6. Kết cấu của luận văn
3.2.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng trách nhiệm của lãnh đạo
Về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Qua phân tích ở chương 2 cho thấy, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng tại bộ phận đã được lập ra. Tuy nhiên, việc đo lường kết quả thực hiện chưa có các công cụ và phương pháp đo lường định lượng để cho kết quả sát với thực tế.
Để đảm bảo chính sách chất lượng được nêu ra theo định hướng phát triển của công ty và nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng, các chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cần phải triệt để phổ biến, truyền đạt đến từng nhân viên trong từng bộ phận đặc biệt là các nhân viên mới để hiểu rõ về nội dung của chính sách, mục tiêu và cam kết thực hiện đầy đủ. Việc lập một quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu như hình 3.1.
- Chính sách chất lượng của công ty (2): được thành lập cho một giai đoạn ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo định hướng chiến lược của công ty và cam kết đến khách hàng. Chính sách chất lượng kết hợp với kết quả hoạt động trước đó để đề ra các mục tiêu chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng của công ty (3): Mục tiêu chất lượng được phát triển cụ thể dựa trên chính sách chất lượng, căn cứ trên các mục tiêu chất lượng của công ty các
69
bộ phận sẽ xem xét tình hình và kế hoạch hoạt động của bộ phận để thiết lập và đưa ra các mục tiêu chất lượng cho bộ phận mình.
- Kế hoạch dựa trên các mục tiêu chất lượng, bộ phận sẽ lập kế hoạch công việc của bộ phận theo tháng hoặc quý để phổ biến và triển khai thực hiện.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch và triển khai đánh giá để có thể điều chỉnh lại kế hoạch kịp thời nhằm đạt được mục tiêu chất lượng của bộ phận và công ty.
Kết quả hoạt đông (1) Chính sách chất lượng
của công ty (2)
Mục tiêu chất lượng của công ty (3) Mục tiêu chất lượng của
bộ phận (4) Kế hoạch tháng/quý của
bộ phận (5) Tổ chức thực hiện (6)
Đánh giá Điều chỉnh
(7) Chưa đạt yêu cầu (8)
Hình 3.1: Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu Nguồn: Tác giả đề xuất
70
Đo lường mục tiêu chất lượng
Để để tăng cường và thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chất lượng, công ty cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc thực hiện, mục tiêu cho từng bộ phận và kết quả nền cũng phải được phản ảnh vào việc xem xét tăng lương và thưởng vào cuối năm. Ngoài ra, công ty nên có các giải thưởng cho các thứ hạng hoàn thành mục tiêu để động viên, khích lệ mọi người tiếp tục nỗ lực, cố gắng hoàn thành công việc và mục tiêu đã đề ra, đồng thời cũng công nhận sự đóng góp của mọi người vào sự hoàn thành mục tiêu của công ty.
Để đo lường mục tiêu chất lượng, công ty nên xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) để đo lường đánh giá thực hiện công việc. Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy sử dụng chúng như là những công cụ quản trị. KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện. Sử dụng chúng để đo lường hiệu quả, cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI. Dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: bảng thông báo, trên tường phòng họp, hệ thống thông tin nội bộ intranet, thậm chí trên website. Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu, mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ để hoàn thành mục tiêu.
Xem xét lãnh đạo
Các cuộc họp xem xét lãnh đạo rất quan trọng trong việc quyết định giải pháp xử lý các vấn đề còn tồn tại cũng như xem lại kết quả thực hiện cho những cuộc họp lần trước. Cuộc họp xem xét lãnh đạo nên được tiến hành ít nhất 1 năm một lần hoặc bất thường khi có các vấn đề cấp bách, cuộc họp phải tiến hành dưới sự chủ trì của người lãnh đạo cao nhất trong công ty để đưa ra các quyết định thực hiện. Các nội dung cuộc họp xem xét bao gồm một phần hoặc toàn bộ các mục tiêu dưới đây:
- Việc thực hiện các chính sách và mục tiêu trong thời gian qua. - Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến thời gian quản lý.
- Việc thực hiện, hiệu quả của các quá trình hệ thống. - Biên bản của cuộc họp xem xét lãnh đạo kỳ trước.
71
- Các kết quả đánh giá nội bộ, bên ngoài và bên thứ ba.
- Các ý kiến, khiếu nại của khách hàng và cơ quan kiểm tra, các báo cáo sản phẩm không phù hợp.
- Tình trạng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các mục tiêu quản lý cần được thực hiện cho thời gian tới, các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng và thủ tục mới.
- Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện và đào tạo. - Tính hiệu quả, tính phù hợp của hệ thống quản lý. - Các vấn đề phát sinh.
Biên bản cuộc họp phải được phân phối đến tất cả các thành phần tham dự sau khi được phê duyệt của lãnh đạo cao nhất công ty, lãnh đạo cao nhất công ty có trách nhiệm cung cấp đủ nguồn lực để thi hành các hành động đã đề ra và ban lãnh đạo có trách nhiệm giám sát những hành động đưa ra được thực hiện có hiệu quả tốt.