9. Bố cục của đề tài
3.1.2.Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ
3.1.2.1.Về chuyên môn của cán bộ lưu trữ
Những biện pháp nâng cao nhận thức cán bộ cơ quan về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở trên có được thực hiện tốt hay không phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ. Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong mọi hoạt động, điều này không ngoại lệ đối với công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT. Bởi công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là công tác mang tính chất khoa học, để công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND cấp quận phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, có phẩm chất, đạo đức tốt, cởi mở, niềm nở, chân thành, tận tuy phục vụ độc giả và phải có kiến thức tổng hợp về lịch sử cùng với các lĩnh vực khác của đời sống xã hội.
Qua khảo sát thực tế và sử dụng phiếu khảo sát đồng thời căn cứ vào bảng tổng hợp báo cáo tình hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp quận, huyện ban hành kèm theo công văn số : 2479/SNV-CCVTLT ngày 16/9/2014 của Sở Nội vụ chúng tôi tổng hợp được số liệu về việc bố trí công chức, viên chức tại lưu trữ quận huyện như sau :
Chuyên trách : 19 Kiêm nhiệm : 8 Hợp đồng : 3
Trình độ của công chức, viên chức : Đại học : 15
Cao đẳng : 7 Trung cấp : 8
Trong đó UBND quận bố công chức, viên chức làm lưu trữ được thống kê dựa trên phiếu khảo sát thực tế tại UBND quận như sau :
83
Tên quận Hình thức bố trí cán bộ Trình độ chuyên môn
UBND quận Ba Đình Kiêm nhiệm Trung cấp VT-LT
UBND quận Cầu Giấy Kiêm nhiệm Học viện hành chính
UBND quận Đống Đa Kiêm nhiệm Học viện hành chính
UBND quận Hà Đông Chuyên trách Đại học lưu trữ
UBND quận Hai Bà Trưng Kiêm nhiệm Đại học lưu trữ
UBND quận Hoàn Kiếm Kiêm nhiệm Đại học lưu trữ
UBND quận Hoàng Mai Kiêm nhiệm Cao đẳng khác
UBND quận Long Biên Chuyên trách Đại học lưu trữ
UBND quận Tây Hồ Chuyên trách Bồi dưỡng nghiệp vụ
UBND quận Thanh Xuân Chuyên trách Bồi dưỡng nghiệp vụ
Qua bảng số liệu trên hầu hết các quận bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ không được đào tạo đúng chuyên môn chiếm số lượng lớn có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu qủa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ độc giả nói riêng và công tác lưu trữ nói chung. Đôi khi kiến thức của họ không đáp ứng được nhu cầu của công việc, một số trường hợp tỏ ra rất lúng túng hoặc có một số quận cán bộ lưu trữ có chuyên môn nhưng họ lại phải kiêm nhiệm nhiều việc gây áp lực công việc cho những cán bộ đó ảnh hưởng đến việc phục vụ độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Thực tế với những cán bộ này độc giả gần như không tiếp cận được bởi phong cách làm việc của họ cứng nhắc, nguyên tắc nhiều khi tỏ thái độ bất mãn…khi độc giả đến khai thác tài liệu chưa đạt được hiệu quả cao.
Mỗi quận cần bố trí ít nhất là một cán bộ lưu trữ chuyên trách có trình độ chuyên môn về lưu trữ theo quy định để thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ quận. Việc bố trí cán bộ chuyên trách là việc rất cần thiết đảm bảo sự tập trung về chuyên môn, thời gian cho công tác này. Trong đó thời gian để nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo chỉ đạo các vấn đề có liên quan đến hoạt động lưu trữ, thời gian cho việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại kho lưu trữ UBND cấp quận đặc biệt là công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Chỉ có cán bộ chuyên trách có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ mới có thể thực hiện được khối lượng công việc như vậy một cách liên hoàn. Việc bố trí, sắp xếp cán bộ đúng với chuyên môn, phù hợp với năng lực trình độ của cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ ; áp dụng các hình thức khen thưởng, xử phạt hợp lý để nâng cao tình yêu nghề và trách nhiệm của cán bộ. Bên cạnh, sự đầu tư của cơ
84 quan, bản thân cán bộ làm công tác lưu trữ cũng cần nhận thức được vai trò của công việc, ý thức được trách nhiệm của mình để từ đó không ngừng cố gắng vươn lên, trau dồi kiến thức, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. Có như vậy, sự đầu tư về con người mới đạt được kết quả.
3.1.2.2.Về thái độ phục vụ của cán bộ lưu trữ
Cần xây dựng tốt mối quan hệ giữa độc giả và những người làm công tác lưu trữ. Những người làm công tác lưu trữ thường có tâm lý lo ngại như: tài liệu chưa được phân loại khoa học nên chưa thể phục vụ nghiên cứu được; quá nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ bí của tài liệu; sợ bị ‘ rút ruột” làm cạn kiệt thông tin trong các lưu trữ, sợ làm hư hỏng tài liệu….mà dẫn đến vô tình hay cố ý hạn chế việc cho độc giả tiếp cận TLLT. Hơn nữa khi được giao quản lý TLLT lại làm nảy sinh thói độc quyền, ban ơn trong khâu phục vụ khai thác tài liệu. Bên cạnh đó, thái độ phục vụ của một số cán bộ lưu trữ còn chưa đúng mực, chưa thể hiện được sự nhiệt tình khiến cho độc giả còn có những cái nhìn không mấy thiện cảm (như đã phân tích ở trên).
Cần xây dựng một đội ngũ cán bộ lưu trữ không chỉ đơn giản làm nghiệp vụ chuyên môn tốt mà còn là những cán bộ tâm huyết, nhiệt tình và biết cống hiến. Để làm được điều đó, các cơ quan lưu trữ cần phải quán triệt một tư tưởng thống nhất là: Khi làm nghiệp vụ lưu trữ, các cán bộ lưu trữ cần“ lấy cán bộ, công chức trong cơ quan làm gốc” lấy nhu cầu của độc giả làm nhiệm vụ quan trọng số một thì mới được đông đảo cán bộ, công chức ủng hộ, có thêm không gian phát triển rộng lớn hơn. Để làm được điều đó, có thể áp dụng hệ thống tiêu chuẩn 4S trong giao tiếp là: tươi cười, lịch sự, mau lẹ và chân thành (Smile, Smart, Speed, Sincerity) cho mỗi cán bộ lưu trữ.
Để đạt được những yêu cầu trên, UBND quận cần thực hiện các biện pháp sau : Thường xuyên tổ chức các buổi giao lưu chia sẻ kinh nghiệm đối với các cán bộ của UBND quận ; đầu tư kinh phí, tạo điều kiện để cán bộ tham gia lớp tập huấn do Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, sở Nội vụ tổ chức, cử cán bộ tham gia các lớp học ngắn hạn về công tác lưu trữ nói chung, công tác tổ chức khai thác, sử dụng TLLT nói riêng. Đặc biệt để đạt được tiêu chuẩn 4S như trên UBND quận cần đầu tư kinh phí cho cán bộ lưu trữ học các lớp kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp…