6. Kết cấu của luận văn
2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển
Quá trình hình thành:
Tại thời điểm thành lập, TVC là một công ty liên doanh của các cổ đông như : Công ty cổ phần Toyo Thái (TTCL), Công ty thiết kế và xây dựng Văn Lang - đối tác Việt Nam, Công ty Nichimen (Thái Lan).
Công ty TNHH Toyo Việt Nam (TVC) lúc bấy giờ là công ty tư vấn thiết kế đầu tiên tại Việt Nam đã được cấp giấy bởi Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày 19 tháng 02 năm 1997 theo giấy phép kinh doanh số 1841/GP.
Kể từ năm 2002, công ty TNHH Toyo Việt Nam trở thành công ty 100% vốn đầu tư từ nước ngoài và kênh kinh doanh của công ty được mở rộng để thực hiện phần “Xây dựng” và cho phép công ty chính thức trở thành công ty tổng thầu thiết kế - mua sắm vật tư thiết bị và thi công xây dựng và hoạt động cho đến hôm nay.
Quá trình phát triển:
- Khởi đầu, TVC là một công ty có chức năng chuyên về ngành nghề tư vấn thiết kế cho các công trình trong lĩnh vực dầu & khí, hóa dầu, hóa chất, phân bón, môi trường và các hệ thống phụ trợ cho các nhà máy lớn nhỏ. Phạm vi hoạt động của công ty là duy nhất tại Việt Nam.
Đến hôm nay công ty Toyo Việt Nam đã thực hiện được hơn 120 dự án lớn nhỏ tại Việt Nam và đã thiết lập mối quan hệ với hơn 100 khách hàng quan trọng, mở rộng các đối tác trong nước và nước ngoài.
27
Các khách hàng chính của công ty như P&G, Unilever, Masan food, Petrovietnam, Shell, Exxonmobile, Vinachem, công ty phân bón Việt Nhật, Phân bón miền Nam, công ty cổ phần hóa chất và phân bón dầu khí (PVFCCo), …
Thành tựu lớn nhất của công ty qua các dự án đã thực hiện như phụ lục số 4. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức và quản lý
- Đội ngũ nhân viên: Nhân sự tính đến ngày 30 tháng 7 năm 2013: 350 người, trong đó:
+ Sau đại học: 30 người, + Đại học: 294 người,
+ Cao đẳng/ Trung cấp: 20 người, + Lao động khác: 6 người.
- Cơ cấu tổ chức: (Hình 2.1) Cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty được chia làm 4 bộ phận chính với các phòng ban như sau:
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Toyo Việt Nam Nguồn: Sơ đồ tổ chức của công ty trong QP-600 [5].
Cơ cấu tổ chức của công ty được chia thành 4 bộ phận chính để hoạt động như sau: + Bộ phận quản lý dự án và xây dựng: bao gồm các phòng là khối trực tiếp: phòng dự án và xây dựng, phòng mua hàng và hậu cần, phòng an toàn.
28
+ Bộ phận kỹ thuật - đấu thầu: bao gồm các phòng là khối trực tiếp: phòng thiết kế công nghệ, phòng thiết kế đường ống và mặt bằng, phòng thiết kế cơ khí tĩnh và động, phòng thiết kế xây dựng, phòng thiết kế điện, phòng thiết kế điều khiển tự động và phòng đấu thầu.
+ Bộ phận hỗ trợ: bao gồm các phòng là khối gián tiếp: phòng hành chánh nhân
sự, phòng kế toán.
+ Bộ phận đảm bảo và Kiểm soát chất lượng (QA/QC: là khối bộ phận trực tiếp. 2.1.5. Tình hình hoạt động kinh doanh
Trong suốt 16 năm thành lập và phát triển của công ty, Toyo Việt Nam đã lớn mạnh không ngừng về cơ cấu tổ chức, nhân sự, chất lượng dịch vụ và hoạt động kinh doanh. Công ty đã thực hiện và hoàn thành nhiều công trình có quy mô lớn và có tầm quan trọng cao trong ngành công nghiệp, giúp cho công ty phát triển cả chiều rộng về thị trường và cả chiều sâu về chất lượng dịch vụ đến với khách hàng.
Trong thời gian vừa qua, do cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đã làm cho lượng vốn FDI đổ vào Việt Nam giảm rất nhiều và các dự án công nghiệp đầu tư từ trong nước bị tạm hoãn lại do khó khăn về huy động nguồn vốn đầu tư và tìm thị trường đầu ra cho sản phẩm. Trong tình hình đó nên kết quả hoạt động kinh doanh của công ty có chuyến biến rõ rệt và tăng giảm rất thất thường, chưa tạo sự ổn định trong tăng trưởng doanh thu của công ty.
Từ năm 2009 trở đi, công ty đã tái cơ cấu lại Ban giám đốc và nhận được sự hỗ trợ cao từ phía công ty mẹ (công ty cổ phần Toyo Thái) cho đào tạo nhân sự, tài chính, mở rộng đối tác và tham gia nhiều dự án tổng thầu lớn cùng với công ty mẹ tại thị trường Việt Nam. Do đó tốc độ tăng trưởng kinh doanh khá cao và khá ấn tượng: năm 2010 là 135%, năm 2011 là 548%, tuy nhiên năm 2012 tốc độ tăng trưởng bị giảm xuống -27% so với năm 2011 nhưng tổng doanh thu của năm này nằm ở mức khá cao so với năm 2010 trở về trước.
Với tình hình hiện nay kinh tế trong nước và thế giới đang ấm dần, các hoạt động đầu tư từ nước ngoài và các dự án trong nước tiếp tục được triển khai thực hiện, qua đó dự báo mức tăng trưởng doanh thu công ty sẽ tiếp tục tăng trong những năm tiếp theo.
29
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của TVC từ năm 2008 đến 2012. Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty qua các năm [4].
Đơn vị tính: Tỷ đồng STT CHỈ TIÊU Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1 Tổng giá trị tài sản 33,136 27,405 114,223 188,985 279,119
2 Doanh thu 55,233 38,899 91,430 592,872 430,056 3 % tăng doanh thu - 29,6% 135% 548,4% -27,5%
4 Tổng lợi nhuận trước thuế 8,537 5,449 7,280 3,.884 5,784
5 Tổng lợi nhuận sau thuế 4,808 4,996 5,863 23,085 -10,909
6 Tổng lao động (Người) 70 120 150 250 330
2.2 Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng tại công ty TNHH Toyo Việt Nam
2.2.1. Giới thiệu chung về hệ thống quản lý chất lượng
Vào năm 2000, nhằm đưa công ty đi vào hoạt động ổn định và kiểm soát chất lượng đầu ra của sản phẩm để đáp ứng sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty đã quyết định thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của công ty theo TCVN 9001:2000 và thành lập ban chất lượng cùng với việc mời công ty tư vấn để đào tạo hướng dẫn cho ban lãnh đạo công ty thực hiện và ban hành hệ thống quản lý chất lượng.
Vào thời điểm thành lập hệ thống quản lý chất lượng, tình hình nhân sự của công ty vào khoảng 20 người. Do tình hình nhân sự ít nên khi áp dựng hệ thống quản lý chất lượng vào công ty đã gặp không ít những khó khăn, trở ngại:
- Sự triển khai và sự phối hợp giữa các phòng ban bị chậm lại vì phải làm theo trình tự các quy trình hướng dẫn, phát sinh nhiều vướng mắc phải tìm cách tháo gỡ và hoàn thiện. Do đó kế hoạch ban đầu của dự án có bị ảnh hưởng.
- Nhân sự ít nên không đủ nguồn lực để triển khai hệ thống hiệu quả cũng như sự đánh giá nội bộ liên tục để cải tiến và duy trì hệ thống.
Với sự quyết tâm cao của ban lãnh đạo và nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên và bên tư vấn, công ty đã hoàn chỉnh hệ thống và mời tổ chức chứng nhận ISO đến để đánh giá và cấp chứng nhận đầu tiên vào tháng 4 năm 2001 theo TCVN 9001:2000 bởi tổ chức DNV. Sau đó từ năm 2001 đến 2008 công ty đã trải qua các lần tái đánh giá vào các năm 2003, 2005 và 2007 và đều được tái cấp chứng chỉ.
30
Năm 2009, công ty đã sửa đổi bổ sung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn mới ban hành TCVN 9001:2008. Vào tháng 8-2010, công ty đã mời tổ chức chứng nhận DNV đánh giá và được cấp chứng nhận tháng 12-2010 với phạm vi hoạt động cho các sản phẩm và dịch vụ như sau:
- Nghiên cứu khả thi, quản lý dư án, thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị,
- Quản lý xây dựng và chạy thử liên động có tải cho các nhà máy thuộc lĩnh vực: dầu, khí, hóa chất, hóa dầu, phân bón và môi trường.
2.2.2. Tầm nhìn, sứ mệnh và chính sách chất lượng
TẦM NHÌN
Công ty TNHH Toyo Việt Nam luôn quyết tâm phấn đấu trở thành nhà thầu EPC (tổng thầu thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị và thi công xây dựng) dẫn đầu tại Việt Nam.
SỨ MỆNH
Công ty TNHH Toyo Việt Nam luôn là nhà thầu chuyên nghiệp, đối tác tin cậy cho tất cả các nhà đầu tư, là nơi làm việc hấp dẫn đối với nhân viên năng động nhiệt tình.
CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG
Không ngừng cải tiến để thoả mãn sự mong đợi của khách hàng.
Chính sách chất lượng được xây dựng và xem xét phù hợp với mục tiêu chất lượng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng và đảm bảo sự phát triển của công ty.
Chính sách chất lượng được phổ biến rộng rãi đến tất cả nhân viên để cùng thấu hiểu và là cơ sở để thiết lập mục tiêu chất lượng và cũng phổ biến đến các nhà thầu, nhà cung cấp cũng như những người có thể bị ảnh hưởng bởi tác nghiệp của công ty.
Chính sách này sẽ được xem xét thường xuyên trong cuộc họp xem xét lãnh đạo để đảm bảo rằng nó phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
31
MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG
Mục tiêu chất lượng được thành lập ở mỗi bộ phận chức năng của công ty để nhằm mục đích:
- Đạt được chính sách chất lượng.
- Đảm bảo và phù hợp với khả năng của công ty nhằm cung cấp sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng và luật định.
- Đảm bảo gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng.
- Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và các hoạt động chất lượng. - Phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2008.
Mục tiêu chất lượng xác định phương hướng và ưu tiên cho việc cải tiến liên tục, mục tiêu chất lượng được xem xét hàng năm.
Mục tiêu chất lượng được lập nên, thỏa mãn theo công cụ SMART: - Đặc trưng riêng (Specific).
- Có thể đo lường được (Measurable). - Có thể đạt được (Archievable). - Có thể thực hiện (Realistic). - Thời gian (Time).
2.2.3. Nội dung hệ thống quản lý chất lượng
Công ty Toyo Việt Nam cam kết thành lập hệ thống, tài liệu hướng dẫn, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến liên tục hiệu quả phù hợp với yêu cầu của ISO 9001:2008.
a. Hệ thống hồ sơ tài liệu
Các tài liệu cho hệ thống chất lượng của công ty có cấu trúc 3 cấp như hình 2.2 trang 37:
- Cấp 1: Sổ tay chất lượng của công ty cho những yêu cầu cơ bản và cốt yếu. - Cấp 2: Quy trình chất lượng của công ty để định nghĩa quy trình tiêu chuẩn
về kiểm soát hoạt động chất lượng liên quan của công ty. - Cấp 3: Hướng dẫn công việc chi tiết của các phòng ban.
32
Tài liệu hệ thống chất lượng của dự án được cấu trúc với kế hoạch chất lượng của dự án, quy trình dự án và tiêu chuẩn thực hành dự án, những tài liệu này sẽ được thành lập và phát triển cho từng dự án riêng lẻ, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và điều kiện hợp đồng.
Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng
Ngoại trừ những yêu cầu riêng, ngôn ngữ được sử dụng chính trong tài liệu hệ thống chất lượng của công ty là:
- Tiếng Anh cho sổ tay chất lượng của công ty.
- Tiếng Anh cho quy trình chất lượng của công ty được phát hành bằng tiếng Anh và tiếng Việt nếu cần thiết.
- Tiếng Việt hay tiếng Anh cho quy trình hướng dẫn công việc của Bộ phận và tiêu chuẩn thực hành của công ty.
Chi tiết hệ thống hồ sơ chất lượng của công ty như sau:
o Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng là một tài liệu được định nghĩa trong tất cả hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:
- Chính sách chất lượng.
- Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng và ngoài phạm vi. - Tham chiếu để viết quy trình của hệ thống.
- Tham chiếu đến sơ đồ quy trình công nghệ, các hành động giữa các quy trình trong hệ thống.
Hình 2.2: Hệ thống tài liệu của công ty Nguồn: Sổ tay chất lượng của công ty [5]
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Tầm nhìn, sứ mệnh và chính sách chất lượng Sổ tay chất lượng Các quy trình chất lượng Các tài liệu hướng dẫn
công việc, sơ đồ,…
1 2 3
33
Sổ tay chất lượng được chuẩn bị, xem xét và phê duyệt thông qua thảo luận với các thành viên trong ban quản lý chất lượng.
o Các quy trình chất lượng cấp 2 của công ty
Dựa trên yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, yêu cầu trong sổ tay chất lượng và tình hình hoạt động của công ty. Công ty đã thiết lập các quy trình chất lượng để hướng dẫn các hoạt động chất lượng của công ty luôn được thực hiện thống nhất và thông suốt.
Bao gồm 19 quy trình để hướng dẫn thực hiện cho các quy trình chất lượng như bảng 2.2, trang 40.
Theo sơ đồ khối của quy trình cấp 2, các quy trình này được phân thành 3 nhóm gồm:
Sổ tay chất lượng của công ty <Cấp 1> HỆ THỐNG CÔNG TY HỆ THỐNG DỰ ÁN Quy trình chất lượng công ty <Cấp 2> Quy trình chất lượng của bộ phận-Hướng dẫn công việc <Cấp 3> Quy trình của dự án Kế hoạch chất lượng của dự án Tiêu chuẩn thực hành công việc của dự án
Hình 2.3: Sơ đồ cấu trúc của hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Nguồn: Sổ tay chất lượng của công ty [5]
34
Bảng 2.2: Các quy trình chất lượng Nguồn: sổ tay chất lượng [5] MÃ QUY
TRÌNH ĐỀ MỤC QUY TRÌNH
QP-100 Xem xét hồ sơ dự thầu và hợp đồng QP-101 Kế hoạch chất lượng dự án
QP-200 Kiểm soát thiết kế chi tiết
QP-300 Kiểm soát mua sắm vật tư thiết bị hàng hóa QP-301 Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
QP-302 Kiểm soát quy trình nghiệm thu tại xưởng chế tạo QP-400 Kiểm soát vật tư tại công trường
QP-401 Kiểm soát hoạt động xây dựng QP-402 Phê duyệt vận hành nhà máy QP-600 Sơ đồ tổ chức
QP-601 Xem xét của lãnh đạo QP-700 Kiểm tra chất lượng nội bộ QP-701 Kiểm soát sự không phù hợp
QP-702 Kiểm soát hành động ngăn ngừa và khắc phục QP-800 Cải tiến liên tục
QP-801 Đào tạo
QP-802 Sự thỏa mãn khách hàng QP-900 Kiểm soát tài liệu
QP-901 Kiểm soát ghi lại chất lượng
Thể hiện mối quan hệ của các quy trình này thông qua sơ đồ khối của các quy trình như hình 2.4.
35 Tiền hợp đồng Sự thực hiện hợp đồng Kế hoạch Thiết kế Mua hàng Xây dựng
Hình 2.4: Sơ đồ khối của các quy trình của cấp 2 Nguồn: sổ tay chất lượng [5]
Nhóm 1 - Quy trình tiền hợp đồng: miêu tả các hoạt động và trách nhiệm cho việc kiểm soát công việc xem xét hợp đồng và hồ sơ chào thầu.
QP-100 Xem xét hồ sơ dự thầu và HĐ QP-101 Kế hoạch chất lượng dự án QP-200 Kiểm soát thiết
kế chi tiết
QP-300 Kiểm soát mua
hàng QP-301 Đánh giá và lựa chọn nhà c.cấp QP-302 Kiểm soát ngh.
thu tại xưởng
QP-400 Kiểm soát vật tư
tại công trường
QP-401 Kiểm soát xây
dựng QP-402 Phê duyệt vận hành nhà máy QP-600 Sơ đồ tổ chức QP-601 Xem xét lãnh đạo QP-700 Kiểm tra c.lượng nội bộ QP-701 Kiểm soát sự không phù hợp QP-702 Hành động ngăn ngừa và khắc phục QP-800 Cải tiến liên tục QP-801 Đào tạo QP-802 Sự thỏa mãn KH QP-900 Kiểm soát tài liệu QP-901 Kiểm soát lưu lại c.lượng Sổ tay chất lượng
36
Nhóm 2 - Sự thực hiện hợp đồng bao gồm: kế hoạch, thiết kế, mua hàng và