9. Bố cục của đề tài
3.1.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
tài liệu lưu trữ phù hợp với tình hình thực tiễn của UBND cấp quận
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hướng đến mục đích phục vụ nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công việc này cần phải đáp ứng các yêu cầu bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Ngoài ra trong quá tình thực hiện nghiệp vụ này, các lưu trữ cũng cần thuân theo nguyên tắc quản lý chặt chẽ tài liệu và bảo vệ bí mật thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận mới chỉ nằm rải rác trong một số văn bản như: Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND cấp quận, hoặc ở nội quy khai thác tài liệu lưu trữ, quy định việc tra tìm, khai thác, sử dụng, hồ sơ tại kho lưu trữ UBND quận.
Những quy định về khai thác, sử dụng tài liệu trong các văn bản này còn rất sơ sài, chưa đầy đủ như: quy định được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ rộng rãi, tài liệu bí mật, tài liệu hạn chế sử dụng là những tài liệu nào thì chưa đưa vào mục lục hồ sơ, tài liệu sau bao nhiêu năm mới được đưa ra khai thác, sử dụng...
Do đó việc xây dựng văn bản quy định về khai thác, sử dụng tài liệu là rất cần thiết. UBND quận cần căn cứ trên các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ như Luật lưu trữ 2011, quy định về tổ chức khai thác sử dụng tại các lưu trữ tại cấp quận như sau:
- Quy định thẩm quyền phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; - Quy định các hình thức khai thác sử dụng tài liệu và quy trình thực hiện; - Quy định về trách nhiệm đối với người phục vụ khai thác tài liệu;
82 - Quy định về trách nhiệm đối với người đến khai thác, sử dụng tài liệu;
- Mẫu hóa một số văn bản như: đơn đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu; hoàn thiện sổ sách theo dõi tình hình khai thác, sử dụng sổ thống kê tình hình khai thác, sử dụng tài liệu; số lượt tài liệu được khai thác; mục đích khai thác, loại hình tài liệu được khai thác nhiều nhất...có tập hợp được tất cả các yếu tố thông tin như trên thì việc theo dõi, thống kê, tổng kết công tác này mới chính xác. Từ đó có những giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt công tác quản lý nhà nước tại địa phương đạt hiệu quả cao.