Quán phục vụ các loại thức uống như: bia, café, nước ép, sinh tố, nước giải khát… cùng các mĩn ăn từ điểm tâm sáng đến cơm trưa văn phịng và buffet trưa, tất cả đều rất đa đạng, phong phú để khách hàng thỏa thích lựa chọn.
Với một khuơn viên khá rộng, quán cĩ thể đồng thời phục vụ khách đi đơn lẻ và cả khách đồn. Bên cạnh đĩ, khơng gian phịng lạnh sang trọng là nơi khách hàng cĩ thể tổ chức các cuộc họp hay liên hoan, sinh nhật.
Ngồi ra, quán cịn cung cấp dịch vụ rửa xe gắn máy, bán thức ăn cho cá, và đặc biệt là dịch vụ giữ xe ơtơ, khơng chỉ giúp tăng doanh thu cho quán mà cịn thu hút và giữ chân khách hàng.
3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Tổng diện tích của quán khoảng 3.600 m2, một khu vực được sử dụng để xây dựng khơng gian kín, được trang bị máy lạnh, thiết kế sang trọng và tao nhã; một khu vực sân vườn rộng rãi, thống mát; một khu vực nhà cổ theo phong cách Hoa; 2 quầy bar, 2 bếp (1 bếp chính và 1 bếp nhân viên) và một bãi giữ xe ơtơ với sức chứa trung bình khoảng 80 chiếc.
Quán cĩ tổng số bàn là 128, cĩ thể phục vụ đến 508 khách trong cùng một thời điểm.
Bên cạnh đĩ, quán cịn cĩ hệ thống phun sương, máy phát điện, tivi, máy vi tính, máy in, bộ đàm cùng các thiết bị, dụng cụ khác như tủ lạnh, lị vi sĩng… để hoạt động của các bộ phận trong quán được diễn ra liên tục với tốc độ nhanh nhất cĩ thể nhằm đảm bảo yêu cầu và chất lượng phục vụ.
19
3.2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Café Thủy Mộc từ năm 2010 đến 6 tháng đầu năm 2013
Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty Việt ðức
Trong thời gian qua, hoạt động kinh doanh của quán đã đạt được những thành cơng nhất định, danh thu từ năm 2010 đến 2012 luơn tăng với mức tăng là 573,49 triệu đồng. Tuy nhiên, tốc độ tăng khơng đều và cĩ xu hướng giảm, cụ thể: năm 2011 doanh thu tăng 371,32 triệu đồng tương đương 5,44%, đến năm 2012 doanh thu vẫn tăng nhưng chỉđạt mức 2,81% giảm gần một nửa so với tốc độ tăng của năm trước. Nguyên nhân của tình trạng trên cĩ thể là do sự ra đời ngày càng nhiều của các đối thủ cạnh tranh, nên việc san sẻ khách hàng là điều khĩ tránh khỏi. Trong thời gian tới, quán cần tăng cường hơn nữa các chương trình Marketing cũng như trang bị thêm những trang thiết bị mới hiện đại hơn để tránh lạc hậu nhằm thu hút và giữ chân khách hàng.
Chi phí cho hoạt động kinh doanh của quán qua các năm đều tăng do sự tăng giá của nguyên liệu đầu vào, do đầu tư trang thiết bị mới, tăng lương, thưởng, cải thiện bữa ăn cho nhân viên… Cụ thể mức tăng năm 2011 so với năm trước là 260,83 triệu đồng và năm 2012 là 151,20 triệu đồng tương đương 4,31% và 2,39%. Tỉ lệ tăng của chi phí cũng giảm theo tỉ lệ tăng doanh thu và mức tăng chi phí luơn thấp hơn mức tăng doanh thu. Chi phí là vấn đề mà quán cần đặc biệt quan tâm, hoạt động kinh doanh là về lâu về dài, quán cần tiết kiệm cả những khoản chi phí nhỏ từ nguyên liệu đầu vào đến điện nước và các khoản cần thiết khác đặc biệt là tiết kiệm về nhân sự. ðặc thù của quán là nhân viên làm việc theo ca, theo giờ, do đĩ, quán cần sắp xếp nhân sự sao cho đủ người khi đơng khách và tránh thừa người khi vắng khách để vừa đảm bảo hiệu quả, vừa giảm chi phí, vừa phân bổđều khối lượng cơng việc, tránh gây áp lực cho nhân viên.
Với một vị trí khá thuận lợi, nằm đối diện trường ðại học Cần Thơ khi Trường cĩ các sự kiện đặc biệt như: Hướng nghiệp, kỳ thi tuyển sinh đầu vào, phát bằng tốt nghiệp… thì lượng khách đến quán thường đơng hơn ngày thường. Khơng chỉ dựa vào vị trí, để thu hút khách hàng quán cịn chủđộng tổ
Chênh lệch 2011/2010 2012/2011 Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 6 tháng đầu năm 2013 Số tiền % Số tiền % Doanh thu 6.829,67 7.201,00 7.403,16 3.701,58 371,32 5,44 202,17 2,81 Chi phí 6.055,25 6.316,07 6.467,28 3.220,15 260,83 4,31 151,20 2,39 LN trước thuế 774,42 884,92 935,89 481,43 110,50 14,27 50,97 5,76 Thuế 193,61 221,23 233,97 120,36 27,62 14,27 12,74 5,76 LN sau thuế 580,82 663,69 701,92 361,07 82,87 14,27 38,22 5,76 ðv: Triệu đồng
20
chức các chương trình khuyến mãi như tặng khăn lạnh, giảm giá hay tổ chức các hoạt động hưởng ứng một số ngày lễ lớn trong năm, với mục tiêu làm hài lịng khách hàng và mang lại lợi nhuận cao cho quán. Và trong 3 năm trở lại đây, lợi nhuận của quán luơn tăng: năm 2011 là 663,69 triệu đồng tăng 82,87 triệu đồng so với năm 2010 là tương đương với mức tăng là 14,27%, đến năm 2012 lợi nhuận cũng tăng nhưng chỉ đạt mức 5,76% so với 2011 và trong 6 tháng đầu năm 2013, quán cũng đã đạt được mức lợi nhuận là 361,07 triệu đồng.
21
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN
LỰC TẠI QUÁN CÀ PHÊ THỦY MỘC
ðể việc phân tích sát với thực tế và gần với thời điểm hiện tại, những thơng tin tổng hợp được sử dụng trong các nội dung dưới đây là tại thời điểm kết thúc kỳ lương thứ 1 của tháng 10 (ngày 15/10/2013). Ở thời điểm này, quán đã cắt giảm bộ phận Thu ngân chỉ cịn 2 nhân viên và đổi thành Kế tốn tổng hợp + Quỹ nhờ việc áp dụng hình thức order và thu tiền qua Ipad, nhân viên phục vụ sẽ trực tiếp thu tiền và bàn giao lại Kế tốn tổng hợp cuối ca làm việc. Ngồi ra, quán cịn tăng cường thêm 2 Phĩ trưởng ca ở bộ phận Phục vụ.
4.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC 4.1.1 Cơ cấu tổ chức 4.1.1 Cơ cấu tổ chức
Từ khi thành lập đến nay, quán đã thường xuyên xem xét và điều chỉnh cơ cấu tổ chức để phù hợp với sự thay đổi của mơi trường kinh doanh. Hiện tai, quán đang tổ chức vận hành theo cơ cấu sau:
Hình 4.1 Sơđồ cơ cấu tổ chức của Café Thủy mộc
Qua sơ đồ trên cho thấy quán đang vận hành theo cơ cấu trực tuyến – chức năng. Giám đốc là người cĩ quyền quyết định cao nhất, bên dưới cĩ 2 quản lý và một giám sát hỗ trợ cho giám đốc trong việc điều hành tồn bộ hoạt động của quán. Quán được phân thành 11 bộ phận theo đặc thù của từng cơng việc. Các bộ phận Bếp chính, Bar, Phục vụ, Bảo vệ, Tạp vụ cĩ 1 Tổ trưởng trực tiếp quản lý, riêng bộ phận Phục vụ cịn cĩ 2 trưởng ca và 2 phĩ trưởng ca hỗ trợ cho tổ trưởng trong việc quản lý nhân viên, mối quan hệ giữa các bộ phận là quan hệ hàng ngang. Các bộ phận cịn lại do số lượng nhân viên ít hay
Giám đốc Tổng quản lý Quản lý BP KT TH BP làm vườn, bảo trì BP Bếp NV BP VP BP KTK Giám sát, tiếp thực BP Bar BP Bếp BP PV BP TV BP BV
22
do trách nhiệm khơng cao nên khơng cĩ Tổ trưởng và chịu sự giám sát trực tiếp của Quản lý. Cơ cấu tổ chức hiện tại của quán cĩ những ưu, khuyết điểm sau:
Ưu điểm:
− Thơng tin 2 chiều được truyền đạt nhanh chĩng và chính xác từ Giám đốc đến các bộ phận và ngược lại.
− Hoạt động giữa các bộ phận khơng chồng chéo, cơng việc được phân cơng rõ ràng đến từng bộ phận và nhân viên.
− Phát huy được tính chuyên mơn hĩa, nâng cao năng suất lao động và tạo ra được những sản phẩm, dịch vụ cĩ chất lượng cao. ðảm bảo mỗi nhân viên chỉ chịu sự quản lý trực tiếp của một lãnh đạo duy nhất
Khuyết điểm:
− Dễ phát sinh những ý kiến, đề xuất khác nhau, khơng thống nhất giữa các bộ phận dẫn tới xung đột giữa các đơn vị cĩ thể tăng.
− Do tính chuyên mơn hĩa nên việc điều động nhân viên hỗ trợ nhau giữa các bộ phận gặp nhiều khĩ khăn.
4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trực thuộc
ðể đảm bảo hoạt động của quán được thơng suốt, trách đùng đẩy cơng việc và trách nhiệm, quán đã phân chia cơng việc cho từng bộ phận, từng nhân viên rất rõ ràng. Cụ thể như sau:
Giám đốc: là người lãnh đạo cao nhất cĩ quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh của quán.
Quản lý: được quyền thay mặt giám đốc điều hành mọi hoạt động của quán.
Giám sát: giám sát tổng quát nhân viên và các bộ phận tại quán, đặc trách quản lý, kiểm tra bộ phận Bar và Bếp.
Tổ trưởng: cĩ trách nhiệm về chuyên mơn nghiệp vụ của bộ phận mình phụ trách, cĩ nhiệm vụ phân cơng, sắp xếp, hướng dẫn cơng việc và điều động nhân viên thuộc quyền, tiếp nhận thơng tin chỉđạo từ cấp trên cũng như phản hồi thơng tin từ nhân viên trong bộ phận đến các cấp quản lý.
Trưởng ca: kiểm tra, hướng dẫn, hiệu chỉnh cho nhân viên phục vụ order và thu tiền qua hệ thống máy tính bảng, giám sát, hỗ trợ nhân viên phục vụ trong cơng tác phục vụ và chăm sĩc khách hàng, trợ lý cho tổ trưởng và nhiệm vụ khác như một lễ tân.
Phĩ Trưởng ca: kiểm tra, hướng dẫn, hiệu chỉnh cho nhân viên phục vụ order và thu tiền qua hệ thống máy tính bảng, giám sát, hỗ trợ nhân viên phục vụ trong cơng tác phục vụ và chăm sĩc khách hàng, trợ lý cho tổ trưởng, trưởng ca và nhiệm vụ khác như một lễ tân.
Bộ phận Bar: chuẩn bị, tiếp nhận và pha chế các loại thức uống đảm bảo thời gian, chất lượng, số lượng đồ uống khi xuất ra khỏi quầy; thực hiện đúng
23
cơng thức, tiết kiệm và hiệu quả; giữ gìn vệ sinh khu vực quầy bar; thực hiện tốt cách vận hành máy mĩc; bảo quản các vật dụng, dụng cụ; lên kế hoạch mua hàng và kiểm tra số lượng, chất lượng trước khi nhận hàng.
Bộ phận Bếp: chuẩn bị, tiếp nhận, chế biến và bày trí các mĩn ăn theo yêu cầu của khách; lựa chọn, chuẩn bị và chế biến Buffet trưa; dọn dẹp vệ sinh khu vực bếp; lên kế hoạch mua hàng và kiểm tra số lượng, chất lượng trước khi nhận hàng.
Bộ phận tiếp thực: tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận, đảm bảo mua đúng và đủ số lượng, chất lượng hàng hĩa; tiết kiệm; cung cấp đầy đủ hĩa đơn, chứng từ cho Kế tốn.
Bộ phận Phục vụ: chuẩn bị dụng cụ và các mĩn ăn kèm, nhận order từ khách hàng; phục vụđồ ăn, thức uống; kiểm tra các mĩn ăn trước khi phục vụ khách; dọn dẹp bàn ăn và khu vực trực; đưa dụng cụ đã sử dụng về khu vực rửa của nhân viên tạp vụ; thu tiền và bàn giao lại cho kế tốn cuối ca làm việc.
Bộ phận Bảo vệ: giữ gìn tài sản của khách, của quán; kiểm tra tồn bộ các khu vực trong quán và báo cáo ngay khi cĩ sự cố; hỗ trợ bộ phận Bảo trì sửa chữa tài sản; xử lý các trường hợp gây hại cho quán và khách và thực hiện các cơng việc khác được giao.
Bộ phận Tạp vụ: làm vệ sinh sạch sẽ khu vực phịng lạnh, lầu, nhà cổ, đường đi, phía trước quán và tất cả toltet; rửa dụng cụ bẩn và sắp xếp đúng nơi quy định; dọn dẹp khu vực làm việc và hỗ trợ các bộ phận khác khi cĩ yêu cầu.
Bộ phận Kế tốn Tổng hợp – Quỹ: kiểm tra, kiểm sốt chứng từ thanh tốn theo đúng quy định của cơng ty; theo dõi và báo cáo thực tế thu chi tiền mặt hàng ngày; kiểm tra hĩa đơn thanh tốn của khách hàng với số tiền Phục vụ bàn giao; lưu trữ các hĩa đơn thanh tốn.
Bộ phận Kế tốn kho: kiểm tra các chứng từ và thực hiện yêu cầu xuất nhập hàng theo quy định; ghi phiếu nhập xuất kho; theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn tối thiểu để bổ sung, đảm bảo số lượng khi cần thiết.
Bộ phận Làm vườn và bảo trì: trồng và chăm sĩc cây kiểng, chăm sĩc các hồ cá, vật nuơi; sửa chữa hệ thống điện nước và các thiết bị khác của quán; vận chuyển hàng hĩa từ Cơng ty qua quán; hỗ trợ nhân viên Tiếp thực mua hàng hĩa và thực hiện các cơng việc khác được giao.
Bộ phận Bếp nhân viên: chuẩn bị và chế biến thức ăn cho nhân viên; kiểm tra nhân viên dùng cơm theo danh sách đã đăng ký; báo cáo Quản lý các trường hợp thiếu thức ăn đểđược bổ sung; dọn dẹp khu vực làm việc.
Bộ phận văn phịng: cập nhật thơng tin lên trang web của quán, soạn và in các giấy tờ, mẫu quảng cáo theo yêu cầu của quản lý; lấy vân tay cho nhân viên mới và tổng hợp doanh thu, chi phí của quán.
4.2 THỰC TRẠNG VỀ NHÂN SỰ TẠI QUÁN CÀ PHÊ THỦY MỘC 4.2.1 Phân bổ nhân sự và thời gian làm việc của nhân viên
24
Bảng 4.1 Phân bổ nhân sự của Café Thủy Mộc tháng 10/2013
Nguồn: Tổng hợp từ bảng lương nhân viên kỳ I tháng 10 năm 2013
Quán cĩ tổng số nhân viên là 86, trong đĩ cĩ 2 quản lý, 1 giám sát, 6 tổ trưởng, 2 trưởng ca và 2 phĩ trưởng ca. Do đặc thù của hoạt động kinh doanh dịch vụ nên số lượng nhân viên của quán tập trung chủ yếu ở bộ phận phục vụ 52/86 nhân viên (chiếm 60.47%), kế đến là bộ phận bảo vệ (12.79%) và 2 bộ phận rất quan trọng của quán là Bar và Bếp chính đều cĩ 5 nhân viên chiếm 5.81%, các bộ phận cịn lại cĩ từ 1 đến 4 nhân viên.
ðể đảm bảo số lượng nhân viên làm việc cả lúc đơng và vắng khách quán đã phân cơng và sắp xếp nhân sự theo bảng Quy trình điều động nhân sự và giờ cơng, xác định cụ thể số lượng nhân viên và tổng số giờ làm việc tối đa cho mỗi bộ phận, số nhân viên cĩ thể cao hoặc thấp hơn do mỗi nhân viên cĩ thể tăng hoặc giảm ca làm việc nhưng tổng số giờ trong ngày thì khơng vượt quá mức quy định.
− Quán cĩ 2 quản lý với tổng số giờ làm việc tối đa là 24, thời gian làm việc sẽ do 2 quản lý tự sắp xếp nhưng phải đảm bảo luơn cĩ ít nhất một người trong suốt thời gian từ 6h00 đến 22h00 và trong những thời điểm đơng khách cần cả 2 quản lý để cĩ thểđiều hành tồn bộ hoạt động của quán.
− Trưởng ca + Tổ trưởng: cĩ 3 người với thời gian làm việc tối đa là 24 giờ, thứ 7, chủ nhật, lễ, tết sẽ tăng thêm 1 người hay thời gian làm việc tăng thêm 6 giờ/ ngày. TT Bộ phận Số lượng NV Tỉ lệ % Lũy kế % lũy kế 1 Quản lý 2 2,33 2 2,33 2 Kế tốn tổng hợp + Quỹ 1 1,16 3 3,49 3 Bar 5 5,81 8 9,31 4 Văn phịng 1 1,16 9 10,47 5 Kế tốn kho 1 1,16 10 11,63 6 Giám sát + Tiếp thực 1 1,16 11 12,80