4.2.1. Xử lý ô, cột, dòng
Để chọn một dòng trong bảng tính, bấm chuột trái vào chữ số ký hiệu dòng đó. Để chọn một cột, bấm chuột trái vào chữ cái ký hiệu cột đó.
Để chọn một vùng gồm nhiều ô liên tục, bấm giữ chuột trái và kéo. Cũng có thể sử dụng phím shift kết hợp với phím mũi tên hoặc phím shift kết hợp với bấm chuột trái để chọn một vùng.
Để chọn nhiều vùng không liền nhau, nhấn giữ phím Ctrl trong khi bấm chuột trái. Để chọn cả bảng tính, bấm chuột trái vào vị trí góc trên cùng bên trái của bảng tính, nơi giao nhau của tên hàng và tên cột hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + A.
Để điều chỉnh độ rộng của dòng bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai vị trí tiêu đề tên cột.
Để thay đổi độ rộng của dòng, bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề dòng.
Để thay đổi độ rộng của nhiều cột, chọn vùng có các cột cần thay đổi độ rộng, vào menu Format | Column | Width, hộp thoại column width xuất hiện. Gõ vào độ rộng cột cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn Enter. Làm tương tự cho dòng (row).
Lưu ý: Để bỏ chọn, bấm phím Esc (Escape) trên bàn phím.
a. Chèn thêm dòng, cột, ô
*) Chèn thêm dòng
B1: Lựa chọn vị trí dòng cần thực hiện chèn B2: Chọn một trong các cách
C1: Vào menu Insert | Row
C2: Kích phải chuột vào vị trí dòng cần chèn chọn Insert. *) Chèn thêm cột
B1: Lựa chọn vị trí cột cần thực hiện chèn B2: Chọn một trong các cách
C1: Vào menu Insert | Column
C2: Kích phải chuột vào vị trí cột cần chèn chọn Insert. *) Chèn thêm ô
B1: Lựa chọn vị trí ô cần thực hiện chèn B2: Chọn một trong các cách
C1: Vào menu Insert | Cells
C2: Kích phải chuột vào vị trí ô cần chèn chọn Insert, hộp thoại Insert hiện ra.
° Shift Cells Right: Đẩy ô hiện hành sang phải khi chèn
° Shift Cells Down: Đẩy khối ô hiện hành xuống dưới khi chèn ° Entire Row: Chèn thêm các dòng trống phía trên phạm vi lựa chọn ° Entire Column: Chèn các cột trống bên trái phạm vi lựa chọn
b. Xoá dòng, cột, ô
*) Xoá dòng, cột
Chọn dòng hoặc cột muốn xoá rồi thực hiện một trong các cách C1: Vào menu Edit | Delete
C2: Kích phải chuột vào vùng vừa lựa chọn rồi chọn Delete. *) Xoá ô
Chọn ô hoặc tập hợp các ô cần xoá rồi thực hiện một trong các cách C1: Vào menu Edit | Delete
C2: Kích phải chuột vào vùng vừa lựa chọn rồi chọn Delete, hộp thoại Delete xuất hiện
° Shift Cells Left: Xoá ô hiện hành và chèn ô bên phải sang ° Shift Cells Up: Xoá ô hiện hành và chèn ô dưới lên ° Entire Row: Xoá dòng hiện hành và chèn dòng dưới lên ° Entire Column: Xoá cột hiện hành và chèn cột bên phải sang
c) Hoà trộn ô
B1: Chọn các ô (vùng dữ liệu) muốn hoà trộn B2: Thực hiện một trong các cách:
C1: Bấm vào biểu tượng Merge and Center trên thanh công cụ định dạng (Formatting).
C2: Vào menu Format | Cells, chọn tab Alignment, tích chọn Merge cells và chọn OK.
C3: Kích phải chuột chọn Format Cells và làm tương tự cách 2.
d) Huỷ bỏ hoà trộn ô
Làm các thao tác ngược lại với hoà trộn ô B1: Chọn ô đã hoà trộn
B2: Chọn một trong các cách
C1: Bấm vào biểu tượng Merge and Center trên thanh công cụ định dạng (Formatting). C2: Vào menu Format | Cells, chọn tab Alignment, bỏ tích chọn Merge cells và chọn OK. C3: Kích phải chuột chọn Format Cells và làm tương tự cách 2.
Chức năng này giúp trình bày dữ liệu trong ô khi độ rộng của cột nhỏ hơn độ rộng của dữ liệu. Các bước thực hiện
B1: Chọn ô muốn định dạng B2: Thực hiện một trong các cách:
C1: Vào menu Format | Cells, chọn tab Alignment, tích chọn Wrap text và chọn OK. C2: Kích phải chuột chọn Format Cells và làm tương tự cách 1.
f) Tạo viền cho ô
B1: Chọn các ô muốn tạo viền B2: Dùng một trong các cách
C1: Bấm chọn biểu tượng Outside Border trên thanh công cụ định dạng (Formatting) và chọn kiểu viền bao.
C2: Vào menu Format | Cells (kích phải chuột chọn Format Cells), hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn tab Border.
Border: Chọn vị trí đường viền
Line: Kiểu đường viền
Color: Chọn màu cho đường viền.
g) Thiết lập font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ
B1: Chọn các ô muốn thiết lập font chữ B2: Dùng một trong các cách
C1: Chọn font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
C2: Vào menu Format | Cells (kích phải chuột chọn Format Cells), hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn tab Font.
Font: Chọn font chữ
Font style: Chọn kiểu chữ
Size: Chọn cỡ chữ.
h) Chuyển dữ liệu hàng thành dữ liệu cột và ngược lại B1: Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu muốn chuyển.
B2: Copy vùng dữ liệu đó bằng cách
C1: Bấm vào biểu tượng Copy trên thanh Standard
C2: Vào menu Edit | Copy
C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + C (hoặc Ctrl + Insert)
C4: Kích phải chuột chọn Copy
B3: Chọn vị trí đích đặt dữ liệu sau khi chuyển
B4: Vào menu Edit | Paste Special, hộp thoại Paste Special hiện ra, bấm chọn vào ô
Transpose rồi chọn OK để hoàn thành.
Lưu ý: Vùng dữ liệu hàng và vùng dữ liệu cột sau khi chuyển đổi không được giao nhau, và ngược lại.
4.2.2. Các dạng dữ liệu trong Excel
Trong Excel có nhiều dạng dữ liệu, vì vậy một ô (cell) có thể chứa một trong các dạng dữ liệu đó. Để định dạng dữ liệu, cách làm như sau:
B1: Đánh dấu vùng muốn định dạng B2: Chọn một trong các cách
C1: Vào menu Format | Cells C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + 1
C3: Kích phải chuột lên vùng đánh dấu chọn Format Cells
B3: Hộp thoại Format Cells hiện ra chọn tab Number.
General - Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự động nhận dạng
Number - Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô. Các đặc điểm khác:
Theo ngầm định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên.
Biểu diễn số âm trong Excel sử dụng 4 cách.
Cách 1: Sử dụng dấu trừ (-) như trong toán học. Cách 2: Sử dụng dấu ngoặc đơn như trong kế toán. Cách 3: Sử dụng màu đỏ.
Cách 4: Vừa dùng màu đỏ vừa dùng dấu ngoặc đơn. Các hàm tài chính của Excel sử dụng cách thứ tư.
Để sử dụng dấu phân cách phần nghìn, bấm chọn ô Use 1000 separator (,) Thay đổi số các số sau dấu phân cách thập phân trong ô Decimal places
Currency - Dữ liệu kiểu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bên phải ô. Dạng này biểu diễn các đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới.
Dữ liệu kiểu tiền tệ biểu diễn số thập phân giống như dữ liệu kiểu số.
Dữ liệu kiểu kế toán cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như dữ liệu kiểu
currency, tuy nhiên không có cách biểu diễn số âm.
Date - Kiểu ngày tháng: Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học.
Theo ngầm định, kiểu ngày tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY. ° MM: Biểu diễn tháng.
° DD: Biểu diễn ngày. ° YY: Biểu diễn năm.
Trong cửa sổ type liệt kê các cách hiển thị ngày trong Excel.
Time - Kiểu thời gian: Kiểu thời gian tự động căn thẳng bê phải ô. Biểu diễn thời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS.
° HH: Chỉ giờ. ° MM: Chỉ phút ° SS: Chỉ giây.
Percentage - Kiều phần trăm: Kiểu phần trăm tự động căn thẳng bên phải ô.
Kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau số đó.
Fraction - Kiểu phân số: Kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu phân số biểu diễn các số ở dạng phân số.
Chọn kiểu hiển thị trong mục Type
Text - Kiểu ký tự: Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái.
Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàm hoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép (“”). Lưu ý: Cặp dấu nháy kép khác 2 cặp dấu nháy đơn (‘’).
Kiểu ký tự bao gồm sự pha trộn của các chữ cái các chữ số và các ký tự đặc biệt.
Chú ý:Với các dãy kí tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa (ví dụ số điện thoại 0913…) khi nhập vào bảng tính, Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên. Để giữ lại số 0 này, sử dụng dấu (‘) trước khi dãy kí tự hoặc định dạng ô kiểu ký tự.
Scientific - Kiểu rút gọn: Áp dụng cho kiểu số.
Khi biểu diễn các số quá lớn hoặc quá nhỏ, Excel đưa về dạng rút gọn để tiết kiệm không gian.
Ví dụ: 123.45 = 1.23E+02; 0.00123 = 1.23E-03
Special - Kiểu đặc biệt: Kiểu này dùng để biểu diễn các dạng đặc biệt như mã số bưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ…
Custom - Kiểu do người dùng định nghĩa: Với kiểu này người dùng có thể định nghĩa cách hiển thị các dạng dữ liệu theo ý muốn.
Ví dụ: Khi nhập ngày vào Excel, có thể sử dụng cách ngầm định MM/DD/YY (tháng/ngày/năm). Sau đó sử dụng kiểu custom để định dạng thành ngày kiểu Việt Nam bằng cách nhập vào cửa sổ type DD/MM/YYYY (Ngày/Tháng/Năm).
4.2.3. Các phép toán trong ExcelPhép toán Ý nghĩa Ví dụ Phép toán Ý nghĩa Ví dụ + Phép cộng 1+2 = 3 - Phép trừ 5-2 = 3 * Phép nhân 3*5 = 15 / Phép chia 27/3 = 9 ^ Luỹ thừa 2^3 = 23 = 8 % Phần trăm 5% = 0.05
& Nối chuỗi “Việt” & “Nam” = “Việt Nam” > Lớn hơn 4 > 3 = True
< Nhỏ hơn 4 < 3 = False
>= Lớn hơn hoặc băng “Aa” >= “aa” = False <= Nhỏ hơn hoặc bằng “Aa” <= “aa” = True
= Bằng “B” = “B” = True
<> Khác “a” <> “A” = True
Trong đó mức độ ưu tiên đối với các toán tử tuân theo nguyên tắc toán học thông thường.
4.3. Sử dụng hàm trong Excel4.3.1. Khái niệm hàm và cách dùng 4.3.1. Khái niệm hàm và cách dùng
a. Khái niệm hàm
Hàm (Function) trong Excel là một tổ hợp các công thức đã được xây dựng sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt nào đó.
Hàm được đặc trưng bởi tên hàm, dấu mở đóng ngoặc và danh sách các tham số. VD: Hàm tính tổng =Sum(2,5,3) = 10
b. Dạng chung của các hàm
Công thức chung áp dụng cho tất cả các hàm là:
=Tên hàm(Danh sách tham số).
Mỗi tham số cách nhau một dấu phẩy (,), nếu các đối số ở một vùng liên tục có thể nhập (đối số thứ nhất: đối số thứ n).
VD1: Tính tổng mà các tham số được nhập trực tiếp. =SUM(3,5,9) Kết quả: 17
VD2: Cần tính tổng các ô từ A1 đến D1, ta có thể làm như sau:
=SUM(A1,A2,A3,A4) hoặc = SUM(A1:A4)
Chú ý: Có thể sử dụng các hàm lồng nhau, hàm nọ làm đối số cho hàm kia. Excel cho phép các hàm lồng nhau tối đa là 7 cấp.
Dấu phân cách giữa các hàm là dấu chấm phẩy (,) khi dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân là dấu chấm (.)
Dấu phân cách giữa các hàm là dấu chấm phẩy (;) khi dấu phân cách giữa phần nguyên và phần thập phân là dấu phẩy (,)
Một vùng dữ liệu liên tục trong Excel được coi là một tham số của hàm.
c. Phân loại các hàm trong Excel
Các hàm trong Excel được chia làm 9 nhóm: - Financial : Các hàm về tài chính.
- Date & Time: Các hàm về thời gian. (Day, Month..) - Math & Trig : Các hàm toán học (Sum, Round, Sin, Cos..) - Statistical : Các hàm thống kê.(Count, Average…)
- Lookup & Reference : Các hàm tìm kiếm ( Vlookup, Hlookup) - Database : Các hàm về cơ sở dữ liệu ( DSUM, DCOUNT…) - Text : Các hàm về xâu ký tự và chuỗi. (LEN, LEFT, Upper) - Logical: Các hàm logic ( AND, OR, IF)
- Information (CELL, ISTEXT) d. Cách nhập hàm
C1: Nhập trực tiếp lên thanh công thức (Formula) C2: Kích hoạt menu Insert→ chọn Function
Hộp thoại Insert Function như hình bên: C3: Bấm vào chữ fx trên thanh Formula
→ Chọn tên hàm bên cửa sổ phải (ví dụ SUM)
rồi bấm OK
Hộp thoại SUM xuất hiện như sau:
Nhập các tham số vào mục Number rồi ấn nút OK
4.3.2. Cách dùng một số hàm toán học
- ABS(number): Trị tuyệt đối của số number
- INT(number): Lấy phần nguyên của số number
VD: =INT(123.45) = 123 VD: =INT(5/2) = 2
- MOD(number,divisor): Lấy phần dư của number chia cho divisor
VD: =MOD(100,3) = 1
- SQRT(number): Hàm lấy căn bậc 2 của số number
VD: =SQRT(9) = 3
- COUNT(Value1, Value2,…, Valuen): Đếm xem trong danh sách các tham số có bao nhiêu tham số có giá trị là số.
VD: =COUNT(A1:A5) = 2
- SUM(Number1, Number2,…, Number n): Tính tổng các số trong danh sách tham số. VD: =SUM(A1:A3) = 15 Hoặc =SUM(A1,A2,A3) = 15
- AVERAGE(Number1, Number2,…, Number n): Tính giá trị trung bình các số trong danh sách tham số.
VD: =AVERAGE(A1:A3)= 5
- ROUND(number, num_digits): làm tròn số number tới num_digits chữ số sau dấu phẩy Nếu num_digits >0 : Làm tròn sang phải
Nếu num_digits <0: Làm tròn sang trái VD: =ROUND(123.456,1) = 123.5
=ROUND(123.456,-1) = 120
- MAX(Number1, Number2,…, Number n): Cho giá trị lớn nhất trong dãy số VD: =MAX(A1:A4) = 11
VD: =MIN(2,3,1,9,4,5,6,7,8) = 1 - PI(): Cho giá trị của số pi
=PI() = 3.14159
- RAND(): Cho một số ngẫu nhiên lớn hơn 0 và nhỏ hơn 1
- EXP(x): Trả về giá trị của hàm mũ ex VD: = EXP(1) = e1 = 2.718282
- LN(x): Lôgarit cơ số e của x (Logarit cơ số tự nhiên) VD: = LN(10) = Loge(10) = 2.302585093
- LOG(number, base) : Lôgarit cơ số base của number VD: = LOG(8,2) = log28 = 3
- LOG10(x): Lôgarit cơ số 10 của x
VD: = LOG10(100) = Log10100 = 2
- COUNTIF(vùng cần đếm, điều kiện đếm): Đếm trong vùng cần đếm xem có bao nhiêu giá trị thoả mãn vùng điều kiện đếm.
VD: Đếm số SV thi lại = COUNTIF(D2:D6,"<5")
- SUMIF(cột chứa giá trị điều kiện, điều kiện, cột cần tính tổng): Tính tổng các giá trị trong
cột cần tính tổng mà những giá trị trong cột chứa giá trị điều kiện thoả mãn điều kiện. VD: Tính tổng doanh thu đối với mặt hàng ti vi
4.3.3. Cách dùng một số hàm xử lý ký tự
- LEN(Text): Cho biết độ dài của xâu Text. VD: =LEN(B7) = 18
- LEFT(Text, n): Trích từ chuỗi Text ra n ký tự từ bên trái sang. VD: =LEFT(B7,LEN(B7)-7)= environment
=LEFT(B7,C7-7)= environment
- MID(Text, m, n): Lấy từ chuỗi Text ra n ký tự từ vị trí thứ m. VD: =MID(B7, LEN(D7)+2, 3)= org
- RIGHT(Text, n): Trích chuỗi Textn ký tự từ bên phải sang. VD: =RIGHT(B7, 2)= au
- TRIM(Text): Xoá tất cả các ký tự trắng thừa trong xâu Text (các vị trí thừa là: đầu xâu, cuối xâu và có nhiều hơn 1 khoảng trắng - dấu cách giữa 2 từ)
- PROPER(Text): Viết hoa ký tự đầu mỗi từ - VALUE(Text): Đổi xâu Text có dạng số thành số
4.3.4. Cách dùng một số hàm hàm về thời gian
- TODAY(): Cho ngày hiện hành của hệ thống. - NOW(): Cho ngày giờ hiện hành của hệ thống. - DAY(ngày): Cho ngày của chuỗi ngày.
- MONTH(ngày): Cho tháng của chuỗi ngày
- YEAR(ngày): Cho năm của chuỗi ngày
- HOUR(giờ): Cho giờ trong chuỗi giờ
- MINUTE(giờ): Cho phút trong chuỗi giờ
4.3.5. Cách dùng một số hàm logic
- IF(Biểu thức điều kiện, Kq khi giả thiết đúng, Kq khi giả thiết sai)
Ý nghĩa: Kiểm tra biểu thức điều kiện, nếu biểu thức điều kiện đúng (True) thì kết quả của hàm IF bằng Kq khi giả thiết đúng, còn lại thì kết quả của hàm IF bằng Kq khi giả thiết sai
Lưu ý: Hàm IF cho phép lồng nhau tối đa là 7 cấp
VD: =IF(H2>=5.0,"Lên lớp","Lưu ban")
VD: Dùng công thức điền vào cột xếp loại. Tại ô J2 ta nhập công thức sau
= IF(H2>=9,"Giỏi",IF(H2>=8,"Khá",IF(H2>=6.5,"Trung bình khá",IF(H2>=5,"Trung bình",IF(H2>3.5,"Yếu","Kém")))))
- AND (biểu thức lôgic1, biểu thức lôgic2, …,biểu thức lôgic n) Nếu tất cả các biểu thức đều đúng thì trả về giá trị “TRUE” Nếu 1 trong các biểu thức logic sai thì trả về giá trị “FALSE”