- Cán bộ cơng chức quản lý hồ sơ của các bộ phận phải xem xét sự đầy đủ và tính chính xác các hồ sơ trước khi quyết định chấp nhận lưu giữ. Nếu hồ sơ ghi chép khơng đúng quy định hoặc thiếu nội dung, chữ ký, ngày tháng năm thì phải yêu cầu người ghi chép bổ sung vào.
- Hồ sơ sau khi đã được ghi chép hồn tất và đúng quy định thì được tiến hành lưu giữ theo bảng danh mục hồ sơ.
- Trưởng các bộ phận phải kiểm tra việc thực hiện quản lý và lưu giữ hồ sơ của bộ phận mình.
- Trưởng đơn vị cĩ trách nhiệm xác định các loại hồ sơ cần lưu.
- Danh mục hồ sơ cần lưu được lập vào tháng cuối cùng trong năm để thực hiện vào đầu năm sau.
4. Xác định thời gian lưu trữ, nơi lưu, cách sắp xếp (Lập mục lục) và bảo quản hồ sơ chất lượng, mơi trường
- Hồ sơ chất lượng, mơi trường được lưu giữ theo thứ tự thời gian và số thứ tự. HSCL, MT được sắp xếp ngăn nắp vào các tập hồ sơ (file) theo từng loại.
MTX.VN
Trên các gáy của tập hồ sơ cĩ ghi tên của các loại hồ sơ CL, MT được lưu giữ bên trong để cĩ thể dễ dàng truy cập hồ sơ khi cần thiết.
- Tên của các loại HSCL, MT ghi trên các gáy của hồ sơ hoặc ghi mã hĩa tùy từng phịng quy định để Cán bộ cơng chức khơng liên quan hoặc người bên ngồi khơng thể tự ý truy cập HSCL, MT.
- Hồ sơ chất lượng, mơi trường được lưu giữ nơi khơ ráo, sạch sẽ và được bảo quản để khơng bị hư hại, mất mát, dễ kiểm sốt, truy tìm và sử dụng.
- Thời gian lưu giữ HSCL, MT tùy thuộc vào yêu cầu của cơng việc và tầm quan trọng của HSCL, MT. Đối với các HSCL, MT phát sinh trong năm của các cơ sở thì lưu giữ ngắn hạn tại các bộ phận, sau một năm các HSCL, MT bàn giao về Tổ ISO để lưu giữ dài hạn theo quy định.
5. Tham khảo hoặc truy xuất
- Về nguyên tắc, hồ sơ được phổ biến cơng khai, mọi nhân viên đều cĩ quyền tham khảo tại chỗ, truy xuất các hồ sơ hiện cĩ và lưu trữ trong Phịng ban.
- Cán bộ cơng chức nào cĩ nhu cầu mượn hồ sơ tham khảo tại chỗ phải được sự cho phép của nhân viên lưu trữ. Trường hợp khai thác sử dụng hồ sơ và lấy tài liệu ra khỏi bìa hồ sơ để photo hoặc mang về phịng để tra cứu, Nhân viên lưu trữ phải ghi vào sổ mượn (BM 04/02/PMT) và người mượn ký nhận để tránh thất lạc HSCL, MT để tránh lộ bí mật của hồ sơ cơ quan. Trong trường hợp đột xuất, đại diện Tổ ISO khi truy cập HSCL, MT đại diện Ban ISO thơng báo cho Trưởng phịng trước 30 phút.
- Lưu theo doanh nghiệp, doanh nghiệp được xếp theo mã số doanh nghiệp (MS doanh nghiệp trùng với số giấy phép).
- Văn bản lưu theo số giấy phép và quản lý bằng mã số doanh nghiệp.
6. Hủy hồ sơ
- Hồ sơ của phịng đều được xem xét vào cuối năm hoặc khi cĩ nhu cầu. Hồ sơ được xem xét dưới hai khía cạnh:
Về hình thức: Nếu bìa hồ sơ bị hỏng hoặc văn bản của hồ sơ bị rách, phải thay thế bằng hồ sơ mới.
Về nội dung: Các tài liệu lỗi thời hoặc khơng cịn giá trị được loại bỏ khỏi hồ sơ của Phịng. Thủ tục hủy bỏ hồ sơ quá cũ (khơng cịn hiệu lực pháp lý) chỉ được thực hiện sau khi Lãnh đạo Phịng cho phép.
- Trưởng phịng lập phiếu đề nghị hủy bỏ hồ sơ (BM 05/02/PMT).