9. Bố cục của đề tài
3.2.1.Chủ động đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tạ
96 Để đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điều quan trọng nhất chúng ta cần quan tâm đến đối tượng độc giả, các kho lưu trữ có thể tiếp nhận yêu cầu và phục vụ nhiều đối tượng khác nhau do vậy về hình thức khai thác đối với từng độc giả sẽ có sự khác biệt. Như đã trình bày ở trên, các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ áp dụng tại UBND cấp quận chủ yếu gồm: Phòng đọc, sao chụp, đề nghị cung cấp thông tin bằng văn bản theo yêu cầu. Các hình thức trên chưa mang tính chủ động cao, cơ quan lưu trữ chưa giới thiệu được nội dung, thành phần và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đến với độc giả của UBND quận. Trong thời gian tới lưu trữ UBND quận cần khắc phục hạn chế trên để đưa lưu trữ đến gấn hơn với cán bộ, công chức của UBND quận, đó là những người hiểu và rất cần đến tài liệu lưu trữ trong quá trình giải quyết công việc của họ. Nếu các thông tin từ tài liệu lưu trữ được trích nguồn đầy đủ, chi tiết cũng là cách để giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các thủ trưởng cơ quan. Từ đó sẽ có sự tương tác ngược trở lại có ích cho lưu trữ, lưu trữ sẽ được quan tâm và đầu tư thích đáng nếu có hiệu quả đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương trược tiếp là thông tin trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Lưu trữ UBND quận cần xây
dựng thêm các hình thức khai thác, sử dụng mang tính chủ động hơn như:
Thứ nhất: Tăng cường thông báo giới thiệu về nội dung, thành phần tài liệu
được bảo quản trong kho lưu trữ qua mạng nội bộ của cơ quan hoặc thông báo trên website của cơ quan. Đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chất thông tin chủ động nhằm giúp cho độc giả nắm được những tài liệu có giá trị trong kho lưu trữ để sử dụng vào hoạt động quản lý.
Thứ hai: Cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng internet: trong thời đại
bùng nổ thông tin hiện nay cùng với những tiện ích kết nối mà công nghệ thông tin đem lại thì việc sử dụng internet như một công cụ truền thông được các cơ quan chú trọng. Việc áp dụng các hình thức cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua mạng sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Đối với tài liệu của UBND quận đặc thù là hoạt động về các lĩnh vực như : kinh tế, chính trị, văn hóa, giáo dục...vì vậy lưu trữ cơ quan cần coi internet là một phương tiện kết nối nhu cầu cung cấp thông tin cho độc giả. Chúng ta không thể đăng cụ thể nội dung, thành phần tài liệu lên mạng nhưng có thể đăng các bài viết về công tác lưu trữ và những lợi ích mà tài liệu lưu trữ đem lại, mọi người quan tâm sẽ trực tiếp đến kho lưu trữ để tiếp cận, khai thác tài liệu lưu trữ.
97 Ngoài ra còn có hình thức xây dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề TLLT cũng là một hình thức chủ động phát huy giá trị TLLT. Giá trị thông tin, hình ảnh và âm thanh từ các loại tài liệu lưu trữ đặc biệt là tài liệu lưu trữ nghe nhìn nếu được nghiên cứu xây dựng theo chuyên đề nhất định sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
VD: Hướng tới kỷ niệm 10 năm thành lập quận và chào mừng Đại hội đại biểu Đảng bộ quận Tây Hồ lần thứ III. Quận ủy, HĐND, UBND quận biên soạn và xuất bản tài liệu quản ‘Quận Tây Hồ 10 năm xây dựng và phát triển” nhằm giới thiệu những thành tích, những chuyển biến của Quận trên tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước tại địa phương.
Như vậy, có rất nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mà cơ quan có thể áp dụng được. Mỗi hình thức đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Vì vậy, lưu trữ UBND quận cần phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của cơ quan để áp dụng các hình thức cho phù hợp, hình thức này hỗ trợ cho hình thức kia, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của tài liệu lưu trữ.