3.6.1. Desktop
a) My computer
Biểu tượng này cho phép duyệt nhanh tài nguyên trên máy tính. Khi bất My computer lên, giao diện có dạng như hình dưới.
b) My Network Places
Nếu máy tính có kết nối mạng LAN (mạng nội bộ) thì mục này cho phép làm việc với các tài nguyên được chia sẻ trong mạng mà user được cấp quyền truy nhập.
c) Recycle Bin
Recycle Bin là nơi lưu trữ tạm thời các tập tin và các đối tượng đã bị xoá. Những đối tượng này chỉ thật sự mất khi bạn xoá chúng trong Recycle Bin hoặc kích phải vào biểu tượng Recycle Bin rồi chọn Empty Recycle Bin. Nếu muốn phục hồi các tập tin hoặc các đối tượng đã bị xoá, chọn đối tượng cần phục hồi trong Recycle Bin, sau đó kích phải chuột chọn Restore.
3.6.2. Start menu
a) Turn off Computer
Chức năng này dùng để tắt máy (Turn Off), khởi động lại máy (Restart) và tạm dừng hoạt động của máy (Stand by).
b) Log off
Chức năng này dùng để thoát khỏi môi trường làm việc hiện hành của user đang sử dụng để chuyển sang user khác (trong môi trường đa người dùng).
c) Run
Chức năng này dùng để chạy một chương trình nào đó, hoặc mở một thư mục nào đó. VD: Để khởi động bộ gõ Vietkey bằng chức năng RUN ta làm như sau
d) Setting
Các chức năng trong mục này giúp thiết lập cấu hình cho máy.
e) Programs
Hầu hết các chương trình sau khi được cài đặt vào trong máy đều nằm trong mục này, muốn làm việc với chương trình nào, ta vào mục Programs này để khởi động chương trình đó lên để làm việc.
Vd1: Để sử dụng máy tính tay (calculator), cách làm như sau: Start | Programs | Accessories | Calculator.
Vd2: Để làm việc với công cụ vẽ (paint), cần khởi động công cụ vẽ như sau: Start | Programs | Accessories | Paint.
3.7. Cài đặt và gỡ bỏ một chương trình ứng dụng3.7.1. Cài đặt chương trình 3.7.1. Cài đặt chương trình
Ví dụ để cài đặt chương trình diệt virus Bkav, cách làm như sau: B1: Tìm đến thư mục chứa bộ cài đặt chương trình diệt virus Bkav
B2: Kích đúp chuột vào bộ cài đặt Bkav đó và làm theo các bước hướng dẫn của chương trình ứng dụng đó.
3.7.2. Gỡ bỏ chương trình ứng dụng
Ví dụ nếu muốn gỡ bỏ chương trình diệt virus Bkav, các bước làm như sau:
B1: Vào Start | Settings | Control Panel, hộp thoại Control Panel hiện ra, chọn Add or Remove Programs.
B3: Chọn Yes để xác nhận việc gỡ bỏ chương trình ứng dụng đó.
CHƯƠNG IV - MICROSOFT EXCEL
4.1. Giới thiệu
Microsoft Excel (sau đây gọi là Excel) là một phần mềm bảng tính điện tử nằm trong gói phần mềm MS Office của Microsoft. Excel chạy trên môi trường Windows và được dùng phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lí bởi tính đơn giản, trực quan và dễ sử dụng của nó. Excel được ra đời và phát triển từ cuối năm 1980 cho đến nay qua các phiên bản khác nhau, đối với Việt Nam hiện nay thì phiên bản phổ biến nhất vẫn là Excel 2003 nằm trong gói phần mềm Microsoft Office 2003.
Các chức năng cơ bản của Excel có thể tóm tắt như sau:
Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính cho phép tạo, hiệu chỉnh, định dạng in và lưu giữ bảng tính..
Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu: Tính năng này cho phép sắp xếp bảng tính chứa dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau với trình tự ưu tiên định trước. Chức năng này cũng cho phép tạo nhóm và tiến hành tính toán, tổng hợp theo nhóm.
Đặt lọc và kết xuất dữ liệu: Tính năng này cho phép tìm kiếm và kết xuất thông tin theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau.
Biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều. Tính năng này làm tăng tính trực quan đối với dữ liệu.
Tính toán sử dụng hàm: Excel cung cấp nhiều hàm mẫu thuộc các phạm trù khác nhau như thống kê, ngày tháng, toán học, cơ sở dữ liệu..
Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo: Trong Excel có nhiều công cụ phân tích cho phép người dùng tiến hành các phân tích thống kê hàm lượng hóa các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó tiến hành dự báo.
Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu đơn giản và tiến hành cập nhật, truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu.
Tự động thực hiện bằng công cụ Macro: chức năng này cho phép tạo một macro chứa các thao tác hoặc các công thức. Người sử dụng sau đó có thể gọi lại macro này để tự động thực hiện công việc.
4.1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel
a) Khởi động Excel
Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Excel. Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà người ta có thể chọn một trong các cách sau để khởi động:
C1: Vào menu Start|Programs | Microsoft Office 2003 | Microsoft Office Excel 2003. C2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Excel trên màn hình nền Desktop
Sau khi Excel khởi động xong, chương trình sẽ xuất hiện một màn hình làm việc riêng với một bảng tính trống để cho ta làm việc.
Excel cho phép mở nhiều bảng tính cùng một lúc, mỗi bảng tính được hiển thị trên một cửa sổ riêng biệt.
Cũng giống như các ứng dụng chạy trên Windows, Excel cũng có các nút chức năng để cho phép bạn điều chỉnh độ rộng cửa sổ hiển thị.
° Khi tối thiểu hóa các bảng tính bằng nút Minimize , các bảng tính sẽ được thu gọn trên thanh taskbar.
° Hiển thị cửa sổ làm việc ở dạng trung bình bằng nút Restore\ Maximize
° Đóng cửa sổ làm việc của Excel bằng nút Close .
b) Thoát khỏi Excel.
Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Excel nữa, để thoát khỏi Excel dùng một trong các cách sau:
C1: Bấm vào nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel.
C2: Vào menu File | Exit.
C3: Dùng tổ hợp phím tắt Alt + F4 (Nhấn phím Alt và gõ phím F4).
C4: Dùng tổ hợp phím Ctrl + W
C5: Kích phải chuột lên vị trí chương trình Excel nằm trên thanh tác vụ (taskbar) và chọn Close.
4.1.2. Một số khái niệm cơ bản
File excel là file có phần mở rộng là .xls (vd: bang_luong.xls).
Workbook (Book): Một workbook là một tập tin mà trên đó có chứa các phép toán, vẽ đồ thị, và lưu trữ dữ liệu… Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy người dùng có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa tối đa 255 worksheet hay chart sheet.
Worksheet (Sheet): Là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 256 cột đánh số từ A đến IV và 65536 dòng đánh số từ 1 đến 65535. Mỗi Worksheet có một tên riêng, tên mặc định là
Sheet1, Sheet2,…, ta có thể đặt lại tên cho từng Worksheet.
Chart sheet: Là một sheet trong workbook, nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Cell: Ứng với một cột và một hàng được gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tương ứng bằng tên cột ghép với tên hàng (VD: A1–hàng 1 cột A)
Địa chỉ ô tương đối: Toạ độ ô ghi trong công thức sẽ được thay đổi mỗi khi sao chép đến vị trí mới.
Ví dụ: Công thức trong ô C3 là =A3+B3 Khi sao chép đến ô C4 là = A4+B4
Địa chỉ tuyệt đối: Tọa độ ô ghi trong công thức được cố định không thay đổi khi sao chép đến vị trí mới. Ký tự biểu diễn địa chỉ tuyệt đối là dấu đô la ($). Để khẳng định địa chỉ tuyệt đối của 1 ô ta chọn ô đó rồi bấm phím F4 trên bàn phím.
VD: Địa chỉ tuyệt đối của ô A1 => $A$1 (tuyệt đối hàng và tuyệt đối cột) C1=$A$1+$B$1
Khi sao chép sang ô D1 =$A$1+$B$1 Khi sao chép sang ô E1 =$A$1+$B$1
Địa chỉ hỗn hợp: Là dạng kết hợp giữa địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tuyệt đối sẽ không đổi khi copy còn địa chỉ tương đối sẽ thay đổi khi copy.
Tương đối cột, tuyệt đối dòng: VD ô A1 => A$1
4.1.3. Màn hình làm việc của Excel.
g) Thanh tiêu đề
Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề, chức năng của nó là hiển thị tên của bảng tính đang soạn thảo và tên của ứng dụng.
Trên thanh tiêu đề có 3 nút tính từ bên phải sang là nút thoát, nút phóng to, nút thu nhỏ.
h) Hệ thống Menu chính
° File: Các chức năng liên quan đến file bảng tính
° Edit: Các chức năng chỉnh sửa bảng tính
° Insert: Các chức năng chèn các đối tượng như chèn hàng, cột, công thức.
° Format: Các chức năng về định dạng bảng tính.
° Tools: Các chức năng về công cụ cấu hình cho ứng dụng Excel.
° window: Các chức năng về cửa sổ như sắp xếp và chuyển đổi giữa các cửa sổ
° Help: Các chức năng trợ giúp.
i) Các thanh công cụ.
Các thanh công cụ thường dùng là: Standard, Formatting, Drawing, Formula bar. *) Thanh Standard
- Mở một bảng tính mới
- Mở file bảng tính đã có trên đĩa - Cất giữ bảng tính đang soạn vào đĩa - In toàn bộ bảng tính ra máy in - Xem bảng tính trước khi in
- Kiểm tra chính tả đối với bảng tính tiếng Anh
- Cắt bỏ vùng bảng tính đang đánh dấu và lưu nội dung đó vào Clipboard - Sao chép vùng bảng tính đang đánh dấu vào Clipboard
- Dán bảng tính vừa copy hoặc cut vào vị trí ô đang chứa con trỏ. - Chổi định dạng ký tự
- Xoá bỏ một động tác soạn thảo hoặc định dạng trước đó - Nhắc lại một động tác soạn thảo hoặc định dạng trước đó - Tính tổng các ô có kiểu dữ liệu là số.
- Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính theo chiều tăng dần hoặc giảm dần. - Chèn biểu đồ
- Khởi động chương trình vẽ Microsoft Draw - Thay đổi tỉ lệ hiển thị
*) Thanh Formatting - Hộp chọn phông chữ - Font - Hộp chọn cỡ chữ - Size - Tắt bật in đậm - Bold - Tắt bật in nghiêng - Italic - Tắt bật in có gạch chân - Underline
- Căn lề bảng tính theo lề trái - Căn lề bảng tính theo giữa - Căn lề bảng tính theo lề phải - Căn lề bảng tính theo 2 lề phải, trái
- Hoà trộn các ô (cell) - Định dạng kiểu tiền tệ cho ô
- Định dạng kiểu dữ liệu dạng phần trăm
- Định dạng dữ liệu kiểu số có dấu phẩy ngăn cách phần nghìn, triệu… - Tăng giảm số các số 0 sau dấu phân cách phần thập phân.
- Di chuyển sang trái 1 Tab vùng bảng tính đã chọn - Di chuyển sang phải 1 Tab vùng bảng tính đã chọn - Tạo viền cho bảng tính
*) Thanh công thức (Formula bar)
Thanh công thức chứa địa chỉ của ô hiện hành và nội dung dữ liệu chứa trong ô đó. Để lấy thanh công thức vào menu View | Formula bar
j) Cách lấy các thanh công cụ trong Excel
Trên màn hình giao diện của Excel, người ta thường để thường trực một số thanh công cụ hay sử dụng đến, còn các thanh công cụ khác không dùng đến hoặc rất ít khi dùng đến thì không cho hiển thị ra, khi nào cần dùng đến mới lấy ra, cách lấy các thanh công cụ như sau:
Vào menu View | Toolbars, chọn các thanh công cụ muốn sử dụng (các thanh công cụ thường hay dùng là: Standard, Formatting, Drawing).
4.1.4. Làm việc với Worksheet.
a) Thêm một Worksheet mới
Dùng một trong các cách sau để chèn thêm một Sheet mới C1: Vào menu Insert | Worksheet.
C2: Kích phải chuột lên một sheet bất kỳ nào đó trên bảng tính chọn Insert, hộp thoại Insert
hiện ra, chọn Worksheet và bấm nút OK để chèn.
b) Đổi tên một Sheet
Các bước đổi tên một sheet bao gồm: B1: Chọn Sheet muốn đổi tên.
B2: Dùng một trong các cách:
C2: Vào menu Format | Sheet | Rename, sau đó nhập tên cho Sheet
C1: Kích phải chuột lên Sheet đã chọn, chọn Rename, sau đó nhập tên cho Sheet.
B3: Nhập tên xong gõ Enter để kết thúc.
c) Sắp xếp vị trí các sheet.
C1: Nhấp chuột vào tên sheet muốn di chuyển kéo và thả vào vị trí mong muốn.
C2: Kích phải chuột lên sheet muốn di chuyển chọn Move or Copy, hộp thoại Move or Copy hiện ra.
To book: Vị trí Workbook muốn sao chép tới hoặc di chuyển tới
Before sheet: Vị trí đích muốn sheet chuyển tới.
d) Xoá bỏ một Sheet
Dùng một trong các cách sau để xoá một Sheet
C1: Chọn Sheet muốn xoá, vào menu Edit | Delete sheet
Lưu ý: Để xoá bỏ nhiều Sheet không liên tục cùng một lúc, kết hợp chuột và giữ phím Ctrl để chọn, sau đó thực hiện các thao tác để xoá.
Để xoá các Sheet liên tục, kết hợp dùng phím Shift để chọn.
e) Di chuyển qua lại giữa các Sheet
Để di chuyển qua lại giữa các Sheet ta dùng tổ hợp phím Ctr + Page Up hoặc Ctrl + Page Down
f) Sao chép (copy) một Sheet
Giữ phím Ctrl và dùng chuột để kéo thả Sheet muốn copy sang một Sheet mới (nếu không giữ phím Ctrl thì thao tác này là thao tác sắp xếp vị trí các Sheet)
4.1.5. Nhập và sửa dữ liệu
Một ô trong Excel có thể chứa dữ liệu thô được gõ trực tiếp vào từ bàn phím hoặc một công thức tính toán hay một tổ hợp các hàm. Sau đây là cách nhập dữ liệu thô vào một ô.
a) Nhập dữ liệu
B1: Chọn ô muốn nhập dữ liệu.
B2: Gõ trực tiếp từ bàn phím (có thể là số, chữ hoặc ký tự…).
B3: Gõ phím Enter để kết thúc việc nhập dữ liệu. (có thể dùng phím mũi tên di chuyển chuột để kết thúc nhập)
b) Sửa đổi dữ liệu
C1: Nháy kép chuột lên ô cần sửa.
C2: Chọn ô cần sửa đổi dữ liệu và nhấn phím F2 trên bàn phím.
4.1.6. Sao chép dữ liệu cho dãy các ô liên tục
Để sao chép dữ liệu cho một dãy các ô liên tục, các bước thực hiện: B1: Chọn 1 ô hoặc 2 ô tuỳ kiểu copy được minh hoạ như hình dưới.
B2: Đưa con trỏ chuột vào vị trí góc dưới bên phải cho đến khi con trỏ chuột biến thành hình dấu cộng (+) màu đen đậm. Nhấp trái chuột và kéo về phía muốn sao chép dữ liệu đến rồi nhả chuột.
4.1.7. Tách bảng tính
Excel cho phép tách bảng tính ra thành 2 vùng hoặc 4 vùng để thuận tiện cho mục đích công việc. Các cách thực hiện như sau:
C1: Đưa con trỏ chuột vào vị trí cần tách, vào menu Window | Split. Để huỷ bỏ chế độ này, vào menu Window | Remove Split
C2: Vào menu Window | Freeze Panes, toàn bộ vùng bảng tính phía trên con trỏ chuột sẽ được giữ nguyên, vùng phía dưới con trỏ có thể dùng thanh trượt (scroll bar) để xem. Để huỷ bỏ chế độ này, vào menu Window | UnFreeze Panes.
C3: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 chiều, kéo thả nó t iạ vị trí c nầ tách.
4.1.8. Ẩn hiện bảng tính
a) Ẩn hiện Workbook
Để ẩn một Workbook, vào menu Window | Hide
Để hiện một Workbook, ta làm ngược lại, vào menu Window | Unhide b) Ẩn hiện WorkSheet
Để ẩn một WorkSheet, vào menu Format | Sheet | Hide
Để hiện một WorkSheet, ta làm ngược lại, vào menu Format | Sheet | UnHide