Hiện nay, trong quá trình thu thập thông tin để phục vụ cho hoạt động đánh giá của FE Credit đang gặp phải khó khăn do công ty chưa có công cụ quản lý công việc. Những khó khăn đề cập đến như là thông tin thu thập không đầy đủ, thông tin đánh giá chỉ dựa vào sự ghi chép, ghi nhận của cấp quản lý. Và như vậy, sẽ mang lại rất nhiều rủi ro trong hoạt động đánh giá nếu như cấp quản lý quên ghi chép một sự kiện nào đó hoặc cấp quản lý đưa tình cảm, quan điểm cá nhân vào việc đánh giá và kết quả đánh giá lúc này mang tính chủ quan, không công bằng và không chính xác là điều hiển nhiên xảy ra.
Để giải quyết được hạn chế trên, FE Credit nên tập trung xây dựng và phát triển công cụ quản lý công việc.
Công cụ quản lý công việc cần phải có các tính năng nhƣ sau:
- Cấp quản lý có thể giao việc cho nhân viên mọi lúc mọi nơi kể cả khi cấp quản lý đang đi công tác.
- Quy định rõ người chịu trách nhiệm phụ trách công việc này là nhân viên nào. Nhân viên nào được ủy quyền thực hiện công việc.
- Thời gian bắt đầu công việc, thời gian đến hạn của nhiệm vụ này là khi nào. - Cập nhật nhanh kế hoạch làm việc thông qua lịch làm việc.
- Gửi nhắc nhở nhân viên đối với các công việc gần đến hạn mà chưa được hoàn thành.
- Cho phép cấp quản lý và nhân viên có thể trao đổi file tài liệu hoặc trao đổi ý kiến qua lại để hoàn thành công việc.
- Cần có cả phần ghi chú để ghi lại những điều cần lưu ý, ví dụ những nhiệm vụ nào bị trễ hạn, lý do của việc trễ hẹn. Những ghi chú như vậy góp phần giúp ích cho cấp quản lý khi tập hợp thông tin để thực hiện đánh giá nhằm giúp cho việc đánh giá được khách quan và chính xác hơn.
- Giúp thống kê, đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
Công cụ quản lý công việc mang lại cho FE Credit những lợi ích:
- Cấp quản lý biết được những công việc nào đã được hoàn thành và công việc nào vẫn còn bị trì hoãn.
- Kịp thời tìm hiểu, nắm bắt thông tin nếu như có một công việc, một nhiệm vụ nào gặp phải vấn đề vướng mắc.
- Hỗ trợ nhân viên kịp thời đưa ra các giải pháp để hoàn thành công việc đúng thời gian đã được quy định.
- Giúp cho cấp quản lý thống kê được thông tin để làm cơ sở cho hoạt động đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên.
- Giúp cho cấp quản lý thể hiện sự quan tâm của mình đối với nhân viên, giữ cho mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới được tốt đẹp.
Hiện nay, theo tác giả tìm hiểu thì trên thị trường công nghệ đang có một phần mềm hỗ trợ quản lý công việc có tên gọi là Cloud Ofice do Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn xây dựng và cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu.
Chính vì vậy mà FE Credit có thể cân nhắc chi phí phát sinh để lựa chọn 2 phương án sau:
- Phương án 1: Mua bản quyền cài đặt và sử dụng phần mềm Cloud Office để triển khai cho toàn hệ thống công ty.
- Phương án 2: Với số lượng nhân viên Khối công nghệ thông tin lên đến 148 nhân viên thì rõ ràng công nghệ thông tin tại FE Credit đã và đang là điểm mạnh mà công ty đang tập trung phát triển. Do đó, FE Credit có thể lựa chọn cho mình việc tự xây dựng công cụ quản lý công việc.
Nếu lựa chọn phương án 2 là tự xây dựng công cụ quản lý công việc thì FE Credit cần phải có một kế hoạch cụ thể cho việc xây dựng và phát triển công cụ quản lý này. Cụ thể là công ty cần phải thông qua các bước sau:
- Nhận định tầm quan trọng của công cụ quản lý công việc như đã nêu ở trên. - Xây dựng khung thời gian dự kiến.
- Tổ chức họp với sự tham gia của khối công nghệ thông tin và phòng nhân sự để thông báo, ghi chú thông tin quan trọng, đặc biệt, là giới thiệu về kế hoạch xây dựng công cụ. Ghi nhận ý kiến từ khối công nghệ thông tin về khả năng thực hiện. Nếu được thì thời gian dự kiến sẽ hoàn thành. Qua đó, cần quy định cụ thể nhân viên nào thuộc khối công nghệ thông tin là đầu mối liên hệ. - Thực hiện test trước khi đưa vào áp dụng chính thức.
- Phát hành văn bản hướng dẫn sử dụng công cụ quản lý công việc cho toàn thể nhân viên kể cả cấp quản lý.
Tính khả thi của đề xuất:
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất xây dựng công cụ quản lý công việc thì có 10/10 các chuyên gia đều đồng ý với đề xuất này.
- Khả năng thực hiện: tác giả đã nêu ra 2 phương án lựa chọn. Khả năng thực hiện của cả 2 phương án đều rất cao. Vì nếu phương án 1 liên quan đến vấn đề tài chính, phương án 2 liên quan đến vấn đề công nghệ thông tin thì tại FE Credit, cả tài chính và công nghệ thông tin đều được xem là điểm mạnh của công ty.
- Thời gian thực hiện: Đề xuất này nên được xây dựng và đưa vào áp dụng càng sớm càng tốt. Vì công cụ này sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc.