5. Kết cấu luận văn
3.3.3. Quy trình thực hiện hedging
3.3.3.1. Quy trình thực hiện nội bộ BSR Bƣớc 1: Lập Kế hoạch bảo hiểm giá hàng năm
Hàng năm, căn cứ vào tình hình thị trƣờng, dựa trên kết quả tính toán, HG trình kế hoạch bảo hiểm giá trong năm cho khối lƣợng hàng/lợi nhuận lọc dầu cho Tổng
Hội đồng thành viên
Tổng Giám đốc
Tổ tác nghiệp - HG
Hội đồng quản lý rủi ro
1 3
2 4
72
Giám đốc xem xét và trình Hội đồng thành viên phê duyệt.
Bƣớc 2: Phê duyệt của Hội đồng thành viên
Sau khi xem xét, Hội đồng thành viên phê duyệt Phƣơng án thực hiện bảo hiểm giá trong năm. Trong Quyết định Phê duyệt Phƣơng án thực hiện bảo hiểm giá trong năm quy định rõ:
- Nguyên tắc xây dựng phƣơng án hedging.
- Mục tiêu hedging.
- Khối lƣợng đƣợc phép thực hiện bảo hiểm giá cả hàng hóa tối đa.
- Phạm vi rủi ro tài chính và rủi ro kinh tế mà BSR sẽ gặp khi thực hiện giao dịch.
- Cơ chế áp dụng thuế cho giao dịch, cơ chế quản lý và kế toán của giao dịch.
- Phƣơng thức thực hiện hedging.
- Ủy quyền thực hiện heding: Ngƣời đƣợc ký Hợp đồng khung, Ngƣời đƣợc ký Hợp đồng giao dịch, Ngƣời đƣợc phép chốt giá tại thời điểm cụ thể, Ngƣời đƣợc ủy quyền giao dịch.
- Phân chia trách nhiệm và quyền hạn thực hiện giữa các phòng ban có liên quan.
Bƣớc 3: Đề nghị Hedging
Sau khi có Quyết định về Phƣơng án thực hiện bảo hiểm giá trong năm của Hội đồng thành viên phê duyệt, căn cứ vào tình hình thị trƣờng trong từng giai đoạn, dựa trên kết quả tính toán HG đề nghị thực hiện bảo hiểm giá cho khối lƣợng hàng/lợi nhuận lọc dầu với thông tin cụ thể theo phiếu đề nghị. Gồm đề nghị sơ bộ và đề nghị chính thức.
Bƣớc 4: Lập phƣơng án Hedging
Sau khi tiếp nhận đề nghị, HG lập Phƣơng án Bảo hiểm (Hedging) trình PRMC phê duyệt. Trong Phƣơng án bảo hiểm sẽ đề xuất cụ thể các thông tin sau:
- Loại sản phẩm bảo hiểm (Hedging);
- Phƣơng thức dùng để Hedging;
- Số lƣợng (quy đổi đơn vị: lot/tấn/thùng) theo quy định của sàn giao dịch hàng hóa;
73
kiến;
- Chi phí tài chính để thực hiện Bảo hiểm cho lô hàng (phí giao dịch, chi phí ký quỹ...);
- Đề xuất đơn vị thực hiện.
Bƣớc 5: Phê duyệt của PRMC
PRMC phê duyệt phƣơng án Hedging với các nội dung cụ thể:
- Loại sản phẩm bảo hiểm (Hedging);
- Phƣơng thức dùng để Hedging;
- Số lƣợng (quy đổi đơn vị: lot/tấn/thùng) theo quy định của sàn giao dịch hàng hóa;
- Khoản tiền cần ký quỹ + Mức giá chốt bảo hiểm + Thời gian bảo hiểm dự kiến;
- Chi phí tài chính để thực hiện Bảo hiểm cho lô hàng (phí giao dịch, chi phí ký quỹ...);
- Lựa chọn đơn vị thực hiện.
Bƣớc 6: Yêu cầu ký quỹ/ chuẩn bị tài chính đối với các phƣơng án hedging
Sau khi có phƣơng án bảo hiểm giá, HG sẽ tùy vào phuong án Hedging mà đề nghị thu xếp nguồn ký quỹ hoặc nguồn để trả phí hedging.
Bƣớc 7: Thực hiện Hedging
Sau khi phƣơng án bảo hiểm đã đƣợc phê duyệt, HG triển khai theo phƣơng thức Hedging đã đƣợc phê duyệt.
Bƣớc 8: Đánh giá
Trong thời gian bảo hiểm giá, cần theo dõi, đánh giá trạng thái Hedging để có thể thực hiện những thay đổi cần thiết nhằm đem lại kết quả bảo hiểm giá tốt nhất. Trƣớc 03 ngày đáo hạn Hedging HG đánh giá lại trạng thái Hedging và đề xuất tiếp tục thực hiện theo phƣơng án Hedging (đóng trạng thái khi đáo hạn) trình PRMC phê duyệt.
Bƣớc 9: Phê duyệt của PRMC
Trên cơ sở báo cáo đánh giá của HG, PRMC có ý kiến về Phƣơng án để thực hiện tiếp.
Bƣớc 10: Đóng trạng thái Hedging
Dựa vào phê duyệt của PRMC, HG sẽ tiến hành đóng trạng thái Hedging. Việc hạch toán lãi/lỗ của trạng thái Hedging sẽ đƣợc tính từ thời điểm đóng trạng thái Hedging.
74
Bƣớc 11: Hạch toán và lƣu trữ
Sau khi hoàn tất việc đóng trạng thái Hedging, bộ phận tài chính thực hiện hạch toán khoản Lãi/Lỗ của hoạt động Hedging và lƣu chứng từ.
3.3.3.2. Quy trình phối hợp Ngân hàng
Bƣớc 1: Chuẩn bị trƣớc khi thực hiện giao dịch hedging
BSR cần phải cung cấp chứng từ liên quan chứng minh nguồn gốc giao dịch hàng hóa thực tế khi thực hiện bảo hiểm với ngân hàng. Chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng hàng hóa thực tế và hóa đơn mua hàng. Nếu sử dụng hợp đồng quá khứ thì hóa đơn chứng từ thì hóa đơn chứng từ phải có thời hạn dài bằng hoặc hơn thời hạn thực hiện giao dịch hoán đổi.
- Kế hoạch mua bán hàng hóa trong năm.
- Hợp đồng khung với nhà cung cấp và khách hàng chỉ rõ số lƣợng hàng hóa tiêu thụ.
Bƣớc 2: Xác nhận giao dịch hàng hóa với Ngân hàng
Đặt lệnh
- Ngân hàng gửi Term-sheet miêu tả cấu trúc giao dịch để BSR ký xác nhận
- BSR gửi email đặt lệnh nêu rõ:
+ Cấu trúc
+ Số lƣợng
+ Kỳ hạn
+ Mức giá, phí (nếu có)
+ Ngày hiệu lực của lệnh đặt (Good until certain time/date hoặc Good Until
Cancelled)
- Ngân hàng gọi lại cho BSR xác nhận lại lệnh đặt bằng điện thoại ghi âm. Khi đó lệnh chính thức có hiệu lực và khi lệnh đƣợc khớp tại bất cứ thời điểm nào trong thời gian quy định, BSR sẽ phải thực hiện giao dịch.
- Sau đó xác nhận đặt lệnh sẽ đƣợc gửi để BSR ký và đóng dấu
- Trong trƣờng hợp lệnh đƣợc khớp, ngân hàng sẽ thông báo cho BSR
- Sau đó hợp đồng xác nhận giao dịch sẽ đƣợc gửi để BSR ký và đóng dấu
- BSR gửi chứng từ liên quan chứng minh nguồn gốc giao dịch hàng hóa gốc cho ngân hàng tại thời điểm giao dịch
75
Chứng từ (supporting docs) cho giao dịch hàng hóa
- Chứng từ cho giao dịch hàng hóa là chứng từ liên quan chứng minh nguồn gốc giao dịch hàng hóa gốc khi thực hiện bảo hiểm với ngân hàng tại thời điểm giao dịch. Chứng từ gốc nhằm mục đích xác định:
+ Loại hàng hóa
+ Khối lƣợng hàng hóa
+ Thời hạn
+ Chứng minh BSR thực sự có hàng hóa thật (physical)
- Những chứng từ này cần phải là chứng từ gốc, hoặc bản sao có công chứng, hoặc bản sao có dấu treo của BSR trên từng trang chứng từ.
- Chứng từ thông thƣờng bao gồm:
+ Hợp đồng khung với nhà cung cấp
+ Hóa đơn hoặc đơn đặt hàng nêu rõ số lƣợng và thời hạn thanh toán
+ Trong trƣờng hợp chƣa có hóa đơn hoặc đơn đặt hàng tƣơng lai thì có thể nộp trƣớc hóa đơn trong quá khứ hoặc chứng nhận khối lƣợng mua trong quá khứ từ nhà cung cấp (thời hạn gấp đôi thời hạn hợp đồng bảo hiểm giá cả) để chứng mình số lƣợng giao dịch không vƣợt quá nhu cầu thực.
+ Khi đã có hóa đơn thực tế, BSR cần nộp lại cho ngân hàng hóa đơn để hoàn thành chứng từ. Khối lƣợng hàng hóa thực tế trên hóa đơn thực phải bằng hoặc nhiều hơn khối lƣợng đã bảo hiểm giá cả hàng hóa,
Bƣớc 3: Thanh toán
Cung cấp Hóa đơn mua hàng
- BSR gởi bản copy các Hóa đơn mua hàng trong tháng thực hiện Hedging cho Ngân hàng bằng fax hoặc email.
- Ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu và xác nhận bảo hiểm giá các tổn thất thực tế, xác nhận trong ngày.
Floating Price Notification (Kết quả dòng tiền hàng tháng)
- Ngân hàng chuyển Floating Price Notification (Kết quả dòng tiền hàng tháng) đến BSR qua fax. Floating Price Notification bao gồm: Các khoản thực thu/chi, Khoản thanh toán thực tế, Ngày chi trả.
76
hàng.