2.3.1. Bảng biểu trong văn bản
Bảng biểu trong văn bản được tạo bởi một số dòng (rows) và một số cột (columns), các dòng và các cột này tạo thành các ô (cells). Trong các ô có thể chứa các kiểu dữ liệu dạng văn bản, dạng số, dạng hình ảnh, công thức,…
a) Chèn thêm một bảng mới.
Để chèn bảng biểu vào văn bản, có thể thực hiện một trong 2 cách sau:
C1: Chèn nhanh một bảng
B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn bảng.
B2: Bấm chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn (Standard) và kéo, xác định số hàng và số cột theo ý muốn rồi nhả phím trái chuột. (Chỉ số đầu là chỉ số hàng, chỉ số sau là chỉ số cột).
C2: Chèn bảng một cách đầy đủ.
B1: Vào menu Table | Insert | Table, hộp thoại Insert table hiện ra.
B2: Thiết lập thông số cho bảng:
Number of columns: Số cột của bảng Number of rows: Số hàng của bảng.
Fixed column width: Cố định chiều rộng của cột
AutoFit to contents: Tự động điều chỉnh kích thước cho vừa vặn với nội dung.
AutoFit to Window: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản.
B3: Bấm vào nút OK để chấp nhận chèn bảng.
Lưu ý: Trong quá trình soạn thảo, đôi lúc kích thước của bảng vượt ra ngoài khổ giấy như trường hợp dưới:
STT Họ đệm Tên Ngày sinh
Để chỉnh sửa lại kích thước cho bảng trong trường hợp này, cách làm như sau: B1: Đặt con trỏ chuột vào một vị trí bất kỳ trong bảng.
B2: Vào menu Table | AutoFit | AutoFit to Window
b) Chỉnh sửa cấu trúc của bảng.
* Thêm cột cho bảng.
B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí liền kề với cột muốn thêm (bên trái hoặc bên phải cột muốn thêm). B2: Vào menu Table | Insert, có 2 lựa chọn:
Column to the left: Thêm 1 cột bên trái vị trí con trỏ
Column to the right: Thêm 1 cột bên phải vị trí con trỏ.
* Thêm dòng cho bảng
Bao gồm 2 bước chính.
B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí liền kề với dòng muốn thêm (phía trên hoặc phía dưới dòng muốn thêm).
B2: Vào menu Table | Insert, có 2 lựa chọn:
Rows Above: Thêm 1 dòng vào phía trên vị trí con trỏ
Rows Below: Thêm 1 dòng vào phía dưới vị trí con trỏ.
Ngoài ra: Để thêm một dòng mới vào vị trí cuối cùng của bảng, đặt con trỏ vào vị trí ô (cell) cuối cùng của bảng rồi nhấn phím Tab trên bàn phím, 1 dòng mới sẽ được tạo ra.
* Xoá cột cho bảng.
Để xoá cột của bảng, cách làm như sau: B1: Lựa chọn (bôi đen) các cột cần xoá.
B2: Lựa chọn một trong các cách:
C1: Vào menu Table | Delete | Columns.
C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete.
C3: Kích phải chuột chọn Delete Columns * Xoá dòng cho bảng.
Để xoá dòng của bảng, cách làm như sau: B1: Lựa chọn (bôi đen) các dòng cần xoá.
B2: Lựa chọn một trong các cách:
C1: Vào menu Table | Delete | Rows. C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Delete. C3: Kích phải chuột chọn Delete Rows. * Hoà trộn các ô.
Công dụng là hoà trộn 2 hay nhiều ô trong bảng thành 1 ô. Các bước tiến hành: B1: Lựa chọn các ô muốn hoà trộn.
B2: Dùng một trong các cách:
C1: Vào menu Table | Merge Cells.
C2: Kích phải chuột vào vị trí các ô vừa bôi đen chọn Merge Cells
VD: Tạo một bảng có cấu trúc như sau:
STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá Cách làm: Tạo một bảng có dạng: STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá
Bôi đen 3 ô phía trên ô Toán, Lý, Hoá rồi hoà trộn các ô này làm 1.
Làm tương tự cho các ô STT, Họ và Tên và Số báo danh.
* Chia nhỏ các ô
Công dụng là chia nhỏ 1 hay nhiều ô trong bảng thành 2 hay nhiều ô khác nhau. Các bước tiến hành:
B1: Lựa chọn các ô muốn chia nhỏ. B2: Dùng một trong các cách:
C1: Vào menu Table | Split Cells.
Hộp thoại Split Cells hiện ra, ta điền số lượng các hàng và cột vào các ô tương ứng.
Number of Columns: Số lượng các hàng
Number of rows: Số lượng các cột
VD: Tạo một bảng có cấu trúc như sau:
STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá Lần I Lần II Lần I Lần II Lần I Lần II Cách làm như sau: STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá
Lần lượt chia các ô Toán, Lý và Hoá thành các ô có 2 hàng và 1 cột.
STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá
Tiếp theo chia các ô phía dưới ô Toán thành các ô có dạng:
STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá Lần I Lần II
Lần lượt làm cho các ô Lý và Hoá. Cuối cùng ta hoà trộn các ô STT, Họ và tên, Số báo danh
, và ô Điểm STT Họ và Tên Số báo danh Điểm Toán Lý Hoá Lần I Lần II Lần I Lần II Lần I Lần II
c) Thiết lập định dạng cho bảng.
Công dụng: Nhằm thiết lập lại cấu trúc cho bảng theo một cấu trúc đã được cung cấp sẵn bởi Word hoặc người dùng cũng có thể tự tạo một mẫu và thêm vào thư viện mẫu. Cách làm như sau:
B1: Đặt con trỏ chuột vào một vị trí bất kỳ trong bảng.
B2: Vào menu Table | Table AutoFormat, hộp thoại Table AutoFormat hiện ra.
B3: Lựa chọn một mẫu định dạng có sẵn trong ô Table Style. B4: Nhấn nút Apply để áp dụng.
d) Thiết lập đường viền, màu sắc cho bảng.
Để thiết lập kiểu đường viền, màu sắc đường viền hoặc màu nền cho bảng, sử dụng công cụ Borders and Shading.
B1: Chọn các ô trong bảng hay toàn bảng để thay đổi các thông số liên quan đến đường viền và màu nền.
B2: Kích phải chuột vào vùng vừa bôi đen và chọn Borders and Shading, hộp thoại Borders and Shading hiện ra
B3: Lựa chọn các tab tương ứng để thay đổi các thông số cho bảng.
Tab Border: Cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn Tab Page Border: Định dạng đường kẻ viền cho trang văn bản
Tab Shading: Định dạng kiểu màu nền cho bảng.
* Tab Border
Style: Chọn kiểu đường định thiết lập.
Color: Chọn màu cho đường thẳng.
Width: Chọn độ dày, mỏng cho đường viền.
Preview: Có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng một cách trực quan.
Apply to: Chọn phạm vi các ô thiết lập cho phù hợp: Table: Sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng. Cell: Chỉ thiết lập cho các ô đã chọn.
* Tab Page Border
Các thông số liên quan đến viền của trang văn bản.
Ý nghĩa các thông số trong tab Page Border tương tự như trong tab border.
* Tab Shading
Fill: Chọn màu nền thích hợp.
No Fill: Không thiết lập màu nền
More Colors: Tuỳ chọn màu nằm ngoài danh sách các màu đang hiển thị.
Style: Kiểu nền.
Apply to: Phạm vi áp dụng:
Table: Sẽ thiết lập định dạng này cho toàn bộ bảng. Cell: Chỉ thiết lập cho các ô đã chọn.
e) Thay đổi kích thước của dòng, cột, di chuyển bảng. * Thay đổi kích thước dòng, cột
Để thay đổi kích thước dòng, đưa con trỏ chuột vào vị trí các đường kẻ, khi đó con trỏ chuột sẽ biến thành hình mũi tên 2 chiều, nhấp phím trái chuột giữ và kéo để thay đổi độ rộng của dòng.
Làm tương tự để thay đổi kích thước của cột.
* Di chuyển bảng.
Để di chuyển bảng, chọn một trong các cách sau:
C1: Ta đưa con trỏ chuột lên góc trên bên trái của bảng, tại đó bảng có một biểu tượng hình 4 mũi tên quay về 4 hướng, nhấp trái chuột vào biểu tượng này và kéo đến vị trí thích hợp.
C2: Đánh dấu bảng muốn di chuyển bằng cách bấm vào biểu tượng . Cắt bảng đó và paste vào vị trí muốn di chuyển tới.
f) Điều chỉnh độ rộng của cột bằng nhau và dòng bằng nhau.
Để điều chỉnh độ rộng của dòng bằng nhau hoặc của cột bằng nhau cách làm như sau: B1: Chọn các dòng hoặc các cột muốn điều chỉnh độ rộng bằng nhau.
B2: Chọn một trong các cách
C2: Kích phải chuột lên vùng văn bản vừa đánh dấu chọn điều chỉnh phù hợp • Distribute Rows Evenly: Điều chỉnh độ rộng của dòng bằng nhau. • Distribute Columns Evenly: Điều chỉnh độ rộng của cột bằng nhau.
g) Định dạng hướng chữ trong bảng
L
ời
ha
y
Hãy sống như ngày mai bạn sẽ chết Ý Đừng hỏi tổ quốc đã làm gì cho ta mà phải hỏi ta đã làm gì cho tổ quốc hôm nay. Ba thứ không bao giờ trở lại: Lời đã nói, tên đã bắn và những ngày đã qua.
Để thay đổi hướng chữ trong bảng, cách làm như sau: B1: Đặt con trỏ chuột vào ô muốn thay đổi hướng chữ
B2: Chọn một trong các cách:
C1: Bấm vào biểu tượng Change Text Direction trên thanh Table and Border. C2: Kích phải chuột chọn Text Direction.
B3: Chọn hướng chữ muốn áp dụng.
h) Định dạng lề trong bảng
B1: Đánh dấu (bôi đen) các ô cần định dạng lề.
B2: Kích phải chuột lên vùng đã đánh dấu chọn Cell Alignment, chọn kiểu định dạng lề thích hợp.
2.3.2. Sắp xếp dữ liệu trong bảng
Chức năng này chỉ áp dụng được trong trường hợp các ô trong bảng không bị hòa trộn trước đó. Cách làm như sau:
B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí trong bảng muốn sắp xếp. B2: Vào menu Table | Sort, hộp thoại Sort xuất hiện. VD:
STT Họ đệm Tên Ngày sinh
1 Trần Văn Nam 14/11/1988 2 Hoàng Hải Nam 22/04/1987
3 Lã Thị Oanh 3/10/21988
Sort by: Sắp xếp theo điều kiện đầu tiên (cột đầu tiên) Type: Kiểu dữ liệu để sắp xếp.
Ascending: Sắp xếp theo chiều tăng dần. Descending: Sắp xếp theo chiều giảm dần.
Then by: Nếu điều kiện sắp xếp Sort by trùng nhau thì sẽ lần lượt sắp xếp theo các điều kiện Then by sau.
Header row: Không sắp xếp dòng tiêu đề của bảng. No Header row: Sắp xếp cả dòng tiêu đề của bảng.
STT Họ đệm Tên Ngày sinh
2 Hoàng Hải Nam 22/04/1987 1 Trần Văn Nam 14/11/1988
3 Lã Thị Oanh 3/10/21988
4 Tống Hoài Sơn 21/06/1989
2.3.3. Sử dụng công cụ đồ hoạ trong Word
Ngoài những khả năng về soạn thảo và định dạng văn bản, Word cho phép thao tác đồ hoạ trực tiếp trên nó. Tuy nhiên, do không phải là công cụ chuyên dụng về đồ hoạ nên Word chỉ cho phép thao tác vẽ được một số hình đơn giản. Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Word, cần phải sử dụng đến thanh công cụ Drawing.
Các hình thông dụng thường được vẽ trên Word. : Vẽ đường thẳng
: Vẽ mũi tên.
: Vẽ hình chữ nhật, hình vuông. : Vẽ hình elip, hình tròn.
: Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản Cách vẽ:
B1: Bấm chuột lên hình cần vẽ.
B2: Dùng chuột để vẽ trực tiếp hình đó lên vùng văn bản cần chèn hình. Vd: Với một hình chữ nhật.
Lưu ý: Để vẽ hình vuông, dùng cách vẽ hình chữ nhật kết hợp với bấm phím Shift trên bàn phím sẽ được hình vuông. Tương tự cho vẽ hình tròn, bấm và giữ phím Shift và vẽ hình
elip sẽ được hình tròn.
Trước khi vẽ, nên bỏ đường bao quanh giới hạn vùng đồ hoạ bằng cách:
Vào menu Tools | Options, hộp thoại Options hiện ra chọn tab General, tìm và bỏ chức năng Automatically create drawing Canvas when inserting AutoShapes
a) Vẽ hình và điền chữ vào trong các hình.
Khi sử dụng các hình như hình vuông, hình chữ nhật hay hình tròn, người dùng có thể điền thêm nội dung hay chú thích cho những hình đó bằng cách: Kích phải chuột lên hình vừa vẽ chọn Add text
Vd:
b) Dùng các khối hình AutoShapes.
AutoShapes là thư viện các khối hình đã được tạo sẵn từ trước. Để sử dụng, vào
c) Các công cụ khác trên thanh công cụ Drawing
: Chọn đối tượng cần định dạng. : Chọn độ dầy mòng của đường.
: Chọn nét của đường.
: Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên trên hình) : Chọn mầu sắc cho đường.
: Tô màu nền cho một hình kín. : Chọn màu sắc cho chữ. : Tạo bóng cho hình vẽ;
: Chọn khối hình trong không gian 3 chiều (3D) : Để quay hình vẽ.
d) Làm việc với Text Box
Text Box là một công cụ đồ hoạ khá quan trọng, nó có thể chứa nội dung văn bản, hình ảnh…, và quan trọng hơn là nó cho phép người sử dụng di chuyển và định vị Text Box
khá mềm dẻo trên văn bản.
Chèn Text Box vào văn bản bao gồm các bước sau: B1: Dùng một trong các cách:
C1: Bấm chọn biểu tượng Text Box trên thanh công cụ Drawing C2: Vào menu Insert | Text Box
B2: Dùng chuột để vẽ lên văn bản, có thể thay đổi kích thước của Text Box một cách dễ dàng. B3: Nhập nội dung hay chèn hình ảnh vào Text Box.
e) Làm việc với nhóm các hình (Group) * Group (tạo nhóm)
Tạo nhóm cho các hình bao gồm các bước sau:
Mới đây
Phụng thiên thừa mệnh, hoàng thượng truyền rằng:
I love you
B1: Bấm chọn con trỏ chuột trên thanh công cụ Drawing.
B2: Dùng chuột kết hợp nhấn và giữ phím Shift trên bàn phím để chọn các hình muốn tạo nhóm. B3: Dùng 1 trong các cách sau:
C1: Vào Draw trên thanh công cụ Drawing chọn Group
C2: Kích phải chuột lên các hình vừa chọn và chọn Grouping | Group
* UnGroup (gỡ bỏ nhóm)
Các bước để gỡ bỏ nhóm bao gồm:
B1: Bấm chọn con trỏ chuột trên thanh công cụ Drawing. B2: Chọn nhóm hình muốn gỡ bỏ
B3: Chọn một trong các cách
C1: Vào Draw trên thanh công cụ Drawing chọn UnGroup
C2: Kích phải chuột lên các hình vừa chọn và chọn Grouping | UnGroup * ReGroup (Tái tạo nhóm)
Việc tái tạo nhóm thường được sử dụng khi bạn gỡ bỏ nhóm để chỉnh sửa nội dung rồi lại nhóm chúng lại sau khi đã hoàn thành việc sửa đổi các hình trong nhóm. Các bước như sau
B1: Bấm chọn con trỏ chuột trên thanh công cụ Drawing. B2: Bấm chọn một hình bất kỳ trong nhóm.
B3: Chọn một trong các cách
C1: Vào Draw trên thanh công cụ Drawing chọn ReGroup
C2: Kích phải chuột lên các hình vừa chọn và chọn Grouping | ReGroup
2.3.4. Tạo chữ nghệ thuật.
a) Chèn chữ nghệ thuật
B1: Nhấp nút Insert Word Art trên thanh công cụ Drawing, hộp thoại Word Art Gallery xuất hiện.
B3: Gõ dòng chữ nghệ thuật muốn tạo trong ô Text, chọn font chữ trong ô Font, và chọn cỡ chữ trong ô size, chọn OK để kết thúc.
Lưu ý: Để di chuyển được chữ nghệ thuật, cần phải định dạng kiểu văn bản bao phủ cho chữ nghệ thuật. Cách làm:
B1: Kích phải chuột lên chữ nghệ thuật chọn Format WordArt, hộp thoại Format WordArt
hiện ra.
B2: Chọn tab Layout, có các tuỳ chọn
o In line with text: Tách biệt với văn bản.
o Square: Có một khung viền chữ nhật riêng biệt với văn bản.
o Tight: Nằm khít với văn bản.
o Behind text: Nằm dưới văn bản.
o In front of text: Nằm trên văn bản.
b) Chỉnh sửa chữ nghệ thuật
Để hiệu chỉnh chữ nghệ thuật, cần phải dùng thanh công cụ WordArt, để lấy thanh công cụ này, vào menu View | Toolbars | WordArt. Dùng các chức năng trên thanh công cụ này để hiệu chỉnh chữ nghệ thuật theo ý muốn.
: Để chèn thêm dòng chữ nghệ thuật khác. : Để sửa nội dung của dòng chữ. : Để chọn lại kiểu chữ nghệ thuật.
: Để định dạng màu cho khối chữ.
: Để chọn một số kiểu chữ nghệ thuật khác. : Để quay khối chữ.
: Để xoay hướng văn bản.