- Điều khoản 4.2.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
- Điều khoản 4.4.5 tiêu chuẩn ISO 14001:2004.
- Quy định kiểm sốt hồ sơ.
IV. NỘI DUNG
4.1 Qui trình tĩm tắt
TT BỘ PHẬN MƠ TẢ CƠNG VIỆC BIỂU MẪU ÁP DỤNG GIANTHỜI
1. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt tài liệu trướckhi ban hành khi ban hành
Phụ lục hướng dẫn soạn thảo thủ tục
15 ngày2. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt lại tài liệu khi 2. Trưởng ban chỉ đạo ISO Phê duyệt lại tài liệu khi
cần thiết Phụ lục hướng dẫn soạnthảo thủ tục Phiếu đề nghị tài liệu
7 ngày3. Tổ văn thư văn phịng 3. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Các phịng ban
Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu
Bảng kiểm sốt hiệu chỉnh tài liệu
Khơng 4. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Phân phối tài liệu Bảng phân phối tài liệu 3 ngày
5. Các phịng ban Kiểm sốt Bảng kiểm sốt tài liệu
nội bộ
Khơng 6. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Các phịng ban
Nhận biết và phân phối
các tài liệu bên ngồi Bảng kiểm sốt các vănbản pháp qui Khơng 7. Tổ văn thư văn phịng
HĐND & UBND Các phịng ban
Kiểm sốt các tài liệu lỗi
thời Khơng Khơng
4.2 Diễn giải
4.2.1 Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành
- Các thủ tục qui trình do Trưởng/ Phĩ phịng soạn thảo, sau đĩ trình cho Truởng ban chỉ đạo ISO xem xét và phê duyệt.
- Nếu trong quá trình xem xét phát hiện nội dung chưa phù hợp thì Trưởng ban chỉ đạo ISO cho ý kiến chỉ đạo để Phịng ban soạn thảo chỉnh sửa cho phù hợp và trình lại.
- Thời gian thực hiện kiểm tra và phê duyệt là trong vịng 15 ngày kể từ ngày nhận được tài liệu trình phê duyệt từ Phịng ban soạn thảo.
4.2.2 Phê duyệt lại tài liệu
- Khi cĩ yêu cầu sửa đổi tài liệu, các Phịng ban lập Phiếu đề nghị tài liệu gởi đến Thường trực UBND Quận xem xét và Trưởng ban chỉ đạo ISO là người
MTX.VN
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã Số Sinh Viên: 02ĐHMT221 115
- Trường hợp sửa đổi ban hành lại tồn bộ hệ thống tài liệu thì sẽ cĩ Thơng báo do Trưởng ban chỉ đạo ISO ký gởi đến các Phịng ban để xem xét chỉnh sửa.
- Thời gian xem xét và phê duyệt sửa đổi là trong vịng 7 ngày làm việc.
4.2.3 Nhận biết các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu
Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện hành của các tài liệu HTQLCL, MT được nhận biết thơng qua, thơng báo chỉnh sửa/ ban hành tài liệu, phiếu đề nghị tài liệu (thể hiện lần ban hành).
4.2.4 Phân phối
- Các tài liệu liên quan đến Phịng phải luơn cĩ sẵn tại nơi làm việc của Phịng.
- Các bản sao được phân phối đến các Phịng liên quan căn cứ trên phạm vi áp dụng liên quan.
- Trường hợp một người đảm trách từ hai chức vụ trở lên thì Tổ văn thư Văn phịng HĐND và UBND chỉ phân phối một bản sao của tài liệu khi ban hành.
4.2.5 Kiểm sốt
- Các tài liệu phải rõ ràng, khơng được sửa bằng tay.
- Các Phịng phải tự kiểm sốt các tài liệu thuộc trách nhiệm của Phịng mình.
4.2.6 Nhận biết và phân phối các tài liệu bên ngồi
Các tài liệu bên ngồi được các Phịng ban cập nhật vào bảng kê các văn bản pháp qui áp dụng.
4.2.7 Kiểm sốt các tài liệu lỗi thời
Các tài liệu khơng cịn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo thì phải cĩ dấu hiệu phân biệt tài liệu lỗi thời.
V. BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC KÈM THEO
TT Tên biểu mẫu Nơi lưu Thời gian lưu
1. Phiếu đề nghị tài liệu Tổ Văn thư Văn phịngHĐND & UBND HĐND & UBND
1 năm sau khi ban hành tàiliệu liệu
2. Bảng phân phối tài liệu Tổ Văn thư Văn phịng
HĐND & UBND 1 năm sau khi ban hành tàiliệu 3. Danh sách các tài liệu nội
bộ cần kiểm sốt Các Phịng liên quan 1 năm sau khi ban hành tàiliệu 4. Bảng kê các văn bản pháp
qui áp dụng
Các Phịng liên quan 2 năm sau khi phát sinh tài liệu mới
5. Thơng báo chỉnh sửa/ ban
MTX.VN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMUBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc UBND QUẬN BÌNH TÂN Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
THỦ TỤC HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC – PHỊNG NGỪAI. MỤC ĐÍCH I. MỤC ĐÍCH
- Đảm bảo các điểm khơng phù hợp được phát hiện nằm trong phạm vi của HTQL CL, MT phải được khắc phục kịp thời.
- Nhằm ngăn ngừa sự tái diễn của các nguyên nhân khơng phù hợp.
- Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa các nguyên nhân của sự khơng phù hợp tiềm ẩn.
- Hạn chế ảnh hưởng của các sự khơng phù hợp đến quá trình cung cấp dịch vụ hay việc thực hiện HTQL CL, MT.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG LIÊN QUAN
- Thường trực UBND quận
- Trưởng Ban chỉ đạo ISO
- Phịng Tài nguyên – Mơi trường
- Phịng Quản lý đơ thị
- Phịng Tư pháp
- Phịng Kinh tế
MTX.VN
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã Số Sinh Viên: 02ĐHMT221 117
III. CÁC TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGỒI) LIÊN QUAN
Điều khoản 8.2.2/ 8.5.2/ 8.5.3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Điều khoản 4.5.5/ 4.5.3 tiêu chuẩn ISO 14001:2004.
IV. NỘI DUNG
4.1 Qui trình tĩm tắt
TT PHỊNG BAN MƠ TẢ CƠNG VIỆC BIỂU MẪU/ HỒ SƠ THỜIGIAN
1. Các Phịng banChuyên gia đánh giá Chuyên gia đánh giá
Phát hiện NC – lập phiếu yêu cầu hành động KP - PN
Phiếu yêu cầu hành động KP - PN
01 ngày2. Phịng ban liên quan Xem xét, xác định nguyên 2. Phịng ban liên quan Xem xét, xác định nguyên
nhân, biện pháp khắc phục – phịng ngừa NC
Phiếu yêu cầu hành
động KP - PN 03 ngày
3. Trưởng ban chỉ đạoTrưởng phịng ban liên Trưởng phịng ban liên quan
Phê duyệt Phiếu yêu cầu hành
động KP - PN
01 ngày4. Phịng ban hoặc Nhân 4. Phịng ban hoặc Nhân
viên được phân cơng Triển khai hành động khắcphục, phịng ngừa. Phiếu yêu cầu hànhđộng KP – PN Theo thờihạn trong phiếu yêu cầu hành động KP – PN 5. Trưởng phịng ban liên
quan
Chuyên viên đánh giá
Kiểm chứng các hành
động được thực hiện Phiếu yêu cầu hànhđộng KP - PN 01 ngày 6. Phịng ban liên quan Lưu hồ sơ
Báo cáo kết quả thực hiện ISO từng tháng
Hồ sơ liên quan Khơng
4.2 Diễn giải
4.2.1 Phát hiện sự khơng phù hợp
- Sự khơng phù hợp được phát hiện thơng qua các cuộc đánh giá nội bộ, đánh giá hệ thống quản lý mơi trường, khiếu nại, phản hồi của người dân, lỗi trong quá trình thực hiện tác nghiệp.
- Sự khơng phù hợp tiềm ẩn trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc quá trình thực hiện của HTQL CL, MT của UBND Quận được xác định thơng qua: Các ý kiến, báo cáo trong các cuộc họp của Ban lãnh đạo Quận về những
vấn đề trục trặc cĩ khả năng xảy ra.
Kết quả đánh giá nội bộ, đánh giá hệ thống quản lý mơi trường. Kết quả theo dõi các quá trình qua các báo cáo định kỳ hàng tháng. Các kết quả thống kê.
MTX.VN
Các kết quả thăm dị từ phía người dân. Qua kinh nghiệm trong quá trình làm viêc. Qua kết quả phân tích dữ liệu.
- Khi phát hiện, trong vịng 1 ngày thì người phát hiện tiếp nhận sự khơng phù hợp này lập Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phịng ngừa, ghi rõ nội dung sự khơng phù hợp. Chuyển phiếu cho Phịng liên quan gây nên sự khơng phù hợp.
4.2.2 Xem xét, xác định và phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp KP – PN
- Thời gian cho việc xem xét, xác định và phân tích nguyên nhân và đề xuất biện pháp KP – PN là 3 ngày.
- Đối với trường hợp hành động khắc phục:
Trưởng phịng cùng các thành viên liên quan tiến hành xác định nguyên nhân xảy ra, đồng thời xác định biện pháp KP – PN phù hợp để loại bỏ sự khơng phù hợp nhằm ngăn ngừa sự tái diễn.
- Đối với trường hợp hành động phịng ngừa:
Từ sự khơng phù hợp và nguyên nhân dẫn đến sự khơng phù hợp tiềm ẩn, Trưởng ban chỉ đạo ISO cùng Trưởng các Phịng ban liên quan tiến hành đánh giá tác động của chúng.
Cĩ tác động đáng kể (ảnh hưởng lớn đến hoạt động và sự phù hợp của HTQLCL) đến hệ thống quản lý chất lượng hoặc quá trình cung cấp dịch vụ, tiến hành ghi nhận vào phiếu yêu cầu hành động KP – PN và đề xuất biện pháp cho hành động phịng ngừa.
Tác động khơng đáng kể, loại ra hoặc tiếp tục theo dõi.
4.2.3 Phê duyệt
- Các nội dung liên quan đến nguyên nhân, biện pháp KP –PN được ghi nhận vào phiếu yêu cầu hành động KP – PN.
- Đối với trường hợp xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp cho hành động khắc phục: Trưởng phịng sẽ là người phê duyệt. Ngồi trừ trường hợp Phịng khơng xác định được nguyên nhân và đề xuất biện pháp thì sẽ trình Trưởng ban chỉ đạo ISO để xin ý kiến. Thời gian thực hiện là 01 ngày.
MTX.VN
Đồ Án Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Thái Văn Nam
SVTH: Nguyễn Phan Xuân Quyên
Mã Số Sinh Viên: 02ĐHMT221 119
- Đối với trường hợp xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp cho hành động Phịng ngừa: Trưởng ban chỉ đạo ISO sẽ là người phê duyệt. Thời gian thực hiện là 01 ngày.
4.2.4 Thực hiện hành động khắc phục – phịng ngừa
- Căn cứ vào nội dung biện pháp KP – PN được phê duyệt, Phịng ban hoặc Chuyên viên được phân cơng tiến hành hành động KP – PN theo đúng thời hạn được xác định trong phiếu yêu cầu hành động KP – PN.
- Khi tiến hành hành động KP – PN nếu phát hiện thấy biện pháp KP – PN đưa ra khơng hiệu quả thì báo ngay cho người phê duyệt biện pháp để cĩ biện pháp xử lý kịp thời.
- Các bằng chứng liên quan đến hành động được triển khai phải được lưu giữ.
4.2.5 Kiểm chứng
- Căn cứ vào thời gian và biện pháp KP – PN ghi trên phiếu yêu cầu hành động KP – PN, trong vịng 01 ngày Trưởng phịng ban theo dõi và tiến hành kiểm chứng:
Nếu hành động KP – PN được thực hiện và cĩ hiệu quả thì ghi nhận kết quả vào.
Ngược lại, thì lập phiếu yêu cầu hành động KP – PN mới hoặc quá trình được thực hiện lại từ bước 5.2.2.
4.2.6 Lưu hồ sơ
- Tất cả hồ sơ liên quan đến sự khơng phù hợp và hành động phát sinh phải được lưu giữ.
- Hàng tháng các hành động khắc phục – phịng ngừa được báo cáo kèm với thực hiện mục tiêu chất lượng.