9. Bố cục của đề tài
3.2.2. Xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND quận
Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở UBND quận nếu quy trình rõ ràng cụ thể chỉ dẫn độc giả và cán bộ phục vụ các bước theo trình tự nó sẽ phản kết quả của việc khai thác một cách hiệu quả nhất.
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu khai thác tài liệu
Cán bộ phục vụ khai thác: tiếp nhận yêu cầu khai thác, kiểm tra thủ tục, cung cấp đầy đủ biểu mẫu cho người khai thác, đăng ký yêu cầu khai thác vào sổ đăng ký, theo dõi các yêu cầu khai thác tài liệu.
Bước 2: Chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu, lập danh mục tài liệu
Cán bộ phục vụ khai thác: Căn cứ nội dung yêu cầu khai thác, dựa vào công cụ tra cứu (MLHS, CSDL) chuẩn bị tài liệu và lập DMTL theo yêu cầu.
Mục lục tài liệu phục vụ khai thác: thống kê đầy đủ, rõ ràng, chính xác tên phông, số thứ tự hồ sơ, tên hồ sơ, tên tài liệu, số và ký hiệu, thời gian, tên loại và trích
98 yếu nội dung, số trang, độ mật và tình trạng vật lý của tài liệu; danh mục phải đúng với yêu cầu khai thác của độc giả.
Bước 3: Trình duyệt danh mục tài liệu (DMTL):
Cán bộ lưu trữ: Trình DMTL kèm phiếu yêu cầu khai thác và tờ trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt (Chánh Văn phòng).
Tờ trình ghi rõ tài liệu nào trong danh mục được phục vụ, không được phục vụ và hình thức phục vụ khai thác (đọc, mượn, sao chụp, trả lời công văn theo yêu cầu ...)
Bước 4: Xuất tài liệu khải kho lưu trữ và nhận tài liệu để phục vụ:
Căn cứ DMTL đã được lãnh đạo phê duyệt: cán bộ lưu trữ xuất tài liệu ra khỏi kho và phục vụ độc giả.
Khi xuất tài liệu đăng ký vào sổ xuất tài liệu. Khi giao nhận tài liệu ký nhận đầy đủ.
Tài liệu rút khỏi hồ sơ hoặc cặp ba dây cần đặt phiếu thay thế vào vị trí tài liệu đã rút.
Bước 5: Phục vụ độc giả
Cán bộ lưu trữ trực tiếp xuất tài liệu trong kho để phục vụ độc giả. Khi giao tài liệu phải đăng ký vào sổ xuất tài liệu, và phải có ký nhận đầy đủ.
Tại phòng đọc: đăng ký tài liệu phục vụ hàng ngày vào sổ phục vụ tài liệu, ký giao nhận tài liệu hàng ngày.
Khi cho mượn tài liệu: Đăng ký vào sổ cho mượn tài liệu thống kê đầy đủ nội dung các cột mục trong sổ; giao nhận tài liệu cho mượn phải ký nhận, ký trả.
Bước 6: Trả tài liệu vào kho
Tài liệu phục vụ xong phải được trả ngay, trả đúng vị trí vào kho lưu trữ Khi tài liệu đã được trả vào kho, phiếu thay thế sẽ được loại hủy
Bước 7: Lập và lưu hồ sơ độc giả.
Khi đã hoàn tất các bước trên, cán bộ lưu trữ lập hồ sơ khai thác gồm phiếu yêu cầu khai thác hoặc công văn, giấy giới thiệu, danh mục tài liệu đã được duyệt cho khai thác, danh mục tài liệu sao đã được duyệt...
99