Để trình bày nội dung văn bản trong PowerPoint, bắt buộc phải dùng Text box hoặc
Placeholder. Chèn một Text Box vào bài trình chiếu bằng cách:
C1: Vào menu Insert | Text Box
C2: Bấm vào biểu tượng Text Box trên thanh Drawing
6.6.2. Chèn hình ảnh
a) Các bước chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Art
B1: Vào menu Insert | Picture | Clip Art, Task Pane hiện ra phía bên phải cửa sổ soạn thảo.
B2: Bấm chọn Organize clips, hộp thoại Microsoft Clip Organizer hiện ra, các hình ảnh được chia thành các chủ đề khác nhau.
B3: Chọn một ảnh thích hợp, kích phải chuột rồi chọn copy.
B4: Dán (Paste) hình ảnh vừa copy vào vị chí cần chèn ảnh.
b) Chèn ảnh từ file
B1: Vào menu Insert | Picture | From File hộp thoại Insert picture hiện ra
B2: Tìm vị trí lưu file ảnh trong ô Look in, nháy kép chuột vào file cần chèn.
6.6.3. Chèn âm thanh, phim ảnh
Vào menu Insert | Movies and Sounds, chọn chức năng âm thanh hoặc film ảnh muốn sử dụng.
Movie from Clip Organizer: file Film ảnh trong thư viện Movie from File: File Film ảnh riêng của bạn
Sound from Clip Organizer: file âm thanh trong thư viện Sound from file: File âm thanh riêng của bạn.
Play CD Audio Track: Dùng file âm thanh từ CD Record Sound: Ghi âm trực tiếp.
6.6.4. Chèn bảng biểu
Vào menu Insert | Table, hộp thoại Insert Table hiện ra
Number of columns: Số cột
Number of rows: Số dòng
Chọn OK để hoàn tất.
6.6.5. Chèn Action button
Vào menu Slide Show | Action Button, chọn nút muốn sử dụng và kéo lên slide, hộp thoại Action Settings hiện ra, thiết đặt các thông số phù hợp và nhấn OK để áp dụng.
Mouse click: Khi kích chuột vào nút thì thực hiện nhiệm vụ Mouse Over: Khi di chuyển chuột qua nút thì thực hiện nhiệm vụ
Hyperlink to: Liên kết đến 1 Slide khác hoặc một file khác… Run program: Chạy một chương trình khác.
Run macro: Chạy một Macro
Custom: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Home: Về slide đầu tiên của trình diễn (mặc định)
Help: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Information: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Forward or Next: Đến slide kế tiếp trong trình diễn (mặc định)
Beginning: Về slide đầu tiên của trình diễn (mặc định)
End: Đến slide cuối cùng của trình diễn (mặc định)
Return: Trở lại slide vừa xem gần đây nhất
Document: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Sound: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
Movie: Tự tạo thao tác giống như trong Action Settings
6.6.6. Chèn chữ nghệ thuật
B1: Nhấp nút Insert Word Art trên thanh công cụ Drawing, hộp thoại Word Art Gallery xuất hiện.
B2: Chọn một kiểu chữ muốn sử dụng và nhấn nút OK, hộp thoại Edit WordArt Text hiện ra.
B3: Nhập dòng chữ nghệ thuật muốn tạo trong ô Text, chọn font chữ trong ô Font, và chọn cỡ chữ trong ô size, chọn OK để kết thúc.
Ngoài ra: Có thể chỉnh sửa WordArt giống như trong MS Word bằng cách dùng thanh công cụ WordArt
6.6.7. Liên kết (Hyperlink) trong PowerPoint
PowerPoint cho phép liên kết đến một file PowerPoint khác, một chương trình khác (Word, Excel, FoxitReader,…) để chạy chương trình đó và liên kết đến một Slide khác ngay trong chính bài trình chiếu đó. Các bước thực hiện
B1: Chọn đối tượng trong Slide làm đối tượng hiển thị để khi kích chuột vào sẽ liên kết đến vị trí mong muốn (đối tượng có thể là: một textbox, một placeholder, một picture hay nội dung của một đoạn Text…)
B2: Chọn một trong các cách
C1: Vào menu Insert | Hyperlink
C2: Kích phải chuột lên đối tượng chọn Hyperlink C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + K.
B3: Chọn một đối tượng khác muốn liên kết đến.
Existing File or Web Page: Liên kết đến một file đã tồn tại khác hoặc một trang web khác. Place in this Document: Liên kết đến Slide khác trong bản thân bài trình chiếu.
E-mail Address: Đến một địa chỉ email.
Screen Tip: Nội dung nhập trong ScreenTip sẽ hiển thị khi di chuột qua.
B4: Nhấn nút OK để áp dụng
6.6.8. Một số lời khuyên khi thiết kế bản trình chiếu
Sử dụng màu chữ và màu nền tương phản nhau để chữ dễ đọc. Chỉ nên đưa các đầu mục hoặc các ý chính ngắn gọn.
Tránh đưa quá nhiều nội dung văn bản và hình ảnh vào 1 Slide (đưa 5 – 6 dòng trên 1 Slide) Sử dụng cỡ chữ đủ lớn để người ngồi xa cũng có thể đọc được (cỡ chữ từ 24 point trở lên). Không nên sử dụng quá nhiều kiểu font, kiểu định dạng chữ trong một Slide.
Không nên sử dụng quá nhiều chữ in hoa vì chữ in hoa khó đọc hơn chữ thường. Sử dụng hiệu ứng sao cho phù hợp với ngữ cảnh trình chiếu.
6.7. Tăng cường tính hấp dẫn bằng các hiệu ứng Animation6.7.1. Hiệu ứng cho nội dung 6.7.1. Hiệu ứng cho nội dung
B1: Chọn đối tượng muốn áp dụng hiệu ứng (đối tượng có thể là text box, picture, chart…)
B2: Dùng một trong các cách:
C1: Vào menu Slide Show | Custom Animation. C2: Kích phải chuột chọn Custom Animation.
Chức năng Custom Animation hiện ra trên Task Pane phía bên phải màn hình.
B3: Bấm vào nút Add Effect và chọn kiểu hiệu ứng muốn áp dụng.
Start: Kiểu kích hoạt hiệu ứng
Direction: Hướng hiệu ứng thực hiện.
Speed: Tốc độ thực hiện hiệu ứng. Re-Order : Thứ tự thực hiện
6.7.2. Hiệu ứng cho Slide
B1: Chọn Slide muốn áp dụng hiệu ứng
B2: Dùng một trong các cách
C1: Vào menu Slide Show | Slide Transition
C2: Kích phải chuột lên Slide đã chọn và chọn Slide Transition.
Chức năng Slide Transition hiện ra trên Task Pane phía bên phải màn hình
B3: Chọnkiểu hiệu ứng áp dụng cho Slide trên mục Modify transition. Speed: Tốc độ thực hiện hiệu ứng
Sound: Âm thanh khi thực hiện hiệu ứng
6.7.3. Hiệu ứng chuyển cảnh cho Slide
B1: Chọn Slide muốn áp dụng hiệu ứng
B2: Vào menu Slide Show | Animation Schemes, chức năng Slide Transition hiện ra trên
Task Pane phía bên phải màn hình
6.8. Trình chiếu
6.8.1. Thiết đặt kiểu trình chiếu
Vào menu Slide Show | Set Up Show để mở hộp thoại Set Up Show như hình
Presented by a speaker (full screen): Đây là tùy chọn mặc định cho việc trình diễn. Nó cho phép thực hiện trình diễn trên toàn màn hình.
Browse by an individual (window): Tùy chọn này cho phép mỗi diễn giả có thể tự điều kiển việc trình diễn của PowerPoint theo nhu cầu riêng của mình.
Browed at a kios: Bài trình diễn tự động thể hiện mà không cần phải có người điều khiển. Việc trình diễn sẽ tự động lặp đi lặp lại.
Loop continuously until ‘Esc’: Việc trình diễn được lặp lại liên tục cho đến khi nhấn phím Esc.
Show without narration: Tạm thời tắt bất cứ giọng thuyết minh nào đi kèm. Show without animation: Tạm thời không cho trình diễn các slide hoạt hình đi kèm. Show scrollbar: Cho phép xuất hiện một thanh cuốn ở cạnh bên phải của cửa sổ trình
duyệt trong khi xem.
All: Sử dụng tất cả các slide.
From và To: Sử dụng một nhóm các slide liên tục nhau từ trang trong ô From đến trang trong ô To
Custom show: Cho phép chọn Custom show từ danh sách xổ xuống. Chỉ có hiệu lực khi đã có ít nhất một custom show trong trình diễn.
Pen color: Chỉ có khi trình diễn ở chế độ Presented by a speaker. Đây là chức năng bút đánh dấu khi trình diễn.
Manually: Điều khiển bằng cách nhấn phím hoặc nhấp chuột. Using Timing if present: Các slide sẽ được điều khiển theo thời gian.
6.8.2. Tạo kiểu trình chiếu tuỳ ý (Custom Show)
B1: Vào menu Slide Show | Custom Shows để mở hộp thoại Custom Shows
B2. Chọn New để tạo kiểu trình chiếu tuỳ ý, hộp thoại Define Custom Show hiện ra.
B3. Từ danh sách Slides in presentation, chọn slide mà bạn muốn đưa vào Custom show, sau đó nhấp nút Add>> để đưa Slide đó vào khung Slides in custom show bên phải.
B4. Lặp lại bước 3 để đưa thêm các slide khác vào khung Slides in custom show. Để xoá bớt slide khỏi danh sách ở khung Slides in custom show, chọn Slide đó và nhấp nút
Remove.
B5. Nhấp nút OK để lưu Custom show và quay trở về hộp thoại Custom Shows.
B6. Từ hộp thoại này, có thể nhấp vào các nút Edit, Remove, hoặc Copy để chỉnh sửa, xoá, hoặc sao chép bất cứ một Custom show nào được chọn.
B7. Để xem trước Custom show, nhấp vào nút Show để quan sát trong chế độ Slide Show.
6.8.3. Thao tác trình chiếu
Khi muốn trình diễn một bài trình diễn ta sử dụng một trong các cách:
C1: Vào menu Slide Show | View Show.
C2: Nhấp nút Slide Show ở góc dưới, bên trái của màn hình.
C3: Nhấn phím tắt F5.
6.8.4. Một số thao tác khi trình chiếu
Thao tác Cách thể hiện
Đến slide kế tiếp
Click phím trái chuột Nhấn phím Spacebar Nhấn phím N
Nhấn phím mũi tên phải Nhấn phím mũi tên xuống Nhấn phím Page Down Nhấn phím Enter
Quay lại Slide trước đó
Nhấn phím Backspace Nhấn phím P
Nhấn phím mũi tên trái Nhấn phím mũi tên lên Nhấn phím Page Up
Đến một Slide bất kỳ Gõ số thứ tự của Slide và nhấn phím Enter
Bật/Tắt chế độ bôi đen màn hình Nhấn phím B Nhấn phím (,) Bật/ tắt chế độ làm trắng toàn màn hình Nhấn phím W Nhấn phím (,) Hiển thị/ẩn nút mũi tên (ở góc dưới bên
trái màn hình) Nhấn phím A Nhấn phím (=) Dừng/tiếp tục trình diễn Nhấn phím S Nhấn phím (+) Kết thúc trình diễn Nhấn phím Esc Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Break Nhấn phím (-) Xoá những nét vẽ trên màn hình Nhấn phím E Đến một Slide ẩn Nhấn phím H
Sử dụng thời lượng mới Nhấn phím T Sử dụng thời lượng đã ấn định ban đầu Nhấn phím O
Quay về điểm khởi đầu của trình diễn Nhấn cả hai phím chuột cùng lúc trong khoảng 2 giây.
Kích hoạt bút đánh dấu Nhấn tổ hợp phím Ctrl +P Kích hoạt con trỏ mouse hình mũi tên Nhấn phím Ctrl+A Giấu con trỏ chuột và nút mũi tên Nhấn tổ hợp phím Ctrl+H Tự động hiển thị / ẩn con trỏ chuột Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U
6.9. In ấn bài trình chiếu6.9.1. Định dạng trang in 6.9.1. Định dạng trang in
Để định dạng trang in, mở mục chọn File | Page setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện
Slides and sized for: Chọn khổ giấy
Width và Height: Nhập vào chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in không nằm trong danh sách Slides sized for)
Orientation: Thiết lập hướng in: Portrait: in theo chiều dọc hoặc Landscape: in theo chiều ngang.
Trong đó
Slides: Thiết lập hướng in dữ liệu trên các Slides;
Notes, handout & outline: Thiết lập hướng in cho phần chú thích đi kèm các slide
6.9.2. In ấn
C1: Vào menu File | Pr n hint C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + P
Hộp thoại
TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. Nhập môn tin học căn bản
[1]. “Giáo trình tin học căn bản”, Đại học Cần Thơ
[2]. Nguyễn Mạnh Hùng, “Tin học thật là đơn giản”, Nhà xuất bản ĐH Quốc gia Hà nội.
II. Microsoft Word
[1].Nguyễn Sơn Hải, “Phần I - Microsoft Word”, Trung tâm tin học - Bộ giáo dục và đào tạo
[2]. “Giáo trình Word cơ bản”, Trung tâm đào tạo và phát triển tin học CID, 521 Nguyễn Chí Thanh – Hà nội.
[3]. “Các thủ thuật Word”, http://ebooks.vdcmedia.com
[4]. “Giáo trình tin học căn bản”, Đại học Cần Thơ
[5]. Trần Văn Tư, Nguyễn Ngọc Tuấn, Hoàng Phương, “Microsoft Office – Word 2000 toàn tập”, Nhà xuất bản Thống Kê.
III. Microsoft Windows
[1]. Hoàng Ðức Hải, Nguyễn Ðình Tê, “Giáo trình Windows, Word, Excel”, Nhà xuất bản Giáo Dục, 2000.
[2]. “Windows XP toàn tập”, Nhà xuất bảnThống kê.
IV. Microsoft Excel
[1].Nguyễn Sơn Hải, “Phần III - Microsoft Excel”, Trung tâm tin học - Bộ giáo dục và đào tạo
[2].Lê Quang Huy, “Giáo trình Excel”, Khoa Công nghệ thông tin - Viện Đại học Mở.
[3]. Cảnh Thạc, Trần Thanh Thái, Trần Thanh Phong, “Kỹ năng phân tích Kinh tế trên Excel”, Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright.
[4]. “Giáo trình Excel cơ bản”, Trung tâm đào tạo và phát triển tin học CID, 521 Nguyễn Chí Thanh – Hà nội.
V. Một số ứng dụng khác
[1]. Hoàng Sơn, Quang Huy, “Hướng dẫn thực hành Internet và Internet Explorer 6.0”, Nhà xuất bản Thống Kê, 2000.
[2]. “Hướng dẫn sử dụng Internet”, Trung tâm Điện toán - Truyền số liệu KVI.
[3]. “Những kiến thức cơ bản về World Wide Web”, http://ebooks.vdcmedia.com
VI. Microsoft PowerPoint
[1].Nguyễn Sơn Hải, “Phần II - Microsoft PowerPoint”, Trung tâm tin học - Bộ giáo dục và đào tạo
[2]. Trần Thanh Phong, “Trình diễn báo cáo bằng PowerPoint”, Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright
Một số trang web khác như:
http://www.bkav.com.vn http://vnexpress.net
http://www.pcworld.com.vn
http://thnt.com.vn (Trang Tin học và nhà trường)
http://www.ctu.edu.vn (Đại học Cần Thơ)