- Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh.
1 PX05 03/0 Xuất thép các loại Kg 000 2.000.000 2PX09 07/0 Xuất xi măng Hoàng
3.1.2. Những mặt còn tồn tạ
Thứ nhất, về bảo quản dự trữ vật t
Thực tế tại Công ty cha xây dựng mức dự trữ NVL. Mặc dù, trong nền kinh tế thị trờng việc cung cấp các loại NVL rất thuận tiện. Song nó cũng đầy biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hởng đế kế hoạch sản xuất cũng nh tiến bộ thi công công trình. Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ NVL thì công việc sẽ bị đình đốn khi NVL trở lên khan hiếm hay khi
giá cả đột biến tăng. Điều này sẽ ảnh hởng đến kết quả sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.
NVL của côn ty đợc mua về từng công trờng để thi công xây lắp nhng có rất nhiều loại NVL do đặc thù riêng nên không đợc nhập kho mà để ngay ngoài trời chờ thi công. Do đó thời tiết có thể ảnh hởng rất lớn đến chất lợng của NVL, có thể gây h hỏng, kém phẩm chất. Đặc biệt do thiên tai sảy ra thì việc mất mát, h hỏng chúng là không thể tránh khỏi. Hơn nữa do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là tổ chức thành các xí nghiệp và đội xây dựng đợc công ty giao khoán cho thi công từng công trình trên các địa bàn khác nhau nên việc mát mát hao hụt NVL là không thể tránh khỏi.
Thứ hai, về việc phân loại, xây dựng sổ danh điểm NVL.
Để xây dựng, hoàn thiện công trình công ty phải sử dụng một khối lợng lớn NVL gồm nhiều chủng loại. Mỗi loại có tính chất, công dụng và đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau do vậy muốn quản lý tốt NVL và hạch toán chính xác thì cần phảI tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý. Hiện nay, công ty cha phân loại NVL thành từng nhóm NVL có tính chất t- ơng tự nhau thành một nhóm mà mới chỉ phân loại NVL thành NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu Việc phân loại NVL nh… côn ty hiện nay đã làm cho công tác hạch toán chi tiết NVL cha đợc cụ thể đến từng nhóm NVL có tính chất gần nh nhau. Vì vậy công tác quản lý chúng còn gặp nhiều khó khăn, cha theo dõi riêng đợc từng nhóm NVL ấy vì tình hình nhập xuất tồn kho một cách vừa tổng thể vừa chi tiết vì công ty cũng đã mở cửa sổ chi tiết cho từng quy cách vật t, song muốn theo dõi cả nhóm vật t thì lại không thể theo dõi đ- ợc.
Vì là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp do đó số lợng cũng nh các chủng loại vật t của doanh nghiệp rất nhiều và đa dạng. trong khi đó doanh nghiệp lại tiến hành mã hoá NVL theo chữ cáI đầu tiên của loại NVL đó cộng thêm với các chữ số để phân biệt giữa các loại, nhóm do đó rất khó nhớ. Do đó các doanh nghiệp nên xây dựng cho mình một số danh điểm
Thứ ba, về việc sử dụng tài khoản.
Để theo dõi tình hình NVL của các đội, kế toán sử dụng TK 136 “Phải
thu nội bộ” và TK 336 “phải trả nội bộ. Khi xuất vật t xuống các đội, kế toán
ghi giảm TK 152 và ghi tăng 136, khi các đội xuất vật t thi công công trình thì kế toán phản ánh Nợ TK621 và Có 336.
Thứ t, về việc trích lập dự phòng giảm giá HKT.
Với đặc thù là sử dụng NVL của ngành xây dựng nh: sắt, thép, xi măng, phụ gia, vôi, cát mà trong thời điểm hiện nay, giá cả những mặt… hàng này luôn biến động nhng thực tế tại công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tức là cha đề cập đến những rủi ro có thể sảy ra khi sụt giá của hàng tồn khô. Nh vậy, việc phản ánh giá trị NVL thực tế tồn kho cuối kỳ là không chính xác. Điều này sẽ ảnh hởng đến công tác tính giá thành.
Thứ năm, về công tác phân tích và tình hình sử lý NVL.
Qua thời gian thực tập tại công ty em thấy công ty thực sự coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL. Nếu đợc thực hiện tốt, NVL, đặc biệt là các khoản chi phí trong giá thành sản phẩm từ đó có các biện pháp hạ thấp chi phí giá thành , tăng lợi nhuận cũng nh tìm ra các biện pháp trong tơng lai.
3.2 MộT Số ý KIếN NHằM HOàN THIệN CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI CÔNG TY TÂY Hồ
Qua quá trình tìm hiểu công tác NVL tại công ty em thấy công tác kế toán NVL tại công ty đã tuân thủ đầy đủ theo chế độ kế toán hiện hành . Nhng bên cạnh đó vẫn còn có những mặt tồn tại cần khắc phục.
ý kiến 1: cần có biện pháp để bảo quản, tránh mất mát NVL trong quá trình thi công .
Cần tăng cờng dội ngũ quản lý kho bãi NVL thật chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm vật chất với những ngời có liên quan đến việc bảo quản, thu mua, sử dụng NVL . Với những NVl trong quá trình lu kho bãi cha sử dụng cần có hệ thống kho tàng bảo quản an toàn tránh h hỏng mất mát . Do đặc điểm của
dựng cơ bản (mang tính đơn chiếc và là kết cấu tổng hợp của nhiều loại vật liệu ) nên ngoài kho đặt tại Công ty còn có các điểm khác nhau giúp cho việc thu mua, dự trữ, bảo quản NVL đợc thuận lợi. Các kho phải đợc bố trí nằm ngay công trình để dễ dàng cho việc nhập, xuất vật liệu đa vào sử dụng thi công từ đó giúp cho việc quản lý vật liệu đợc tốt hơn .
ý kiến 2: hoàn thiện việc phân loại và xây dựng lại sổ danh điểm vật t khoa học hơn
Trong doanh nghiệp xây lắp, số lợng, chủng loại NVL rất lớn do đó phải có việc quy định số hiệu cho từng thứ NVl và mở sổ danh điểm NVL khoa học, đã chi tiết đến TK cấp 2 do đó cần phải sắp xếp các nguyên vật liệu có tính chất và công dụng tơng tự nhau thành 1 nhóm để hoạch toán chi tiết tới các tài khoản cấp 3, cấp 4 và có thể hơn nữa để quản lý dễ dàng hơn. Khi đó ta có thể theo dõi nguyên vật liệu không chỉ thành từng loại nguyên vật liệu chính nguyên vật liệu phụ , nhiên liệu . . . và tới từng thứ nh hiện nay nữa mà còn theo dõi ở cấp độ khác , đó là thành từng nhóm . Cách phân loại này sẽ giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu đợc chặt chẽ hơn vì trong cùng một nhóm thì các nguyên vật liệu chúng đều có biện pháp quản lý tơng tự nhau . Ta có thể phân loại nguyên vật liệu của doanh nghiệp và thay đổi lại sổ danh điểm vật t nh sau :
STT Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy
cách NVL ĐVT Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL Viên 1 15211 Dây điện M 2 1521101 Dây điện 2x1,5 M 3 1521102 Dây điện 2x2,5 M 1521103 Dây điện 2x4 M 15212 Đá M3 1521201 Đá dăm M3 1521202 Đá hộc M3 … … … … 15213 Gạch Viên 1521301 Gạch 2 lỗ Viên
… … … … 15214 Thép Kg 1521401 Thép: 10<=D<=18 Kg 1521402 Thép: D<=10 Kg … … … … … 12515 Xi măng Kg 1251501 Xi măng PC30 Kg 1251502 Xi măng Hoàng Thạch Kg .. … … … …
ý kiến 3:Đối với việc vận dụng tài khoản.
Việc sử dụng TK 136, TK336 là không hợp lý vì tại các xí nghiệp, đội công trình không hạch toán độc lập mà hạch toán phụ thuộc. Hơn nữa khi thanh toán bù trừ công nợ giữa công ty với Tổng cục quốc phòng, kế toán cũng sử dụng các TK này.
ý kiến 4: Về việc lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho.
Để giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm đảm bảo vốn kinh doanh và để phản ánh đúng giá trị vật t tồn kho cuối kỳ (tại thời điểm lập báo cáo). Khi giá thị trờng vật t nhỏ hơn giá gốc thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá NVL lập theo các điều kiện sau: Việc trích lập dự phòng không vợt quá số lợi nhuận phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trớc đó, và có các bằng chứng về NVL tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị ghi sổ kế toán cao hơn giá thị trờng. Đồng thời phải lập dự phòng cho từng loại NVL bị giảm giá. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định một lần vào cuối niên đọ kế toán trên cơ sở kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu giá gốc (ghi trên sổ kế toán) với giá thị trờng của từng loại hàng tồn kho.
Số cần trích lập đợc xác định nh sau: Số dự phòng
cần trích lập cho năm tới
=
Số lợng vật liệu tồn kho cuối năm nay
x
Đơn giá gốc vật liệu
tồn kho -
Đơn giá thuần có thể thực
Với địa bàn thi công rộng nên nhiều công trình ở xa, nhu cầu sử dụng vật t tại các công trình lại thờng xuyên. Do phiếu xuất kho vật t lại chỉ có hiệu quả một lần không phù hợp với việc sử dụng vật liệu thờng xuyên xuất trong tháng. Do căn cứ vào kế hoạch xuất trong tháng, các xí nghiệp chia thành nhiều đợt mua khác nhau, nên cứ sau mỗi làn mua vật t về lại phải lập phiếu xuất kho thì gây phiền toái. Vì vậy đối với phần vật t xuất tại các kho công trình nên sử dụng phiếu xuất kho theo hạn mức, điều này phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty. Do đó việc theo dõi vật t xuất dùng hàng ngày, theo từng phiếu xuất vật t ở từng kho công trình, tại phòng kế toán công ty là rất khó khăn. phức tạm, vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật t vào sản xuất, kiểm tra đợc số lợng tiêu hao theo định mức, vợt định mức, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện kế hoach cung ứng vật t thì phòng vật t nên sử dụng “Phiếu xuất kho theo hạn mức” Hạn mức trong tháng đợc tính dựa trên cơ sở khối lợng sản xuất, thi công trong tháng vật t tính trớc và đợc duyệt trớc cho bộ phận sử dụng. Khi xuất vật liệu, thủ kho sẽ căn cứ theo hạn mức đã đợc duyệt. Cuối tháng, vật t còn hay hết, thủ kho vẫn phải thu lại phiếu xuất kho theo hạn mức, nộp lên kế toán NVL để làm chứng từ ghi vào sổ.
Phiếu xuất vật t theo hạn mức dùng để theo dõi số lợng vật t xuất kho trong tháng, có nhiều trờng hợp phiếu xuất một lần theo hạn mức nhng cũng có trờng hợp xuất nhiều lần cho bộ phận sử dụng. Phụ trách vật t sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng NVL cho từng công trình để xác định hạn mức đợc duyệt. Mỗi phiếu chỉ dùng cho một loại NVL, sử dụng cho cả tháng và cán bộ phụ trách cung cấp vật t lập. Phiếu này đợc lập thành hai liên, cả hai đều giao cho bộ phận sử dụng mang đến kho, ngời nhận vật t giữ một liên và thủ kho giữ một liên. Đến cuối tháng khi hạn mức hết, thủ kho ký vào cả hai liên. Ngoài ra, mỗi liên còn có chữ ký của ngời phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách kế toán. Khi lập phiếu cần đảm bảo tổng số lợng NVL xuất trong phiếu lĩnh vật t bao giờ cũng nhỏ hơn hoặc bằng hạn
mức đợc lĩnh. Nếu do kế hoạch sản xuất thay đổi, cần lĩnh thêm NVL thì phải lập phiếu lĩnh vật t mới.
Việc sử dụng “phiếu xuất kho theo hạn mức” sẽ tạo điều kiện theo dõi, quản lý chặt chẽ hơn việc xuất dùng vật liệu ở cùng kho công trình và của kế toán viên ở phòng kế toán công ty. Mặt khác, nó còn hạn chế đợc những hao hụt, mất mát vật t. Nếu có hao hụt, mất mát thì việc kiểm tra, phát hiện cũng dễ dàng hơn, việc sử lý cũng nhanh chóng hơn và chính xác hơn.
Mẫu phiếu công ty có thể sử dụng nh sau: Biểu số: Đơn vị:…….. Địa chỉ:…….. Mẫu số 04 – VT Phiếu vật t theo hạn mức Ngay ……tháng…….năm…… - Bộ phận sử dụng. - Lý do xuất: - Xuật tại kho: T T Tên, nhã hiệu, quy Mã số Đơnvị tính Hạn mức đ- ợc duyệt Số lợn xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Ngày .tháng… …….năm…… Ngời nhận (ký, họ tên) Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên)
ý kiến 6: Thực hiện công tác phân tích tình hình quản lý NVL.
Trong giá thành sản phẩm chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy, một sự thay đổi nhỏ của khoản chi phí NVL cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản
chi phí NVL trong khi vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm. Muốn vậy, công ty phải quan tâm đến công tác phân tích tình hình quản lý sử dụng NVL. Công ty sẽ bắt đầu từ việc nghiên cứu tìm hiểu nguồn cung cấp NVL đến việc mua NVL, bảo quản, sử dụng NVL nh thế nào. Và thực tế nguồn cung cấp NVL có đợc bảo đảm đợc đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại, quy cách hay không. Mổt khác, công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng NVL còn phải quan tâm đến việc dự trữ NVL, xem xét mức dự trữ hiện tại có đảm bảo cho quá trình sản xuất trong một thời gian nhất định hay không từ đó xác định mức dự trữ NVL hợp lý tránh tình trạng ứ đọng hay không cung cấp đủ cho công trình.
Công việc của kế toán là xác định đợc mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, xem xét sự biến động của khoản này giữa kế hoạch với thực tế sản xuất từ đó tìm ra nguyên nhân của sự biến động mức tiêu hao là do giá cả thay đổi hay do tính chất khan hiếm của NVL đó trên thị trờng... Trên cơ sở đó công ty sẽ tiến hành đánh giá đợc việc sử dụng NVL vào quá trình thi công là lãng phí hay tiết kiệm, đồng thời đa ra biện pháp sử lý thích hợp.
* Phân tích tình hình cung cấp NVL :
Để phân tích tình hình cung cấp NVL có đảm bảo cho nhu cầu sử dụng hay không, công ty có thể lập bản phân tích tình hình tài chính cung cấp NVL nh sau :
Bảng phân tích tình hình cung ứng nvl
STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
A B C 1 2 3=2-1 4=(3/1)
1 ống mạ kẽm M 200 200 0 0
2 Xi măng PC30 Tấn 300 350 50 16,67
3 Thép <=φ18 Kg 550 500 -50 -9,09
Căn cứ vào tỷ lệ % và số chênh lệch tuyệt đối trong bảng công ty sẽ thấy đợc những NVL nào đã cung cấp hoàn thành kế hoạch, cha hoàn thành kế hoạch... từ đó công ty sẽ có kế hoạch thu mua cho kỳ sau tốt hơn, tránh
* Phân tích tình hình dự trữ.
Xem xét tình hình dự trữ NVL có đảm bảo cho quá trình thi công hay không công ty có thể dùng bảng phân tích dự trữ nh sau :
Phân tích tình hình dự trữ nvl
STT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Tổng Xuất Hệ số (H) A B C 1 2 3=(2+1) 4 5=(3/4) 1 Đá dăm M3 0 1750 1750 1750 1 2 Cát vàng M3 200 400 500 500 1,2 3 Gạch 2 lỗ Viên 100.000 900.000 1.000.000 800.000 1,25 Thông qua hệ số công ty biết đợc tình hình dự trữ NVL hiện tại nh thế nào. Từ đó phân tích tình hình giá cả, sự biến động có hoạch thu mua, dự trữ cho phù hợp.
* Phân tích tình hình sử dụng NVL
Để phân tích tình hình sử dụng NVL trong doanh nghiệp ta có thể lập bảng sau : Bảng phân tích tình hình sử dụng nvl STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ % A B C 1 2 3=(2-1) 4=(3/1) 1 Xi măng H.Thạch Tấn 100 110 10 10 2 Thép tròn<=φ10 Kg 600 600 0 0 3 Đá hộc M3 300 315 15 5