6. Kết cấu của luận văn
3.2.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng hệ thống tài liệu, công tác kiểm
soát tài liệu, hồ sơ
Hệ thống tài liệu là phần xương sống của hệ thống quản lý chất lượng, là cơ sở để thực thi, bảo đảm và cải tiến chất lượng. Do đó, nội dung tài liệu phải phù hợp với những hoạt động thực tế của công ty và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang thực hiện”. Hệ thống tài liệu và hồ sơ luôn được sàng lọc, cập nhật thông tin hiện hành và bổ sung các biện pháp phòng ngừa cho các lỗi đã xảy ra nhằm giúp cho các hoạt động phối hợp và thực thi công việc được thuận lợi, rõ ràng. Từ đó, nâng cao hiệu quả của hệ thống. Các giải pháp cần được áp dụng vào hệ thống tài liệu như sau:
- Yêu cầu, động viên các thành viên trong tổ chức phải tham gia vào công tác soạn thảo và góp ý tài liệu.
- Bộ phận là nơi áp dụng quy trình vào công việc, vì thế những phát sinh, mâu thuẫn chồng chéo hay lỗi thời các bộ phận thực hiện đều nắm rất rõ và chi tiết. Do đó, các bước soát xét tài liệu phải được xem xét, góp ý từ trong nội bộ bộ phận trước, sau đó được trình lên cấp cao hơn là phòng ban để xem xét và cuối cùng là cấp lãnh đạo phê duyệt theo các bước như sau:
66
+ Bước 1: Trưởng phó bộ phận xem xét quy trình với tất cả nhân viên trong bộ phận, gạch bỏ những điểm không phù hợp và thêm mới những điểm cần bổ sung và tô màu để dễ nhận biết.
+ Bước 2: Chuyển phần xem xét của bộ phận lên cấp cao hơn là trưởng các phòng ban để xem xét những kết quả từ bộ phận, từ đó chọn lọc những điểm cần loại bỏ và bổ sung để hoàn chỉnh tài liệu xem xét. Phần xem xét của phòng ban phải có sự tham gia của bộ phận đã xem xét, ban chất lượng, các bộ phận liên quan và lãnh đạo công ty.
+ Bước 3: Sau khi xem xét từ phòng ban, quy trình được đệ trình lên Ban Giám đốc chất lượng để phê duyệt và ban hành sử dụng. Các tài liệu sau khi xem xét phải có mục lục lịch sử cho phần biên soạn, cập nhật sửa đỗi, ngày ban hành phục vụ cho việc kiểm soát tài liệu.
Quy trình ký xác nhận tài liệu đã hoàn thành như sau:
o Lần sửa đổi: là lần 0, 1, 2, ….
o Ngày phát hành: ngày – tháng – năm.
o Người cập nhật tài liệu: ký vào ô “Biên soạn”.
o Cấp trên của người cập nhật tài liệu: ký vào ô “Kiểm tra”.
o Giám đốc chất lượng: ký vào ô “Phê duyệt”.
+ Bước 4: Các tài liệu được phê duyệt chuyển về ban chất lượng để ghi ngày kiểm soát, đóng dấu kiểm soát và ngày ban hành.
- Đào tạo hướng dẫn cho nhân viên áp dụng quy trình thực thi công việc nhận biết và hiểu rõ các dấu hiệu kiểm soát tài liệu có hiệu lực áp dụng, sẽ tránh được việc áp dụng các tài liệu lỗi thời, không sử dụng.
- Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được áp dụng triển khai vào công việc thực tế để đánh giá mức độ phù hợp, hiệu quả của quy trình để đảm bảo mục đích thực hiện công việc theo quy trình và sàng lọc, phân tích và cải tiến quy trình.
- Ban chất lượng phải thống nhất và đưa ra hướng dẫn ký hiệu, đánh số tài liệu theo từng nhóm tài liệu và bộ phận chức năng như sau:
67
Bảng 3.2: Ký hiệu nhóm tài liệu Nguồn: Tác giả đề xuất
Nhóm tài liệu Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QP Hướng dẫn công việc GL Sổ tay MNL Biểu mẫu FR Theo bộ phận chức năng:
Bảng 3.3: Ký hiệu theo bộ phận chức năng Nguồn: Tác giả đề xuất
Phòng/Bộ phận Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Phòng hành chánh, tổ chức ADM Hướng dẫn công việc GL-ADM-0xx Phòng kế toán ACC Hướng dẫn công việc GL-ACC-0xx Phòng công nghệ thông tin IT Hướng dẫn công việc GL-IT-0xx
Phòng kỹ thuật ENG Hướng dẫn công việc GL-ENG-00xx
1. Bộ phận công nghệ PR Hướng dẫn công việc GL-ENG-001~100 2. Bộ phận đường ống PP Hướng dẫn công việc GL-ENG-101~200 3. Bộ phận cơ khí tĩnh ME Hướng dẫn công việc GL-ENG-201~300 4. Bộ phận cơ khí động MA Hướng dẫn công việc GL-ENG-301~400 5. Bộ phận xây dựng CV Hướng dẫn công việc GL-ENG-401~500 6. Bộ phận điện EE Hướng dẫn công việc GL-ENG-501~600 7. Bộ phận điều khiển IN Hướng dẫn công việc GL-ENG-601~700
Phòng quản lý dự án
1. Bộ phận quản lý dự án GEN Hướng dẫn công việc GL-GEN-0xx 2. Bộ phận quản lý thi công CON Hướng dẫn công việc GL-CON-0xx 3. Bộ phận an toàn HSE Hướng dẫn công việc GL-HSE-0xx 4. Bộ phận mua hàng PC Hướng dẫn công việc GL-PC-0xx
Phòng đảm bảo và kiểm soát chất lượng
1. Bộ phận đảm bảo chất
lượng QA Hướng dẫn công việc GL-QA-0xx 2. Bộ phận kiểm soát chất
lượng QC Hướng dẫn công việc GL-QC-0xx Phòng bán hàng và tiếp thị MAR Hướng dẫn công việc GL-MAR-0xx
Hiện tại ngôn ngữ sử dụng cho hệ thống tài liệu của công ty là tiếng Anh, do vậy các ký hiệu cũng phải theo các chữ viết tắt của tiếng Anh. Các ký hiệu này sẽ giúp
68
các phòng ban, bộ phận và phòng đảm bảo chất lượng dễ dàng kiểm soát tài liệu cũng như giúp người đọc nhanh chóng truy xuất tài liệu khi cần.
Các bộ phận cần thường xuyên lập, duy trì và cập nhật danh mục, mục lục tài liệu hồ sơ khi có thay đổi. Từ đó mới đảm bảo việc truy xuất hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, giúp việc kiểm soát tài liệu dễ dàng không gây thất lạc.
Bộ phận chất lượng cần phải tin học hóa hệ thống tài liệu quản lý chất lượng, dùng các phần mềm để quản lý những tài liệu đã được ban hành để đảm bảo các phòng ban và người sử dụng luôn được sử dụng bản cập nhật mới nhất cũng như truy cập thông tin nhanh chóng phục vụ cho công việc.