6. Kết cấu của luận văn
3.1.2 Định hướng phát triển hệ thống quản lý chất lượng của công ty
Trong những năm tới, công ty nhận thấy cơ hội phát triển là rất lớn và đã đề ra những mục tiêu chiến lược để đẩy mạnh sự phát triển. Nhằm hỗ trợ cho việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đó cũng như thực hiện các cam kết về chất lượng đối với khách hàng, Ban lãnh đạo công ty đưa ra định hướng phát triển và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng đến năm 2015 với các nội dung sau:
- Tiếp tục áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, luôn quan tâm công tác đo lường, phân tích và cải tiến liên tục nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
- Xây dựng và áp dụng hệ thống các chỉ số đo lường đánh giá kết quả hoàn thành công việc của các phòng ban và công ty (KPIs).
- Ứng dụng sâu rộng công nghệ thông tin vào công tác quản lý KPIs, công tác đào tạo và hướng dẫn, công tác quản lý dự án, quản lý thi công.
65
- Triển khai áp dụng quản lý mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban, hoàn thiện các quy trình hướng dẫn công việc để tối ưu hóa việc áp dụng quy trình vào công việc.
- Duy trì chương trình 5S và triển khai áp dụng mới chương trình cải tiến KAIZEN.
3.2 Các giải pháp hoàn thiện HTQLCL tại công ty TNHH Toyo Việt Nam
Căn cứ trên cơ sở phân tích thực trạng, những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng tại công ty TNHH Toyo Việt Nam trong thời gian vừa qua và định hướng phát triển hệ thống quản lý chất lượng của công ty trong thời gian tới, tác giả đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng như sau:
3.2.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng hệ thống tài liệu, công tác kiểm soát tài liệu, hồ sơ soát tài liệu, hồ sơ
Hệ thống tài liệu là phần xương sống của hệ thống quản lý chất lượng, là cơ sở để thực thi, bảo đảm và cải tiến chất lượng. Do đó, nội dung tài liệu phải phù hợp với những hoạt động thực tế của công ty và tuân thủ nguyên tắc “Viết ra những gì đang thực hiện”. Hệ thống tài liệu và hồ sơ luôn được sàng lọc, cập nhật thông tin hiện hành và bổ sung các biện pháp phòng ngừa cho các lỗi đã xảy ra nhằm giúp cho các hoạt động phối hợp và thực thi công việc được thuận lợi, rõ ràng. Từ đó, nâng cao hiệu quả của hệ thống. Các giải pháp cần được áp dụng vào hệ thống tài liệu như sau:
- Yêu cầu, động viên các thành viên trong tổ chức phải tham gia vào công tác soạn thảo và góp ý tài liệu.
- Bộ phận là nơi áp dụng quy trình vào công việc, vì thế những phát sinh, mâu thuẫn chồng chéo hay lỗi thời các bộ phận thực hiện đều nắm rất rõ và chi tiết. Do đó, các bước soát xét tài liệu phải được xem xét, góp ý từ trong nội bộ bộ phận trước, sau đó được trình lên cấp cao hơn là phòng ban để xem xét và cuối cùng là cấp lãnh đạo phê duyệt theo các bước như sau:
66
+ Bước 1: Trưởng phó bộ phận xem xét quy trình với tất cả nhân viên trong bộ phận, gạch bỏ những điểm không phù hợp và thêm mới những điểm cần bổ sung và tô màu để dễ nhận biết.
+ Bước 2: Chuyển phần xem xét của bộ phận lên cấp cao hơn là trưởng các phòng ban để xem xét những kết quả từ bộ phận, từ đó chọn lọc những điểm cần loại bỏ và bổ sung để hoàn chỉnh tài liệu xem xét. Phần xem xét của phòng ban phải có sự tham gia của bộ phận đã xem xét, ban chất lượng, các bộ phận liên quan và lãnh đạo công ty.
+ Bước 3: Sau khi xem xét từ phòng ban, quy trình được đệ trình lên Ban Giám đốc chất lượng để phê duyệt và ban hành sử dụng. Các tài liệu sau khi xem xét phải có mục lục lịch sử cho phần biên soạn, cập nhật sửa đỗi, ngày ban hành phục vụ cho việc kiểm soát tài liệu.
Quy trình ký xác nhận tài liệu đã hoàn thành như sau:
o Lần sửa đổi: là lần 0, 1, 2, ….
o Ngày phát hành: ngày – tháng – năm.
o Người cập nhật tài liệu: ký vào ô “Biên soạn”.
o Cấp trên của người cập nhật tài liệu: ký vào ô “Kiểm tra”.
o Giám đốc chất lượng: ký vào ô “Phê duyệt”.
+ Bước 4: Các tài liệu được phê duyệt chuyển về ban chất lượng để ghi ngày kiểm soát, đóng dấu kiểm soát và ngày ban hành.
- Đào tạo hướng dẫn cho nhân viên áp dụng quy trình thực thi công việc nhận biết và hiểu rõ các dấu hiệu kiểm soát tài liệu có hiệu lực áp dụng, sẽ tránh được việc áp dụng các tài liệu lỗi thời, không sử dụng.
- Tất cả các tài liệu sau khi ban hành phải được áp dụng triển khai vào công việc thực tế để đánh giá mức độ phù hợp, hiệu quả của quy trình để đảm bảo mục đích thực hiện công việc theo quy trình và sàng lọc, phân tích và cải tiến quy trình.
- Ban chất lượng phải thống nhất và đưa ra hướng dẫn ký hiệu, đánh số tài liệu theo từng nhóm tài liệu và bộ phận chức năng như sau:
67
Bảng 3.2: Ký hiệu nhóm tài liệu Nguồn: Tác giả đề xuất
Nhóm tài liệu Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Quy trình QP Hướng dẫn công việc GL Sổ tay MNL Biểu mẫu FR Theo bộ phận chức năng:
Bảng 3.3: Ký hiệu theo bộ phận chức năng Nguồn: Tác giả đề xuất
Phòng/Bộ phận Ký hiệu Nhóm tài liệu Ký hiệu
Phòng hành chánh, tổ chức ADM Hướng dẫn công việc GL-ADM-0xx Phòng kế toán ACC Hướng dẫn công việc GL-ACC-0xx Phòng công nghệ thông tin IT Hướng dẫn công việc GL-IT-0xx
Phòng kỹ thuật ENG Hướng dẫn công việc GL-ENG-00xx
1. Bộ phận công nghệ PR Hướng dẫn công việc GL-ENG-001~100 2. Bộ phận đường ống PP Hướng dẫn công việc GL-ENG-101~200 3. Bộ phận cơ khí tĩnh ME Hướng dẫn công việc GL-ENG-201~300 4. Bộ phận cơ khí động MA Hướng dẫn công việc GL-ENG-301~400 5. Bộ phận xây dựng CV Hướng dẫn công việc GL-ENG-401~500 6. Bộ phận điện EE Hướng dẫn công việc GL-ENG-501~600 7. Bộ phận điều khiển IN Hướng dẫn công việc GL-ENG-601~700
Phòng quản lý dự án
1. Bộ phận quản lý dự án GEN Hướng dẫn công việc GL-GEN-0xx 2. Bộ phận quản lý thi công CON Hướng dẫn công việc GL-CON-0xx 3. Bộ phận an toàn HSE Hướng dẫn công việc GL-HSE-0xx 4. Bộ phận mua hàng PC Hướng dẫn công việc GL-PC-0xx
Phòng đảm bảo và kiểm soát chất lượng
1. Bộ phận đảm bảo chất
lượng QA Hướng dẫn công việc GL-QA-0xx 2. Bộ phận kiểm soát chất
lượng QC Hướng dẫn công việc GL-QC-0xx Phòng bán hàng và tiếp thị MAR Hướng dẫn công việc GL-MAR-0xx
Hiện tại ngôn ngữ sử dụng cho hệ thống tài liệu của công ty là tiếng Anh, do vậy các ký hiệu cũng phải theo các chữ viết tắt của tiếng Anh. Các ký hiệu này sẽ giúp
68
các phòng ban, bộ phận và phòng đảm bảo chất lượng dễ dàng kiểm soát tài liệu cũng như giúp người đọc nhanh chóng truy xuất tài liệu khi cần.
Các bộ phận cần thường xuyên lập, duy trì và cập nhật danh mục, mục lục tài liệu hồ sơ khi có thay đổi. Từ đó mới đảm bảo việc truy xuất hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, giúp việc kiểm soát tài liệu dễ dàng không gây thất lạc.
Bộ phận chất lượng cần phải tin học hóa hệ thống tài liệu quản lý chất lượng, dùng các phần mềm để quản lý những tài liệu đã được ban hành để đảm bảo các phòng ban và người sử dụng luôn được sử dụng bản cập nhật mới nhất cũng như truy cập thông tin nhanh chóng phục vụ cho công việc.
3.2.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng trách nhiệm của lãnh đạo Về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng Về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Qua phân tích ở chương 2 cho thấy, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng tại bộ phận đã được lập ra. Tuy nhiên, việc đo lường kết quả thực hiện chưa có các công cụ và phương pháp đo lường định lượng để cho kết quả sát với thực tế.
Để đảm bảo chính sách chất lượng được nêu ra theo định hướng phát triển của công ty và nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng, các chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng cần phải triệt để phổ biến, truyền đạt đến từng nhân viên trong từng bộ phận đặc biệt là các nhân viên mới để hiểu rõ về nội dung của chính sách, mục tiêu và cam kết thực hiện đầy đủ. Việc lập một quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu như hình 3.1.
- Chính sách chất lượng của công ty (2): được thành lập cho một giai đoạn ngắn hạn hoặc dài hạn tùy theo định hướng chiến lược của công ty và cam kết đến khách hàng. Chính sách chất lượng kết hợp với kết quả hoạt động trước đó để đề ra các mục tiêu chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng của công ty (3): Mục tiêu chất lượng được phát triển cụ thể dựa trên chính sách chất lượng, căn cứ trên các mục tiêu chất lượng của công ty các
69
bộ phận sẽ xem xét tình hình và kế hoạch hoạt động của bộ phận để thiết lập và đưa ra các mục tiêu chất lượng cho bộ phận mình.
- Kế hoạch dựa trên các mục tiêu chất lượng, bộ phận sẽ lập kế hoạch công việc của bộ phận theo tháng hoặc quý để phổ biến và triển khai thực hiện.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch và triển khai đánh giá để có thể điều chỉnh lại kế hoạch kịp thời nhằm đạt được mục tiêu chất lượng của bộ phận và công ty.
Kết quả hoạt đông (1) Chính sách chất lượng
của công ty (2)
Mục tiêu chất lượng của công ty (3) Mục tiêu chất lượng của
bộ phận (4) Kế hoạch tháng/quý của
bộ phận (5) Tổ chức thực hiện (6)
Đánh giá Điều chỉnh
(7) Chưa đạt yêu cầu (8)
Hình 3.1: Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu Nguồn: Tác giả đề xuất
70
Đo lường mục tiêu chất lượng
Để để tăng cường và thúc đẩy hoàn thành mục tiêu chất lượng, công ty cần đưa ra các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc thực hiện, mục tiêu cho từng bộ phận và kết quả nền cũng phải được phản ảnh vào việc xem xét tăng lương và thưởng vào cuối năm. Ngoài ra, công ty nên có các giải thưởng cho các thứ hạng hoàn thành mục tiêu để động viên, khích lệ mọi người tiếp tục nỗ lực, cố gắng hoàn thành công việc và mục tiêu đã đề ra, đồng thời cũng công nhận sự đóng góp của mọi người vào sự hoàn thành mục tiêu của công ty.
Để đo lường mục tiêu chất lượng, công ty nên xây dựng bộ chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) để đo lường đánh giá thực hiện công việc. Một khi đã định hình được các chỉ số KPI chuẩn, hãy sử dụng chúng như là những công cụ quản trị. KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện. Sử dụng chúng để đo lường hiệu quả, cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI. Dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: bảng thông báo, trên tường phòng họp, hệ thống thông tin nội bộ intranet, thậm chí trên website. Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu, mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ để hoàn thành mục tiêu.
Xem xét lãnh đạo
Các cuộc họp xem xét lãnh đạo rất quan trọng trong việc quyết định giải pháp xử lý các vấn đề còn tồn tại cũng như xem lại kết quả thực hiện cho những cuộc họp lần trước. Cuộc họp xem xét lãnh đạo nên được tiến hành ít nhất 1 năm một lần hoặc bất thường khi có các vấn đề cấp bách, cuộc họp phải tiến hành dưới sự chủ trì của người lãnh đạo cao nhất trong công ty để đưa ra các quyết định thực hiện. Các nội dung cuộc họp xem xét bao gồm một phần hoặc toàn bộ các mục tiêu dưới đây:
- Việc thực hiện các chính sách và mục tiêu trong thời gian qua. - Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến thời gian quản lý.
- Việc thực hiện, hiệu quả của các quá trình hệ thống. - Biên bản của cuộc họp xem xét lãnh đạo kỳ trước.
71
- Các kết quả đánh giá nội bộ, bên ngoài và bên thứ ba.
- Các ý kiến, khiếu nại của khách hàng và cơ quan kiểm tra, các báo cáo sản phẩm không phù hợp.
- Tình trạng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa.
- Các mục tiêu quản lý cần được thực hiện cho thời gian tới, các vấn đề liên quan đến yêu cầu của khách hàng và thủ tục mới.
- Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện và đào tạo. - Tính hiệu quả, tính phù hợp của hệ thống quản lý. - Các vấn đề phát sinh.
Biên bản cuộc họp phải được phân phối đến tất cả các thành phần tham dự sau khi được phê duyệt của lãnh đạo cao nhất công ty, lãnh đạo cao nhất công ty có trách nhiệm cung cấp đủ nguồn lực để thi hành các hành động đã đề ra và ban lãnh đạo có trách nhiệm giám sát những hành động đưa ra được thực hiện có hiệu quả tốt.
3.2.3 Nhóm giải pháp hoàn thiện chức năng về quản lý nguồn lực của công ty
Công ty phải luôn đảm bảo cung cấp và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để đáp ứng và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, mang đến những giá trị cốt lõi cho công ty.
Theo phân tích thực trạng về quản lý nguồn lực tại công ty, những đề xuất, các giải pháp về nguồn nhân lực và vật lực bên dưới nên được xem xét và áp dụng ngay vào công ty để thực hiện:
- Đối với nguồn nhân lực:
Công ty phải hoàn hiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế và định hướng phát triển của công ty.
Hoàn thiện các bảng mô tả công việc cho từng chức danh dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng, ban, bộ phận và các chỉ tiêu đánh giá kết quả thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu của bộ phận và công ty.
Để định hướng nghề nghiệp cho các nhân viên trong từng bộ phận, các trưởng bộ phận phải xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá và cấp bậc năng lực công việc
72
cho thích hợp để nhân viên dựa vào như là những nấc thang cho sự thăng tiến trong công việc giúp cho họ có định hướng, xây dựng cho mình kế hoạch phát triển bản thân, tạo động lực cho nhân viên luôn có tinh thần cầu tiến phấn đấu, nâng cao và hoàn thiện kỹ năng kiến thức chuyên môn phục vụ cho công việc.
Công ty cần phải có kế hoạch xây dựng nhân sự kế thừa cho những vị trí quản lý chủ chốt trong công ty, qua kế hoạch này đề ra chương trình bồi dưỡng huấn luyện và giao đảm nhiệm các vị trí thử thách để đánh giá, lựa chọn nguồn nhân sự kế thừa, đảm bảo và không bị động trong cơ cấu nhân sự. Đồng thời cũng tạo động lực cho mọi người có năng lực muốn trở thành nhân sự cấp cao luôn phấn đấu, rèn luyện kỹ năng và kiến thức chuyên môn trong công việc.
Theo phần phân tích thực trạng nguồn lực của công ty, đội ngũ nhân viên còn rất trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn cũng như các kỹ năng mềm cần thiết cho việc phối hợp và tổ chức công việc. Do đó để đánh giá nhu