai lỗi của quá trình.Ngƣời quản lý cần phải nhận biết và phục hồi các quá trình sai lỗi. Định hƣớng theo quá trình đƣợc áp dụng khi áp dụng các chiến lƣợc Kaizen khác nhau nhƣ: PDCA (Plan - Do - Check - Act), SDCA (Standardize - Do - Check - Act), QCD (Quality, Cost and Delivery), JIT (Just In Time)...
1.2.3.6 Công cụ quản lý trực quan (Visual management)
Hệ thống công cụ quản lý trực quan có thể giúp các công nhân cũng nhƣ nhà quản lý theo dõi đƣợc đầy đủ quy trình sản xuất, tiến độ nhằm thực hiện đúng mọi công đoạn.
+ Bảng hiển thị trực quan: các loại biểu đồ đo lƣờng hiệu quả, tài liệu, thủ tục quy trình.
+ Các bảng kiểm soát trực quan: bảng thông tin theo dõi chất lƣợng, thông tin về tiến độ sản xuất (ví dụ: các thẻ Kanban).
+ Các chỉ dẫn hình ảnh: các ô kẻ vẽ hoặc màu sắc để thể hiện quy trình, luồng vật tƣ...
Khi thực hiện quản lý bằng công cụ trực quan sẽ giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ giảm thời gian tìm kiếm, loại bỏ tình trạng chán nản công việc, tăng tính an toàn, nâng cao trao đổi thông tin và làm tăng sự hài lòng về công việc. Để áp dụng đƣợc quản lý bằng công cụ trực quan vào hoạt động sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp cần thực hiện tốt phƣơng pháp 5S.
1.2.3.7Duy trì năng suất tổng thể (Total productive maintenance – TPM)
TPM có thể đƣợc hiểu đơn giản là sự bảo trì hệ thống sản xuất liên tục nhằm tránh các lãng phí không đáng có, giảm chi phí sản xuất, tăng số lƣợng hàng hóa tạo ra nhƣng không đƣợc giảm chất lƣợng. Một trong những đặc điểm của TPM là chủ động bảo trì (autonomous maintainance), tạo ra mối quan hệ giữa ngƣời vận hành và máy móc, từ đó bản thân nhân viên vận hành sẽ có ý thức hơn trong công tác bảo trì.Việc giữ cho máy móc luôn ở trạng thái tốt nhất sẽ đem lại hiệu suất hoạt động cao nhất. Bằng cách phân chia trách nhiệm giữa nhân viên
phụ trách và nhân viên vận hành, TPM hƣớng đến mục tiêu 4 không: không có sự cố dừng máy, không phế phẩm, không hao hụt, không tai nạn.
1.2.3.8Quản lý chất lượng tổng thể (Total quality management - TQM)
TQM là phƣơng pháp quản lý tổng thể, không chỉ về chất lƣợng sản phẩm mà cả chất lƣợng dịch vụ cũng nhƣ việc quản lý con ngƣời và quá trình kinh doanh để đảm bảo đem đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng trên mọi phƣơng diện.TQM kết hợp với công tác lãnh đạo hiệu quả, sẽ đƣa đến quá trình ―làm đúng ngay từ đầu‖.
1.2.3.9Sơ đồ chuỗi giá trị (Value stream mapping)
Sơ đồ chuỗi giá trị là tập hợp tất cả các hoạt động (bao gồm cả hoạt động gia tăng giá trị và không gia tăng giá trị) cần thiết đƣợc diễn ra gần đây để tạo ra sản phẩm thông qua dòng chảy của vật tƣ, bao gồm: (1) dòng sản xuất từ nguyên vật liệu thô đến sản phẩm trên tay khách hàng, và (2) dòng thiết kế từ giai đoạn ý tƣởng đến khi giới thiệu sản phẩm.