Trước khi bước vào thời gian chính thức bắt đầu của hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc thì phòng nhân sự cần phải nhận định lại tầm quan trọng của hoạt động tuyên truyền và thông báo thông tin về hoạt dộng đánh giá cho toàn thể nhân viên. Với 2 mục tiêu quan trọng, cụ thể như sau:
- Đảm bảo toàn thể nhân viên kể cả cấp quản lý nắm được thông tin về hoạt động đánh giá cụ thể như là tầm quan trọng, mục tiêu, ý nghĩa của hoạt động đánh giá.
- Đảm bảo thực hiện theo đúng lịch trình quy định của hoạt động đánh giá. Nếu thực hiện đúng lịch trình đã quy định thì cũng đồng nghĩa với việc cấp quản lý sẽ có đủ thời gian để thực hiện đánh giá. Như vậy cũng góp phần giúp cho hoạt động đánh giá đạt được thành công như mong đợi.
Để đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền và thông báo cho toàn thể nhân viên của Fe Credit nhằm mang lại hiệu quả cao nhất thì đề xuất phòng nhân sự cần phải xây dựng và sử dụng kết hợp nhiều phương thức khác nhau:
- Sử dụng email
- Sử dụng poster, standee quảng cáo
- Sử dụng màn hình chờ, màn hình nghỉ của máy tính (Screen saver) - Tổ chức một cuộc họp
3.2.1.1 Phƣơng thức email
Đây là phương thức hiện vẫn đang được FE Credit áp dụng tại công ty. Đối với phương thức này vẫn nên tiếp tục sử dụng vì nó vẫn phần nào mang lại hiệu quả. Bên cạnh đó, sử dụng email không tốn kém chi phí, không mất nhiều thời gian, không tốn nhiều nhân sự và dễ thực hiện. Có được những thuận lợi như vậy là do khối công nghệ thông tin đã xây dựng cho toàn một hệ thống email riêng cho công ty và cứ mỗi một nhân viên mới khi tham gia vào công ty đều được cung cấp email cá nhân.
Tuy nhiên, đối với phương thức này cũng cần phải có một số yêu cầu:
- Phòng nhân sự phải soạn sẵn email với những thông tin muốn truyền đạt nhưng đảm bảo nội dung email ngắn gọn, cụ thể nhưng vẫn không kém phần thu hút và đặc biệt là nêu bật được các nội dung quan trọng.
Đây là phương thức không được cho là mới đối với các hoạt động marketing và quảng cáo thương hiệu công ty nhưng đối với các hoạt động nội bộ thì hoàn toàn là mới. Phương thức này chưa từng được áp dụng trước đây tại FE Credit đối với các hoạt động, phong trào nội bộ.
FE Credit có số lượng nhân viên lớn nhưng có vị trí làm việc cố định nên đề xuất sử dụng kết hợp các phương thức này với email có tính khả thi cao. Không tốn chi phí và nhân lực khi mà mẫu thiết kế được phân công cho các nhân viên phòng Marketing thực hiện dựa trên những thông tin trọng yếu do phòng nhân sự lựa chọn.
Sử dụng các tấm poster, các standee đặt ở nhiều vị trí khác nhau. Tuy nhiên, những vị trí này cần phải đảm bảo là những vị trí thường xuyên có nhiều nhân viên qua lại và dễ dàng đánh vào thị giác, tri giác của nhân viên. Cụ thể như khu vực trước cổng công ty, khu vực lễ tân, khu vực nhà ăn, khu vực trước cửa của các phòng ban.
Hình 3.2: Hình mẫu của standee
3.2.1.3 Phƣơng thức sử dụng màn hình chờ, màn hình nghỉ của máy tính (Screen Saver)
Yếu tố công nghệ là một trong những năng lực cốt lõi của FE Credit cùng với đội ngũ nhân viên It hùng mạnh với hơn 148 nhân viên. Do đó, việc sử dụng màn hình chờ, màn hình nghỉ của máy tính (Screen saver) để tuyên truyền, thông báo thông tin là chuyện dễ dàng và cũng không mất nhiều chi phí của công ty. Phương thức này cũng tương tự như phương thức trên vì nó dễ dàng đánh vào tri giác và thị giác của toàn thể nhân viên.
Phương thức này nên được liên kết với các phương thức đã nêu trên để mang lại hiệu quả cao nhất.
3.2.1.4 Phƣơng thức tổ chức cuộc họp
Đây là phương thức cuối cùng được đề xuất để đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền. Đồng thời, đây cũng là phương thức đóng góp phần lớn trong sự kết hợp giữa nhiều phương thức lại với nhau. Phòng nhân sự cần tổ chức một cuộc họp để phổ biến các thông tin liên quan của hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
- Thời gian họp: phải diễn ra trước khi hoạt động đánh giá bắt đầu. - Thành phần tham gia: cấp quản lý của các phòng ban và phòng nhân sự - Nội dung họp: phải nêu bật được ý nghĩa, mục tiêu của hoạt động đánh giá
kết quả thực hiện công việc của nhân viên và cũng vạch ra được những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, cùng với việc lưu ý những mốc thời gian quan trọng của hoạt động đánh giá. Qua đó, phòng nhân sự cũng nên nhận định lại tầm quan trọng của hoạt động đánh giá vì nhận định đúng thì việc triển khai thực hiện mới đi đúng hướng để mang lại hiệu quả cho hoạt động này. Cụ thể:
+ Cần phải nêu chi tiết được những hậu quả do kết quả đánh giá không chính xác, không công bằng mang lại.
+ Thực hiện giải đáp thắc mắc cho nhân viên tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động đánh giá.
+ Khuyến khích nhân viên tham gia xây dựng và đưa ra ý kiến đối với các tiêu chí đánh giá.
+ Khẳng định vai trò của nhân viên quan trọng như thế nào đối với hoạt động đánh giá. Vì mục tiêu của hoạt động đánh giá nói cho cùng chính là hướng đến nhân viên.
Do số lượng nhân viên lớn nên phòng nhân sự chỉ nên tổ chức họp đối với cấp quản lý của tất cả các phòng ban. Sau đó, phòng nhân sự phân công nhiệm vụ yêu cầu cấp quản lý của tất cả các phòng ban phổ biến lại cho nhân viên và phải lên kế hoạch thời gian cụ thể cho nhiệm vụ này. Để đảm bảo đạt được mục tiêu quan
trọng nhất đó là toàn thể nhân viên biết được thông tin liên quan đến hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
Tính khả thi của đề xuất:
Thông qua phỏng vấn chuyên gia về đề xuất đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền và thông báo về hoạt động đánh giá thì 10/10 các chuyên gia đều đồng ý với đề xuất này.
- Khả năng thực hiện: dễ thực hiện với chi phí thực hiện không quá tốn kém. Đây được xem là bước đầu tiên góp phần giúp cho hoạt động đánh giá đạt được hiệu quả như mong đợi. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thời gian thực hiện: Đề xuất này nên được thực hiện vào khoảng thời gian trước khi hoạt động đánh giá diễn ra ít nhất là 2 tuần để đảm bảo hoạt động tuyên truyền mang lại kết quả.
3.2.2 Xây dựng phòng quản lý và kiểm soát hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên hiện công việc của nhân viên
Hoạt động đánh giá tại FE Credit hiện đang được phòng nhân sự chịu trách nhiệm quản lý. Thế nhưng, sự quản lý từ phòng nhân sự lại lỏng lẻo, làm nảy sinh nhiều vấn đề chưa được nhìn nhận cũng như chưa đưa ra hướng xử lý thích hợp. Ví dụ như, các tiêu chí đánh giá được phòng nhân sự xây dựng và đưa thẳng vào áp dụng, mặc dù, phòng nhân sự là bộ phận quản lý hoạt động đánh giá nhưng lại không có bất cứ hoạt động nào nhằm thông qua ý kiến, hoặc thống nhất ý kiến với các cấp quản lý của các phòng ban về các tiêu chí này xem có thực sự phù hợp với tình hình thực tế hay không, đã cụ thể hay chưa? Do vậy, nếu có một tiêu chí đánh giá nào đang gặp vấn đề cũng ảnh hưởng đến việc thực hiện hoạt động đánh giá nói chung và ảnh hưởng đến cả kết quả đánh giá nói riêng. Như vậy, rõ ràng FE Credit đang thiếu một bộ phận, phòng ban để thực hiện tất cả các công việc còn thiếu sót nêu trên, làm cầu nối giữa bộ phận nhân sự và tât cae các phòng ban.
Chính vì vậy, đề xuất được tác giả đưa ra để giải quyết vấn đề này là FE Credit cần xây dựng một phòng ban chuyên trách về quản lý và kiểm soát hoạt động
đánh giá- tạm gọi là phòng quản lý KPI. Công việc đầu tiên trước khi muốn xây dựng phòng ban quản lý KPI chính là cần phải lên được một kế hoạch rõ ràng, cụ thể, phù hợp với tình hình hoạt động của FE Credit. Những thông tin cần được đặc biệt lưu ý khi lập kế hoạch xây dựng phòng cụ thể như sau:
- Tính cấp thiết: Cần nêu bật được những lý do quan trọng dẫn đến quyết định xây dựng phòng quản lý KPI.
- Mục đích: Mục đích của việc thành lập phòng quản lý KPI.
- Kê hoạch nhân sự: cần tuyển dụng gấp 5 nhân sự: 1 vị trí trưởng phòng và 4 nhân viên để mau chóng đưa phòng quản lý KPI vào luồng hoạt động.
- Yêu cầu tuyển dụng:
+ Độ tuổi từ 24 -30, tốt nghiệp đại học trở lên.
+ Phải có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên đối với vị trí nhân viên và từ 5 năm
trở lên đối với vị trí trưởng phòng trong việc xây dựng và quản lý hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên.
+ Ưu tiên tuyển dụng đối với những ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các công ty kinh doanh trong lĩnh vực tài chính, tín dụng.
+ Khả năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn.
- Nội dung công việc: Phòng quản lý KPI phụ trách tất cả các công việc liên quan đến hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên, cụ thể như sau:
+ Chịu trách nhiệm lên kế hoạch và xây dựng khung thời gian cụ thể cho hoạt động đánh giá, đảm bảo hoạt động đánh giá diễn ra đúng thời gian quy định.
+ Phòng quản lý KPI có trách nhiệm phải thông báo cũng như cập nhật kịp thời đối với tất cả những thông tin liên quan đến hoạt động đánh giá cho toàn thể nhân viên cũng như cấp quản lý.
+ Tập họp và kiểm tra các tiêu chí đánh giá do cấp quản lý của mỗi phòng ban xây dựng, thực hiện kiểm tra và rà soát xem các tiêu chí đánh giá đã thực sự phù hợp hay chưa? có cần điều chỉnh hay không?
+ Bên cạnh đó, phòng quản lý KPI có trách nhiệm nhắc nhở, cũng như tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ so với thời gian dự kiến của một số phòng ban. Từ đó phòng quản lý KPI mới kịp thời đưa ra phương án hỗ trợ. + Sau cùng, phòng quản lý KPI là nơi tập hợp và lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến hoạt động đánh giá. Sử dụng các thông tin này để làm cơ sở nhằm hoàn thiện quy trình cho các kỳ đánh giá tiếp theo.
Tính khả thi của đề xuất:
Đề xuất xây dựng phòng quản lý và kiểm soát hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhận được sự đồng tình của 09/10 chuyên giá thông qua hình thức phỏng vấn chuyên gia.
- Khả năng thực hiện: về chi phí thực hiện sẽ có phát sinh vì chi phí này được sử dụng trong việc tuyển dụng 5 nhân sự cho phòng quản lý KPI. Chi phí này vẫn chấp nhận được.
- Thời gian thực hiện: phòng quản lý KPI cần được xây dựng và đưa vào hoạt động sớm nhất có thể nhằm giúp cho hoạt động đánh giá đạt được những mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả nhất tốt nhất là khoảng tháng 12 để các nhân sự thuộc phòng ban này có thời gian làm quen và nắm bắt thông tin trước khi một kỳ đánh giá mới bắt đầu.
3.2.3 Phân tích công việc và hoàn thiện bản mô tả công việc
Phân tích công việc:
Như đã xác định ở trên thì đây là một trong những vấn đề mà FE Credit cần phải quan tâm và có giải pháp để cải thiện ngay. Vì đây là nguồn gốc của hoạt động đánh giá. Nếu thực hiện tốt ở bước phân tích công việc thì cũng đồng nghĩa với việc bản mô tả công việc rõ ràng, chi tiết và từ đó, các tiêu chí đánh giá cũng sẽ đáp ứng SMART, phù hợp với thực tế.
Để giải quyết dứt điểm tình trạng trên nhằm xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc chính xác và đưa ra các tiêu chí hợp lý thì việc quan
trọng đầu tiên cần phải xem xét là phải phân tích công việc và hoàn thiện bản mô tả công việc.
Việc phân tích công việc cần phải đáp ứng các thông tin bên dưới, lưu ý tất cà thông tin đều phải được thu thập dựa trên tình hình thực tế, cụ thể như sau:
- Để thực hiện công việc thì yêu cầu đối với nhân viên ra sao, các thông tin về: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kiến thức và hiểu biết chuyên môn, và kể cả thông tin về đặc điểm cá nhân. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phương pháp thực hiện công việc và việc thực hiện công việc mất bao nhiêu thời gian.
- Thực hiện công việc bằng phương thức hoặc công cụ nào
- Điều kiện thực hiện công việc: môi trường làm việc, thời gian làm việc, chế độ lương bổng...
- Các tiêu chuẩn mẫu như là quy định về thời gian thực hiện công việc, số lượng và chất lượng của công việc. Cơ sở để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên là thông qua các tiêu chuẩn mẫu.
Việc thu thập thông tin có sự tham gia của cấp quản lý và của phòng quản lý KPI (theo đề xuất 3.2.2) thông qua 3 phương pháp được đề xuất: phương pháp quan sát, phương pháp nhật ký công việc và phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp quan sát: cấp quản lý của phòng ban và phòng quản lý KPI thực hiện quan sát và ghi nhận lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên.
- Phương pháp nhật ký công việc: yêu cầu nhân viên thực hiện một báo cáo ghi lại tất cả các công việc thực hiện trong suốt một kỳ đánh giá.
- Phương pháp phỏng vấn: phòng quản lý KPI tiến hành phỏng vấn cấp quản lý và phỏng vấn nhóm nhân viên để nắm bắt các thông tin về công việc. Trước khi đưa những thông tin vừa mới thu thập vào bản mô tả công việc, cấp quản lý của phòng ban và phòng quản lý KPI nên cùng nhau rà soát xem những
thông tin nào phù hợp thì được giữ lại, những thông tin nào phải loại bỏ hoặc những thông tin nào cần được bổ sung.
Hoàn thiện bản mô tả công việc:
Nhìn chung, FE Credit đã có bản mô tả công việc cho từng vị trí chức danh. Thế nhưng đối với các vị trí chức danh giống nhau thì bản mô tả công việc cũng giống nhau chứ không có sự phân biệt rõ ràng, cụ thể cho từng các cá nhân khác nhau. Sự giống nhau thể hiện ở đây hiểu đơn giản là những công việc chính của họ vì chúng tương đương nhau nhưng bên cạnh đó, mỗi cá nhân đều được phân công, giao thêm những nhiệm vụ khác. Bản mô tả công việc là do các cấp quản lý xây dựng dựa trên kinh nghiệm của cá nhân và như vậy thì rõ ràng là bản mô tả công việc mang tính chủ quan cao.
Để khắc phục và hoàn thiện bản mô tả công việc thì FE Credit nên làm tốt khâu phân tích công việc. Thông qua phân tích công việc, cấp quản lý và phòng quản lý KPI sẽ nhận được chi tiết tất cả các thông tin liên quan đến tất cả công việc mà một nhân viên đang thực hiện, từ đó, cấp quản lý có cơ sở để xây dựng, hoàn thiện bản mô tả công việc phù hợp với thực tế và đồng thời, cũng đo lường được khoảng thời gian phân bổ cho từng công việc. Và cũng từ đây đưa ra được các tiêu chí đánh giá phù hợp cho từng vị trí công việc nói chung và cho từng cá nhân nói