2.2.2.1. Thời gian thu thập thông tin
Khảo sát thời gian NDT sử dụng để thu thập, nghiên cứu thông tin mỗi ngày tại các cơ quan TT - TV và tại những nơi khác như nhà, cơ quan,… cho thấy:
Tại các cơ quan TT - TV, để khai thác và nghiên cứu thông tin, phần lớn NDT dành 2 – 3 tiếng, tỷ lệ này chiếm 46,4%; 26,8% dành 1 – 2 tiếng; 17,2% dành 3 – 4 tiếng, còn lại 9,6% dành trên 4 tiếng.
Tại những nơi khác như nhà, cơ quan,…, tỷ lệ NDT dành 2 – 3 tiếng để khai thác và nghiên cứu thông tin cũng chiếm phần lớn với 56,7%, thời gian 1 – 2 tiếng chiếm tỷ lệ 18,2%, 3- 4 tiếng chiếm tỷ lệ 13,4% và chỉ có 10,7% NDT dành trên 4 tiếng.
Từ những con số thống kê trên cho thấy, NDT chủ yếu thu thập và nghiên cứu thông tin trong khoảng 2 đến 3 tiếng mỗi ngày, rất ít NDT dành trên 4 tiếng để thu thập thông tin.
Giữa các nhóm NDT cũng có sự khác biệt trong việc sử dụng thời gian để thu thập thông tin:
Đối với nhóm NDT thuộc lĩnh vực NCGD, do đặc thù công việc, nên thời gian họ sử dụng để thu thập thông tin khá nhiều. Trong ngày, tại các cơ quan TT - TV, 54% dành 3 – 4 tiếng và 64,3% dành trên 4 tiếng để thu thập và nghiên cứu thông tin; tại những nơi khác, 69,2% dành 3 – 4 tiếng và 96,8% dành trên 4 tiếng để thu thập và nghiên cứu thông tin.
So với nhóm NDT thuộc lĩnh vực NCGD, NDT thuộc lĩnh vực quản lý có ít thời gian hơn để thu thập và nghiên cứu thông tin mỗi ngày. Phần lớn họ dành 2 – 3 tiếng tại cơ quan TT – TV cũng như tại những nơi khác để thu thập và nghiên cứu thông tin; 10,7% trong số họ dành trên 4 tiếng để thu thập thông tin tại cơ quan TT - TV và 3,2% dành trên 4 tiếng để thu thập và nghiên cứu thông tin tại nhà hoặc cơ quan.
Đối với nhóm NDT thuộc lĩnh vực SXKD, họ có rất ít thời gian để khai thác thông tin. Không có ai trong số họ dành trên 4 tiếng để thu thập thông tin mỗi ngày.
Phần lớn NDT là sinh viên chỉ dành 1 – 2 tiếng trong ngày để thu thập và nghiên cứu thông tin, tỷ lệ này chiếm 29,5% tại cơ quan TT- TV và 42,8% tại những nơi khác.
Tuy nhiên, cũng có một tỷ lệ không nhỏ (25%) sinh viên dành trên 4 tiếng để thu thập, nghiên cứu thông tin tại các cơ quan TT - TV.
Bảng 2.8. Thời gian thu thập, nghiên cứu thông tin mỗi ngày
THỜI GIAN
NDT
Tổng số NCGD Quản lý SXKD Sinh viên
SP % SP % SP % SP % SP %
Tại cơ quan TT-TV 291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8 1 – 2 tiếng 78 26,8 19 24,4 21 26,9 15 19,2 23 29,5 2 – 3 tiếng 135 46,4 52 38,5 41 30,4 25 18,5 17 12,6 3 – 4 tiếng 50 17,2 27 54 17 34 4 8 2 4 > 4 tiếng 28 9,6 18 64,3 3 10,7 0 0 7 25 Tại những nơi khác 291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8 1 – 2 tiếng 56 18,2 7 12,5 15 26,8 10 17,9 24 42,8 2 – 3 tiếng 165 56,7 52 31,5 58 35,2 30 18,2 25 15,2 3 – 4 tiếng 39 13,4 27 69,2 8 20,5 4 10,3 0 0 > 4 tiếng 31 10,7 30 96,8 1 3,2 0 0 0 0
2.2.2.2. Địa điểm khai thác thông tin và mức độ khai thác, sử dụng thông tin tại Trung tâm Trung tâm
Ngoài Trung tâm, NDT còn thường xuyên tới các cơ quan TT - TV khác để tìm kiếm và khai thác thông tin.
Bảng 2.9. Địa điểm khai thác thông tin ngoài Trung tâm
ĐỊA ĐIỂM
NDT
Tổng số NCGD Quản lý SXKD Sinh viên
SP % SP % SP % SP % SP % 291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8 Thư viện QG 59 20,3 31 52,5 15 25,4 5 8,5 8 13,5 Viện TT KHXH 43 14,8 12 27,9 10 23,3 6 14 15 34,9 Trung tâm TT (Viện KH&CN VN) 125 43 59 47,2 36 28,8 21 16,8 9 7,2 Nơi khác 64 22 14 21,9 21 32,8 12 18,8 17 26,6
Để tra cứu và khai thác thông tin, 43% NDT tới Trung tâm Thông tin – Tư liệu thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam, 20,3% tới Thư viện Quốc gia, 14,8% đến Viện Thông tin Khoa học Xã hội và 22% đến những nơi khác.
Với nguồn lực thông tin KH&CN đa ngành, đa lĩnh vực trong nước và nước ngoài, Trung tâm Thông tin – Tư liệu thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam thu hút được khá đông đảo NDT là cán bộ NCGD đến tìm kiếm và khai thác thông tin, tỷ lệ này chiếm 47,2%, tiếp theo là cán bộ quản lý chiếm 28,8%.
Thư viện Quốc gia cũng là một địa chỉ tin cậy thu hút được đông đảo NDT đến tra cứu và tìm kiếm thông tin. NDT thuộc lĩnh vực NCGD đến đây chiếm 52,5%, tiếp theo là cán bộ quản lý chiếm 25,4%, sinh viên chiếm 13,5% và NDT thuộc lĩnh vực SXKD chiếm 8,5%.
Ngoài những địa điểm nêu trên, 22% NDT cho biết họ cũng thường xuyên tìm kiếm và khai thác thông tin tại những nơi khác như phòng tư liệu của cơ quan, Viện Thông tin…
Không chỉ khai thác thông tin từ các cơ quan TT - TV, NDT còn chủ động khai thác thông tin từ Internet, từ bạn bè, đồng nghiệp và người thân đang học tập và làm việc tại nước ngoài.
Đối với NDT tại Trung tâm, tác giả đã tiến hành khảo sát mức độ khai thác, sử dụng thông tin của NDT tại đây, kết quả thu được như sau: 56,7% NDT cho biết họ tới Trung tâm hàng tuần, 30,9% đến hàng ngày, 8,2% đến hàng tháng và 4,1% đến hàng năm.
Bảng 2.10. Mức độ khai thác thông tin tại Trung tâm
MỨC ĐỘ KHAI THÁC
TT TẠI TRUNG TÂM
NDT
Tổng số NCGD Quản lý SXKD Sinh viên
SP % SP % SP % SP % SP % 291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8 Hàng ngày 90 30,9 32 35,6 24 26,7 6 6,7 28 31,1 Hàng tuần 165 56,7 84 50,9 41 24,8 22 13,3 18 10,9 Hàng tháng 24 8,2 0 0 17 70,8 6 25 1 4,2 Hàng năm 12 4,1 0 0 0 0 10 83,3 2 16,7
NDT thuộc lĩnh vực NCGD là độc giả thường xuyên của Trung tâm. 50,9% trong số họ tới Trung tâm hàng tuần, 35,6% tới Trung tâm hàng ngày và không có ai chỉ đến Trung tâm theo tháng hay theo năm. Điều này cho thấy nhóm NDT này thực sự tin tưởng ở nguồn lực thông tin của Trung tâm, họ coi việc đến Trung tâm để khai thác, sử dụng thông tin là một trong những việc cần thiết phải làm hàng ngày, hàng tuần.
Do đặc thù của công tác quản lý, lãnh đạo không có nhiều thời gian nên 70,8% NDT nhóm này đến Trung tâm theo tháng, 26,7% đến hàng ngày, 24,8% đến hàng tuần và không có ai đến theo năm.
Khác với hai nhóm NDT nêu trên, phần lớn NDT thuộc lĩnh vực SXKD đến Trung tâm theo năm, tỷ lệ này chiếm 83,3%, 25% đến theo tháng, 13,3% đến hàng tuần và 6,7% đến hàng ngày.
Đối với NDT là sinh viên, 31,1% cho biết họ đến Trung tâm hàng ngày, 10,9% đến Trung tâm hàng tuần, 4,2% đến hàng tháng và 16,7% đến hàng năm.
2.2.2.3. Hình thức sử dụng tài liệu
Là một trung tâm thông tin KH&CN đa ngành, đa lĩnh vực ở cấp quốc gia, đối tượng phục vụ của Trung tâm khá rộng rãi, từ sinh viên thuộc các trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học năm thứ 2 trở lên đến cán bộ có trình độ trung cấp, đại học, thạc sỹ, doanh nhân, cán bộ có bằng tiến sỹ, hoặc có học hàm phó giáo sư, giáo sư, cán bộ quản lý cấp cục, vụ, viện…
Bảng 2.11. Hình thức sử dụng tài liệu tại Trung tâm
HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM
NDT
Tổng số NCGD Quản lý SXKD Sinh viên
SP % SP % SP % SP % SP % 291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8 Đọc tại chỗ 124 42,6 49 39,5 23 18,5 15 12,1 37 29,8 Mượn về 41 14,1 31 75,6 8 19,5 2 4,9 0 0 Sao chụp 79 27,1 21 26,6 29 36,7 19 24,1 10 12,7 Mua 6 2,1 2 33,3 3 50 1 16,7 0 0 Truy cập qua mạng 41 14,1 13 31,7 19 46,3 7 17,1 2 4,9
Để tra cứu thông tin và tìm tài liệu, NDT tại Trung tâm có thể sử dụng một số hình thức như đọc tại chỗ, mượn về, sao chụp, mua hoặc truy cập từ xa qua mạng.
Sử dụng tài liệu tại chỗ/Đọc tại chỗ là hình thức truyền thống và cơ bản của các cơ quan TT - TV nói chung và của Trung tâm nói riêng. Qua khảo sát cho thấy, tỷ lệ
NDT sử dụng hình thức đọc tại chỗ chiếm đa số, với 42,6%. Hệ thống phòng đọc của Trung tâm thoáng mát, rộng rãi, đủ ánh sáng; thời gian mở cửa phục vụ từ 7h30 đến 17h45 các ngày trong tuần, kể cả thứ 7 và Chủ nhật nên đã thu hút được đông đảo NDT sử dụng hình thức đọc tại chỗ.
NDT có thể trực tiếp đến Trung tâm tìm và sử dụng tài liệu qua tủ phiếu mục lục thư viện hoặc tra tìm tài liệu trên máy tính. Bên cạnh việc mượn và xem sách, báo, tạp chí, các ấn phẩm thông tin của Trung tâm, NDT có thể đến Trung tâm để tự khai thác thông tin trên máy tính và tiếp cận với các CSDL do Trung tâm xây dựng, truy cập vào các mạng thông tin trong và ngoài nước, khai thác tài liệu qua Internet.
Mượn tài liệu là hình thức phục vụ bạn đọc có lựa chọn, bạn đọc có thể mượn tài liệu của Trung tâm về nhà. Tuy nhiên, hình thức này chỉ áp dụng cho cán bộ có học vị tiến sỹ, phó giáo sư, giáo sư, cán bộ quản lý cấp cục, vụ, viện và thẻ mượn được cấp chỉ có giá trị trong 2 năm. Thống kê cho thấy chỉ có 14,1% NDT tại Trung tâm sử dụng hình thức này. Trong tổng số NDT tại Trung tâm được sử dụng hình thức này, NDT thuộc lĩnh vực NCGD chiếm đa số, với 75,6%, tiếp theo là NDT thuộc lĩnh vực quản lý chiếm 19,5%. Mượn tài liệu được xem là hình thức phục vụ ưu đãi của Trung tâm đối với những người làm công tác NCGD, cán bộ quản lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi để họ có thể sử dụng tài liệu của Trung tâm theo thời gian thích hợp nhất.
Đứng thứ hai sau hình thức đọc tại chỗ là hình thức sao chụp tài liệu, chiếm tỷ lệ 27,1%. Đây là hình thức khá ưu việt đối với NDT không có quyền mượn tài liệu về hay NDT chưa có thời gian phù hợp để nghiên cứu tài liệu. NDT thuộc lĩnh vực quản lý chiếm phần lớn (36,7%) sử dụng hình thức này.
Bên cạnh hình thức đọc tại chỗ, mượn về hay sao chụp, 2,1% NDT cho biết họ đã mua các ấn phẩm thông tin do Trung tâm biên soạn và phát hành như: TC Thông tin và Tư liệu, Sách Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Bản tin Khoa học – Công nghệ và
Trong thời đại ngày nay, thư viện và các cơ quan thông tin nói chung đã từng bước tin học hóa dây chuyền hoạt động của mình. Là cơ quan đầu mối liên kết trung tâm của mạng lưới các tổ chức dịch vụ thông tin KH&CN, Trung tâm đã chủ động đổi mới các hình thức phục vụ NDT. Song song với các hình thức sử dụng tài liệu truyền thống, Trung tâm đã tạo điều kiện để bạn đọc có thể khai thác nguồn tin điện tử 24/24h, 7 ngày/tuần ở bất kỳ máy tính nào có kết nối mạng Internet, tạo điều kiện để bạn đọc trong cả nước có thể khai thác nguồn tài nguyên quý giá của Trung tâm. Kết quả thống kê cho thấy, 14,1% NDT tại Trung tâm cho biết họ đã sử dụng hình thức truy cập qua mạng để khai thác các nguồn tin của Trung tâm.
2.2.2.4. Dịch vụ và công cụ tìm tin
Trung tâm là cơ quan TT - TV có hệ thống dịch vụ thông tin khá đa dạng và tiện ích. Theo khảo sát, 31,6% NDT tại Trung tâm cho biết họ sử dụng dịch vụ tra cứu để tìm kiếm thông tin, 30,6% sử dụng dịch vụ cung cấp tài liệu, 25,8% sử dụng dịch vụ bạn đọc đặc biệt, 8,6% sử dụng dịch vụ hỏi đáp từ xa và 3,4% sử dụng dịch vụ dịch thuật tài liệu.
Bảng 2.12. Dịch vụ thông tin được NDT sử dụng
DỊCH VỤ THÔNG TIN
NDT
Tổng số NCGD Quản lý SXKD Sinh viên
SP % SP % SP % SP % SP %
291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8
Tra cứu 92 31,6 40 43,5 21 22,8 11 11,9 20 21,7
Cung cấp tài liệu 89 30,6 23 25,8 32 35,9 12 13,5 22 24,7
Dịch tài liệu 10 3,4 1 10 2 20 5 50 2 20
DVbạn đọc đặc biệt 75 25,8 42 56 20 26,7 8 10,7 5 6,7
Để tra cứu thông tin tại Trung tâm, NDT có thể sử dụng hệ thống tra cứu truyền thống qua mục lục thư viện hoặc tra cứu trên máy tính điện tử có nối mạng. Trong những năm gần đây, hệ thống máy tính và dung lượng đường truyền mạng của Trung tâm đã được nâng cấp đáng kể. Tại các phòng đọc của Trung tâm đã trang bị nhiều máy tính nối mạng. Ngoài ra, Trung tâm còn thành lập thêm một phòng chuyên môn chuyên làm công tác tra cứu, chỉ dẫn thông tin với đội ngũ cán bộ khá vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ. Vì vậy, dịch vụ tra cứu tin của Trung tâm đã được đông đảo NDT quan tâm sử dụng.
Bên cạnh dịch vụ tra cứu, cung cấp tài liệu cũng là một trong hai loại hình dịch vụ thu hút được đông đảo NDT. Theo thống kê, 30,6% NDT sử dụng dịch vụ này tại Trung tâm. Dịch vụ cung cấp tài liệu bao gồm cung cấp bản sao tài liệu gốc có tại Việt Nam và tài liệu gốc không có tại Việt Nam. Đây là loại hình dịch vụ khá ưu việt, đơn giản đối với NDT. Khi tìm được tài liệu tại Trung tâm hoặc địa chỉ lưu giữ tài liệu, NDT đặt hàng yêu cầu cán bộ thông tin cung cấp bản sao tài liệu mà NDT cần.
Dịch tài liệu là loại hình dịch vụ NDT ít quan tâm nhất. Điều này có thể giải thích được bởi 100% NDT đến Trung tâm đều có khả năng sử dụng ít nhất một ngoại ngữ là tiếng Anh. Với những tài liệu viết bằng tiếng Nga hoặc tiếng Pháp, đa số NDT cho biết họ thường tìm đến các chuyên gia của các lĩnh vực và đặt hàng dịch thuật.
Hỏi đáp từ xa cũng là loại hình dịch vụ khá tiện ích đối với NDT. Loại hình dịch vụ này tạo điều kiện để NDT vừa tiết kiệm được thời gian, vừa không mất công sức trực tiếp đến Trung tâm tra tìm tài liệu. Tuy nhiên theo thống kê, chỉ có 8,6% NDT tại Trung tâm cho biết họ có sử dụng loại hình dịch vụ này.
Tìm hiểu phương thức tra cứu, tìm tin của NDT tại Trung tâm không chỉ nhằm cung cấp và thỏa mãn tối đa NCT của NDT mà còn tạo điều kiện để Trung tâm có thể quảng bá sâu rộng hơn những sản phẩm và dịch vụ thông tin của Trung tâm.
Để tìm hiểu thói quen sử dụng các công cụ tìm tin của NDT tại Trung tâm, tác giả đã tiến hành khảo sát dựa trên 6 công cụ chính, bao gồm: thư mục thông báo, mục
lục thư viện, mạng VISTA, CSDL trên CD-ROM, CSDL trực tuyến, Internet và công cụ khác.
Bảng 2.13. Công cụ tìm tin được NDT sử dụng
CÔNG CỤ TÌM TIN
NDT
Tổng số NCGD Quản lý SXKD Sinh viên
SP % SP % SP % SP % SP %
291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8
Thư mục thông báo 70 24,1 31 44,3 23 32,8 9 12,9 7 10
Mục lục thư viện 129 44,3 69 53,5 19 14,7 10 7,8 31 24 Mạng VISTA 243 83,5 86 35,4 68 28 44 18,1 45 18,5 CSDLtrênCDROM 145 49,8 55 37,9 36 24,8 31 21,4 23 15,7 CSDL trực tuyến 98 33,7 32 32,7 20 20,4 17 17,3 29 29,6 Mạng Internet 291 100 116 39,9 82 28,2 44 15,1 49 16,8