4.4.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp dữ liệu được bố trí trên 1 vùng hình chữ nhật (gồm ít nhất là 2 hàng) của bảng tính.
Thông thường, hàng đầu tiên ghi các tiêu đề của vùng dữ liệu, mỗi tiêu đề trên 1 cột, tiêu đề này gọi là tên trường (field name). Mỗi cột gọi là một trường (field).
Từ hàng thứ hai trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng gọi là 1 bản ghi (record).
4.4.2. Thao tác với cơ sở dữ liệu
a) Sắp xếp dữ liệu.
Điều kiện để sắp xếp là trong vùng dữ liệu không được chứa ô dữ liệu hoà trộn ô (trừ dòng tiêu đề).
Các bước để sắp xếp dữ liệu bao gồm:
B1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp.
Excel cung cấp 3 ràng buộc (điều kiện) cho việc ưu tiên sắp xếp. Nếu dữ liệu trong mục Sort by giống nhau thì Excel ưu tiên sắp xếp theo điều kiện trong cột Then by thứ nhất, và nếu dữ liệu trong cột Then by thứ nhất lại giống nhau thì sẽ ưu tiên sắp xếp theo điều kiện trong cột Then by thứ 2.
Sort by: Cột ưu tiên thứ nhất trong khoá sắp xếp.
Then by: Cột ưu tiên thứ hai và thứ ba trong khoá sắp xếp Ascending: Sắp xếp tăng dần
Descending: Sắp xếp giảm dần
Header row: Không chứa dòng tiêu đề trong việc sắp xếp No header row: Sắp xếp cả dòng tiêu đề .
b) Lọc dữ liệu
Mục đích là lấy ra những dữ liệu có ích thoả mãn một vài điều kiện nào đó nhằm phục vụ cho việc thống kê, lập báo cáo chi tiết… Excel cung cấp 2 dạng lọc là lọc tự động và lọc nâng cao.
* Lọc tự động (AutoFilter)
Sử dụng phương pháp lọc tự động, những bản ghi thoả mãn điều kiện lọc sẽ được hiển thị, còn những bản ghi không thoả mãn điều kiện sẽ bị ẩn đi. Phương pháp này áp dụng khi điều kiện lọc nằm trên một trường (cột). Các bước thực hiện.
B1: Chọn vùng dữ liệu cần lọc.
B2: Vào menu Data | Filter | AutoFilter, bên cạnh tên các trường xuất hiện các mũi tên màu đen. B3: Chọn mũi tên chứa tên trường ta muốn đặt điều kiện lọc, chọn Custom, hộp thoại Custom AutoFilter hiện ra.
Ràng buộc Ý nghĩa
equals =
does not Equals <>
is greater than >
is greater than or equals to >=
is less than <
is less than or equals to <=
end with kết thúc với
does not end with không kết thúc với
begin with bắt đầu với
does not begin with không bắt đầu với
contains có chứa
does not contain không chứa
And: điều kiện và Or: điều kiện hoặc
Huỷ lọc bằng cách vào menu Data | Filter | bỏ đánh dấu AutoFilter.
* Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Lọc nâng cao dùng để lọc các bản ghi thoả mãn các điều kiện phức tạp hơn và có nhiều hơn 1 trường điều kiện. Chức năng này ứng với các điều kiện trực tiếp hoặc gián tiếp. Sử dụng chức năng này yêu cầu phải lập vùng điều kiện (bảng phụ).
Điều kiện trực tiếp: Là những điều kiện mà không chứa công thức ở trong. Với một trường (cột) có từ 2 điều kiện trở lên thì:
- Điều kiện xảy ra đồng thời AND (và) được thể hiện trên cùng 1 dòng (cùng 1 bản ghi) VD: Lập vùng điều kiện là Điểm trung bình lớn hơn 6.5 và nhỏ hơn 7.
- Điều kiện xảy ra không đồng thời OR (hoặc) được thể hiện trên các dòng khác nhau. VD: Vùng điều kiện cho những SV thuộc diện gia đình chính sách hoặc là dân tộc ít người.
Điều kiện gián tiếp: Là những điều kiện có chứa công thức bên trong, giá trị của vùng điều kiện này là giá trị logic (TRUE hoặc FALSE)
Tiêu đề vùng điều kiện không được trùng với tiêu đề của bất kỳ trường nào.
VD: Vùng điều kiện để lọc ra những khách hàng đi trước ngày 15.
Các bước thực hiện lọc sau khi đã thiết lập được vùng điều kiện. B1: Chọn vùng dữ liệu muốn lọc.
B2: Vào menu Data | Filter | Advanced Filter, hộp thoại Advanced Filter hiện ra.
° Filter the list, in-place: Chỉ hiển thị các bản ghi thoả mãn điều kiện lọc.
° Copy to another location: Copy các bản ghi thoả mãn điều kiện lọc ra vị trí mới (*) ° List range: Vùng dữ liệu dùng để lọc (phải dùng địa chỉ tuyệt đối).
° Criteria range: Vùng điều kiện (dùng địa chỉ tuyệt đối). ° Copy to: Vị trí đặt kết quả lọc nếu chọn *
° Unique Records only: Đưa ra duy nhất một bản ghi nếu có nhiều hơn 1 bản ghi thoả mãn điều kiện lọc.
4.4.3. Đồ thị trong Excel
Đồ thị là mô hình phản ánh trực quan những số liệu đã được thống kê trong bảng tính, biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị sẽ làm tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của số liệu.
Ví dụ: Có số liệu như bảng sau:
a) Thiết lập đồ thị
B1: Chọn vùng dữ liệu muốn thành lập đồ thị. (B4:F10) B2: Dùng một trong các cách:
C1: Vào menu Insert | Chart
C2: Bấm vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn Standard. B3: Chọn kiểu đồ thị muốn sử dụng trong hộp thoại Chart Wizard – Step 1 of 4 (có thể bấm
vào nút Press and Hold to View Sample để xem trước dạng hiển thị của đồ thị). Chọn Next để sang bước tiếp theo.
B4: Trong hộp thoại Chart Wizard – Step 2 of 4 Tab Data Range:
Data range: Giới hạn vùng dữ liệu cần tạo đồ thị
Rows: Dữ liệu trong vùng dữ liệu được coi là đánh khối theo hàng.
Columns: Dữ liệu trong vùng dữ liệu được coi là đánh khối theo cột.
Tab Series:
Category (X) axis labels: Chọn tiêu đề cho trục X. Chọn Next để sang bước tiếp theo.
B5: Thiết đặt thêm các thông số cho đồ thị
Chart title: Tiêu đề của đồ thị
Category (X) axis: Tiêu đề cho trục X.
Value (Y) axis: Giá trị hiển thị trên cột Y. Chọn Next để sang bước tiếp theo.
B6: Lựa chọn vị trí đặt đồ thị
As Object in: Đặt đồ thị tại sheet hiện hành Chọn Finish để hoàn thành việc thiết đặt đồ thị
Ban đầu, có thể đồ thị hiển thị lên rất xấu, dùng chuột để kéo giãn hiệu chỉnh sao cho thích hợp.
b) Hiệu chỉnh đồ thị
Để hiệu chỉnh đồ thị, kích phải chuột lên nền đồ thị:
Chart type: Chọn lại kiểu đồ thị
Source data: Chọn lại vùng dữ liệu cho đồ thị
Chart Options: Thiết lập lại các thuộc tính cho đồ thị.
Location: Vị trí đặt đồ thị
4.5. In ấn bảng tính
a) Thiết đặt khung trang và khổ giấy.
Tab Page: Thiết đặt khổ giấy
Portrait: Dùng khổ giấy dọc.
Landscape: Dùng khổ giấy ngang.
Paper size: Cỡ giấy (thông thường dùng khổ A4).
Tab Margin: Thiết đặt khung trang Top: Lề trên
Bottom: Lề dưới Left: Lề trái Right: Lề phải
Horizontally: Căn giữa vùng bảng tính theo chiều ngang Vertically: Căn giữa vùng bảng tính theo chiều dọc Tab Header/Footer: Đặt tiêu đề đầu và tiêu đề cuối
Chon Custom Header để đặt tiêu đề đầu và Custom Footer để đặt tiêu đề cuối. Tab Sheet
Print area: Vùng lựa chọn để in.
Rows and column headings: In cả dòng tiêu đề trên mỗi trang in nếu bảng biểu trải dài trên nhiều trang.
b) In ấn
B1:Lựa chọn vùng dữ liệu muốn in và chọn một trong các cách C1: Vào menu File | Print
All: In toàn bộ workbook. Pages: In theo số trang chỉ định
° From: Trang bắt đầu. ° To: Trang kết thúc.
Selection: Chỉ in vùng dữ liệu được chọn lựa Active Sheet: In toàn bộ Sheet hiện hành. Number of copies: Số bản in.
Preview: Xem trước khi in. B2: Nhấn OK để bắt đầu in.
CHƯƠNG V - MỘT SỐ ỨNG DỤNG
5.1. Khai thác Internet5.1.1. Lịch sử Internet 5.1.1. Lịch sử Internet
Internet với chữ I viết hoa, là mạng máy tính toàn cầu hay còn gọi là mạng của các mạng trên toàn thể giới. Internet xuất phát từ mạng ARPANET. Đó là một dự án do Bộ quốc phòng Mỹ khởi đầu năm 1969 nhắm liên kết Bộ quốc phòng với các nhà thầu nghiên cứu khoa học quân sự lại với nhau. Mạng này thành công dẫn đến các trường đại học muốn gia nhập mạng. Do đó mạng này được chia thành hai phần. Phần MILNET dành cho các địa điểm quân sự và ARPANET dành cho các địa điểm phi quân sự. Các mạng này liên kết với nhau nhờ giao thức Internet (Internet Protocol – IP). Nhờ có liên kết IP mà các máy tính trao đổi thông điệp với nhau được.
Thuật ngữ Internet được xuất hiện trong một tài tiệu năm 1974 nhưng cũng chưa được mọi người quan tâm lắm.Vào khoảng những năm 1980, hội đồng khoa học quốc gia Mỹ (NSF) xây dựng mạng NSFNET, một mạng riêng nhanh hơn mạng ARPANET để nối các siêu máy tính với nhau. NSF đã thu xếp để các khu vực thiết lập các mạng khu vực và kết nối vào NSFNET. NFSNET ra đời với tốc độ đường truyền lên đến 1,5 MB/s (trong khi đó tốc độ đường truyền trong ARPANET là 56 KB/s) cho phép các mạng trong vùng có thể kết nối vào mạng. Mạng NSFNET hoạt động hiệu quả và đến năm 1990 nhiều doanh nghiệp rời bỏ ARPANET đê chuyển sang NSFNET.
Ở ngoài nước Mỹ các mạng IP ở các nước xuất hiện và kết nối thông qua điện thoại. thực tế các mạng này đều nối với một mạng nào đó của Mỹ một cách trực tiếp hay gián tiếp. Vậy là các máy tính trên thế giới có nối mạng đều có thể trao đổi thông tin với nhau.
Lúc đầu, Internet được coi là mạng của tất cả các mạng sử dụng giao thức IP, nhưng cho đến nay nhờ các cầu nối đa giao thức thì Internet đã trở thành mạng của các mạng sử dụng các giao thức khác nhau.
Các máy tính trên Internet sử dụng 2 giao thức kết nối : SLIP (Serial Line Internet Protocol) và PPP (Point to Point Protocol). Cả hai giao thức này cho phép kết nối với Internet qua đường dây điện thoại quay số (dial up telephone). Giao thức PPP có nhiều ưu điểm hơn giao thức SLIP nên được sử dụng thông dụng hơn.
5.1.2 Tên miền Internet
Mạng Internet có hơn một triệu máy chủ nối đến nó. Mỗi máy chủ được gán một dãy số gồm bốn phần. Ví dụ 123.45.64.89. Số này được gọi là địa chỉ IP. Vì các số này khó nhớ nên người ta gán tên cho các máy chủ. Ví dụ máy chủ của Microsoft là microsoft. Vì có nhiều máy chủ nên cần phải chia ra thành các phần theo kế hoạch tên miền (DNS – Domain Name System). Tên miền gồm nhiều phần cách nhau bởi dấu chấm. Phần bên phải nhất là tên khu vực. Một số tên khu vực là:
.net - Network các tổ chức mạng .edu - Educational giáo dục
.org - Organizations các tổ chức khác .gov - Government các cơ quan chính phủ .mil - Military các khu quân sự .info - Information cung cấp thông tin
Các khu vực địa lí, các quốc gia đều được kí hiệu bởi hai kí tự. Ví dụ: .ca tên miền quốc gia của Canada, .vn là tên miền quốc gia của Việt nam…
5.1.3 Nhà cung cấp dịch vụ Internet
Nhà cung cấp dịch vụ Internet (Internet Service Provider – ISP) là một công ty với những máy tính siêu nhanh thường xuyên kết nối vào Internet qua một đường truyền tốc độ cao. Công ty này bán quyền kết nối với mạng và sử dụng một phần đường truyền của họ để đến với toàn mạng Internet. Khi đã kết nối vào mạng Internet ta có thể truy cập thông tin của các máy tính trên mạng và cung cấp thông tin của riêng ta để mọi người truy cập.
Việc chọn nhà cung cấp dịch vụ Internet phục thuộc vào tốc độ đường truyền được cung cấp và giá cả.
5.1.4 Khai thác thông tin từ Internet
a) Sử dụng giao thức truyền file
Giao thức truyền file ( File Transfer Protocol- FTP) là một phương pháp để gửi những tệp tin không nhị phân không được mã hóa qua kết nối IP. Giao thức FTP đơn giản, nhanh, tin cậy và có thể dùng cho các máy tính chạy các hệ điều hành khác nhau trao đổi tệp tin với nhau.
Người dùng liên lạc với máy chủ bằng phần mềm FTP, thiết lập kết nối, đăng nhập mạng, yêu cầu liệt kê thư mục và chép các tập tin. FTP hay sử dụng để tải các tệp tin lên Website.
Nhiều máy chủ cho phép sử dụng giao thức FTP với tên nặc danh (anonymous). Khi máy hỏi mật khẩu (password) thì nhập địa chỉ email.
b) Sử dụng giao thức truyền siêu văn bản.
Giao thức truyền siêu văn bản http (HyperText Transfer Protocol) là giao thức mặc định của Internet. World Wide Web (WWW) là một tạp chí điện tử khổng lồ với nhiều trang được chứa ở các máy tính khác nhau trên thế giới. Để truy cập WWW ta cần trình duyệt web. Trình duyệt web thông dụng nhất và miễn phí hiện nay là internet explorer (IE) có đi kèm với hệ điều hành Windows và trình duyệt FireFox.
Để vào WWW ta cần khởi động trình duyệt web và nhập vào địa chỉ trang web. Tất cả các tài nguyên trên Internet đều có URL (Uniform Resource Locator). Đó là một xâu kí tự dùng để xác định vùng tài nguyên hay địa chỉ. Ví dụ: http://www.tueba.edu.vn.
Để tìm kiếm thông tin trên mạng Internet, có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm (search engine). Một vài công cụ tìm kiếm nổi tiếng trên Internet là google, yahoo, altalavista... Có thể sử dụng kết hợp các từ khóa để tìm kiếm nâng cao.
c) Nhận và gửi thư điện tử
Thư điện tử (electronic mail hay email) là một dịch vụ phổ biến nhất trên Internet. Đây là phương thức trao đổi thông tin nhanh chóng, tiện lợi và rẻ tiền. Bằng dịch vụ email, người sử dụng máy tính có thể trao đổi thông tin với nhau sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) một giao thức trong họ giao thức TCP/IP.
Thư tín điện tử không chỉ đơn thuần là các ghi chép cá nhân được gởi từ một người dùng đến một người dùng khác trên mạng, mà khi dùng nó bạn có thể gửi cho nhau cả các loại
tài liệu như: các văn bản, các báo cáo, các chương trình máy tính, … và nhiều thông tin khác nữa. Email cho phép liên lạc nhanh hơn, thuận tiện hơn, và chi phí của nó thấp hơn rất nhiều so với trao đổi thư từ qua đường bưu điện bình thường.
Có thể đăng kí một hộp thư điện tử có trả phí ví dụ hộp thư của hn.vnn.vn hoặc một hộp thư điện tử miễn phí ví dụ yahoo.com hoặc gmail.com. Mỗi địa chỉ thư điện tử thường có dạng tennguoinhan@tenmien. Ví dụ president@whitehouse.gov.us. là địa chỉ của tổng thống Mỹ.
* Cách đăng ký một hòm thư điện tử miễn phí yahoo mail.
B1: Khởi động trình duyệt Internet Explorer
B2: Nhập vào địa chỉ: http://mail.yahoo.com, bấm chọn Sign Up now
B3: Một trang liệt kê các lựa chọn cho ta đăng ký. Bấm chọn Sign Up now trong mục Free Yahoo mail.
B4: Nhập các thông tin cần thiết như theo yêu cầu (lưu ý: nên chọn mục quốc gia trước, nếu bạn chọn quốc gia là Việt Nam thì trang đang ký sẽ hiển thị tiếng Việt cho bạn đồng thời, địa chỉ email của bạn cũng có thêm mã hiệu quốc gia ví dụ: vuvanhuy.tueba@yahoo.com.vn).
Mật khẩu: Mật khẩu để truy nhập hòm thư.
Mã số hiển thị: Nhập các ký tự hiển thị phía dưới ,đây là mã chống Spam của Yahoo. Nhập xong bấm “Tôi đồng ý để tiếp tục”.
B5: Một trang thông báo bạn đã đăng ký thành công hiện ra. Bắt đầu từ thời điểm này, bạn đã có một hòm thư yahoo và có thể gửi và thư.
Để gửi và nhận thư, nhập địa chỉ http://mail.yahoo.com vào trình duyệt Internet Explorer. Sau đó nhập địa chỉ mail và mật khẩu của bạn vào là bạn có thể làm việc với hòm thư điện tử miễn phí của bạn.
Lưu ý: Hòm thư yahoo chỉ cho phép bạn gửi file đính kèm nhỏ hơn 10 MB. Dung lượng tối đa của hòm thư yahoo là 1 GB (thời điểm 2007).
* Cách đăng ký hòm thư điện tử miễn phí Gmail.
B1: Khởi động trình duyệt Internet Explorer
B2: Nhập vào địa chỉ: http://mail.google.com hoặc http://gmail.com,