2.
3.2.1 Giải pháp chiến lược và liên kết
Giải pháp cho yêu cầu chiến lược và liên kết của hệ thống tinh gọn bền vững, Cơng ty cần bổ sung thực hiện đầy đủ các nội dung của Lean theo trình tự 4 bước lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh của chu trình PDCA. Cụ thể:
3.2.1.1 Giai đoạn lập kế hoạch
Giai đoạn lập kế hoạch, Cơng ty cần áp dụng giải pháp triển khai quản lý trực quan theo cơ chế catchball cho tất cả các giải pháp bao gồm:
Giải pháp bổ sung Chiến lược cấp Cơng ty 3-5 năm tới:
Cơng ty cần hồn thiện áp dụng hệ thống quản lý tinh gọn bền vững giải quyết triệt để 5 vấn đề của hệ thống tinh gọn bền vững nâng cao trình độ quản lý, để nâng cao hiệu quả hoạt động nâng cao năng lực cạnh tranh. Tăng cường chiến lược phát triển cơng ty, cũng như tạo thế mạnh ngành kinh doanh máy phát điện Việt Nam đạt tầm cỡ khu vực về chất lượng, phân phối, doanh thu thị phần lợi nhuận, tăng tính chủ động cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
Triển khai cơng việc theo quản lý trực quan và cơ chế catchball, xây dựng định hướng chiến lược theo cơ chế catchball, bổ sung điều chỉnh và ban hành chính thức chiến lược của Cơng ty.
Triển khai thực hiện chiến lược theo cơ chế catchball và các cơ chế kèm theo chu trình PDCA. Nâng cao tinh thần tinh gọn và tham gia của tổ chức, điều chỉnh các quy trình tập trung vào các dịng giá trị chính, loại bỏ lãng phí áp dụng các cơng cụ kỹ thuật cơng nghệ kèm theo để tạo hiệu quả tối ưu thơng qua Lean.
Gia tăng khoảng cách thị phần doanh thu dẫn đầu, đẩy mạnh bán hàng trong nước và xuất khẩu, phát triển quy mơ uy tín thương hiệu đạt tầm cỡ khu vực, cạnh tranh trực tiếp với các thương hiệu nhập nguyên chiếc, mục tiêu làm đại diện khu vực về thương mại sản xuất cho các nhà cung cấp G7.
Nghiên cứu phát triển dịng sản phẩm chất lượng cơng nghệ cao cạnh tranh với hàng nhập nguyên chiếc.
Tăng cường hoạt động quảng bá thể hiện đơn vị dẫn đầu.
Giải pháp bổ sung các chiến lược cấp bộ phận Chiến lược nghiên cứu phát triển R&D
Cơng ty cần đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ R&D và đội ngũ kỹ thuật. Bổ sung nhân sự thiết kế nghiên cứu phát triển, bổ sung chuyên gia cĩ trình độ cao hỗ trợ cho Cơng ty. Đảm bảo cơng nghệ khơng lạc hậu và tìm cơ hội ở những kỹ thuật mới, đảm bảo hoạt động R&D tương đương quy mơ đứng đầu thị trường.
Chiến lược Marketing bán hàng
Cơng ty cần tổ chức bộ phận Marketing cĩ trình độ kĩ năng thể hiện được sự đầu tư của đơn vị dẫn đầu, bộ phận Marketing đủ khả năng dẫn dắt hình ảnh của đơn vị dẫn đầu và chiến lược trong quá trình kinh doanh.
Triển khai chiến lược Marketing tập trung máy phát điện cơng nghiệp và thể hiện được đơn vị dẫn đầu thị trường.
Sản phẩm cĩ chất lượng khá cao, giá thành cạnh tranh hơn nhiều so với nước ngồi nhập nguyên chiếc, nằm trong nhĩm đơn vị dẫn đầu thị trường sản xuất trong nước, đối tượng khách hàng khơng quá yêu cầu về hoạt động Marketing quảng bá vì
thế chỉ cần chọn lựa tập trung những hoạt động quảng bá cần thiết để giảm chi phí tăng hiệu quả, tập trung vào chính sách bán hàng tốt và những yếu tố cịn lại của Marketing 4P là cĩ thể phát huy được lợi thế của đơn vị.
Sản xuất
Cơng ty cần phát huy lợi thế nhờ quy mơ đưa chi phí sản xuất xuống mức thấp nhất so với cùng ngành, liên tục cải tiến sản xuất và nâng cao tiến độ thể hiện được đẳng cấp sản phẩm của đơn vị dẫn đầu.
Nhân lực
Cơng ty cần đảm bảo trình độ nhân lực cao hơn nữa. Tất cả các bộ phận khơng tụt hậu so với các đơn vị cạnh tranh trong nước và nước ngồi, cĩ khả năng vượt trội đảm bảo gánh vác được trách nhiệm phát triển kinh doanh vững vàng dưới mọi điều kiện cho đơn vị đầu ngành máy phát điện.
Tài chính
Cơng ty cần tăng cường nguồn tài chính dự phịng cho những thời điểm hoạt động kinh doanh thời vụ cao điểm. Tăng cường nguồn tài chính dự phịng cho đầu tư và chọn lược chiến lược đầu tư tối ưu để đầu tư cho các cơ hội tiềm năng.
Giải pháp cơng bố các “buồng lái” điều khiển A3 CSFs
Cơng ty cần đẩy mạnh triển khai dùng “buồng lái” A3 CSFs bao gồm 8-10 yếu tố thành cơng quan trọng để điều khiển hoạt động, huy động năng lực tổ chức đi đúng hướng mục tiêu chiến lược tối ưu theo cơ chế catchball và các chỉ số hoạt động KPIs.
Xây dựng năng lực các cá nhân và các đội để tự quản lý “Buồng lái” kinh doanh ở tất cả các cấp. Xác định các CSFs rõ ràng, dài hạn, thực hiện đầy đủ chu trình PDCA để cải thiện Chiến Lược và quá trình triển khai.
“Buồng lái” chiến lược A3 CSFs cấp Cơng ty bao gồm các yếu tố:
- Tăng hiệu quả chỉ số cơng tác hoạt động hỗ trợ cho cơng tác đơn hàng.
- Tăng cường hiệu quả cơng tác đơn hàng thơng qua các chính sách.
- Tăng cường các chiến lược bộ phận Marketing, R&D, Nhân lực… hỗ trợ cho chiến lược Cơng ty.
- Nâng cao trình độ quản lý phát triển dài hạn, thơng qua hồn thiện hệ thống quản lý tinh gọn bền vững.
BUỒNG LÁI A3 - CSFs CỦA CƠNG TÁC ĐƠN HÀNG Buồng lái A3-CSFs R&D và thiết kế, bao gồm các yếu tố:
- Phát triển nhân sự thiết kế R&D đảm bảo cơng nghệ khơng lạc hậu và tìm cơ hội ở những kỹ thuật mới.
- Đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ nghiên cứu phát triển và kỹ thuật, bổ sung chuyên gia cĩ trình độ cao hỗ trợ cho Cơng ty.
- Trình độ đội ngũ R&D mang tính dẫn dắt thị trường.
- Nhân viên trao đổi liên tục với quản lý về phương án triển khai, để theo dõi hỗ trợ điều chỉnh xử lý hồn thành cơng việc.
- Phụ trách bộ phận cập nhật báo cáo đưa ra mẫu mới hàng tuần, tháng, quý, năm để cấp trên theo dõi, hỗ trợ điều chỉnh định hướng.
Buồng lái A3-CSFs Marketing bao gồm các yếu tố:
- Xem xét bổ sung tăng cường chuyên gia phát triển thị trường.
- Xây dựng định hướng Marketing để đạt mục tiêu gia tăng khoảng cách vị trí dẫn đầu về máy phát điện cơng nghiệp diesel 10-2000KVA.
- Các hoạt động Marketing cĩ chi phí thấp, hiệu quả, tập trung vào khách hàng cĩ nhu cầu.
- Tuyển chọn nhân viên cĩ kỹ năng đáp ứng được mục tiêu quảng bá đơn vị số 1 hiệu quả.
- Nhân viên trao đổi liên tục trong ngày với quản lý phương án triển khai.
- Phụ trách bộ phận định kỳ báo cáo theo tuần, tháng, quý, năm để Cơng ty theo dõi hỗ trợ.
Buồng lái A3-CSFs Bán hàng(phụ lục) A3 – CSFs CƠNG TÁC HOẠT ĐỘNG
Buồng lái A3-CSFs Lắp đặt kỹ thuật bao gồm các yếu tố:
- Lắp đặt n hanh chĩng, thẩm mỹ, an tồn, đúng yêu cầu.
- Khả năng kỹ thuật nổi trội so với thị trường.
- Khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, để nghiệm thu được mọi trường hợp.
- Kỹ năng nhân viên chuyên nghiệp hiểu biết kỹ thuật giao tiếp và Chiến lược Cơng ty.
- Cấp quản lý hỗ trợ đào tạo kỹ năng tốt.
- Các cơng đoạn cơng việc nội bộ được thực hiện trong ngày, lắp đặt được tiến hành theo đúng kế hoạch tiến độ để rút ngắn vịng quay vốn.
- Đạt chỉ tiêu tài chính theo mục tiêu chất lượng đề ra.
- Nhân viên phối hợp thống nhất phương án, triển khai báo cáo cập nhật xử lý ngay, cĩ quản lý hỗ trợ phương án thực hiện. Email tổng hợp chi tiết thực trạng tiến độ trong ngày.
- Phịng cập nhật báo cáo tổng hợp định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm. Email báo cáo thực trạng tiến độ chi tiết theo định kỳ.
Buồng lái A3-CSFs Nghiệm thu quyết tốn bao gồm các yếu tố:
- Kỹ năng nhân viên chuyên nghiệp, hiểu biết Chiến lược Cơng ty.
- Chuẩn hĩa cơng việc, làm đúng quy trình, biến cơng việc trở nên quen thuộc, đơn giản hĩa cơng việc để tăng tốc tiến độ.
- Kỹ năng làm hồ sơ giải quyết quyết tốn nhanh chĩng theo yêu cầu của
khách hàng.
- Giao tiếp tốt với khách hàng, cĩ kỹ năng về hồ sơ để ký duyệt hồ sơ.
- Đủ khả năng giải quyết các hợp đồng cĩ giá trị lớn, hợp đồng chậm trễ khĩ giải quyết.
- Cấp quản lý hỗ trợ đào tạo kỹ năng tốt và kiểm sốt đảm bảo được nhân
viên hoạt động tốt.
- Các cơng đoạn cơng việc được thực hiện trong vịng 1 ngày để rút ngắn vịng quay vốn.
- Nhân viên phối hợp thống nhất phương án, triển khai báo cáo cập nhật xử lý ngay, cĩ quản lý hỗ trợ phương án thực hiện. Email tổng hợp chi tiết thực trạng tiến độ trong ngày.
- Phịng báo cáo tổng hợp định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm. Email báo cáo thực trạng tiến độ chi tiết theo định kỳ.
Buồng lái A3-CSFs Mua hàng quản trị nguyên vật liệu (phụ lục) CÁC BUỒNG LÁI A3-CSFs CỦA HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ :
Buồng lái A3-CSFs KCS
Buồng lái A3-CSFs Bảo trì, bảo hành
Buồng lái A3-CSFs Tài chính. Buồng lái A3-CSFs Nhân lực Buồng lái A3-CSFs Hệ thống thơng tin cơ sở hạ tầng
3.2.1.2 Giai đoạn thực hiện
Giải pháp cơng bố bổ sung các KPIs
Căn cứ mục tiêu Cơng ty năm 2011:
- Doanh thu bình quân 35 tỷ/tháng.
- Mục tiêu chất lượng 3 chỉ tiêu hoạt động = (doanh thu tháng bình quân) x 1.0 . Tương đượng tồn kho bán thành phẩm và thành phẩm (hàng trên đường mua về+đang sản xuất) 40 tỷ. Gửi bán 40 tỷ. Phải thu 40 tỷ.
KPIs CƠNG TÁC ĐƠN HÀNG, trình bày ở phụ lục gồm:
KPIs Nghiên cứu phát triển KPIs Marketing
KPIs bán hàng
KPIs CƠNG TÁC HOẠT ĐỘNG, trình bày ở phụ lục gồm:
KPIs Mua hàng quản trị nguyên vật liệu
Quy trình Cơng cụ kỹ thuật
Chiến lược
&liên kết Quản lý Hành vi &sự
tham gia
Duy trì tinh gọn
KPIs nghiệm thu quyết tốn
HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ, trình bày ở phụ lục gồm:
KPIs KCS. KPIs Bảo trì bảo hành KPIs Tài chính. KPIs Nhân lực
KPIs Hệ thống thơng tin Cơ sở hạ tầng
3.2.1.3 Kiểm tra
Giải pháp cho giai đoạn C - kiểm tra: Cơng ty cần dùng cơ chế catchball và quản lý trực quan cập nhật diễn biến cơng việc của nhân viên, quản lý giám sát kiểm tra để hỗ trợ thực hiện hồn thành cơng việc theo đúng mục tiêu chiến lược.
Phân nhĩm chu kỳ triển khai cơng tác kiểm tra hỗ trợ tùy theo tính chất cơng việc. Lập biểu đồ xương cá như bên dưới, so sánh chênh lệch mục tiêu và thực tế, nguyên nhân và kết quả rõ ràng để chuẩn bị tốt cho hoạt động điều chỉnh. Thực hiện theo hình minh họa dưới, trong đĩ các nội dung cĩ gạch màu đỏ và khơng gạch thể hiện cơng việc đã hồn thành và chưa hồn thành..
Biểu đồ 3.1 Biểu đồ xương cá biểu thị các chênh lệch thực tế cần điều chỉnh bổ sung.
Cách thức kiểm tra cơ bản:
- Kiểm tra các nội dung CSFs - A3, đối chiếu báo cáo và các chỉ số hoạt động KPIs thơng qua xem báo cáo hoặc các cuộc họp trao đổi thêm, để rút ra các chênh lệch.
- Nhân viên phối hợp thống nhất phương án triển khai, báo cáo cập nhật, xử lý ngay cĩ quản lý hỗ trợ phương án thực hiện. Email tổng hợp chi tiết thực trạng tiến độ trong ngày.
- Phịng báo cáo tổng hợp định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm tùy tính chất nội dung cơng việc. Email báo cáo thực trạng tiến độ chi tiết theo định kỳ.
3.2.1.4 Giai đoạn điều chỉnh
Giải pháp ở giai đoạn điều chỉnh Cơng ty cần bổ sung phương án giải quyết các nội dung kiểm tra ở giai đoạn C Check cĩ vấn đề:
Xác định các nội dung cĩ vấn đề phân nhĩm mức độ quan trọng lớn nhỏ phân nhĩm theo cấp bậc, cơ chế giám sát hỗ trợ xử lý ngay, xây dựng tinh thần tự xử lý, xem xét đánh giá mức độ tự giải quyết và cải tiến để các vấn đề cĩ thể tự giải quyết. Hạn chế áp dụng các cơng cụ xử lý phức tạp.
Sau đĩ điều chỉnh bổ sung các CSFs của A3, các chỉ số hoạt động KPIs và quy trình dựa trên báo cáo và những chênh lệch thực tế sau các hoạt động kiểm tra, điều chỉnh theo cơ chế catchball và quản lý trực quan.