2.
3.2.5 Nhĩm giải pháp đối với yêu cầu cơng cụ, kỹ thuật và cơng nghệ
Cơng ty cần hồn thiện áp dụng các cơng cụ và kỹ thuật cơ bản, tiếp tục xem xét bổ sung sử dụng 'gĩi' cơng cụ kỹ thuật đơn giản để tăng cường mục tiêu cho các dịng giá trị, nhấn mạnh vào tự duy trì cải tiến hệ thống quản lý. Cụ thể cơ bản nhất là hồn thiện áp dụng phương pháp quản lý trực quan theo cơ chế catchball để:
Xây dựng thực hiện chiến lược, xây dựng buồng lái điều khiển A3 CSFs, KPIs, chu kỳ kiểm sốt và phân nhĩm hỗ trợ xử lý giải quyết các nội dung cĩ vấn đề theo đề cập ở phần giải pháp chiến lược.
Xây dựng vận hành quy trình hướng đến mục tiêu hồn thiện 5 nguyên tắc Lean theo đúng chiến lược kinh doanh, theo giải pháp đề cập ở phần quy trình.
Cơng ty cần đẩy mạnh cải tiến phát triển giữ cân bằng tổng thể các cơng cụ kỹ thuật, bao gồm các cơng cụ kỹ thuật để quản lý tinh gọn, chuẩn bị tinh gọn, hoạt động tinh gọn và duy trì tinh gọn, chi tiết:
Cơng cụ kỹ thuật cho cơng tác quản lý tinh gọn:
- Cơng ty cần thể hiện hình ảnh quản lý trực quan đầy đủ hơn các cải tiến, để cĩ thể so sánh, đánh giá mức độ tiến bộ cho tồn bộ các hoạt động đi sâu vào cơng tác đơn hàng và cơng tác hoạt động, bổ sung sử dụng gĩi cơng cụ phù hợp trong từng mốc thời gian. Hiển thị hĩa đầy đủ hình ảnh trực quan tồn bộ quá trình hoạt động của tổ chức.
- Đo lường đẩy mạnh hơn nữa hoạt động 5S với tất cả các khu vực thuộc
Cơng cụ kỹ thuật cho cơng tác chuẩn bị:
- Cơng ty cần chuẩn hĩa tồn bộ cơng việc, hình thành các hướng dẫn trình tự cơng việc rõ ràng hơn, để ổn định quá trình gia tăng tiến độ.
- Tiến hành bảo trì tổng thể (TPM ) với tất cả các khu vực và máy mĩc.
- Đo lường thời gian chuyển đổi (SMED) cho các cơng đoạn cơng việc để
chọn phương án rút ngắn hơn nữa.
Cơng cụ kỹ thuật cho hoạt động tinh gọn
- Cơng ty cần đẩy mạnh hoạt động theo tín hiệu Pull: tín hiệu hệ thống chạy theo tiếng nĩi khách hàng của các phịng ban, từ khâu bán hang, mua hang, sản xuất, giao hàng lắp đặt đến khâu nghiệm thu, quyết tốn, thanh tốn hoạt động nhanh chĩng kịp thời theo tín hiệu khách hang, hạn chế tồn kho và chậm trễ.
- Cơng ty cần tạo nhĩm Runner, Repeater, Stranger cho các hoạt động để nâng cấp tốc độ dây chuyền khác nhau cao hơn nữa, tạo ra hiệu quả tối ưu trong các hoạt động của Cơng ty. Trong sản xuất, nhĩm Runners sản xuất tốc độ cao cho các dịng sản phẩm cĩ nhu cầu lớn như máy 10-20KVA dùng cho Viễn Thơng…, nhĩm Repeaters cho các máy phát điện cơng suất từ 100-500KVA để định hướng chuyễn dần sang Runners, và nhĩm Strangers cho các sản phẩm cịn lại trong dải cơng suất đến 2000KVA chuyển sang Repeaters.
- Tăng cường các Kanbans Cambans hiển thị hình ảnh tín hiệu của tồn bộ
cơng việc, để mọi người liên quan cĩ thể theo dõi.
Cơng cụ kỹ thuật để duy trì tinh gọn:
- Kiểm tra thường xuyên theo định kỳ tùy tính chất mỗi cơng việc để đảm bảo hỗ trợ cơng việc đi đúng hướng và người quản lý nắm được diễn biến cơng việc, cũng như chịu trách nhiệm hỗ trợ hồn thành cơng việc.
- Đo lường mức độ tiến bộ để hạn chế việc loại bỏ, khơng tận dụng được
Tăng cường sử dụng cơng nghệ cho tất cả các hoạt động
- Cơng ty cần dùng webcam và phần mềm để quản lý tốt hơn, làm cầu nối
giữa khách hàng và hồ sơ khách hang, nhà cung cấp yêu cầu.
- Điều chỉnh dùng Cơng nghệ thơng tin theo hướng áp dụng Lean để đẩy nhanh tốc độ và kiểm sốt hiệu quả, tránh lãng phí và nâng cao lợi ích. Tĩm lại, khi Cơng ty hồn thiện áp dụng hệ thống tính gọn bền vững, các cơng việc cụ thể được kết nối phương pháp làm việc rõ ràng với các mục tiêu chiến lược, cĩ thể hình dung như hình dưới:
Hình 3.6. Cấp độ cần xem trong mỗi nội dung cơng việc
(Nguồn: Pascal Dennis(2010). The Remedy(Bringing Lean thinking out of
factory to transform the entire orga1nization).
Nghĩa là xây dựng chiến lược cụ thể hĩa bằng giải quyết các vấn đề mục tiêu(A3 problem solving), các mục tiêu đảm bảo được lập bảng đồ suối giá trị(value stream maapping), chuẩn hĩa cơng việc(standardized work), các cơng việc được quản lý trực quan(visual management) và hình thành các nhĩm giải quyết(Team
huddles). Ngược lại, mỗi nội dung cơng việc cần xem lại giải quyết liên kết đúng phương pháp khoa học chưa,để đảm bảo vấn đề đã cĩ cách giải quyết tối ưu.
Hiệu quả mang lại khi Cơng ty áp dụng hệ thống tinh gọn bền vững là tìm ra và khai thác hiệu quả các dịng giá trị chính, tạo hiệu quả tài chính, kết nối các chỉ số hoạt động KPIs với các mục tiêu chiến lược. Khi thực hiện tinh gọn bền vững, Cơng ty cĩ thể nhìn thấy các hiệu quả rõ ràng, trực quan của tổ chức như:
- Tất cả mọi vấn đề cĩ thể thấy ngay được và mọi người cùng thấy, cùng
gĩp ý, điều chỉnh chiến lược kịp thời, hàng ngày làm việc trên nền tảng bảng quy hoạch chiến lược.
- Mọi người làm việc ở mức độ sáng tạo cao nhất, hiệu quả nhất, khơng trì trệ, khơng bị áp lực quá mức căng thẳng gây hậu quả lãng phí. Hoạt động theo tín hiệu nhu cầu, loại bỏ tồn bộ các lãng phí và nâng cao giá trị, chọn dịng giá trị quan trọng bằng năng lực cả tổ chức.
- Hướng đến học hỏi khơng ngừng, giữ được tiến bộ bền vững, duy trì bằng đo lường các cải tiến.