- Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh.
2.2.3.2. Thủ tục nhập kho NVL.
Mỗi đội sản xuất có thể tham gia một lúc nhiều công trình, hạng mục công trình, hoặc một công trình lớn có thể có nhiều đội xây dựng tham gia thi công và mỗi đội phụ trách một hạng mục công trình. Đối với hạng mục công trình ở từng giai đoạn, phòng kế toán xem xét nghiên cứu, tính toán xem công trình đó cần những loại vật liệu gì với khối lợng, số lợng bao nhiêu thì đủ sau
NVL công ty phần lớn đợc mua ngoài. Do có đặc điểm di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên công ty áp dụng hình thức khoán xuống các đội, các xí nghiệp trực thuộc công ty, các công trờng phần lớn ở xa, hoạt động tách biệt nhau. Vì vậy mỗi công trờng đều có một nhân viên kế toán theo dõi sự biến động của vật t tại kho của công trờng.
Sau khi ký hợp đồng nhận thi công công trình, phòng kế hoạch tiến hành giao khoán từng công trình cho các đội, các xí nghiệp căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật mà tiến hành tính toán, mua NVL về nhập kho công trình và xuất dùng luôn cho sản xuất xây lắp, NVL đợc mua theo tiến độ công trình.
Căn cứ vào phơng án tổ chức thi công, bản thiết kế khối lợng thi công, tiến độ thi công, các xí nghiệp tiến hành lập đề nghị xin lĩnh vật t, sau đó gửi lên giám đốc xí nghiệp ký duyệt, cuối cùng gửi lên phòng vật t để thu mua. Phòng vật t sau khi nhận đợc yêu cầu thu mua thì sẽ cử cán bộ đi mua vật t. NVL đợc nhà cung ứng chuyển thẳng tới công trình, do vậy công tác nhập và xuất kho đợc tiến hành đồng thời khi NVL đợc nhà cung ứng mang đến nhập kho.
Khi hàng đến kho công trờng, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về mặt chất lợng, số lợng, số lợng, chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t, khi vật t đã đủ các tiêu chuẩn nh : đúng chủng loại, số lợng, chất lợng, kích cỡ thì thủ kho gửi hoá đơn cho phòng vật t để lập phiếu
HểA ĐƠN Mẫu số: GTKT – 3LL
Giỏ trị gia tăng NG/2006 B Liờn 2 (giao cho khỏch hàng ) 0085991
Ngày 06 thỏng 10 năm 2008
Đơn vị bỏn hàng: Doanh nghiệp tư nhõn Thương mại Nguyễn Trung Địa chỉ: Số 81 – Lương Văn Chớ – P. Hoàng Văn Thụ ư TP Lạng Sơn Số điện thoại:……….MST: 4900240516
Họ và tờn người mua hàng: Nguyễn Xuõn Minh Đơn vị: Cụng ty Tõy Hồ ư BQP
Địa chỉ: Số 2 – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội Số tài khoản:………. Hỡnh thức thanh toỏn: TM + CK MST: 0100283591
Stt Tờn hàng húa dịch vụ Đơn vị
tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1+ 2 1 Xi măng Ho ng à Thạch Tấn 100 730.000 73.000.000 2 Xi măng Lạng Sơn Tấn 200 564.000 112.800.000 3 Xi măng PC 30 Tấn 200 680.989 136.197.800 Cộng tiền hàng: 321.997.880 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuờ GTGT: 32.199.780 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 354.197.580 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi tư triệu một trăm chớn mươi bảy ngàn năm trăm tỏm mươi đồng chẵn.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ kho đơn vị ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)
Sau khi nhận được húa đơn của Doanh nghiệp tư nhõn Thương mại
Nguyễn Trung bỏn cho Cụng ty Tõy Hồ, vật liệu được chuyờn chở về kho của cụng ty. Trước khi nhập vật tư Cụng ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, sau khi kiểm tra vật tư đỳng chất lượng, đủ số lượng, chủng loại, quy cỏch thỡ cỏn bộ phũng vật tư mới làm thủ tục nhập kho cựng thủ kho.
Biểu số 6:
Cụng ty Tõy Hồ Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phỳc ưưưưưưưưưưư****ưưưưưưưưưưưư
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số : 07/BBVT
Căn cứ vào húa đơn số 0085991 ngày 06/10/2008 của Doanh nghiệp tư nhõn Thương mại Nguyễn Trung, căn cứ vào cỏc chứng từ khỏc liờn quan. Hụm nay ngày 06 thỏng 10 năm 2008 ban kiểm nghiệm của Cụng ty Tõy Hồ gồm cú:
1. ễng Nguyễn Văn Trớ: Đại diện phũng vật tư – Trưởng ban 2. ễng Nguyễn Văn Sơn : Đại diện phũng kĩ thuật ư Ủy viờn 3. Bà Lờ Thị Hường: Kế toỏn vật liệu ư Ủy viờn
4. ễng Cao Xuõn Hựng: Thủ kho ư Ủy viờn
Đó kiểm nghiệm số vật tư nhập kho do ụng Minh mua về. Phương thức kiểm nghiệm:
STT Tờn vật tư ĐVT
Số lượng Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chỳ Theo HĐ Thực nhập Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 100 100 100 0 02 Xi măng Lạng Sơn Tấn 200 200 200 0 03 Xi măng PC30 Tấn 200 200 200 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Toàn bộ xi măng cỏc loại nhập của Doanh nghiệp tư nhõn Thương mại Nguyễn Trung đểu đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Căn cứ vào HĐ số 0085991 và biờn bản kiểm nghiệm vật tư số 07/BBVT, kế toỏn vật tư viết phiếu nhập kho số 13:
Đơn vị: Xớ Mẫu số: 01 – VT
nghiệp 797 PHIẾU NHẬP KHO Theo QĐ: 15/2006QĐ – BTC Ngày 20 thỏng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chớnh
Ngày 06 thỏng 10 năm 2008
Nợ TK 1521 Số: 13
Cú TK 331 Họ, tờn người giao hàng: Nguyễn Xuõn Minh
Theo HĐ số 0085991 ngày 06 thỏng 10 năm 2008 của doanh nghiệp tư nhõn Thương mại Nguyễn Trung.
Nhập kho tại: Cụng trỡnh khỏch sạn Lạng Sơn Địa điểm: 68 Ngụ Quyền – Tp Lạng Sơn
STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư Mó số ĐVT Số lượng Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 100 100 730.00 0 73.000.000 02 Xi măng Lạng Sơn Tấn 200 200 564.00 0 112.800.000 03 Xi măng PC 30 Tấn 200 200 680.98 9 136.197.800 Cộng: 321.997.800
Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Ba trăm hai mươi mốt triệu, chớn trăm chớn mươi bảy ngàn tỏm trăm đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kốm theo: 02
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) (ký, họ tờn) ( ký, họ tờn)