9. Bố cục của đề tài
1.3.2. Loại hình tài liệu lưu trữ của UBND cấp quận
Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại cấp quận cho nên các loại hình tài liệu cũng phong phú và đa dạng. Trong đó, tài liệu hành chính chiếm khối lượng lớn trong hoạt động của UBND quận, chủ yếu được thể hiện trên chất liệu giấy. Ngoài ra còn có tài liệu khoa học – công nghệ bao gồm các bản vẽ, bản tính toán, các bảng thống kê,... được ban hành kèm theo làm minh chứng cho các quyết định quản lý; các tài liệu chuyên môn như các hồ sơ địa chính, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ thuế, hồ sơ cán bộ...Tài liệu UBND quận cũng gồm cả tài liệu nghe nhìn mà chủ yếu là tài liệu ảnh với những hình ảnh về các kỳ họp HĐND, các cuộc họp thường niên hoặc bất thường của UBND, hình ảnh về một số sự kiện quan trọng của địa phương như khởi công xây dựng một công trình lớn, một lễ kỷ niệm... song song với tài liệu ảnh do các cơ quan, đơn vị thuộc chính quyền tạo ra là tài liệu nghe nhìn của Trung tâm văn hóa quận. Tuy chưa chính thức xuất hiện do những hạn chế về cơ sở pháp lý và thực tế triển khai nhưng quá trình tin học hóa ngày càng sâu rộng trong nhiều lĩnh vực, trong đó có quản lý hành chính nhà nước đang tạo ra xu thế hình thành những tài liệu điện tử ở UBND quận. Qua khảo sát và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND, cán bộ lưu trữ tại một số UBND cấp quận tác giả nhận thấy loại hình tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ của UBND cấp quận như sau:
- Thứ nhất, Trong kho lưu trữ của UBND quận chủ yếu bảo quản tài liệu hành
chính chiếm khối lượng lớn. Nội dung của tài liệu phản ánh đầy đủ chức năng quản lý Nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội từ khi thành lập đến nay. Đó là những tài liệu về chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo, đôn đốc điều hành của UBND đối với các cơ quan chuyên môn và cơ quan cấp xã, phường, thị trấn, các doanh nghiệp thuộc sự quản lý của quận, những tài liệu về thanh tra, kiểm tra, báo cáo kết quả công tác của UBND; hồ sơ về các kỳ họp của UBND về các vấn đề cụ thể trong địa bàn quản lý...
- Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Hiện nay, trong công cuộc
công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nhà nước đã dành phần ngân sách đáng kể trong đó có cấp quận để thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ
28 cho phát triển công nghiệp, giao thông thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên tại địa phương. Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính...
- Thứ ba, tài liệu nghe nhìn là tài liệu hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh,
phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm. Loại tài liệu này có đặc điểm chuyển tải, tái hiện sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn, sinh động thu hút sự chú ý bằng âm thanh, hình ảnh. Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim. Tài liệu nghe nhìn ở cấp quận chủ yếu tài liệu ảnh với những hình ảnh về các kỳ họp của HĐND – UBND, hình ảnh về các sự kiện quan trọng của địa phương như khởi công các công trình xây dựng lớn, tổ chức các lễ kỷ niệm...
Thứ tư: Tài liệu điện tử chủ yếu là bản thảo văn bản.
Như vậy, xuất phát từ sự đa dạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước cấp quận nên tài liệu lưu trữ hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan này khá đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung phản ánh toàn diện, đầy đủ các hoạt động của các cơ quan, tổ chức tại UBND cấp quận.