- Bộ phận quỹ: Thực hiện thu chi theo lệnh.
2.2.5.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại Công ty.
Nguồn NVL nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài ( mua chịu hoặc mua bằng tiền tạm ứng ). Ngoài ra công ty còn nhập NVL từ các nguồn khác nh vật liệu do các xởng gia công chế biến, thu hồi cho vay tạm thời hoặc vật liệu xuất dùng cho các xí nghiệp, đội nhng sử dụng không hết nhập lại kho…
Quá trình hạch toán tổng hợp nhập NVL tại Công ty đợc ghi sổ tuần tự thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: 11
• Trờng hợp nhập NVL do mua ngoài
Nhìn chung đối với các công ty xây dựng, vật liệu mua ngoài thờng gần công trình thi công nên ở công ty ít khi có trờng hợp hóa đơn về mà NVL cha về trong tháng và ngợc lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trờng hợp hàng và hóa đơn cũng về trong tháng.
Việc cập nhập dữ liệu về tình hình nhập NVL do mua ngoài đợc tiến hành trên cơ sở hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho do bộ phận kho, cung tiêu luân chuyển về kho.
+ Nhập NVL do mua bằng tạm ứng
Việc mua NVL bằng tiền tạm ứng diễn ra thờng xuyên trong công ty. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của công ty mà công ty giao nhiệm vụ cho cán bộ hay ngời lao động trong công ty mua vật t. Trớc hết cán bộ hay ngời lao động trong công ty sẽ làm đơn xin tạm ứng, công ty sẽ cho ứng trớc một khoản tiền nhất định để mua vật t theo kế hoạch đã đợc duyệt. Sau khi hoàn thành việc
Hoá đơn chứng từ nhập NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Chứng từ ghi sổ Sổ cái
ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào nội dung kinh tế đợc phản ánh trên hóa đơn, giấy thanh toán tạm ứng, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình nhập dữ liệu sau:
BẳNG TRANG 79
Trớc hết để vào màn hình nhập liệu, kích chuột tại biểu tợng phần mềm kế toán mà công ty sử dụng, giao diện phần mềm hiện ra. Sau đó ngời sử dụng điền các thông tin về tên và mật khẩu đúng khi màn hình hệ thống các menu xuất hiện. Kích tiếp tục vào menu “Kế toán hàng tồn kho”, chọn tiếp mục “ Cập nhập số liệu “, chọn tiếp mục “ phiếu nhập kho” . Sau đó, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT nhập dữ liệu vào máy theo các chỉ tiêu có trên màn hình nhập liệu.
Ví dụ 8: ( Theo ví dụ 1) Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0095628 ngày 01/10/2008 ( Biểu số 4), ông Long dùng tiền tạm ứng của công ty để mua thép cuộn φ8 với số lợng 1470 kg, đơn giá 11620đ/kg của Doanh nghiệp t
nhân Hồng Linh. Căn cứ vào nội dung kinh tế đợc phản ánh trên hóa đơn, kế toán tiến hành nhập dữ liệu theo trình tự sau:
Từ màn hình nền của giao diện Fast Accounting, kế toán nguyên vật liệu chọn mục hàng tồn kho.
- Chọn cập nhập số liệu
- Chọn phiếu nhập bằng cách kích đúp trái chuột vào Phiếu nhập kho
- Giao diện màn hình nhập liệu phiếu nhập kho sẽ hiện ra
- Lần lợt nhập đầy đủ các sẽ liệu liên quan trên màn hình nhập liệu: + Tên chứng từ: loại chứng từ: nhập khác
+ Địa chỉ: Số 4 – Bến Bắc – P. Tam Thanh – TP Lạng Sơn + Ngời giao hàng: Anh Hùng
+ Diễn giải: Nhập kho thép cuộn φ8
+ Số phiếu nhập: PN07
+ Ngày hạch toán: 01/10/2008 + Ngày lập phiếu: 01/10/2008
+ Tỷ giá VNĐ + Mã hàng: Chọn ở danh mục mã vật t + Tên hàng: Thép cuộn φ8 + Đơn vị tính: kg + Mã kho: 006 + Số lợng nhập: 1470
+ Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch : 11.620 + Tiền vốn: 17.854.070
+ % thuế: 5
+ Thuế VAT: 850.070 ( Máy tự động)
+ Tổng tiền hàng nhập kho: 17.935.470 ( máy tự động)
+ TK Nợ: Máy ngầm định là 1521, tên TK Nợ: Máy ngầm định là nguyên liệu vật liệu chính, số tiền 17.081.400
+ TK Nợ: 1331 ( máy ngầm định ), số tiền 854.070
+ Tk Có: 141, tên TK Có: máy ngầm định là Tạm ứng, số tiền: 17.935.470 - Sau khi nhập xong kết thúc việc nhập liệu bằng nút “ Lu”
Trên cơ sở các đối tợng đợc mã hóa, nội dung nghiệp vụ đợc cập nhật thì máy sẽ thực hiện ghi các nội dung ngoài màn hình nhập dữ liệu vaò sổ chi tiết vật t, bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn vật t, bảng kê nhập NVL, chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ sẽ là căn cứ ghi vào sổ cái NVL. Tùy theo yêu cầu thông tin của đơn vị mà kế toán có thể cung cấp bất cứ lúc nào thông qua lệnh in. Cuối tháng kế toán phải lọc chứng từ theo nguồn nhập để đánh số chứng từ ghi sổ.
Biểu số 11:
Công ty Tây Hồ Mẫu sổ 03 TT–
Đơn vị: Xí nghiệp 997 Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính
GIấY Đề NGHị TạM ứng
Ngày 01 tháng 10 năm 2008
Kính gỉ: - Ban GĐ công ty - Phòng TC - KT Tên tôi là: Tạ Hồng Long
Đề nghị tạm ứng với số tiền là: 20.000.000 Viết bằng chữ: Hai mơi triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền mua vật t Thời hạn tạm ứng: Sau khi mua vật t xong
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị tạm ứng
(ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên)
Sau khi nhập thép cuộn φ8, ông Tạ Hồng Long lập giấy Đề nghị thanh toán
Biểu số 12:
Công ty Tây Hồ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đơn vị: Xí nghiệp 997 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---***---
Hà Nội, Ngày 01 tháng 10 năm 2008
GIấY Đề NGHị THANH TOáN
Kính gửi: - Ban GĐ công ty
- Phòng TC – KT
Tên tôi là: Tạ Hồng Long Đơn vị: Xí nghiệp 997
Đề nghị Công ty thanh toán cho tôi nội dung sau: Tiền mua vật liệu phục vụ thi công công trình khách sạn 12 tầng Lạng Sơn.
STT Chứng từ Nội dung thanh toán Số tiền
Ngày tháng Số hiệu
1 01/10/2008 0095628 Thanh toán tiền mua thép cuộn
φ 8 phục vụ thi công
17.935.470
Tổng cộng 17.935.470
Bằng chữ: Mời bảy triệu chín trăm ba mơI lăm ngàn đồng bốn trăm bảy mơi đồng.
Kính đề nghị Công ty giải quyết cho thanh toán nhanh.
Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị
(ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Công ty Tây Hồ Mẫu số 04 TT–
Đơn vị: Xí nghiệp 997 Ban hành theo QĐ số 15/2006QĐ - BTC ngày
20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trởng BTC
GIấY THANH TOáN TIềN TạM ứng
Ngày 01 tháng 10 năm 2008
Số: 112 Nợ: 1521
Có: 141 - Họ tên ngời thành toán: Tạ Hồng Long
- Bộ phận ( địa chỉ ): Xí nghiệp 997
- Số tiền tạm ứng đợc thanh toán theo bảng dới đây:
Diễn giải Số tiền
A 1
I.Số tiền tạm ứng
1.Số tiền tạm ứng các đợt cha chi hết 2.Số tiền tạm ứng kỳ này:
- Phiếu chi số 56 ngày 01 tháng 10 năm 2008 II. Số tiền đã chi:
1. Hóa đơn số: 0095628 III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II ) 2. Chi quá số tiền tạm ứng ( II – I )
20.000.000
17.935.470
2.064.530
Giám đốc Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời đề nghị thanh toán
+Trờng hợp mua NVL cha thanh toán cho ngời bán
Có trờng hợp công ty không mua NVL bằn tiền tạm ứng mà chịu nợ với ngời bán. Đây cũng là trờng hợp thờng thấy trong mua bán ở nền kinh tế thị trờng. Trong trờng hợp này, kế toán cũng căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ nh trên tiến hành nhập dữ liệu ở màn hình giống nh mua bằng tiền tạm ứng, tuy nhiên thêm chỉ tiêu về mã khách hàng công nợ, thời hạn thanh toán.
Ví dụ 9: Ngày 16/10/2008 ông Phạm Văn Ngọc nhập mua Đá hộc tại công ty TNHH Thảo Hiền – Vĩnh Phúc theo hóa đơn số 0067395 với số lợng là 300m (trang 85) với đơn giá là 90.000đ/m cha thanh toán cho ngời bán.
+ Giá cha thuế: 27.000.000 + Thuế GTGT ( 10%): 2.700.000 + Tổng giá thanh toán: 29.700.000
Căn cứ vào HĐGTGT số 0067395 kế toán tiến hành nhập nội dung nghiệp vụ vào máy theo các chỉ tiêu sau:
+ Tên chứng từ: loại chứng từ: Nhập khác
+ Mã nhà cung cấp: Chọn ở danh mục Mã nhà cung cấp + Địa chỉ: Vĩnh Phúc
+ Ngời giao hàng: Chị Hoa + Diễn giải: Nhập kho đá Hộc + Số phiếu nhập: PN45 + Ngày hạch toán: 16/10/2008 + Ngày lập phiếu: 16/10/2008 + Mã hàng: Chọn ở danh mục mã vật t + Tên hàng: đá Hộc + Đơn vị tính: @@@ trang 85 + Mã kho: 009 + Số lợng nhập: 300
+ Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch: 90.000 + Tiền vốn: 27.000.000 ( máy tự động )
+ Thuế VAT: 2.700.000 ( Máy tự động)
+ Tổng tiền hàng nhập kho: 29.700.000 ( Máy tự động)
+ TK Nợ: máy ngầm định là 1521, TK Có: 331, số tiền: 27.000.000 + TK Nợ: 1331 ( Máy ngầm định ) , TK Có: 331, số tiền: 2.700.000 - Sau khi nhập xong kết thúc việc nhập liệu bằng nút “ Lu ”
ở đây, khi nhập nội dung một định khoản xong đã bao gồm cả việc nhập chỉ tiêu % thuế GTGT và nhấn nút Enter máy sẽ hỏi có muốn nhập thêm định khoản thứ hai về thuế không thì kế toán chọn có và nhập nội dung định khoản thứ hai bình thờng. Các thông tin liên quan đến thuế GTGT đầu vào sẽ đợc chuyến đến phân hệ kế toán thuế và phân hệ kế toán tổng hợp để lên các sổ sách về thuế nh sổ chi tiết TK 1331, sổ cái TK 133 và các báo cáo thuế khác.
Khi nội dung nghiệp vụ đợc nhập vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu đá hộc, sổ chi tiết phảI trả ngời bán, bảng tổng hợp chứng từ gốc. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cũng loại sẽ là cơ sở để máy lập chứng từ ghi sổ. Từ các chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp tiến hành lập sổ đằng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
• Để xem, in các sổ sách, báo cáo kế toán thực hiện các thao tác sau:
- Chọn loại báo cáo cần xem trên các phân hệ nghiệp vụ - Lựa chọn các sổ sách báo cáo tơng ứng
- Vào điều kiện lọc để lọc ra các sổ sách, báo cáo tơng ứng.
Sau khi thực hiện thao tác đó thì chơng trình sẽ hiện ra kết quả dới dạng bảng, dùng phím mũi tên để xem thông tin chi tiết.
VD: Để xem, in sổ chi tiết cho ngời bán
Vào phân hệ: “ kế toán mua hàng và công nợ phải trả “ chọn “ Báo cáo công nợ phải trả ” chọn số chi tiết Phải trả cho ngời bán. Điều kiện lọc từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/10/2008. Kích chọn công ty TNHH Thảo Hiền trong danh mục khách hàng. Máy sẽ tự động đa ra sổ chi tiết. Nếu cần in thì ấn nút “ In”.
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trởng BTC)
Sổ chi tíêt thanh toán với ngời bán
TK:331
Đối tợng: Công ty TNHH Thảo Hiền Loại tiền: VNĐ
Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/10/2008
Ngày
tháng Số hiệuChứng từNgày Diễn giải TKĐƯ NợSố phát sinhCó Nợ Số d Có
13/10 16/10 20/10 22/10 27/10 30/10 PN81 PN97 PN129 13/10 16/10 27/10 - Số d đàu tháng - Số phát sinh trong tháng Mua đá dăm Mua đá hộc
Thanh toán tiền đá dăm bằng TGNH Thanh toán tiền đá hộc bằng tiền mặt Mua đá 1x2
Thanh toán tiền tháng trớc bằng TGNH 1521 1521 112 111 1521 112 18.093.786 17.182.067 50.875.643 18.039.786 27.182.635 35.264.872 - Cộng số phát sinh - Số d cuối kỳ 96.151.496 80.541.293 45.265.440 Ngày 31 tháng 10 năm 2008
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
BảNG KÊ NHậP VậT LIệU
Từ ngày 01 đến ngày 31 tháng 10 năm 2008
Tài khoản: 1521
Đối tợng: Xí nghiệp 797 Công trình: Khách sạn 12 tầng Lạng Sơn
STT Chứng từ Diễn giải Đơn
vị Số lợng Tổng số tiền Số Ngày 1 PN05 01/10 Nhập thép cuộn φ8 Kg 1470 17.081.400 2 PN13 06/10 Nhập xi măng Hoàng Thạch Tấn 100 73.000.000 Nhập xi măng Lạng Sơn Tấn 200 112.800.000 Nhập xi măng PC30 Tấn 200 136.197.800 3 PX16 08/10 Nhập gạch 2 lỗ Viên 80.000 38.680.000 ………. 40 PN74 26/10 Nhập cát vàng M3 350 31.500.000 41 PX81 27/10 Nhập thép cuộn tròn 10<=D<=18 M3 4000 40.589.640 42 XK85 28/10 Nhập đá hộc M3 500 45.000.000 ……….. Tổng cộng 743.146.500
• Trờng hợp nhập kho do không sử dụng hết đem về nhập khoCăn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập nội dung vào máy ở màn hình nhập NVL khác cũng theo các chỉ tiêu tơng tự nh trên, riêng phần định khoản nhập nh sau: Nợ TK 152
Có TK 627 – Nếu dùng cho quản lý chung Có TK 642 – Nếu xuất dùng cho quản lý DN
Ví dụ 10: Phiếu nhập PN26 ngày 27/10/2008, 400kg xi măng Lạng Sơn của lô xi măng xuất ngày 19/10/2008 theo phiếu xuất kho PX21 do thừa nhập lại kho, đơn giá: 564đ. Căn cứ vào phiếu nhập kho NVL và phiếu xuất kho của NVL thừa đó để nhập máy theo định khoản:
+ TK Nợ: Mặc định + TK Có: 621
+ Thành tiền theo đồng tiền giao dịch: 225.600
+ Nhập xong các nội dung cần thiết khác nhấn “ Lu “
Sau khi nhấn nút lu máy cũng sẽ tự động phản ánh số liệu vào các bảng biểu, sổ sách liên quan. Kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào bằng nút “ in chứng từ” ở phía trên màn hình. Việc sửa số liệu nhập có thể tiến hành trực tiếp trên màn hình nhập. Trờng hợp nhập cùng một lúc nhiều nghiệp vụ có thể sử dụng nút “ mới” để nhập nghiệp vụ tiếp theo.
Nhập kho do điều chuyển nội bộ:
Trờng hợp này sẽ căn cứ vào các phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi tăng NVL ở kho nhập. Với phiếu xuất điều chuyển thì chơng trình không hạch toán vì tài khoản Nợ trùng với tài khoản Có. Đồng thời, chơng trình cũng tự động tạo ra một phiếu nhập mới cho kho nhận mà kế toán không cần phải nhập dữ liệu vào một phiếu nhập nữa.
Ví dụ 11: Phiếu nhập kho điều chuyển PX67 ngày 10/10/2008, cát vàng chuyển từ kho số 04 sang kho số 05, số lợng: 50m, đơn giá: 45.148đ . Căn cứ vào chứng từ, kế toán sử lý nh sau:
- Từ màn giao diện của Fast chọn phân hệ kế toán hàng tồn kho - Chọn cập nhập số liệu
- Chọn phiếu xuất điều chuyển
- Lần lợt nhập các thông tin vào các ô sau đó ấn “ Lu ” - Ô số lợng: 50
- Ô thành tiền: 2.257.400 *Trờng hợp nhập kho do thu hồi nợ
Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập nội dung vào máy ở màn hình NVL khác cũng theo các chỉ tiêu tơng tự nh trên, riêng phần định khoản nhập nh sau:
Nợ TK 152 Có TK 1368
Ví dụ 12: Phiếu nhập kho số 20 ngày 18/10/2008, nhập kho xi măng PC30 do xí nghiệp 797 trả, số lợng: 30 tấn, đơn giá 680.989đ/tấn theo phiếu xuất cho vay trớc đây phiếu xuất kho số 16 ngày 10/10/2008.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán nhập vào máy theo định khoản: Ô TK Nợ: Mặc định
Ô TK Có: 1368