54
Công bằng và hợp lý là 2 vấn ñề quan trọng trong phân công, sắp xếp công việc, vấn ñề này có thể phân thành 3 khía cạnh như sau:
Phân bổ số lượng nhân viên ở từng bộ phận: liên quan ñến bảng Quy trình ñiều ñộng nhân sự và giờ công ñã ñược ñề cặp ở phần ðịnh mức nhân viên trong Tuyển chọn nhân viên.
Phân công công việc cho từng bộ phận: với cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, công việc của từng bộ phận ñã ñược phân chia khá rõ ràng. Chỉ có một vài vấn ñề nhỏ ở những ñiểm giao nhau thì thỉnh thoảng vẫn còn tình trạng ñùng ñẩy công việc. Chẳng hạn: nhân viên Phục vụ phải ñổ thức ăn thừa và sắp xếp chén ñĩa theo từng loại nhưng một vài nhân viên vẫn ñể bừa bãi gây khó khăn cho bộ phận Tạp vụ.
Phân công công việc cho từng nhóm nhân viên hay từng nhân viên trong cùng bộ phận, có thể xem xét cụ thể một vài bộ phận cụ thể sau:
• ðối với bộ phận Làm vườn và Bảo trì:
− Công việc ñược phân chia rộng hơn so với nhiệm vụ thông thường của bộ phận này. Ngoài việc sửa chữa các thiết bị, hệ thống ñiện nước, chăm sóc cây kiểng, hồ nước và vật nuôi họ còn phải làm các công việc khác ñược giao có thể nói là chưa ñúng chuyên môn. Việc giao thêm việc cho nhân viên không thuộc chuyên môn nhưng họ có thể làm ñược thì không phải là vấn ñề lớn nhưng cần cung cấp ñầy ñủ thông tin khi tuyển dụng ñể họ biết ñược những việc thực tế mình phải làm, tránh trường hợp vào làm mới biết, họ sẽ cảm thấy mình bị sai vặt, rất dễ sinh ra tự ái và bỏ việc.
− Ngoài ra, Quản lý cần phân chia ñều công việc qua từng ngày, không ñể lúc quá rãnh rỗi sinh nhàm chám, lúc quá nhiều việc lại sinh áp lực. Nếu xem xét nhân viên ñã nắm bắt ñầy ñủ công việc, làm việc chủñộng và có trách nhiệm thì nên tổng hợp những việc họ cần làm trong 1, 2 ngày, một tuần, một kỳ… ñể họ tự sắp xếp thời gian và lịch làm việc, như vậy sẽ giúp họ thấy mình ñược tin tưởng, sẽ hứng thú, chủñộng và có trách nhiệm hơn trong công việc.
• ðối với Bộ phận Tạp vụ:
− ðây là bộ phận mà ñôi khi nhân viên cũng cảm thấy họ bị sai vặt nhưng ñiều này là khó tránh khỏi vì họ là “Tạp vụ”, vấn ñề cần làm là tế nhị và nhẹ nhàng hơn khi bảo họ làm việc, tránh hối thúc, ñang bận việc này lại bảo thêm việc khác, rất dễ sinh ra bực dọc.
− Ở bộ phận này, công việc ñược giao chung cho toàn bộ phận và ñược tổ trưởng phân chia nhưng chủ yếu vẫn trên tinh thần cùng nhau làm việc, hỗ trợ và giúp ñỡ lẫn nhau. Nếu tất cả nhân viên ñều làm việc nhiệt tình thì không có vấn ñề nhưng khi có người làm tốt, người làm kém sẽ xảy ra sự so ño nội bộ.
− Công việc của Tạp vụ có thể chia ra thành 2 nhóm làm việc chính: thứ nhất là rửa ly, chén, ñĩa và thứ 2 là quét dọn vệ sinh các khu vực trong quán và Toilet, thỉnh thoảng vẫn xảy ra tình trạng một bên cho rằng bên trong
55
không có chén ñể rửa, một bên lại cho rằng bên ngoài không có việc ñể làm sinh ra mâu thuẩn.
-->Cần có sự phân chia công việc hợp lý hơn:
− ðầu tiên, Quản lý nên trao ñổi với Tổ trưởng trong việc phân chia công việc cụ thể cho từng nhân viên, kèm theo ñó, có thể giới hạn thời gian hoàn thành ñặc biệt là trong những ngày ñông khách. Nếu không mang lại hiệu quả vì Tổ trưởng phân chia chưa hợp lý thì Quản lý nên trực tiếp phân chia ñể ñảm bảo tính công bằng.
− Ngoài ra, do bộ phận này có 2 mảng công việc khá rõ ràng, nên trong những giai ñoạn thiếu người, có thể tuyển dụng nhân sự theo từng mảng ñể những người còn e ngại công việc vệ sinh toilet thì có thể chỉ rửa chén, ly nhưng cần phân ñịnh lại mức lương cho phù hợp.
• ðối với bộ phận Phục vụ:
− Tổ trưởng, Trưởng ca sẽ phân khu vực trực cho nhân viên nhưng chưa theo một quy tắc cụ thể (do mỗi khu vực trực có những thuận lợi và khó khăn riêng: chẳng hạn khu vực sân vườn tuy khách ñông nhưng khả năng có tiền boa cao, khu vực lầu ít khách, ít tiền boa, phải ñi cầu thang và khả năng bị phạt vì ngủ gật cao…). Nếu có thể, cần luân chuyển vị trí trực cho nhân viên, tránh trường hợp mỗi người chỉ trực cố ñịnh ở một vị trí, vừa giúp cho việc luân chuyển khi cần thiết ñược dễ dàng hơn, vừa tránh tình trạng so ño giữa các nhân viên.
− Nên hạn chế trường hợp cho nhân viên mới bắt ñầu thử việc vào ngày ñông khách và nếu ñã làm thì nên chọn vị trí trực nhẹ nhàng nhất có thể ñể họ làm quen công việc, không nản lòng và bỏ việc ngay từ ngày ñầu tiên.
− Hiện tại, quán ñã có chính sách tăng mức lương cho những nhân viên trực ca tối và tăng ca vào sáng hôm sau nhưng trong các trường hợp gọi tăng ca ñột xuất do lượng khách ñông hay nhân viên vắng thì chưa có chính sách hỗ trợ. Quán có thể xem xét việc tăng lương cho những nhân viên này hay ñược dùng cơm khi không làm ñủ số giờ quy ñịnh (vì khi gọi tăng ca họ có thể bắt ñầu làm việc từ 7, 8 giờ thay vì 6 giờ) ñể tạo ñộng lực cho nhân viên.
Dù ở bộ phận nào khi phân công công việc vẫn ưu tiên cho nhân viên ñược tự mình quyết ñịnh và sắp xếp. Nếu xảy ra trường hợp ñùng ñẩy công việc thì các cấp quản lý cần chủ ñộng phân chia cụ thể cho từng nhân viên và có biện pháp xử phạt ñối với những nhân viên không hoàn thành nhiệm vụñược giao.