- Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh.
2.2.4 Kế toán chi tiết NVL tại công ty Tây Hồ
Hiện nay, công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song. Đây là một phơng pháp ngày càng đợc sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi u điểm là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc sử lý, tính toán của kế toán trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc điểm của phơng pháp ghi thẻ song song là sự kết hợp chặt chẽ việt ghi chép của thu kho và ghi chép của kế toán trên cơ sở giám sát tình hình cung cấp, sử dụng NVL tại công ty. Phơng pháp đợc tiến hành nh sau:
- ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho của từng NVL theo chỉ tiêu số lợng (ghi theo từng chứng từ ). Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý sử dụng. Hàng ngày sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập suất vật t, thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực suất vào các chứng từ là các PNK và PXK. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất đó thủ kho ghi vào thẻ kho. Mỗi loại vật liệu chỉ đợc theo dõi trên một thẻ kho. Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho, các chứng từ nhập xuất kho đợc sắp xếp hợp lý để chuyển cho phòng kế toán.
- ở phòng kế toán xí nghiệp, đội: Theo định kỳ 3 – 5 ngày, nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau đó xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán các xí nghiệp, đội nhân viên kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ nhập, xuất kho. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán chỉ phải nhập số liệu từ cách chứng từ liên quan vào máy. Sau khi nhập liệu về các nghiệp vụ nhập, xuất máy sẽ tự động vào các sổ chi tiết NVL và các sổ, báo cáo liên quan nh: bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL, sổ cái NVL Tại các xí nghiệp, đội kế toán mở các sổ chi tiết, sổ cái theo dõi… … từng công trình. Cuối tháng, kế toán các xí nghiệp, đội nộp lên công ty tất cả
các chứng từ, sau khi duyệt kế toán trên công ty sẽ vào sổ chi tiết, sổ cái để theo dõi theo từng công trình.
Ví dụ 7: Công trình khách sạn 12 tầng Lạng Sơn trong tháng 10/2008 có thẻ kho nh sau ( Biểu số 10)
Biểu số 10:
Đơn vị: Công ty Tây Hồ THẻ KHO Mẫu sổ: S12 DN– Xí nghiệp 797 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03.2006 của BTC)
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Xi măng PC 30 - Đơn vị tính: Tấn
- Mã số: Ximang31 - Kho: Kho 02