Phương thức truyền thông thứ nhất là hệ thống mạng nội bộ (LANS): Được xây
dựng giúp các nhân viên trong Công ty trong đổi thông tin, công việc và phản hồi nhanh,
dễ dàng và thuận tiện hơn nhằm hạn chế, tiết kiệm thời gian đi lại, trao đổi. Tác dụng
của phương thức truyền thông này là tạo một phong cách làm việc chuyên nghiệp và hiện đại trong tổ chức. Mọi thông tin, văn bản, mail, các quy định, bản tin nội bộ có thể
gửi tới nhân viên qua mạng nội bộ một cách nhanh chóng. Đặc biệt, trong những trường
hợp cần thiết phải lấy ý kiến của nhân viên đối với những dự thảo, những công việc
Phương thức truyền thông thứ hai mà Công ty sử dụng là bảng tin (notice board,
bulletin board): Bảng tin được xem là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn
phòng, mỗi bộ phận. Một bảng tin đòi hỏi phải luôn có những thông tin mới, xoá thông
tin cũ, phải được trình bày đẹp, gọn gàng và đặt bảng ở nơi có đông người qua lại.
Thông báo cần ngắn gọn. Tuy nhiên bảng tin ở mỗi văn phòng, mỗi bộ phận lại mang
một phong cách riêng. Phòng nhân sự có cách thức trình bày cho bảng tin của phòng khác với bảng tin được trình bày bởi phòng Marketing.
Phương thức truyền thông thứ ba là bản ghi nhớ (memos): Bản ghi nhớ phải được trình bày ngắn gọn, bằng gạch đầu dòng hoặc chấm tròn, là thỏa thuận chung về
một vấn đề, truyền đạt thông tin về quy định mới, lời khiển trách hoặc động viên, tạo động lực làm việc.
Phương thức truyền thông thứ tư là báo chí nội bộ (newsletters, newspapers):
Các loại báo không nhiều chỉ cần ít trang, đề cập đến những chính sách, hoạt động đang
diễn ra trong tổ chức, là “kênh” để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ như: “25 năm xây
dựng và phát triển (1976 – 2000)”; “Truyền thống thông tin xuất nhập khẩu An Giang giai đoạn 1976 – 2000”; “Tầm nhìn 2015 và Kế hoạch 3 năm 2008 – 2010”
Phương thức truyền thông thứ năm là khen thưởng (awards): Công ty áp dụng
hình thức công nhận, đánh giá cao hoạt động của cá nhân hoặc tập thể và thúc đẩy
những cá nhân, tập thể khác làm theo. Hình thức khen thưởng có thể là giấy khen, tiền thưởng, quà tặng, một chuyến du lịch…được trao cho nhân viên trong các ngày lễ, tết, lễ khen thưởng, lễ tổng kết, ngày truyền thống….
Phương thức truyền thông thứ sáu là sự kiện (events): Tổ chức các event nội bộ
nhằm tạo cơ hội để các nhân viên giao lưu, gắn bó với nhau. Các event này được tổ chức
vào các ngày lễ, tổng kết cuối năm, ngày truyền thống…đa dạng về hình thức như là tiệc công ty nhân năm mới, ngày hội thể thao, nơi nhân viên có thể đi cùng người thân.
Phương thức truyền thông thứ bảy là ấn phẩm: Công ty thiết kế và phát hành các
loại ấn phẩm như: Bản công bố thông tin; bản cáo bạch; báo cáo thường niên; các tài liệu hướng dẫn công việc.
Các phương thức truyền thông nội bộ được Công ty sử dụng phù hợp với nhịp
làm việc hiện đại của Công ty. Đảm bảo nhất các giá trị về tập thể vững mạnh; tốc độ;
chủ động; thích thú với công việc. Tất cả những giá trị đó được phản ánh trong từng phương thức mà Công ty sử dụng.
Cùng với các phương thức truyền thông nội bộ, Công ty sử dụng kết hợp các
phương thức truyền thông ngoài doanh nghiệp nhằm củng cố và phát huy tốt nhất các
giá trị của hệ giá trị như hướng đến khách hàng; đoàn kết và hợp tác và đặc biệt thông qua các phương thức truyền thông để Công ty góp phần xây dựng cộng đồng.
Phương thức truyền thông thứ nhất là mạng Internet. Công ty xây dựng một
website của Công ty trong website có đầy đủ các thông tin về Công ty như hình dưới đây:
Hình 5.8: Website của Công ty Angimex
Phương thức truyền thông thứ hai là thông cáo báo chí: Các tin tức ngắn gọn
nhất về Công ty được cập nhật lên website của Công ty tạo điều kiện cho mọi người có
thể nắm bắt thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Phương thức truyền thông thứ balà tổ chức các sự kiện (events) cho Công ty tuy
nhiên có sự tham gia của các thành phần bên ngoài Công ty như các chương trình tài trợ
học bổng, chương trình nâng bước tài năng… Một đích quảng bá thương hiệu của Công
ty thông qua các sự kiện.
Đối với phương thức truyền thông giao tiếp trực tiếp (face-to-face, interpersonal communication) đây là phương thức phổ biến và được sử dụng nhiều nhất và hiệu quả
nhất. Được dùng là phương thức truyền thông cả trong lẫn ngoài Công ty. Bởi vì giao tiếp trực tiếp cho phép thể hiện ngôn ngữ, cử chỉ, ngôn ngữ phi lời nói và giúp phản hồi
nhanh nhất. Đối với trong nội bộ Công ty gặp gỡ, trao đổi, họp mặt trực tiếp là cơ hội lý tưởng để truyền thông tin nội bộ một cách chính xác nhất. Tuy nhiên không phải bao giờ
cũng có đủ thời gian để tất cả lãnh đạo và nhân viên trực tiếp trao đổi với nhau. Đối với
ngoài doanh nghiệp có những trường hợp không thể dùng các phương thức truyền thông khác được buộc phải sử dụng phương thức này. Giúp ích cho Công ty trong việc thiết
lập các mội quan hệ với cộng đồng bên ngoài tổ chức
Sử dụng kết hợp khá tốt các phương thức truyền thông đã giúp Công ty chuyển
tải các mục tiêu, các thông tin của mình đến các đối tượng bên ngoài cũng như trong nội
bộ doanh nghiệp. Bằng chứng là các thông tin được sử dụng rộng rãi, các sự kiện đạt được hiệu quả cao; thương hiệu ANGIMEX ngày được biết đến nhiều hơn cụ thể là đợt
Cổ phần thành công vào cuối năm 2007.