6. Kết cấu của luận văn
3.2.7.3 Vận dụng triết lý KAIZEN để xây dựng chương trình cải tiến
Liên quan đến đến hoạt động cải tiến, công ty nên xây dựng chương trình cải tiến nhỏ mà các tổ chức khác đặc biệt là các công ty Nhật Bản đang áp dụng gọi là Kaizen. Kaizen là một hệ thống cải tiến liên tục tính đến tất cả các nhân viên trong công ty nhằm mục đích khuyến khích động viên nhân viên luôn nghĩ đến các ý tưởng sáng tạo và biến chúng thành những kế hoạch cụ thể để triển khai thực hiện mang lại những lợi ích chính đáng cho chính bản thân công việc của người cải tiến,
83
tập thể phòng ban và toàn công ty. Nội dung của các ý tưởng sáng tạo hay cải thiện có thể liên quan đến hầu hết các hoạt động liên quan trong công ty như chất lượng sản phẩm, năng suất, phương thức quản lý…
Để chương trình phát huy đạt hiệu quả, Ban lãnh đạo công ty cần quan tâm đến các chính sách khen thưởng để động viên kịp thời và khích lệ bản thân người cải tiến và tập thể tiếp tục có các đóng góp. Các kiến nghị cải tiến sau khi lập thành kế hoạch, phải giao cho ban chất lượng triển khai thực hiện toàn công ty và đánh giá kết quả để có những cải tiến liên tục sau đó.
Các bước thực hiện Kaizen cũng tuân theo chu trình PDCA (Plan - Do – Check - Action) như sau:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề.
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu. Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân.
Bước 4: Xác định các biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu. Bước 5: Thực hiện biện pháp.
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp.
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn. Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Từ bước 1 đến bước 4 là kế hoạch (Plan), bước 5 là thực hiện (Do), bước 6 là kiểm tra (Check), bước 7 và bước 8 là hành động khắc phục hoặc cải tiến (Action). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên phân tích dữ liệu.
TÓM TẮT CHƯƠNG 3
Từ việc phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại công ty trách nhiệm hữu hạn Toyo Việt Nam, đánh giá các thành tích đã đạt được cũng như những tồn tại cần phải hoàn thiện. Chương 3 đã trình bày những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng công ty, cụ thể đó là những giải pháp về: Hoàn thiện hệ
84
thống tài liệu, nguồn nhân lực, trách nhiệm lãnh đạo, tạo sản phẩm và thiết kế, đo lường phân tích và cải tiến,…
Tất cả các giải pháp đưa ra với mục đích cuối cùng là hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại công ty ngày một hiệu quả, đáp ứng các mục tiêu phát triển bền vững của công ty trong tình hình hiện tại và trong tương lai.
85
KẾT LUẬN
Trong quá trình hội nhập, nền kinh tế thế giới phát triển theo hướng toàn cầu hóa, thị trường được mở rộng và tự do tạo sân chơi cho tất cả các nước tham gia. Cùng với đó là các tổ chức và hiệp ước mậu dịch tự do đã và đang được hình thành mạnh mẽ tạo thành các quy tắc và trật tự mới trong thương mại quốc tế. Khi các hàng rào cản thuế quan được dần bãi bỏ theo các thỏa thuận trong tổ chức và hiệp ước, thì những hàng rào kỹ thuật trong thương mại quốc tế được dựng lên. Để vượt qua các rào cản kỹ thuật này, không cách gì hơn là các sản phẩm phải nâng cao chất lượng, đáp ứng và thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng cùng các bên liên quan.
Ngày nay, Việt Nam đã gia nhập các tổ chức ASEAN, APEC, WTO, và sắp hoàn thành Hiệp định thương mại xuyên Thái Bình Dương TPP. Do vậy các doanh nghiệp Việt Nam cần phải trang bị cho mình các yếu tố cần thiết để cạnh tranh và hòa nhập vào thị trường trong nước và thị trường chung quốc tế. Sự thắng bại trong cạnh tranh trên thị trường phụ thuộc chủ yếu vào mức độ thích hợp của hàng hóa và dịch vụ, sự hợp lý về giá cả, điều kiện mua bán, giao nhận. Để đón đầu cơ hội và vượt qua những thách thức yêu cầu khắc khe về thỏa mãn yêu cầu của khách hàng và tạo ra lợi nhuận, các doanh nghiệp cần thiết phải thiết lập hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động của mình.
Việc hình thành hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và tình hình hoạt động của doanh nghiệp là một việc làm khó khăn, tuy nhiên để duy trì và phát huy hiệu quả của hệ thống trong hoạt động là một việc khó khăn hơn gấp bội phần. Việc duy trì này cần có quyết tâm, cam kết mạnh mẽ và đầu tư nguồn lực lớn để thực hiện và cải tiến liên tục.
Ban lãnh đạo công ty TNHH Toyo Việt Nam đã nhận thức được điều này rất sớm và quyết tâm xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng khi công ty chỉ tròn 3 tuổi. Kể từ khi được cấp chứng nhận đầu tiên vào năm 2001 đến nay công ty đã trải qua 4 lần tái đánh giá thành công, ban lãnh đạo đã quyết tâm duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Tuy nhiên, do tình hình kinh
86
doanh của công ty thay đổi và phát triển liên tục theo các định hướng chiến lược thị trường, vì vậy hệ thống quản lý chất lượng luôn luôn tồn tại các vấn đề chưa phù hợp, các vấn đề cần bổ sung thêm mới và cần phải có một số thay đổi, cải tiến liên tục cho hệ thống.
Qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng, tác giả thực hiện khảo sát thực tế đánh giá của nhân viên tại công ty để phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng và đã xác định được những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty là hệ thống tài liệu công ty chưa hoàn thiện, mục tiêu chất lượng được lập nhưng việc theo dõi và đo lường chưa thực hiện hiệu quả, về nguồn lực chưa đủ đáp ứng để thực hiện các yêu cầu của hệ thống công tác tạo sản phẩm cần nhiều cải tiến, các công cụ phương pháp để đo lường, phân tích phục vụ cho cải tiến chưa được triển khai triệt để để tìm nguyên nhân.
Để góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của công ty, luận văn đã đề xuất các giải pháp tương ứng với từng vấn đề: giải pháp hoàn thiện hệ thống tài liệu, giải pháp hoàn thiện xem xét lãnh đạo cho mục tiêu chất lượng và các công cụ theo dõi đo lường mục tiêu chất lượng, các giải pháp hoàn thiện nguồn lực, các giải pháp hoàn thiện công tác tạo sản phẩm và đề xuất các công cụ phương pháp để áp dụng vào việc đo lường phân tích và cải tiến.
Với những giải pháp này, bằng các nguồn lực hiện có và sự quyết tâm của ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, tác giả có niềm tin chắc chắn rằng công ty TNHH Toyo Việt Nam sẽ thực hiện và cải tiến liên tục không ngừng, nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và luôn đáp ứng thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng theo đúng chính sách chất lượng của công ty đã cam kết.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện luận văn do thời gian nghiên cứu không nhiều và kiến thức có hạn, đồng thời cùng với đề tài hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng là một đề tài luôn luôn biến đổi, cần phải luôn xác định các vấn đề tồn tại
87
và phải luôn luôn cải tiến liên tục để đáp ứng với tình hình mới của công ty. Vì vậy, luận văn không thể tránh được những hạn chế, thiếu sót, tác giả kính mong các thầy cô, bạn bè đồng nghiệp tham gia góp ý để luận văn được hoàn thiện hơn.
88
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ khoa học và công nghệ (2007), TCVN ISO 9000:2007 Hệ thống quản lý chất lượng - cơ sở và từ vựng, Hà Nội.
2. Bộ khoa học và công nghệ (2008), TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, Hà Nội.
3. Bộ khoa học và công nghệ (2000), TCVN ISO 9004:2000 Hệ thống quản lý chất lượng - hướng dẫn cải tiến, Hà Nội.
4. Công ty TNHH Toyo Việt Nam, Báo cáo tài chính thường niên năm 2008, 2009, 2010,
2011 và 2012, TPHCM.
5. Công ty TNHH Toyo Việt Nam, Sổ tay chất lượng, hệthống tài liệu nội bộ và hồ sơ chất lượng của Công ty, báo cáo xem xét lãnh đạo, báo cáo kế hoạch kinh doanh, TPHCM.
6. Hoàng Trọng, Chu Mộng Ngọc (2008), Phân tích dữ liệu nghiên cứu SPSS, Nhà xuất bản Hồng Đức, TPHCM
7. Nguyễn Chí Công (2007), Quản lý chất lượng trong xây dựng cơ bản, Nhà xuất bản Đà Nẵng.
8. Nguyễn Đình Thọ, Nguyễn Thị Mai Trang (2009), Nghiên cứu khoa học trong quản trị kinh doanh, Nhà xuất bản thống kê, TPHCM
9. Nguyễn Đình Thọ, Nguyễn Thị Mai Trang (2009), Nghiên cứu khoa học Marketing ứng dụng mô hình cấu trúc tuyến tính SEM, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TPHCM. 10. Nguyễn Quang Toản (2001), ISO 9000 và TQM, thiết lập hệ thống quản lý tập trung
vào chất lượng và hướng vào khách hàng, Nhà xuất bản đại học quốc gia TPHCM.
11. MASAAKI IMAI (1992), Kaizen - chìa khoá của sự thành công về quản lý của Nhật
Bản, Nhà xuất bản TPHCM.
12. Tạ Thị Kiều An, Ngô Thị Ánh, Nguyễn Thị Ngọc Điệp, Nguyễn Văn Hóa, Nguyễn Hoàng Kiệt, Đinh Phụng Vương (2010), Quản lý chất lượng, Nhà xuất bản thống kê, TPHCM.
13. Trung tâm năng suất Việt Nam (2013), trang web, http://www.vpc.vn 14. Tổ chức ISO (2013), trang web, http://www.iso.org/iso/about/iso_member.htm
PHỤ LỤC 01
BẢNG KHẢO SÁT TÌNH HÌNH ÁP DỤNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG CÔNG TY TNHH TOYO VIỆT NAM 1. Mô tả cuộc khảo sát
Với mục đích khảo sát, thăm dò, đánh giá tình hình áp dụng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng tại công ty thông qua thông qua bảng câu hỏi để thu thập kết quả. Bảng câu hỏi chi tiết này được hình thành và hoàn thiện là một quá trình vận dụng hướng dẫn trong ISO, phỏng vấn, thảo luận với ban lãnh đạo và người lao động nhiều năm kinh nghiệm.
- Phương pháp lấy mẫu: Sử dụng phương pháp điều tra chọn mẫu với kỹ thuật lấy mẫu thuận tiện.
- Đối tượng nghiên cứu:
+ Cán bộ công nhân viên trong công ty Toyo-Việt Nam + Tổng số cán bộ công nhân viên 350 người
+ Chọn mẫu là 180 người
+ Tiêu chí chọn mẫu là những người đã làm việc tại công ty từ 2 năm trở lên và các chức danh từ nhóm trưởng, phó và trưởng phòng ban, ban lãnh đạo công ty.
- Cách tiến hành điều tra: Bảng câu hỏi được chính tác giả chuyển đến tận tay CBCNV trong công ty và cũng giới thiệu sơ lược về mục đích của bảng khảo sát để người được khảo sát hiểu được ý nghĩa của cuộc khảo sát. Tổng số phiếu đã được phát ra là 180 phiếu cho việc thực hiện phỏng vấn 180 người, sau khi khảo sát phiếu được thu hồi về là 170 phiếu loại đi 6 phiếu không hợp lệ vì vậy còn lại 164 phiếu đạt yêu cầu để đưa vào phân tích dữ liệu (tỷ lệ đạt 91%).
2. Phân tích kết quả điều tra thực tế.
Cách thức xử lý số liệu: Với tổng số 164 bảng câu hỏi trả lời hoàn chỉnh, tác giả tiến hành làm sạch dữ liệu, kiểm định dữ liệu và phân tích số liệu thông qua phần mềm SPSS 16.0. Qua kết quả phân tích bảng câu hỏi (Phụ lục 02), tác giả nhận thấy các số liệu thu được đáng tin cậy và áp dụng được cho phân tích tình hình thực trạng áp dụng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng tại công ty Toyo Việt Nam.
3. Nội dung bảng câu hỏi
BẢNG KHẢO SÁT TÌNH HÌNH ÁP DỤNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG CÔNG TY TNHH TOYO VIỆT NAM
Kính chào các Anh/chị đồng nghiệp!
Tôi đang là học viên cao học – Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh. Tôi đang thực hiện luận văn tốt nghiệp về đề tài nghiên cứu “tìm một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại công ty Toyo Việt Nam”.
Kính mong các Anh/chị trong công ty giúp đỡ dành một ít thời gian để trả lời các câu hỏi sau đây. Cũng xin lưu ý với các anh/chị không có câu trả lời nào đúng hay sai cả, mọi thông tin trả lời đều được giữ bí mật và chỉ phục vụ cho luận văn tốt nghiệp của tôi.
Xin anh/chị cho biết mức độ đồng ý của mình về các phát biểu dưới đây, các anh/chị hãy đánh khoanh tròn, tô đậm hoặc bôi màuvào một trong các số từ 1 đến 5 theo các quy ước sau đây:
1. Kết quả hoàn toàn không tốt 2. Kết quả không tốt
3. Kết quả chấp nhận được/không có ý kiến 4. Kết quả tốt
5. Kết quả rất tốt
Câu
hỏi Nội dung câu hỏi Mức đánh giá
Nhận xét về vấn đề quản lý hệ thống và hệ thống tài liệu (HT) 1 2 3 4 5 HT01 Các công việc hay hoạt động cần thiết trong bộ phận được
lập thành quy trình hướng dẫn công việc
1 2 3 4 5 HT02 Các quy trình hướng dẫn công việc đã ban hành được áp
dụng vào công việc
1 2 3 4 5 HT03 Hệ thống tài liệu hiện tại trong công ty và bộ phận có đầy 1 2 3 4 5
đủ, sẳn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế của công việc
Nhận xét về các vấn đề trong trách nhiệm của lãnh đạo (TN) 1 1 2 3 4 TN04 Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cho hoạt
động công ty đã được lãnh đạo cao nhất truyền đạt và
triển khai
1 2 3 4 5
TN05 Lãnh đạo đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết để đáp ứng các mục tiêu
1 2 3 4 5 TN06 Công ty có thường xuyên khảo sát nhu cầu và mong đợi
của khách hàng
1 2 3 4 5 TN07 Mục tiêu của bộ phận bạn được đo lường và đánh giá việc
thực hiện
1 2 3 4 5 TN08 Trách nhiệm và quyền hạn của của nhân viên được định
nghĩa rõ ràng
1 2 3 4 5 TN09 Việc thu thập và tổng hợp thông tin đã phù hợp cho việc
xem xét của lãnh đạo
1 2 3 4 5
Nhận xét về vấn đề quản lý nguồn lực (NL) 1 1 2 3 4
NL10 Nguồn lực trong bộ phận đã đủ để đáp ứng thực hiện công việc và đáp ứng nhu cầu của khách hàng
1 2 3 4 5 NL11 Công tác tuyển dụng và đào tạo trong công ty 1 2 3 4 5 NL12 Chất lượng của việc cung cấp và duy trì cơ sở vật chất
phục vụ cho hoạt động của công ty
1 2 3 4 5 NL13 Hoạt động kiểm soát an toàn, sức khỏe cho người lao
động làm việc tại văn phòng và công trường
1 2 3 4 5
Nhận xét về vấn đề tạo sản phẩm thiết kế và phát triển (TK) 1 1 2 3 4 TK14 Xác định tiêu chuẩn áp dụng, yêu cầu kỹ thuật và các yêu
cầu về luật định có được thực hiện đúng mức trong công việc thiết kế chế tạo sản phẩm
1 2 3 4 5
TK16 Tính hiệu quả của việc kiểm soát thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế
1 2 3 4 5 TK17 Việc kiểm tra sản phẩm thiết kế đầu ra có được thực hiện
đầy đủ theo từng cấp
1 2 3 4 5 TK18 Các thay đổi trong thiết kế có được có được ghi nhận lại
và quản lý
1 2 3 4 5 TK19 Những phản hồi của khách hàng cho sản phẩm/dịch vụ
được quản lý, xem xét và thể hiện trong sản phẩm/dịch vụ
1 2 3 4 5
Nhận xét về vấn đề mua hàng (MH) 1 1 2 3 4
MH20 Chất lượng sản phẩm và tiến độ trong mua hàng được kiểm soát chặt chẽ theo quy trình.