9. Bố cục của đề tài
3.1.6.Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về giá trị của tài liệu lưu trữ của
của UBND cấp quận đối với công tác quản lý nhà nước tại địa phương
Lưu trữ UBND quận phải xác định được nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của các đối tượng khác nhau. Vấn đề xác định nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các lưu trữ cơ quan sẽ tạo điều kiện cho các lưu trữ chủ động hơn trong quá trình phục
90 vụ độc giả. Vì vậy, lưu trữ UBND cấp quận cần xác định các nhu cầu về mục đích khai thác sử dụng, đối tượng khai thác, loại hình tài liệu lưu trữ được khai thác, hình thức khai thác và cách thức tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ của độc giả.
Tài liệu lưu trữ được khai thác nhằm sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, không phải lưu trữ nào cũng đáp ứng được tất cả các mục đích khai thác sử dụng đó. Do vậy tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu hình thành từng phông lưu trữ và quy mô tổ chức của từng lưu trữ mà các lưu trữ xác định mục đích khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau. Đối với lưu trữ của UBND cấp quận trước hết tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng nhiều nhất trong việc đảm bảo chức năng thông tin cho hoạt động quản lý, lãnh đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ UBND quận. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho việc giải quyết các nhu cầu của cán bộ, nhân viên trong quá trình xem xét khen thưởng, kỷ luật hoặc điều động, luân chuyển cán bộ.
Thứ nhất: Cán bộ, công chức chuyên môn có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ để
giải quyết công việc có căn cứ, nắm hiểu được các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước cũng như tình hình thực tế các vấn đề nảy sinh trong hiện tại để mỗi cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện công việc của mình tốt hơn.
Thứ hai: Các cán bộ lãnh đạo UBND cấp quận, lãnh đạo đơn vị cũng cần có sự
quan tâm và thường xuyên trực tiếp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để tạo ảnh hưởng và thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cán bộ cấp dưới, đồng thời có cái nhìn sát thực, bao quát hơn về hoạt động của cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra những quyết định quản lý chính xác, kịp thời, phù hợp.
Những tài liệu mà các cán bộ khai thác, sử dụng thường mang tính chất hiện hành hoặc các văn bản pháp quy. Do đó, để thay đổi thói quen khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa hợp lý này các cán bộ cần mở rộng loại hình tài liệu lưu trữ và mình khai thác. Đồng thời, để phục vụ tốt hơn cho công việc của mình thì ngoài việc khai thác tài liệu của cơ quan mình thì UBND quận cần phải chú trọng quan tâm hơn nữa trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các đơn vị khác.
VD : Để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế tập thể trên địa bàn quận ngoài việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ về các chính sách của Đảng, Nhà nước, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch của Thành phố, UBND quận cần tham khảo tài liệu của các
91 UBND quận, huyện khác như : tài liệu về giao chỉ tiêu ngân sách, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của Sở Nội vụ…
Thứ ba: Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có ý nghĩa đặc
biệt đối với công tác lưu trữ. Các cán bộ cần duy trì lập hồ sơ công việc một cách thường xuyên, nghiêm túc, và nộp lưu tài liệu đầy đủ, đúng thời hạn quy định. Thủ trưởng các đơn vị nên thường xuyên đôn đốc, giám sát kiểm tra việc thực hiện công tác này của cán bộ cấp dưới. Nếu thực hiện tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu đầy đủ sẽ góp phần đảm bảo được tính logic của tài liệu và khi cần khai thác, sử dụng tài liệu mới đầy đủ, hoàn chỉnh đáp ứng được nhu cầu khai thác của các đối tượng độc giả.