6. Kết cấu của luận văn
3.2.7.2 Thành lập nhóm chất lượng:
Trong các hoạt động của công ty luôn có các vấn đề phát sinh, các điểm không phù hợp, đóng góp ý kiến từ các phòng ban, bộ phận và phản hồi, khiếu nại của khách hàng. Để các thông tin này được tập trung về kênh tiếp nhận thì cách tốt nhất là thành lập nhóm chất lượng để làm kênh tiếp nhận nhiều nguồn thông tin này, đề ra kế hoạch, phân tích nguyên nhân, đưa ra giải pháp và cải tiến.
Đồng thời nhóm chất lượng cũng là đội ngũ thực hiện công tác đánh giá, duy trì và triển khai các Kaizen. Nhóm chất lượng thường từ sáu đến mười thành viên thuộc các bộ phận khác nhau nhưng có liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ như: bộ phận dự án và thi công xây dựng, bộ phận an toàn, bộ phận mua hàng, phòng kỹ thuật – dự thầu, bộ phận đảm bảo chất lượng. Khi nhóm được thành lập với số lượng trên sẽ giúp cho việc dễ dàng tập hợp thành viên, triển khai và kiểm soát nội dung cuộc họp. Khi có vấn đề về chất lượng sản phẩm, Ban lãnh đạo sẽ phân công nhóm thảo luận và tìm các nguyên nhân gây ra khuyết tật của sản phẩm, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, tăng năng suất, giảm chi phí cho việc sửa chữa hay làm lại.
Để nhóm chất lượng hoạt động được thành công thì việc đề ra các mục tiêu cụ thể và rõ ràng là cần thiết vì giúp nhóm quản lý các hoạt động, lên kế hoạch thực hiện và thúc đẩy thực hiện các kiến nghị, giải pháp của nhóm tốt hơn. Các mục tiêu nên đưa ra như sau:
- Có sự cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo ở cấp cao nhất về cải tiến chất lượng, tạo điều kiện và sự hợp tác.
- Tạo môi trường làm việc thân thiện, hợp tác trong nhóm chất lượng. Khi vấn đề được giải quyết xong, nên có những phần thưởng tuyên dương từ ban lãnh đạo trao tặng cho nhóm và cũng là một cách động viên tích cực tinh thần làm việc, cống hiến của nhóm và mọi người trong công ty cũng biết đến nhóm nhiều hơn.
- Huy động nguồn lực từ các phòng ban tham gia vào nhóm chất lượng, việc mọi người được trao cơ hội để phát huy khả năng của mình, tìm hiểu thêm các lĩnh vực khác giúp cho họ cảm thấy phấn khích và được đóng góp công sức trí tuệ của mình vào sự phát triển của công ty.
- Nâng cao trình độ làm việc của nhân viên: công tác đào tạo, huấn luyện là một trong những then chốt của chương trình. Mỗi thành viên gia nhập nhóm phải được
80
huấn luyện từ 8 đến 10 giờ nhằm nâng cao hiểu biết, kỹ năng phân tích và nắm rõ các công cụ, kỹ thuật, phương pháp để giải quyết vấn đề như biểu đồ Pareto, phiếu kiểm tra, biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả), chu trình PDCA, lưu đồ, phương pháp động não (Brain storming)… Việc đào tạo ban đầu sẽ mời giảng viên bên ngoài về hướng dẫn, hoặc người trong nội bộ am hiểu về các công cụ này, các lần sau sẽ do trưởng nhóm chất lượng đào tạo lại cho các thành viên mới trong nhóm.
- Luôn nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn công ty, nhóm chất lượng giúp liên kết mọi người để giải quyết các vấn đề không phù hợp, giảm sự lãng phí, nâng cao hiệu suất lao động. Mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn nếu họ có quyền tham gia vào việc quyết định đến công việc hay cách thức tiến hành công việc của mình.
Để giúp cho nhóm chất lượng đạt hiệu quả cần có cơ cấu tổ chức hoạt động của nhóm, sơ đồ tổ chức hoạt động tổng thể của nhóm chất lượng như sau:
- Bước 1: Đưa ra các vấn đề
Tại cuộc họp đầu tiên, nhóm cần xác định nhóm trưởng và thư ký, nhóm trưởng sẽ chỉ huy và động viên cả nhóm giải quyết những vấn đề chung có liên quan tới công việc, lập kế hoạch và điều khiển các cuộc họp nhóm chất lượng.
Nhóm phải chuẩn bị danh sách các vấn đề, cần xác định phương pháp để đánh giá, dự kiến những khó khăn khi giải quyết vấn đề. Nhóm trưởng phân công cho các thành viên thu thập dữ liệu và xây dựng biểu đồ Pareto để thấy được dữ liệu nào quan trọng để giải quyết vấn đề.
Sau khi đã xác định vấn đề cần giải quyết, nhóm phải xác định rõ mục tiêu cần đạt được để bắt đầu tiến hành phân tích vấn đề.
- Bước 2: Phân tích vấn đề
Khi vấn đề và mục tiêu đã được xác định, nhóm bắt đầu phân tích bằng cách sử dụng các phương pháp, công cụ/kỹ thuật chủ chốt là phương pháp động não (Brain storming) và biểu đồ nhân quả.
Sau khi kết thúc phân tích bằng phương pháp động não, dựa trên các ý kiến đã thu thập được nhóm bắt đầu thiết lập biểu đồ nhân quả, sau đó chọn ra một số nguyên nhân chính để tiến hành phân tích tìm nguyên nhân gốc, quy trình tìm nguyên nhân gốc này có thể lặp đi lặp lại nhiều lần để tìm được nguyên nhân gốc rõ ràng. Sau khi có kết quả nguyên nhân gốc, nhóm
81 tiến hành triển khai cách giải quyết.
- Bước 3: Triển khai cách giải quyết
Khi nguyên nhân đã được xác minh, các thành viên trong nhóm đề xuất cách giải quyết. Tùy vào kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm mỗi thành viên sẽ đề xuất cách giải quyết và đánh giá các ý tưởng có tính hiệu quả, khả thi để đưa ra giải pháp hợp lý. Khi tìm ra được giải pháp, nhóm nên tiến hành ngay kế hoạch hành động để thực hiện.
- Bước 4: Báo cáo với ban lãnh đạo
Sau khi có kế hoạch hành động để thực hiện, nhóm làm báo cáo để trình lên ban lãnh đạo xem xét và giải trình. Báo cáo phải nêu rõ được nguyên nhân, cách thức thực hiện, thời gian thực hiện, dự báo kết quả và nguồn lực cần thiết để thực hiện.
Báo cáo với lãnh đạo là một cách thức quan trọng để công nhận nhóm, sự động viên kịp thời của lãnh đạo làm các thành viên trong nhóm thấy rằng công sức, sự nỗ lực và cố gắng của họ được ghi nhận, đóng góp thiết thực cho công ty.
- Bước 5: Xem xét và theo dõi của ban lãnh đạo
Sau khi nhóm giải trình cách giải quyết vấn đề với ban lãnh đạo, nhiệm vụ của Hình 3.2: Vòng hoạt động của nhóm chất lượng
82
ban lãnh đạo là xem xét kỹ các đề nghị và cách giải quyết. Nhóm chất lượng cũng phải phối hợp với các phòng ban để đánh giá về kế hoạch và cách giải quyết, nếu các phòng ban có góp ý thì nhóm nên xem xét để điều chỉnh hay không và nếu không có ý kiến thì coi như đồng ý với kế hoạch và cách giải quyết để thực hiện.
Nhóm nên đề xuất với ban lãnh đạo hỗ trợ về mặt tài chính, nhân sự,… để thực hiện kế hoạch nhanh chóng triệt để và thành công. Từ đó, giúp ban lãnh đạo thấy cần có trách nhiệm với chương trình hoạt động của nhóm.
Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về những kiến nghị sẽ được tổ chức, ban lãnh đạo sẽ đồng ý hoặc không đồng ý với các đề xuất và chuẩn bị kế hoạch theo dõi trong tương lai. Sau khi có quyết định của ban lãnh đạo, nhóm nên thông báo những quyết định trên để các thành viên nắm được thông tin đầy đủ và biết được những cố gắng của họ có đạt kết quả hay không, có được quan tâm hay không.
Cần tránh các lý do thường dẫn đến thất bại như thành viên nhóm chất lượng nhiệt tình nhưng hiểu không đầy đủ về nhiệm vụ và thiếu kỹ thuật thực hiện; nhóm quá lớn hoặc quá nhỏ; giao công việc không phù hợp, quá sức của nhóm.
Để nhìn thấy được hiệu quả hoạt động của nhóm và các phương pháp công tác của nhóm công ty nên đưa ra các tiêu chí đánh giá cụ thể để đo lường hiệu quả. Công ty nên chia làm 2 nhóm tiêu chí:
+ Nhóm 1: là những tiêu chí để đánh giá mức độ ảnh hưởng tích cực của nhóm chất lượng đến tổ chức như: cải tiến chất lượng, sự tham gia, giảm chi phí, an toàn, năng suất, cải tiến sản phẩm, sự thỏa mãn của khách hàng, sự hài lòng về công việc,…
+ Nhóm 2: là những tiêu chí đánh giá các phương pháp công tác của nhóm chất lượng, thái độ giải quyết vấn đề, mức độ khó nhọc và mức độ phối hợp công tác,…