6. Kết cấu của luận văn
2.3.2 Những tồn tại
Bên cạnh những kết quả đạt được như trên, theo phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quả lý chất lượng của mục 2.2.5 ở trên thì công ty vẫn còn tồn tại một số vấn đề được tóm lược lại như sau:
Về hệ thống tài liệu
- Các công việc hay hoạt động cần thiết tại các phòng ban chưa lập thành các quy trình đầy đủ.
- Các quy trình đã ban hành được áp dụng vào công việc nhưng vẫn còn chồng chéo và có những điểm chưa phù hợp gây khó khăn khi thực hiện.
57
- Công tác lưu trữ, kiểm soát và sàng lọc hồ sơ tài liệu chưa mang tính hệ thống gây khó khăn khi truy xuất tài liệu giữa khối văn phòng và công trường, gây ra tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời ảnh hưởng đến chất lượng và chi phí.
- Việc xác định các phương pháp hay công cụ, chuẩn mực để kiểm soát các quá trình chưa được quan tâm đúng mực.
Về trách nhiệm lãnh đạo
- Lãnh đạo các phòng ban chưa chú trọng vào công tác truyền đạt định hướng hoạt động, chính sách phát triển đến các thành viên trong bộ phận.
- Kết quả đo lường thực hiện mục tiêu chất lượng tại các phòng ban mang tính chất định tính, cảm quan, bị động chưa có công cụ để đo lường định lượng, gây khó khăn cho việc xác định kết quả thực phục vụ cho mục tiêu cải tiến.
- Hoạt động theo dõi, giám sát và đánh giá mục tiêu chất lượng chưa được triển khai thường xuyên để nhằm thúc đẩy thực hiện và đảm bảo mục tiêu đã đề ra. - Lãnh đạo chưa đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết để đáp ứng mục tiêu, chưa tham gia sâu sát trong quá trình xem xét, xây dựng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
- Việc thu thập, khảo sát nhu cầu và mong đợi của khách hàng đã được công ty thực hiện nhưng bảng câu hỏi chưa đi sâu vào các nội dung cần thiết cho các hoạt động cải tiến, vì vậy công ty cần điều chỉnh thêm các tiêu chí muốn khảo sát vào bảng câu hỏi.
Về nguồn lực
- Nguồn lực trong các bộ phận chưa đáp ứng đủ để thực hiện công việc và nhu cầu của khách hàng qua từng giai đoạn của dự án, đội ngũ nhân viên còn rất trẻ và chưa nhiều kinh nghiệm là một phần khó khăn để đảm bảo mục tiêu đã đề ra. - Các nguồn lực của công ty chưa được sử dụng hiệu quả.
- Công tác tuyển dụng và đào tạo của công ty chưa được thực hiện đầy đủ, chưa thực hiện đúng theo kế hoạch nhân lực đã hoạch định làm bị động về sự đào tạo cho nhân lực tuyển mới khi có nhu cầu cho công việc thực tế.
58 Về tạo sản phẩm và thiết kế
- Các hoạt động thiết kế đã có ban hành những quy trình áp dụng nhưng chưa đầy đủ cần phải bổ sung các quy trình mới, sàng lọc các quy trình cũ để loại bỏ những chồng chéo, không phù hợp.
- Việc kiểm soát thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế chưa được tốt, đây là nguồn thông tin quan trọng, vì vậy cần phải kiểm soát chặt chẽ và phân phối đến các bộ phận liên quan một cách kịp thời nhằm loại bỏ sự lỗi thời của tài liệu. - Các thay đổi trong thiết kế hiện nay đã được ghi nhận lại và quản lý nhưng sự tuân thủ theo quy trình chưa cao, chưa được kiểm soát và lưu trữ tốt nên khi cần truy xuất các thông tin thay đổi trong thiết kế còn khó khăn.
- Những phản hồi của khách hàng cho sản phẩm/ dịch vụ cần phải được xem xét và thể hiện trong sản phẩm dịch vụ, hiện tại công ty đang thực hiện nhưng việc xem xét đánh giá chưa sâu rộng, do đó chưa phục vụ cho việc cải tiến sản phẩm dịch vụ tốt.
Về mua hàng
- Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm và tiến độ trong mua hàng đang được thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao, đây là một giai đoạn quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng của dự án. Vì vậy cần phải được quan tâm, điều chỉnh và cải tiến. - Việc đánh giá năng lực nhà thầu phụ, nhà cung cấp còn mang tính bị động, chưa tập trung sâu. Vì vậy khi thực hiện dự án có một số nhà thầu yếu về năng lực tài chính, nhân lực và trang thiết bị dẫn đến khó khăn cho việc đảm bảo tiến độ và chất lượng của dự án.
Về hoạt động sản xuất dịch vụ
- Các nguồn lực cần thiết chưa được cung cấp đầy đủ đến công trường như nhân lực, vật tư, thiết bị công trường và văn phòng, an toàn.
- Các hoạt động kiểm tra chất lượng trong xây dựng chưa được thực hiện tốt quy trình hướng dẫn, cần phải tuân thủ các quy trình để kiểm soát chất lượng cho xây dựng như nguyên vật liệu, vật tư, thi công, hoạt động giám sát chất lượng thi công.
59
- Các kỹ sư giám sát chất lượng tại công trường chưa được đào tạo đầy đủ theo quy trình hướng dẫn công việc của công ty, vì vậy chưa đảm bảo chất lượng giám sát và không phát hiện những điểm không phù hợp kịp thời.
- Công tác an ninh, an toàn lao động và môi trường chưa được ưu tiên kiểm soát vì còn bị ảnh hưởng chi phối nhiều về tiến độ của dự án. Công ty cần phải có biện pháp vừa đảm bảo an ninh, an toàn và biện pháp thi công để không ảnh hưởng đến tiến độ của dự án.
Về đo lường, phân tích và cải tiến
- Hoạt động động đánh giá nội bộ chưa đi sâu vào đánh giá hiệu quả công việc và phần lớn tập trung vào đánh giá, xem xét mức độ tuân thủ hệ thống tài liệu.
- Việc ghi nhận các hành động không phù hợp để phân tích nguyên nhân và đưa ra các hành động khắc phục phòng ngừa còn hạn chế. Chưa áp dụng kỹ thuật thống kê để phân tích và cải tiến hoạt động cho hiệu quả.
- Chưa có các chỉ số để theo dõi và đo lường hiệu quả thực hiện công việc theo quá trình của các hoạt động.
- Các hoạt động phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả hoạt động chưa cao, do chưa có các chỉ tiêu đánh giá cụ thể nên khi phân tích thường chung chung chưa đi sâu vào đúng vấn đề để cải tiến.
- Việc phân tích đánh giá hiệu quả của từng quá trình chưa được quan tâm và triển khai triệt để nhằm tìm kiếm cơ hội cho cải tiến.
- Công ty chưa có các phương pháp và công cụ cải tiến rõ ràng để áp dụng vào các đánh giá, đo lường, phân tích hiệu quả hoạt động của công ty.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tác giả giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH Toyo Việt Nam, sơ đồ tổ chức bộ máy và sơ lược tình hình sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây. Sau đó, tác giả tiến hành lập bảng câu hỏi, thu thập và xử lý các số liệu. Qua đó đã phân tích và đánh giá được thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại công ty theo trình tự các yêu cầu trong tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 từ điều khoản 4 đến điều khoản 8. Các nội dung xem xét: hệ thống tài liệu, trách nhiệm lãnh đạo, nguồn lực,
60
tạo sản phẩm và thiết kế, mua hàng, hoạt động sản xuất dịch vụ và đo lường phân tích cải tiến.
Mục đích của việc phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty nhằm đưa ra những kết quả đạt được, những vấn đề tồn tại, hạn chế. Từ đó thấy được thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của công ty đang nằm ở mức độ nào. Thông qua thực trạng đó, tác giả sẽ có những đề xuất giải pháp hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động hệ thống quản lý chất lượng của công ty TNHH Toyo Việt Nam, những nội dung này sẽ được trình bày trong chương 3.
61
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN TOYO VIỆT NAM 3.1 Mục tiêu và định hướng phát triển công ty