9. Bố cục của đề tài
3.1.9.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
tài liệu lưu trữ ở UBND quận
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của nhân loại. Trong đó, hệ thống thông tin điện tử được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất nhờ tính thông dụng trong việc giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu việt của các phần mềm ứng dụng về quản lý hồ sơ, tài liệu.
Qua kết quả khảo sát ở chương II cho thấy hầu hết các UBND quận vẫn chủ yếu khai thác hồ sơ, tài liệu bằng phương pháp truyền thống tức là tra cứu bằng mục lục hồ sơ và mở trực tiếp từng hồ sơ được lưu trữ tại kho lưu trữ UBND quận. Việc tra cứu tài liệu trực tiếp đang tiềm ẩn những nguy cơ làm hư hại hoặc thất thoát hồ sơ gốc. Mặc dù trong thời gian qua có một số quận đã nghiên cứu, sử dụng phần mềm ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ. Tuy nhiên, các phần mềm này mới đang chú trọng cho công tác văn thư như: Quản lý văn bản đi, đến để thay thế cho việc đăng ký, tra tìm văn bản bằng sổ còn về phần công tác lưu trữ gần như chưa có phần mềm nào được áp dụng tại UBND quận. Vì vậy vấn đề đặt ra cần thiết kế một phần mềm để phục vụ cho công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Xây dựng công cụ tra cứu hiện đại - Quản lý công tác lưu trữ
95 - Phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Khả năng chứa dữ liệu là không có giới hạn, cho phép tra tìm tài liệu một cách linh hoạt và đáp ứng được các câu hỏi chi tiết, thời gian trả lời nhanh chóng, khả năng tiếp cận từ xa)
Để công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ít tốn kém, đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác thông tin tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, công việc đầu tiên UBND quận cần phải làm là:
Thứ nhất: Hồ sơ, tài liệu hình thành trong xử lý công việc của từng cá nhân phải
được phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuyệt đối không tự
ý xóa hoặc thay đổi thông tin của tài liệu.
Thứ hai: Hàng năm tiến hành đánh giá, xử lý chất lượng các hồ sơ, tài liệu điện tử
đến hạn nộp lưu sẽ được chuyển giao đầy đủ cho cơ quan phụ trách lưu trữ phân loại, lập mã số điện tử bảo quản trong hệ thống lưu trữ điện tử. Như vậy chúng ta sẽ giảm đi công đoạn tốn kém số hóa từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử.
Thứ ba: Vấn đề triển khai thực hiện, để công tác này có hiệu quả, cần có sự quan
tâm của lãnh đạo UBND quận và trách nhiệm của cán bộ, công chức về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ (trong hệ thống quản lý chất lượng ISO ở cơ quan hành chính nhà nước) bằng cách xây dựng quy chế về quản lý tài liệu điện tử trong đơn vị, phân cấp một cách cụ thể trách nhiệm và quyền hạn xử lý, tiếp cận hồ sơ, tài liệu điện tử. Các tài liệu điện tử của mỗi cá nhân phải được lập hồ sơ công việc một cách rõ ràng dưới sự hỗ trợ của phần mềm ứng dụng (Ví dụ phần mềm hồ sơ công việc).
Thứ tư: Một yếu tố nữa quyết định chất lượng, hiệu quả của việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là sự hỗ trợ đắc lực và phối hợp chặt chẽ của các kỹ sư tin học.
Để xây dựng hệ thống tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp, cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực của các lãnh đạo UBND quận và ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức đối với tài liệu lưu trữ nhằm từng bước đưa công tác này theo hướng hiện đại.
3.2. Các giải pháp quan trọng và cần thiết :
3.2.1. Chủ động đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận tại UBND quận
96 Để đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điều quan trọng nhất chúng ta cần quan tâm đến đối tượng độc giả, các kho lưu trữ có thể tiếp nhận yêu cầu và phục vụ nhiều đối tượng khác nhau do vậy về hình thức khai thác đối với từng độc giả sẽ có sự khác biệt. Như đã trình bày ở trên, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ áp dụng tại UBND cấp quận chủ yếu gồm: Phòng đọc, sao chụp, đề nghị cung cấp thông tin bằng văn bản theo yêu cầu. Các hình thức trên chưa mang tính chủ động cao, cơ quan lưu trữ chưa giới thiệu được nội dung, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đến với độc giả của UBND quận. Trong thời gian tới lưu trữ UBND quận cần khắc phục hạn chế trên để đưa lưu trữ đến gấn hơn với cán bộ, công chức của UBND quận, đó là những người hiểu và rất cần đến tài liệu lưu trữ trong quá trình giải quyết công việc của họ. Nếu các thông tin từ tài liệu lưu trữ được trích nguồn đầy đủ, chi tiết cũng là cách để giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các thủ trưởng cơ quan. Từ đó sẽ có sự tương tác ngược trở lại có ích cho lưu trữ, lưu trữ sẽ được quan tâm và đầu tư thích đáng nếu có hiệu quả đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương trược tiếp là thông tin trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Lưu trữ UBND quận cần xây
dựng thêm các hình thức khai thác, sử dụng mang tính chủ động hơn như:
Thứ nhất: Tăng cường thông báo giới thiệu về nội dung, thành phần tài liệu
được bảo quản trong kho lưu trữ qua mạng nội bộ của cơ quan hoặc thông báo trên website của cơ quan. Đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chất thông tin chủ động nhằm giúp cho độc giả nắm được những tài liệu có giá trị trong kho lưu trữ để sử dụng vào hoạt động quản lý.
Thứ hai: Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng internet: trong thời đại
bùng nổ thông tin hiện nay cùng với những tiện ích kết nối mà công nghệ thông tin đem lại thì việc sử dụng internet như một công cụ truền thông được các cơ quan chú trọng. Việc áp dụng các hình thức cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Đối với tài liệu của UBND quận đặc thù là hoạt động về các lĩnh vực như : kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục...vì vậy lưu trữ cơ quan cần coi internet là một phương tiện kết nối nhu cầu cung cấp thông tin cho độc giả. Chúng ta không thể đăng cụ thể nội dung, thành phần tài liệu lên mạng nhưng có thể đăng các bài viết về công tác lưu trữ và những lợi ích mà tài liệu lưu trữ đem lại, mọi người quan tâm sẽ trực tiếp đến kho lưu trữ để tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ.
97 Ngoài ra còn có hình thức xây dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề TLLT cũng là một hình thức chủ động phát huy giá trị TLLT. Giá trị thông tin, hình ảnh và âm thanh từ các loại tài liệu lưu trữ đặc biệt là tài liệu lưu trữ nghe nhìn nếu được nghiên cứu xây dựng theo chuyên đề nhất định sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
VD: Hướng tới kỷ niệm 10 năm thành lập quận và chào mừng Đại hội đại biểu Đảng bộ quận Tây Hồ lần thứ III. Quận ủy, HĐND, UBND quận biên soạn và xuất bản tài liệu quản ‘Quận Tây Hồ 10 năm xây dựng và phát triển” nhằm giới thiệu những thành tích, những chuyển biến của Quận trên tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước tại địa phương.
Như vậy, có rất nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mà cơ quan có thể áp dụng được. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Vì vậy, lưu trữ UBND quận cần phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của cơ quan để áp dụng các hình thức cho phù hợp, hình thức này hỗ trợ cho hình thức kia, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của tài liệu lưu trữ.
3.2.2. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận
Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận nếu quy trình rõ ràng cụ thể chỉ dẫn độc giả và cán bộ phục vụ các bước theo trình tự nó sẽ phản kết quả của việc khai thác một cách hiệu quả nhất.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khai thác tài liệu
Cán bộ phục vụ khai thác: tiếp nhận yêu cầu khai thác, kiểm tra thủ tục, cung cấp đầy đủ biểu mẫu cho người khai thác, đăng ký yêu cầu khai thác vào sổ đăng ký, theo dõi các yêu cầu khai thác tài liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu, lập danh mục tài liệu
Cán bộ phục vụ khai thác: Căn cứ nội dung yêu cầu khai thác, dựa vào công cụ tra cứu (MLHS, CSDL) chuẩn bị tài liệu và lập DMTL theo yêu cầu.
Mục lục tài liệu phục vụ khai thác: thống kê đầy đủ, rõ ràng, chính xác tên phông, số thứ tự hồ sơ, tên hồ sơ, tên tài liệu, số và ký hiệu, thời gian, tên loại và trích
98 yếu nội dung, số trang, độ mật và tình trạng vật lý của tài liệu; danh mục phải đúng với yêu cầu khai thác của độc giả.
Bước 3: Trình duyệt danh mục tài liệu (DMTL):
Cán bộ lưu trữ: Trình DMTL kèm phiếu yêu cầu khai thác và tờ trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt (Chánh Văn phòng).
Tờ trình ghi rõ tài liệu nào trong danh mục được phục vụ, không được phục vụ và hình thức phục vụ khai thác (đọc, mượn, sao chụp, trả lời công văn theo yêu cầu ...)
Bước 4: Xuất tài liệu khải kho lưu trữ và nhận tài liệu để phục vụ:
Căn cứ DMTL đã được lãnh đạo phê duyệt: cán bộ lưu trữ xuất tài liệu ra khỏi kho và phục vụ độc giả.
Khi xuất tài liệu đăng ký vào sổ xuất tài liệu. Khi giao nhận tài liệu ký nhận đầy đủ.
Tài liệu rút khỏi hồ sơ hoặc cặp ba dây cần đặt phiếu thay thế vào vị trí tài liệu đã rút.
Bước 5: Phục vụ độc giả
Cán bộ lưu trữ trực tiếp xuất tài liệu trong kho để phục vụ độc giả. Khi giao tài liệu phải đăng ký vào sổ xuất tài liệu, và phải có ký nhận đầy đủ.
Tại phòng đọc: đăng ký tài liệu phục vụ hàng ngày vào sổ phục vụ tài liệu, ký giao nhận tài liệu hàng ngày.
Khi cho mượn tài liệu: Đăng ký vào sổ cho mượn tài liệu thống kê đầy đủ nội dung các cột mục trong sổ; giao nhận tài liệu cho mượn phải ký nhận, ký trả.
Bước 6: Trả tài liệu vào kho
Tài liệu phục vụ xong phải được trả ngay, trả đúng vị trí vào kho lưu trữ Khi tài liệu đã được trả vào kho, phiếu thay thế sẽ được loại hủy
Bước 7: Lập và lưu hồ sơ độc giả.
Khi đã hoàn tất các bước trên, cán bộ lưu trữ lập hồ sơ khai thác gồm phiếu yêu cầu khai thác hoặc công văn, giấy giới thiệu, danh mục tài liệu đã được duyệt cho khai thác, danh mục tài liệu sao đã được duyệt...
99
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống phương tiện theo dõi, quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận
Trong bất kỳ lưu trữ cơ quan nào cũng cần có những phương tiện theo dõi kết quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Những kết quả theo dõi được sẽ giúp cho bộ phận lưu trữ phân tích được tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong mỗi năm, nhu cầu và
đối tượng sử dụng tài liệu. Hiện nay các quận đã có sổ theo dõi khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ như UBND quận Tây Hồ, sổ theo dõi mượn trả tài liệu lưu trữ như ở UBND quận Cầu Giấy... nhưng những thông tin trong sổ không thống nhất về nội dung và hình thức: hình thức đánh máy, hoặc tự kẻ bằng tay ...mang tính chất ‘mạnh ai người ấy làm” vì vậy dẫn đến việc hàng năm không thống kê được đầy đủ những thông tin cần thiết như: Số lượt hồ sơ được đưa ra khai thác, đối tượng khai thác là ai? Mục đích khai thác là gì?, loại hình tài liệu được khai thác...dẫn đến việc khó khăn cho xây dựng kế hoạch phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại UBND quận (phụ lục 8 ảnh
5,6,7).
Để có cơ sở đánh giá và quản lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và giữ lại đầy đủ các đơn yêu cầu khai thác của độc giả. Qua sổ theo dõi khai thác tài liệu, lưu trữ UBND quận sẽ thống kê được trên thực tế hàng năm có bao nhiêu lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức: Phòng đọc, cho mượn tài liệu, sao tài liệu lưu trữ, chứng thực tài liệu lưu trữ...số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả, hình thức nào được áp dụng nhiều nhất, loại hình tài liệu nào được khai thác nhiều nhất, các mục đích khai thác, sử dụng của độc giả tại lưu trữ UBND quận để từ đó cơ quan có căn cứ lập kế hoạch phục vụ độc giả ngày một tốt hơn đạt hiệu quả cao hơn. Cần phải xây dựng mẫu sổ quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận.
Mẫu sổ như sau:
Stt Ngày tháng khai thác, sử dụng tài liệu Ngày, tháng trả tài liệu Họ và tên Chức vụ Đơn vị công tác Địa chỉ Mục đích nghiên cứu tài liệu Tên hồ sơ, tài liệu
Loại hình tài liệu Hình thức khai thác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
100 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND quận
Công cụ tra cứu tài liệu nó giúp cho việc tra tìm thông tin trong tài liệu lưu trữ được dễ dàng và nhanh chóng nó còn giúp cho cơ quan lưu trữ quản lý chặt chẽ tài liệu trong các kho lưu trữ. Thông qua các công cụ tra cứu tài liệu còn thống kê chính xác thành phần tài liệu trong các kho lưu trữ.
Với những tác dụng như trên, kho lưu trữ UBND một số quận đã lập được công cụ tra cứu là mục lục hồ sơ để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, cách trình bày các nội dung thông tin từng hồ sơ trong quyển mục lục hồ sơ chưa đảm bảo được thống nhất và đầy đủ theo hướng dẫn của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, dẫn tới việc tra tìm tài liệu không chính xác, mất nhiều thời gian của người yêu cầu khai thác.
Vì vậy, UBND các quận cần thống nhất xây dựng công cụ tra tìm tài liệu cả về nội dung và hình thức để dễ dàng sử dụng đạt mục đích phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả
3.2.4.1. Mục lục hồ sơ:
Phần 1: Bản kê tiêu đề các hồ sơ
Cặp/ hộp
số
Hồ sơ số
Tiêu đề hồ sơ Ngày, tháng
bắt đầu và kết thúc Số lượng tờ Thời hạn bảo quản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) … … … …
05 45 Hồ sơ khen thưởng
cho tập thể, cá nhân thuộc UBND quận năm 2010 15/3/2010- 23/12/2010 25 Vĩnh viễn … … … … Phần 2: Công cụ tra tìm
Tờ nhan đề (còn gọi là tờ đầu) gồm những nội dung sau: Tên cơ quan lưu trữ; tên phông; số phông; số mục lục (ghi theo bản thống kê toàn bộ mục lục của từng phông trong kho lưu trữ)
Tên gọi của mục lục: viết MLHS của năm hoặc đơn vị tổ chức, thời gian bắt