9. Bố cục của đề tài
3.1.5.Bảo quản, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ UBND quận
Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên… đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, bảo quản tài liệu không hợp lý,... đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ là một nội dụng rất quan trọng trong hoạt động lưu trữ. Với tầm quan trọng như vậy đặt ra yêu cầu đối với các cơ quan lưu trữ nói chung và UBND cấp quận nói riêng phải áp dụng triệt để các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Không chỉ bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ mà lưu trữ UBND quận đặc biệt cần chú trọng tới việc sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, điều này giúp cho kho lưu trữ tiết kiệm được diện tích kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu có giá trị
phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.
Thứ nhất: Cán bộ lưu trữ phải nắm rõ và thiết lập được thông tin về khối tài liệu
có trong kho để bố trí vị trí sắp xếp tài liệu hợp lý như: tên phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, loại hình tài liệu, số lượng (tính bằng mét giá tài liệu), tài liệu rời lẻ hay tài liệu đã lập hồ sơ hoàn chỉnh… Đây là điều quan trọng, mang tính quyết định để lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp. Dựa vào các thông tin về tài liệu, sẽ biết được những tài liệu nào thường xuyên khai thác, sử dụng, những tài liệu nào ít được khai thác, sử dụng để bố trí các vị trí thuận lợi.
89
Thứ hai: Sắp xếp các giá tài liệu trong kho hợp lý. Hiện nay, hầu hết kho lưu trữ
UBND quận đều sử dụng giá cố định, vì thế để thuận lợi cho việc sắp xếp tài liệu, lấy tài liệu để phục vụ khai thác, sử dụng…giữa các giá tài liệu nhất định phải có một khoảng cách tương đối để làm lối đi (phụ thuộc vào diện tích kho để bố trí khoảng cách giữa các giá nhưng ít nhất là 0,5m). Với giá chỉ để tài liệu được một mặt trước, chúng ta nên xếp mặt sau của 02 giá sát vào nhau để tiết kiệm diện tích kho.
Thứ ba: sắp xếp tài liệu lên giá theo các nguyên tắc được quy định. Nguyên
tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
Thứ tư: đặt tên cho các giá đựng tài liệu. Để thuận lợi cho việc tra tìm, trên
mỗi giá tài liệu phải có tên hoặc ký hiệu. Tên các giá tài liệu này chính là tên Phông hoặc tên khối tài liệu hoặc đặc trưng nào đó của khối tài liệu dễ “nhận biết” nhất và số thứ tự của giá tài liệu để cố định trật tự của giá trong kho và cố định vị trí của từng khối tài liệu.
Thứ năm: thường xuyên giải phóng diện tích kho lưu trữ. Như chúng ta đã
biết, diện tích của một kho lưu trữ là cố định, trong khi định kỳ hàng năm, tài liệu luôn được giao nộp, thu thập để đưa vào lưu giữ, bảo quản trong kho. Do đó, không một kho lưu trữ nào có thể chứa hết tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác nên việc giải phóng diện tích kho là rất cần thiết. Vì vậy, UBND quận phải thường xuyên thực hiện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định và tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Việc giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử (Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố) và tiêu hủy tài liệu hết giá trị (tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, photocopy, tài liệu hết thời hạn bảo quản…) vừa giúp giải phóng diện tích kho vừa giúp bảo quản tốt tài liệu có giá trị và quản lý tài liệu hiệu quả.