viên
FE Credit cần phải chuyển nhiệm vụ xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sang cho cấp quản lý nhưng vẫn phải có sự thống nhất ý kiến, kiểm tra đối soát với phòng quản lý KPI - phụ trách hoạt động đánh giá. Trước khi đến với việc xây dựng các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên thì cấp quản lý và phòng nhân sự cần phải nhận định lại tầm quan trọng của việc xây dựng tiêu chí này. Nếu tiêu chí đánh giá không phù hợp, không cụ thể, không đo lường được thì kết quả đánh giá không mang lại bất kỳ ý nghĩa nào cả, cũng không thể dựa vào kết quả đó để thực hiện các chính sách động viên khuyến khích cho nhân viên, đồng thời cũng không giúp cho nhân viên nhận ra những điểm cần hoàn thiện, cũng như những điểm cần tiếp tục phát huy vì lúc này kết quả có chính xác và công bằng hay không? Không một ai đưa ra được câu trả lời cho câu hỏi này một cách chắc chắn được.
Theo kết quả khảo sát, thì hầu hết các ý kiến đều cho rằng các tiêu chí đánh giá còn chung chung, chưa cụ thể rõ ràng dẫn đến khó khăn khi thực hiện đánh giá cho điểm đối với từng tiêu chí. Vì vậy, từ việc phân tích công việc, hoàn thiện bàn mô tả công việc đưa ra được các tiêu chí đánh giá phù hợp cho từng vị trí công việc nói chung và cho từng cá nhân nói riêng. Việc xác định các tiêu chí đánh giá cần phải tuân thủ nguyên tắc tiêu chí đánh giá phải rõ ràng, cụ thể và có thể đo lường được và bên cạnh đó, cần phải có sự định nghĩa giải thích về các tiêu chí đánh giá để tất cả nhân viên, kể cả cấp quản lý hiểu, hình dung và lượng hóa các tiêu chí. Đối với từng tiêu chí đánh giá cần thống nhất được cách theo dõi, đo lường.
Đối với vấn đề này thì tác giả đề xuất 2 phương án: trong giới hạn của luận văn, tác giả tiến hành định nghĩa, giải thích các tiêu chí đánh giá hiện đang được áp dụng tại FE Credit. Nếu các tiêu chí đánh giá chung chung, không rõ ràng, không thống nhất được cách đo lường hoặc theo dõi thì đề xuất xây dựng các tiêu chí con hoặc xem xét để thay thế tiêu chí khác có giá trí trị tương đương nhưng cụ thể và có thể lượng hóa. Cụ thể như sau:
- Tiêu chí 1: Các vấn đề kiểm toán: Đánh giá dựa trên những lỗi trong khi thực hiện công việc. Và những lỗi này do phòng kiểm toán nội bộ của công ty phát hiện, tìm ra khi thực hiện kiểm soát. Tiêu chí này được đánh giá theo mức điểm từ 1-5 tương đương số vấn đề kiểm toán bị phát hiện.
- Tiêu chí 2: Năng suất: Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong kỳ đánh giá. Rõ ràng đây là yếu tố mang tính chất chung chung không có cơ sở để cấp quản lý có thể lượng hóa được.
Tác giả đề xuất các tiêu chí con như:
+ Tiêu chí: Khối lượng công việc thực hiện: Đánh giá mức độ hoàn thành của khối lượng công việc được giao, với đơn vị tính là %.
+ Tiêu chí: Chất lượng thực hiện công việc cụ thể: Đánh giá hiệu quả và độ tin cậy của chất lượng công việc hoàn thành. Với đơn vị tính là %.
- Tiêu chí 3: Chất lượng và phù hợp của báo cáo: Đánh giá về độ tin cậy và độ chính xác của tất cả các báo cáo mà nhân viên thực hiện.
Để tiêu chí này được rõ ràng, cụ thể thì đề xuất nên bổ sung thêm 2 tiêu chí con
+ Tiêu chí: Chất lượng của báo cáo, tiêu chí này được lượng hóa dựa trên % + Tiêu chí: Tính phù hợp của báo cáo, tiêu chí này được lượng hóa dựa trên %
- Tiêu chí 4: Thỏa thuận chất lượng dịch vụ (SLA): Đối với một số công việc cụ thể có quy định thời gian phải hoàn thành công việc. Tiêu chí đánh giá xem nhân viên có tuân thủ và thực hiện theo đúng khoảng thời gian đã được quy định hay không?
- Tiêu chí 5: Sáng kiến: Đánh giá số lượng những đề xuất của nhân viên nhằm hoàn thiện và phát triển công việc hiệu quả hơn. Đơn vị tính được tính theo số lượng sáng kiến mà nhân viên đóng góp.
- Tiêu chí 6: Khóa đào tạo tham gia: Đánh giá thông qua số lượng khóa học đào tạo mà nhân viên tham gia trong kỳ đánh giá.
Khi xác định các tiêu chí đánh giá cần lưu ý một số điểm như sau:
- Cấp quản lý cần rà soát và xem xét lại các tiêu chí đánh giá đã được áp dụng cho đúng đối tượng hay chưa? không nên đưa ra các tiêu chí mà nhân viên không có nhiệm vụ thực hiện.
- Các chỉ số về mục tiêu công việc phải được quyết định dựa trên tình hình thực tế và dựa trên sự thống nhất giữa ban Giám đốc, cấp quản lý phòng ban và nhân viên; không dựa trên ý kiến chủ quan của một cá nhân nào.
- Các chỉ số về mục tiêu công việc cần phải cân đối sao cho phù hợp với khả năng của từng nhân viên. Nếu giao mục tiêu quá cao khó hoàn thành sẽ gây ra tâm lý chán nản trong nhân viên hoặc làm cho nhân viên bị mất phương hướng. Còn nếu mục tiêu được giao quá dễ để đạt được cũng gây ra sự trì trệ trong công việc, không tạo được thách thức để nhân viên phấn đấu.
Tính khả thi của đề xuất:
Thông qua phỏng vấn chuyên gia thì 09/10 các chuyên gia đều đồng ý với các đề xuất liên quan đến việc xác định tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
- Khả năng thực hiện: Đây được xem là bước không thể thiếu trong hoạt động đánh giá, đồng thời cũng là bước góp phần giúp cho kết quả đánh giá được chính xác.
- Thời gian thực hiện: Do số lượng nhân viên tại các phòng ban đông mà còn cần phải có được sự thống nhất giữa cấp quản lý và nhân viên cho nên thời gian dành cho đề xuất này là 10 ngày. Sau khi phân tích công việc, có được bản mô tả công việc cụ thể thì liền sau đó là việc xác định tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc.
3.2.5 Hoàn thiện việc xác định ngƣời thực hiện đánh giá
Với thực trạng hiện tại, theo như quy định của văn bản hướng dẫn thực hiện đánh giá về việc xác định người đánh giá thì đánh giá nhân viên thông qua 4 cấp như sau: cá nhân nhân viên, Trưởng phòng, Trưởng ban/ Giám đốc khối, Tổng giám
đốc và phòng nhân sự - Khối quản trị nguồn nhân lực. Như vậy, việc lựa chọn người đánh giá rõ ràng là đang thiếu đi một cấp đánh giá quan trọng: cấp quản lý trực tiếp, tại FE Credit thì đó chính là vị trí trưởng nhóm.
Tại FE Credit vị trí trưởng nhóm chính là người giám sát, hiểu rõ nhất chi tiết công việc, là người theo sát quá trình thực hiện công việc của từng nhân viên trong bộ phận/ phòng ban. Đây cũng chính là người hỗ trợ tốt nhất cho các Trưởng phòng trong việc quản lý phòng ban.
Do đó, nhằm hoàn thiện hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc tại FE Credit thì công ty cần thêm một cấp đánh giá, đó là cấp quản lý trực tiếp – vị trí trưởng nhóm. Việc thêm một cấp đánh giá nữa chỉ mang lại lợi ích cho FE Credit chứ không hề có bất lợi nào xảy ra. Nếu thêm cấp quản lý trực tiếp vào quy trình đánh giá thì góp phần giúp cho các Trưởng phòng tiết kiệm được thời gian thực hiện đánh giá khi mà số lượng nhân viên tại một số phòng ban của FE Credit lên đến cả trăm nhân viên trong một phòng ban. Sau đó, trưởng phòng chỉ cần họp với các quản lý trực tiếp để tập trung kết quả. Ngoài ra, đây cũng là nguồn cung cấp thông tin cho các trưởng phòng. Vì vậy, các trưởng phòng ban cũng nên tham khảo ý kiến của các quản lý trực tiếp về thái độ, hành vi của nhân viên trong quá trình làm việc.
Thời điểm thích hợp để cấp quản lý trực tiếp tham gia vào hoạt động đánh giá chính là ngay sau khi nhân viên đã tự đánh giá mình và phải diễn ra trước khi các trưởng phòng ban thực hiện đánh giá.
Tính khả thi của đề xuất:
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất thêm một cấp đánh giá trong quy trình đánh giá thì có 07/10 các chuyên gia đồng ý với đề xuất này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Khả năng thực hiện: rõ ràng việc thêm một cấp đánh giá không làm tăng chi phí lên quá cao. Khả năng thực hiện cao khi mà đề xuất này chỉ cần thêm cấp quản lý trực tiếp vào quy trình đánh giá và quan trọng là sửa đổi văn bản hướng dẫn đánh giá.
- Thời gian thực hiện: đối với đề xuất này cần được tiến hành thêm vào quy trình đánh giá trước khi ban hành văn bản hướng dẫn đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
3.2.6 Đào tạo cho cấp quản lý và nhân viên về kỹ năng đánh giá kết quả thực hiện công việc hiện công việc
3.2.6.1 Đào tạo cho nhân viên về kỹ năng đánh giá kết quả thực hiện công việc
Thông qua việc phân tích thực trạng hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại FE Credit, có thể thấy việc nhân viên tự đánh giá là bước đầu tiên cần phải hoàn thành trong cả quá trình đánh giá. Đây là cơ hội cho phép nhân viên tự nhìn lại những thành quả công việc mà họ đã đạt được. Bước đầu tiên thực hiện tốt, suôn sẻ và đi theo đúng hướng thì mới đảm bảo các bước còn lại đạt được hiệu quả cao nhất. Thế nhưng, tương tự như cấp quản lý, toàn thể nhân viên tại FE Credit lại không được tham gia vào một khóa huấn luyện về kỹ năng đánh giá nào cả. Trong khi, văn bản hướng dẫn thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên lại không giúp ích được gì nhiều vì văn bản không có những thông tin cụ thể, rõ ràng.
Kết quả của việc tự đánh giá nếu có những điểm tương đồng với kết quả đánh giá của cấp quản lý sẽ giúp tiết kiệm được thời gian đánh giá. Thời gian này được sử dụng để tập trung vào việc tìm kiếm giải pháp nhằm khắc phục những điểm khác nhau giữa kết quả tự đánh giá và kết quả đánh giá của cấp quản lý.
3.2.6.2 Đào tạo cho cấp quản lý về kỹ năng đánh giá kết quả thực hiện công việc việc
Hiện tại, hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tại FE Credit luôn có sự tham gia của các cấp quản lý. Thế nhưng, cấp quản lý lại không hề được tham gia vào bất kỳ một khóa huấn luyện đào tạo nào về kỹ năng đánh giá. Trong khi, văn bản hướng dẫn thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên vẫn còn đơn giản và chưa thể giải đáp được tất cả những thắc
mắc của cấp quản lý. Chính điều này đã chỉ ra tính thiếu chuyên nghiệp trong hoạt động đánh giá của FE Credit.
Để giải quyết vấn đề nêu trên thì công ty nên tổ chức khóa đào tạo huấn luyện về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc cho các cấp quản lý.
Khóa đào tạo cần đảm bảo các thông tin sau:
- Nội dung của khóa đào tạo:
+ Cung cấp tất cả những kiến thức, thông tin cụ thể về nội dung của hoạt động đánh giá, quy trình đánh giá, phương pháp đánh giá.
+ Hướng dẫn cấp quản lý cách đánh giá như thế nào để mang lại sự hài lòng cho nhân viên, không gây ra mâu thuẫn hoặc tình trạng căng thẳng trong mối quan hệ giữa nhân viên với cấp quản lý, sao cho hoạt động đánh giá đạt được hiệu quả cao nhất.
+ Hướng dẫn cấp quản lý thực hiện đánh giá sao cho việc đánh giá đảm bảo được hoàn thành đúng thời gian đã được quy định.
+ Giải đáp những thắc mắc và đưa ra những thông tin cụ thể để cấp quản lý hiểu rõ nhằm đưa hoạt động đánh giá đi theo đúng hướng.
+ Khuyến khích cấp quản lý tham gia đóng góp ý kiến để tìm ra những điểm còn chưa được của hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc mà công ty đang áp dụng nhằm xây dựng và hoàn thiện hoạt động đánh giá hiệu quả, khách quan hơn.
+ Thông qua đó, hướng dẫn và xây dựng cho cấp quản lý kỹ năng đánh giá để đảm bảo tính khách quan, hạn chế mắc phải những lỗi thường gặp khi tiến hành đánh giá.
Không chỉ dừng lại ở việc đào tạo kỹ năng đánh giá cho cấp quản lý mà FE Credit cũng cần phải nâng cao kỹ năng giám sát, kỹ năng giải quyết vấn đề và cuối cùng là cả kỹ năng trao đổi phản hồi cho cấp quản lý. Có như vậy, FE Credit mới có thể trang bị đầy đủ cho cấp quản lý để đảm bảo kết quả đánh giá là chính xác, khách quan.
Những lỗi mà cấp quản lý cần tránh khi thực hiện đánh giá
- Lỗi do ảnh hưởng sự kiện gần nhất: Khi thực hiện đánh giá cấp quản lý dễ dàng bị chi phối bởi những hành vi xảy ra trong khoảng thời gian gần nhất của nhân viên, do đó có nhiều nhân viên nhận được đánh giá cao hơn dựa vào một số khoảng thời gian làm việc chứ không dựa vào hành vi trung bình của cả kỳ đánh giá. Như vậy, kết quả đánh giá đã bị trùng lắp ở hai kỳ đánh giá liên tiếp và kết quả lúc này cũng không còn chính xác. Việc có sáng kiến tốt không đồng nghĩa với việc thực hiện công việc là hoàn hảo, không mắc sai phạm nào hết. Đánh đồng hai sự việc này rất dễ xảy ra nếu Cấp quản lý thực hiện hoạt động đánh giá theo cảm tính.
- Lỗi sai quy về mức trung bình: Cấp quản lý tại FE Credit có xu hướng ngại đương đầu với thực tế, không muốn làm mất lòng người khác vì kết thúc quá trình đánh giá rất dễ làm cho mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên rơi vào tình trạng căng thẳng. Và do vậy nên cấp quản lý ở công ty thường có xu hướng đánh giá tất cả mọi người ở mức trung bình, chung chung. Chính vì vậy dẫn đến hậu quả là đối với những nhân viên có cố gắng thật sự sẽ nảy sinh cảm giác bất bình, còn tạo ra sự ỷ lại đối với những nhân viên không có sự tiến bộ, không cầu tiến.
- Một trong những lỗi mà cấp quản lý rất thường mắc phải đó là không biết đưa ra những nhận xét cụ thể cho từng cá nhân, từng sự việc mà lại đưa ra những nhận xét chung chung, không rõ ràng.
Tính khả thi của đề xuất:
Với đề xuất đào tạo cho cấp quản lý và nhân viên kỹ năng đánh giá kết quả thực hiện công việc thì có đến 10/10 các chuyên gia đồng ý thực hiện đề xuất này tại FE Credit. Việc lấy ý kiến được thực hiện thông qua phỏng vấn chuyên gia.
- Khả năng thực hiện cao vì tại FE Credit có hẳn một trung tâm đào tạo với đội ngũ giảng viên có chuyên môn cao. Công ty nên tận dụng thế mạnh
này để lên kế hoạch tiến hành đào tạo kỹ năng đánh giá cho cấp quản lý và toàn thể nhân viên.
- Cần xây dựng một kế hoạch đào tạo cụ thể như sau:
+ Đội ngũ giảng viên: có 2 phương án lựa chọn giảng viên: giảng viên của trung tâm đào tạo – FE Credit hoặc thuê giảng viên có kinh nghiệm bên ngoài.
+ Hình thức đào tạo: việc tổ chức đào tạo nên được thực hiện theo nhiều hình thức để nhân viên FE Credit có thể chủ động tham gia như hình thức đào tạo trực tuyến qua mạng hoặc đào tạo tập trung tại các phòng họp lớn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});