9. Bố cục của đề tài
3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND quận
Công cụ tra cứu tài liệu nó giúp cho việc tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ được dễ dàng và nhanh chóng nó còn giúp cho cơ quan lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu trong các kho lưu trữ. Thông qua các công cụ tra cứu tài liệu còn thống kê chính xác thành phần tài liệu trong các kho lưu trữ.
Với những tác dụng như trên, kho lưu trữ UBND một số quận đã lập được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, cách trình bày các nội dung thông tin từng hồ sơ trong quyển mục lục hồ sơ chưa đảm bảo được thống nhất và đầy đủ theo hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, dẫn tới việc tra tìm tài liệu không chính xác, mất nhiều thời gian của người yêu cầu khai thác.
Vì vậy, UBND các quận cần thống nhất xây dựng công cụ tra tìm tài liệu cả về nội dung và hình thức để dễ dàng sử dụng đạt mục đích phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả
3.2.4.1. Mục lục hồ sơ:
Phần 1: Bản kê tiêu đề các hồ sơ
Cặp/ hộp
số
Hồ sơ số
Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng
bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Thời hạn bảo quản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) … … … …
05 45 Hồ sơ khen thưởng
cho tập thể, cá nhân thuộc UBND quận năm 2010 15/3/2010- 23/12/2010 25 Vĩnh viễn … … … … Phần 2: Công cụ tra tìm
Tờ nhan đề (còn gọi là tờ đầu) gồm những nội dung sau: Tên cơ quan lưu trữ; tên phông; số phông; số mục lục (ghi theo bản thống kê toàn bộ mục lục của từng phông trong kho lưu trữ)
Tên gọi của mục lục: viết MLHS của năm hoặc đơn vị tổ chức, thời gian bắt đầu và kết thúc cua tài liệu trong mục lục)
Lời nói đầu của mục lục tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, kết cấu các phần chính của bản ML, nội dung chủ yếu của bản ML
101 Bản chỉ dẫn những chữ viết tắt: Thống kê các chữ viết tắt đã dùng trong MLHS, các chữ viết tắt được sắp xếp theo vần chữ cái.
Bản chỉ dẫn tên các sự vật, địa dư hoặc tên người.
Phần tổng kết mục lục: Sau bản kê các hồ sơ là phần tổng kết mục lục, tức là thông tin về số lượng hồ sơ trong mục lục. Phần tổng kết mục lục ghi ở cuối mục lục, trong đó nêu số lượng của bản mục lục, số lượng hồ sơ trong mục lục, thời gian làm mục lục, họ và tên người soạn mục lục.
Mục lục được đánh bằng máy tính, chế bản điện tử và đóng thành quyển. Trong một phông MLHS bảo quản vĩnh viễn lập riêng, hồ sơ có thời hạn bảo quản lập riêng, tài liệu hết giá trị lập mục lục riêng.
Để đạt được tác dụng của mục lục hồ sơ trong vai trò là giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ sơ. Ngoài ra UBND quận cần xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ về lượng và chất cho lưu trữ UBND quận như cần xây dựng mục lục hồ sơ chuyên để theo chức năng quản lý nhà nước tại địa phương.
3.2.4.2. Xây dựng mục lục hồ sơ chuyên đề theo các ngành/ lĩnh vực hoạt động của UBND cấp quận
Trong đó tích hợp tài liệu được sản sinh trong quá tình hoạt động của các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận phục vụ các nội dung của QLNN chẳng hạn như: Mục lục về công tác xây dựng, quản lý và phát triển đô thị; giáo dục đào tạo; Y tế- xã hội; Khoa học công nghệ và môi trường; Quốc phòng – An ninh – Trật tự và an toàn xã hội; dân tộc- tôn giáo…
VD: Mục lục hồ sơ về công tác xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
Stt Thời gian của tài liệu
Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi chú
(1) (2) (3) (5) (7) … … I. CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN, BẦU CỬ … … … 20/01/2010- 15/12/2010
Tập tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn chung của cơ quan trung ương, của thành phố về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử.
F.1 ML.3 HS. 3021
102
Stt Thời gian của tài liệu
Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi chú
của quận chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử ở quận
… … Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo
về công tác xây dựng, củng cố, bảo vệ chính quyền và bầu cử của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Hồ sơ về xây dựng mô hình chính quyền
điển hình cấp phường
…
… … Hồ sơ về tổ chức bầu cử đại biểu Quốc
hội, HĐND các cấp ở quận
…
… … Hồ sơ về hội nghị tổng kết và hội nghị
chuyên đề về công tác xây dựng chính quyền, bầu cử của quận
…
… … III. CÔNG TÁC TỔ CHỨC …
… … Tập tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan
trung ương, của thành phố về công tác tổ chức ở địa phương
…
… … Tập tài liệu quy hoạch, kế hoạch công tác
tổ chức của UBND quận
…
… … Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo
tổng kết về tổ chức của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Hồ sơ về thành lập, giải thể, hợp nhất,
chia tách, đổi tên, sắp xếp lại tổ chức bộ máy của UBND quận ; các cơ quan chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận
…
… … Hồ sơ về hội nghị tổng kết và hội nghị
chuyên đề về công tác tổ chức do UBND quận chủ trì
…
… … III. CÔNG TÁC CÁN BỘ …
… … Tập tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan
trung ương, của thành phố về công tác cán bộ ở địa phương
…
… … Tập văn bản của cơ quan cấp thành phố,
của quận chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về công tác cán bộ
…
… … Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo
tổng kết về công tác cán bộ của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc
diện UBND quận quản lý
…
… … Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn
chức danh công chức của UBND quận
…
… … Hồ sơ, tài liệu về đánh giá cán bộ thuộc
diện UBND quận quản lý
…
… … Hồ sơ, tài liệu về chỉ tiêu biên chế và tình
hình thực hiện bên chế hàng năm của UBND quận
…
… … Hồ sơ xây dựng chương trình, kế hoạch
đào tạo cán bộ của quận
…
… … Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân
chuyển, điều động cán bộ lãnh đạo,
103
Stt Thời gian của tài liệu
Tiêu đề hồ sơ/tài liệu Số lưu trữ Ghi chú
chuyên viên thuộc quận quản lý
… … Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển
ngạch công chức, viên chức thuộc thẩm quyền của UBND quận
…
… … Hồ sơ về thi đua, khen thưởng ký luật cán
bộ
…
… … Hồ sơ về thực hiện các chế độ về lao
động, tiền lương, an toàn lao động thuộc thẩm quyền của UBND quận
…
… … IV. CÔNG TÁC ĐỊA GIỚI HÀNH
CHÍNH
…
… … Tập tài liệu chỉ đạo chung của cơ quan
trung ương, của thành phố về công tác địa giới hành chính ở địa phương
…
… … Tập văn bản của cơ quan cấp thành phố,
của quận chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp về công tác địa giới hành chính
…
… … Hồ sơ về chương trình, kế hoạch, báo cáo
tổng kết về công tác địa giới hành chính của quận hàng năm, 9 tháng, 6 tháng, quý
…
… … Đề án thành lập mới, nhập, chia điều
chỉnh địa giới hành chính quận do UBND quận lập
…
… … Hồ sơ về xây dựng đề án phân vạch, điều
chỉnh địa giới hành chính quận, phường trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
…
… … Hồ sơ, bản đồ địa giới hành chính cấp
quận
…
… … Hồ sơ về việc đặt tên, đổi tên phường,
đường phố, công trình công cộng
…
… … … …
Phải có sự liên thông giữa các phòng, ban thuộc UBND quận với nhau vì mặc dù khối lượng tài liệu ở mỗi đơn vị là khác nhau nhưng giữa chúng có mối quan hệ với nhau về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hoạt động. Nếu biết kết hợp giữa sử dụng tài liệu lưu trữ và khai thác thông tin có trong tài liệu lưu trữ thì bạn đọc sẽ có cái nhìn sâu sắc hơn về giá trị của tài liệu lưu trữ, giải quyết vấn đề triệt để hơn.
Có thể nói đây là công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ phát huy hết được mọi giá trị của tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận bởi sự liên kết giữa các đơn vị thuộc quận và kho lưu trữ UBND quận là “mắt xích” kết nối thông tin phục vụ đông đảo độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Từ đó phát huy được ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với các cán bộ, công chức trong cơ quan, tăng cường vai trò của lưu trữ.
104 Tiểu kết chương 3
Tài liệu lưu trữ UBND quận có nội dung, thành phần phong phú, đa dạng, hoàn toàn có thể phục vụ đắc lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý, hoạt động nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng của cá nhân. Từ trước tới nay, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ UBND quận còn chưa tương xứng với tiềm năng vốn có của nó. Để giúp hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu UBND quận đạt kết quả cao hơn nữa, trong thời gian tới, cần có sự điều chỉnh từ các đối tượng có liên qna như. Đối với các cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ… có trách nhiệm giải quyết các vấn đề mang tính chất vĩ mô như quy định, định hướng những vấn đề có liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với UBND quận mà trực tiếp là Phòng Nội vụ là đơn vị trực quản lý tiếp về công tác có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn sát sao trong công tác tục thu thập tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; nghiên cứu đề xuất các biện pháp cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; đa dạng hóa và hiện đại hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các đơn vị thuộc UBND quận cần lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn cũng như thường xuyên khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hơn nữa khi giải quyết công việc. Với tư cách là đối tượng sử dụng sản phẩm của công tác lưu trữ, cần tìm hiểu nhiều hơn về giá trị tài liệu lưu trữ UBND quận để có định hướng trong việc khai thác tài liệu tốt hơn cũng như cần thiết lập mối quan hệ hợp tác với lưu trữ UBND quận để thuận lợi hơn khi khai thác, sử dụng tài liệu. Mỗi đối tượng trên có nhu cầu khác nhau vì vậy để thực hiện tốt công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu mỗi đối tượng cần thực hiện nhiệm vụ của mình theo quy định của cơ quan quản lý tài liệu.
105 KẾT LUẬN
Ngày nay, công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đang đặt ra những đòi hỏi to lớn đối với công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ cần được đưa ra phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu của xã hội. Gắn với thực tiễn, với đời sống xã hội và phục vụ có hiệu quả nhất các yêu cầu của xã hội là mục đích cao nhất, là đảm bảo sống còn của công tác lưu trữ. Do đó, thông tin ngày càng trở lên quan trọng đối với đời sống xã hội. Thông tin là yếu tố quyết định đến sự thành bại trong hoạt động của mỗi cơ quan nói chung đặc biệt là công tác quản lý nhà nước tại địa phương ở mỗi UBND quận đồng thời nó cũng là yếu tố duy trì hoạt của cơ quan. Bởi vậy, hầu hết UBND quận đều có nhu cầu được cung cấp thông tin một cách thường xuyên, liên tục. Thông tin đến với mỗi cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó thông tin trong TLLT là nguồn thông tin đáng tin cậy nhất, quan trọng nhất đối với hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương. Muốn vậy, các cơ quan lưu trữ cần quan tâm mở rộng tính công khai đối với tài liệu lưu trữ, mở cửa hơn nữa các lưu trữ ; cải tiến các thủ tục hành chính đối với người có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu; đa dạng hóa các hình thức khai thác để mọi cơ quan, tổ chức và cá nhân được quyền sử dụng và sử dụng thuận lợi nhất, hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để tìm kiếm những thông tin quá khứ có giá trị không phải là một vấn đề mới. Nhưng nó không phải là vấn để lỗi thời. Bởi đến nay, công tác này vẫn tồn tại những hạn chế, đòi hỏi cần có sự nghiên cứu để đưa ra những giải pháp khắc phục. Qua khảo sát thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận thuộc thành phố Hà Nội chúng tôi nhận thấy công tác này được UBND quận thực hiện bước đầu đã đạt được những thành tựu nhất định. Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận vẫn còn tồn tại một số hạn chế làm giảm đi hiệu quả sử dụng TLLT tại UBND cấp quận.
Lựa chọn đề tài tìm hiểu công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại một số UBND quận thuộc thành phố Hà Nội, chúng tôi hy vọng rằng những nhận xét, kiến nghị của mình góp phần giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng TLLT tại UBND quận trong thời gian tới sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Đồng thời, qua thời gian khảo sát tại UBND quận cũng giúp chúng tôi có cái nhìn đầy đủ hơn về công tác lưu trữ, giá trị của TLLT.
106 Qua kết quả nghiên cứu của đề tài, chúng tôi hy vọng luận văn này góp phần vào việc tuyên truyền, giới thiệu TLLT đang được bảo quản tại UBND quận thuộc thành phố Hà Nội, giúp cho lãnh đạo, cán bộ UBND quận, độc giả biết đến và hiểu hơn về giá trị, ý nghĩa TLLT sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND quận. Trong tương lai gần, lưu trữ sẽ trở thành địa chỉ tin cậy và có mối liên hệ mật thiết với các cơ quan, tổ chức và đông đảo các đối tượng độc giả, là cầu nối giữa quá khứ với hiện tại.
107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm
(1990) Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp
Hà Nội.
2. Phạm Thị Chung (2002) Nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Bộ Giáo dục và Đào tạo. Luận văn Thạc sĩ khoa học. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng –Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội. 3. Chỉ thị: 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
4. Công văn số: 1133/SNV-CCVTLT ngày 08/6/2015 của Sở Nội Vụ về việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
5. Giáo trình (1996) Quản lý hành chính nhà nước, NXB Học viện Hành chính
Quốc gia.
6. Bùi Thị Hà (2006) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở Trung tâm lưu
trữ thành phố Hà Nội phục vụ công tác quản lý đô thị. Khóa luận tốt nghiệp. Tư liệu