7. Kết cấu đề tài
2.2 Tổng quan về công ty cổ phần và hội đồng quản trị, ban kiểm soát
2.2.1 Công ty cổ phần
- Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp mà vốn điều lệ đƣợc chia thành nhiều phần bằng nhau là cổ phần và đƣợc phát hành ra ngoài thị trƣờng nhắm huy động vốn tham gia đầu tƣ từ mọi thành phần kinh tế. Ngƣời sở hữu cổ phần đƣợc gọi là các cổ đông. - Công ty cổ phần có những đặc điểm – đặc trƣng pháp lý nhƣ sau :
+ Vốn điều lệ đƣợc chia thành các phần bằng nhau gọi là CP, giá trị cổ phần gọi là mệnh giá cổ phần. Mua CP là hình thức chính để góp vốn vào công ty cổ phần
+ Cổ đông là ngƣời nắm giữ cổ phần và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ công ty trong phạm vi số vốn đã góp;
+ Cổ đông có quyền chuyển nhƣợng phần vốn góp của mình cho cổ đông hoặc các nhân, tổ chức khác một cách tự do
+ Công ty cổ phần có thể phát hành chứng khoán theo quy định pháp luật - Cơ cấu tổ chức, quản lý công ty cổ phần
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau
(1)- Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban kiểm soát và giám đốc hoặc tổng giám đốc. Trƣờng hợp công ty cổ phần có dƣới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dƣới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có ban kiểm soát;
Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần theo mô hình 1
Nguồn: Tác giả tổng hợp Ban điều hành Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Đối với mô hình 1, việc tổ chức quản lý công ty có sự phân công, phân nhiệm và chế ngự lẫn nhau giữa các cơ quan quản lý, điều hành và kiểm soát. Về mặt lý thuyết, đây là mô hình truyền thống và điển hình của các công ty cổ phần. Đây là bộ máy tổ chức quản lý phù hợp và hiệu quả trong trƣờng hợp công ty cổ phần mang tính “đại chúng”, tức là có sự tham gia đông đảo của các cổ đông khác nhau. Trong những trƣờng hợp khác, bộ máy này sẽ trở nên cồng kềnh, khiên cƣỡng, bởi vậy luật có quy định Trƣờng hợp công ty cổ phần có dƣới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dƣới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát.
(2)- Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và giám đốc hoặc tổng giám đốc. Trƣờng hợp này ít nhất 20% số thành viên hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có ban kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty
Hình 2. 3 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần theo mô hình 2
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Đối với mô hình 2 không có sự có mặt của ban kiểm soát nhƣng ít nhất 20% số thành viên hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có ban kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty.
Ban điều hành Hội đồng quản trị Ban kiểm toán nội bộ
Trong cơ cấu hoạt động của công ty cổ phần ở trên đây, ta nhận thấy, hội đồng quản trị và ban kiểm soát là 2 bộ phận có chức năng kiểm soát, giám sát hoạt động của nhà quản lý trong công ty.
- Theo OECD (1999), quản trị công ty là một quy trình mà theo đó, công ty đƣợc điều khiển, định hƣớng và kiểm soát. Quản trị công ty là một hệ thống mà qua đó những ngƣời chủ sở hữu và chủ nợ công ty thực hiện việc kiểm soát và yêu cầu trách nhiệm giải trình về các nguồn lực mà họ đã tin tƣởng giao cho doanh nghiệp. Khi cổ đông chuyển giao trách nhiệm và quyền lực cho HĐQT và ban giám đốc công ty, họ cũng đồng thời yêu cầu trách nhiệm giải trình về việc sử dụng các nguồn lực. Trách nhiệm giải trình còn đƣợc mở rộng cho các bên có lợi ích liên quan khác nhƣ chủ nợ, nhân viên, khách hàng, cơ quan quản lý, cộng đồng.
Nhận xét về cơ cấu quản lý điều hành thì các công ty Việt Nam. Ths. Bùi Xuân Hải –
ĐH Luật TP.HCM, NCS Luật ĐH La Trobe, Australia nhận xét : Cấu trúc quản trị nội bộ của CTCP theo luật Việt Nam có rất nhiều điểm tƣơng đồng với Luật Công ty 2005 của Trung Quốc (sửa đổi Luật Công ty 1993), nơi mà cấu trúc quản trị nội bộ của CTCP cũng gồm có các cơ quan: ĐHĐCĐ, HĐQT, TGĐ, và BKS. Trong khi đó HĐQT của CTCP trong luật công ty Việt Nam không giống với hội đồng giám đốc (board of directors) trong luật công ty Anh–Mỹ, cũng không phải là hội đồng giám sát (Aufsichtsrat) hay ban quản trị (Vorstand) theo mô hình luật công ty của Đức. HĐQT trong luật công ty Việt Nam không có quyền hạn rộng lớn nhƣ HĐGĐ trong cấu trúc một hội đồng nhƣ ở nhiều nƣớc. Song, nó có thẩm quyền rộng hơn so với HĐQT của cấu trúc hai hội đồng theo luật công ty của một số nƣớc châu Âu. Chức năng giám sát trong các CTCP, trong đó có việc giám sát sát lập và trình bày báo cáo tài chính, đặc biệt là các công ty niêm yết, đã và đang là vấn đề đƣợc quan tâm trong giới nghiên cứu về quản trị công ty. Có thể nói rằng, so với mô hình cơ quan giám sát trong cả hai cấu trúc quản trị phổ biến trên thế giới nhƣ đã nói ở trên, thì mô hình BKS độc lập từ
HĐQT và do ĐHĐCĐ bầu trong các CTCP ở Việt Nam là cấu trúc khá độc đáo và hiệu quả, nếu BKS làm việc thực sự nhƣ đƣợc thiết kế trong luật. Sự hoài nghi về hiệu quả hoạt động của các thành phần quản trị công ty trong các CTCP Việt Nam không phải là không có cơ sở, từ đó dẫn tới những e ngại từ phía ngƣời sử dụng báo cáo tài chính đƣợc công bố
2.2.2 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát 2.2.2.1 Hội đồng quản trị 2.2.2.1 Hội đồng quản trị
- Hội đồng quản trị chỉ tồn tại trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần.Trong đó, đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, tiếp đến là hội đồng quản trị. Theo Luật doanh nghiệp 2014, hội đồng quản trị có từ 3 – 11 thành viên, là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông
HĐQT tồn tại dƣới ba dạng: Thành viên HĐQT điều hành là ngƣời quản lý điều hành các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp; thành viên bên ngoài không điều hành - bao gồm hai dạng: thành viên không điều hành có liên quan và thành viên độc lập không điều hành. Thành viên không điều hành có liên quan là thành viên có thể là nhân viên công ty trƣớc đây, cũng có thể là ngƣời nắm giữ khối lƣợng lớn cổ phiếu của công ty, ngoài tiền thù lao họ còn nhận đƣợc những khoản lợi khác từ công ty. Thành viên độc lập không điều hành là thành viên không điều hành đồng thời phải đảm bảo sự độc lập. Khái niệm độc lập đƣợc xác định theo quy định của luật pháp của từng quốc gia. Ví dụ, Quy định của Sở giao dịch chứng khoán ở Mỹ, ở Anh theo quy tắc QTCT, ở Việt nam theo Thông tƣ 121/2012/TTBTC ngày 26/07/2012 về quy định về QTCT áp dụng cho công ty đại chúng.
- Xét về cấu trúc tổ chức, đứng đầu HĐQT là chủ tịch HĐQT. Các thành viên trong HĐQT có các dạng sau thành viên HĐQT điều hành, thành viên không điều hành có liên quan và thành viên độc lập không điều hành.
+ Chủ tịch HĐQT do HĐQT bầu ra chủ tịch HĐQT có nhiệm vụ lập chƣơng trình, kế hoạch hoạt động, thông qua, giám sát thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị (Luật Doanh nghiệp 2014). Theo Luật Doanh nghiệp cũng nhƣ TT 121/2012/TT-BTC ngày 26/7/2012 quy định hạn chế việc kiêm nhiệm vị trí chủ tịch HĐQT và giám đốc/tổng giám đốc điều hành trừ khi việc kiêm nhiệm này đƣợc phê chuẩn hàng năm tại đại hội đồng cổ đông thƣờng niên.
+ Thành viên hội đồng quản trị không điều hành là thành viên hội đồng quản trị không phải là giám đốc/tổng giám đốc, phó giám đốc/phó tổng giám đốc, kế toán trƣởng và những cán bộ quản lý khác đƣợc hội đồng quản trị bổ nhiệm (TT 121/2012/TT-BTC)
+ Thành viên hội đồng quản trị độc lập là thành viên hội đồng quản trị đáp ứng các điều kiện sau: là thành viên hội đồng quản trị không điều hành và không phải là ngƣời có liên quan với giám đốc (tổng giám đốc), phó giám đốc (phó tổng giám đốc), kế toán trƣởng và những cán bộ quản lý khác đƣợc hội đồng quản trị bổ nhiệm; Không phải là thành viên hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc), phó giám đốc (phó tổng giám đốc) của các công ty con, công ty liên kết, công ty do công ty đại chúng nắm quyền kiểm soát; Không phải là cổ đông lớn hoặc ngƣời đại diện của cổ đông lớn hoặc ngƣời có liên quan của cổ đông lớn của công ty; Không làm việc tại các tổ chức cung cấp dịch vụ tƣ vấn pháp luật, kiểm toán cho công ty trong hai (02) năm gần nhất; Không phải là đối tác hoặc ngƣời liên quan của đối tác có giá trị giao dịch hàng năm với công ty chiếm từ ba mƣơi phần trăm (30%) trở lên tổng doanh thu hoặc tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào của công ty trong hai (02) năm gần nhất.
- Các nghiên cứu trƣớc đây cho thấy HĐQT có ba vai trò chính: (a) chiến lƣợc: quá trình mà các thành viên HĐQT phải thực hiện là định hƣớng, tƣơng lai, tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp; (b) giám sát và kiểm soát ban điều hành và (c) thực hiện vai trò là cung cấp dịch vụ, đó là hổ trợ nhà quản lý đặc biệt là GĐ/TGĐ. Hầu hết các nghiên
cứu đều tập trung vào vai trò thứ hai đó là giám sát và kiểm soát. Trách nhiệm HĐQT là giám sát nhà quản lý những nội dung liên quan trong kế hoạch duy trì và cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ hƣớng đến quá trình lập và công bố thông tin BCTC.
- Về phƣơng thức hoạt động: HĐQT phải họp ít nhất 4 lần trong năm có nội dung về chiến lƣợc, kế hoạch phát triển, tình hình hoạt động, giám sát của công ty. Ngoài ra, còn phải tiến hành họp khi có đề nghị của một số thành viên theo quy định: đề nghị của ban kiểm soát hoặc thành viên độc lập; Có đề nghị của giám đốc hoặc tổng giám đốc hoặc ít nhất 05 ngƣời quản lý khác; Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên điều hành của hội đồng quản trị; Các trƣờng hợp khác do điều lệ công ty quy định..
2.2.2.2 Ban kiểm soát
- Ban kiểm soát là bộ phận trong công ty đƣợc lập ra nhằm giúp các cổ đông kiểm soát hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty.
- Cơ cấu
+ Ban kiểm soát thƣờng bao gồm: Trƣởng ban kiểm soát; thành viên ban kiểm soát chuyên trách; thành viên ban kiểm soát không chuyên trách.
+ Theo Luật doanh nghiệp 2015, ban kiểm soát có từ 03 đến 05 thành viên, trong đó trƣởng ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trƣờng hợp điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn.
+ Kiểm soát viên phải có tiêu chuẩn và điều kiện sau đây: không có mối quan hệ gần gũi ruột thịt với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác; Không đƣợc giữ các chức vụ quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc ngƣời lao động của công ty.
+ Ngoài ra, kiểm soát viên công ty cổ phần niêm yết, công ty do nhà nƣớc nắm giữ trên 50% vốn điều lệ phải là kiểm toán viên hoặc kế toán viên.
+ Theo TT 121/2012/TT-BTC ngày 26/7/2012, thành viên ban kiểm soát có thể không phải là cổ đông của công ty nhƣng phải là ngƣời có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm. Thành viên ban kiểm soát không phải là ngƣời trong bộ phận kế toán, tài chính của công ty và không phải là thành viên hay nhân viên của công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán các báo cáo tài chính của công ty. Trong ban kiểm soát có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. Trƣởng ban kiểm soát là ngƣời có chuyên môn về kế toán.
- Ban kiểm soát có các vai trò sau
+ Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty: Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thƣờng niên. Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của Công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
+ Kiểm tra bất thƣờng: Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đƣợc yêu cầu. Trong thời hạn mƣời lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề đƣợc yêu cầu kiểm tra đến hội đồng quản trị và cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu.
+ Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: Kiến nghị hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Khi phát hiện có thành viên hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông, tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của ngƣời quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với hội đồng quản trị, yêu cầu ngƣời có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
+ Có quyền tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty. Có quyền sử dụng tƣ vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của hội đồng quản trị trƣớc khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên đại hội đồng cổ đông. Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của luật này, điều lệ công ty và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
- Vậy, BKS có nhiệm vụ chủ yếu là giám sát hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. Các thành viên trong BKS không nhất thiết là cổ đông của công ty nhƣng phải là ngƣời có trình độ chuyện môn, kinh nghiệm, và có ít nhất một ngƣời là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. Ngoài ra, còn không đƣợc có mối quan hệ gia đình gần gũi với các thành viên trong hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác.