L ời mở đầu
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Sơđồ 2.1: Sơđồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Nguồn: Tài liệu công ty.
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc: Giám đốc:
Là người đại diện hợp pháp của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi mặt, là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc có quyền hạn cao nhất trong Công ty, có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn hàng năm của Công ty, dự án
đầu tư, liên doanh, đề án tổ chức quản lý của Công ty.
Tổ chức điều hành Công ty nhằm thực hiện đúng các quy định, nghị quyết của Nhà nước.
Đề nghị bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản lý. Có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế.
Phó giám đốc:
Giúp giám đốc trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh khác của Công ty.
Trực tiếp theo dõi, dự báo tình hình thuận lợi, khó khăn trong hoạt động kinh doanh để đưa ra các biện pháp cần thiết để chỉ đạo, điều hành công việc một cách có hiệu quả.
Thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của Công ty theo sự uỷ quyền của Giám
đốc khi Giám đốc vắng mặt hay công tác. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG NHÂN SỰ
Phòng kế toán:
Giúp Giám đốc thực hiện công tác kế toán tài chính theo đúng chuẩn mực kế toán và quy định của Nhà nước.
Theo dõi, quản lý nguồn vốn, thực hiện thanh toán đầy đủ, đúng hạn các khoản nợ
vay. Theo dõi việc thực hiện giao khoán chi phí, định mức cho các phòng, bộ phận
để sử dụng có tiết kiệm, an toàn và hiệu quả trong mọi hoạt động. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thu hồi công nợ.
Lập kế hoạch sữa chữa, bảo quản trang thiết bị, phương tiện, máy vi tính và các tài sản thuộc Công ty quản lý.
Tổng hợp báo cáo về công tác tài chính, doanh thu, tiền lương, tăng giảm lao
động, bảo vệ an toàn lao động,..
Lập giấy tờ, hoá đơn về tài chính theo quy định.
Phòng kinh doanh:
Chủđộng mở rộng quan hệ, tìm kiếm thị trường.
Duy trì quan hệ với khách hàng cũđể thực hiện các hợp đồng kinh tế. Thực hiện thanh lý hợp đồng theo quy định.
Chịu trách nhiệm về các khoản công nợ của khách hàng.
Tổng hợp doanh thu tháng đối chiếu với phòng kế toán tài chính và báo cáo Giám
đốc theo quy định.
Ký công văn, giấy tờđược Giám đốc uỷ quyền.
Phòng nhân sự:
Thay mặt Giám đốc quản lý tình hình nhân sự tại Công ty.
Giải quyết những vấn đề của nhân viên liên quan đến chế độ, phụ cấp, bảo hiểm, thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của Nhà nước và của Công ty.
Theo dõi và giám sát việc chấm công. Tính lương cho nhân viên theo quy định. Tổng hợp lương, thưởng… cung cấp cho bộ phận kế toán và báo cáo cho Giám
đốc.
Tổ chức tuyển dụng nhân sự theo sự chỉ đạo của Ban Giam Đốc khi thiếu nhân sự. Soạn thảo và phổ biến các văn bản theo chỉ thị của BGĐ, lưu trữ công văn, hồ sơ,
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty: 2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán: 2.1.4.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung.
Theo mô hình tổ chức này thì toàn bộ công việc xử lý thông tin trong Công ty được thực hiện tập trung ở phòng kế toán còn các bộ phận còn lại chỉ thực hiện việc thu thập, phân loại và chuyển chứng từ cùng các báo cáo nghiệp vụ về phòng kế toán để xử lý và tổng hợp thông tin.
Sơđồ 2.2: Sơđồ mô tả công tác kế toán tại Công ty.
Nguồn: Tài liệu công ty.
2.1.4.2. Sơđồ bộ máy kế toán tại Công ty:
Sơ đồ 2.3: Sơđồ bộ máy kế toán tại Công ty.
Nguồn: Tài liệu công ty.
2.1.4.3. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Kế toán trưởng: Kế toán trưởng:
Thay mặt Giám đốc tổ chức, điều hành và kiểm soát toàn bộ hệ thống kế toán trong toàn bộ Công ty một cách thống nhất, chấp hành theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Tham mưu cho Giám đốc các hoạt động tài chính.
Phòng Kế Toán Bộ phận các phòng ban Xử lý, tiến hành công tác kế toán Kiểm tra ghi nhận số liệu KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ
Đề xuất việc chi lương đối với các phòng, bộ phận thuộc Công ty, quyết toán tiền lương theo quy chế.
Lập kế hoạch sữa chữa, bão dưỡng trang thiết bị, phương tiện máy vi tính và các tài sản khác thuộc Công ty.
Tổng hợp báo cáo về công tác tài chính kế toán, phản ánh chính xác, trung thực, toàn bộ tài sản và phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty.
Kiểm tra, ký duyệt các giấy tờ, hoá đơn và báo cáo tài chính theo quy định.
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và các cơ quan về mọi số liệu trong báo cáo tài chính về tính đầy đủ, chính xác, trung thực và hợp lý.
Kế toán tổng hợp:
Theo dõi, tập hợp doanh thu, chi phí các phòng để làm cơ sở lên kế hoạch tạm ứng cho cán bộ công nhân viên.
Kiểm tra, tổng hợp số liệu của kế toán thanh toán.
Tổng hợp số liệu phải thu, phải trả khách hàng, các khoản vay dài hạn, và các khoản phải thu, phải trả khác.
Lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng đúng thời hạn quy định. Cuối tháng, cùng kế toán kho và đại diện phòng kinh doanh tiến hành kiểm kê.
Kế toán thanh toán:
Kiểm tra chứng từ thu, chi và quy định về các khoản thu, chi tại Công ty, trên cơ
sở đó lập phiếu thu, chi và định khoản trên máy vi tính phù hợp với nội dung của các nghiệp vụ.
Chịu trách nhiệm thanh toán với khách hàng, các cơ quan chức năng Nhà nước và cán bộ, công nhân viên của Công ty…
Căn cứ kế hoạch mua hàng lập kế hoạch tài chính và chi trả, thanh toán đúng với kế hoạch tài chính. Theo dõi các khoản công nợ phải thu đến hạn để nhắc nhở thu hồi công nợ.
Quản lý tiền mặt và tài khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty.
Cập nhật sổ quỹ hàng ngày, đối chiếu số phát sinh hàng ngày với thủ quỹ. Căn cứ vào sổ phụ và giấy báo có của ngân hàng.
Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt, bảo quản tiền mặt, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi để thu, chi tiền.
Ghi chép sổ quỹ thu chi, báo cáo lượng tiền luân chuyển và tồn quỹ hàng tháng. Cuối tháng, kết hợp với kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê quỹ.
2.1.4.4. Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ, chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty: ty:
Kỳ kế toán năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết
định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC, các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các thông tư hướng dẫn thực hiện kèm theo. Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực và Chế độ kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành.
Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
2.1.4.5. Các chính sách kế toán áp dụng:
Chính sách kế toán ghi nhận TSCĐ và khấu hao TSCĐ:
TSCĐ được ghi nhận theo giá gốc thực tế lúc mua, giá trị khi phê duyệt quyết toán
đầu tư XDCB hoàn thành.
Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng, thời gian khấu hao
được áp dụng theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá gốc thực tế khi mua nhập kho.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.1.4.6. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty:
Sơđồ 2.4: Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty.
Ghi Chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Tài liệu công ty.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản nợ, có theo đúng nội dung, số tiền các nghiệp vụ phát sinh trên chứng từđể nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế
toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào sổ kế toán: sổ chi tiết tài khoản, sổ nhật ký chung, nhật ký thu tiền, chi tiền, nhật ký mua hàng, bán hàng, sổ
cái, và các sổ khác có liên quan. Chứng Từ Gốc Sổ Kế Toán Chi Tiết Sổ Nhật Ký Chung Sổ Cái Bảng Tổng Hợp Chi Tiết Bảng Cân Đối Số Phát Sinh
Cuối tháng (hoặc cuối quý, cuối năm tài chính), kế toán thực hiện tổng hợp lại và kết chuyển lãi lỗ của hoạt động sản xuất kinh doanh trên phần mềm và xuất ra các báo cáo kế
toán. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, quý, năm, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển, trình Giám đốc ký duyệt và tiến hành lưu sổ kế toán, kết thúc quá trình ghi sổ.
2.2. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụĐại Đảo: ty TNHH Thương mại Dịch vụĐại Đảo:
2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu bán hàng nội bộ
tại Công ty:
2.2.1.1. Nội dung:
Doanh thu chủ yếu của Công ty là từ việc cung cấp lĩnh vực kinh doanh thương mại – dịch vụ máy may công nghiệp. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận trên sổ kế toán là toàn bộ số tiền thu được, hoặc sẽ thu được từ các giao dịch.
Phương thức tiêu thụ hàng hoá chủ yếu:
Phương thức bán lẻ: Công ty sẽ giao hàng tới các khách hàng mua với số lượng ít và thông thường đó là những khách hàng vãng lai.
Phương thức bán buôn: với phương thức này Công ty thường giao trực tiếp cho các đại lý – những khách hàng quen thuộc của Công ty.
Phương thức thanh toán:
Phương thức thanh toán trả tiền ngay: bằng tiền mặt, TGNH được áp dụng với hầu hết mọi đối tượng khách hàng.
Phương thức bán chịu: được áp dụng với khách hàng lớn và truyền thống. Trong năm 2013, Công ty không phát sinh khoản Doanh thu bán hàng nội bộ nào.
Phiếu xuất kho; Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng); Phiếu thu; Giấy báo của ngân hàng.
Sổ nhật ký chung; Sổ cái TK 511; Sổtiền gửi ngân hàng;..
2.2.1.3. Trình tự ghi chép:
Trước tiên phải có hợp đồng mua bán hàng hoá đã được ký kết, phòng kinh doanh phải kiểm tra xem số lượng, chủng loại hàng hoá có đúng quy định ghi trong hợp đồng hay không rồi lập phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho để viết hóa đơn GTGT cho khách hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán dùng để hạch toán. Căn cứ vào hình thức thanh toán của khách hàng để lập chứng từ gốc có liên quan:
Phiếu thu nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 để lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ quỹ.
Giấy báo có của ngân hàng nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH. Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhận được giấy báo có kèm theo sổ phụ của ngân hàng và tiến hành ghi nhận doanh thu, đồng thời ghi nhận giá vốn tương ứng. Cuối năm kế toán thực hiện khoá sổ để lập Bảng cân đối số phát sinh, căn cứ vào sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh kế toán lập Báo cáo tài chính.
2.2.1.4. Tài khoản sử dụng:
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK 131: Phải thu khách hàng. TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 111: Tiền mặt. TK 112: TGNH. TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. 2.2.1.5. Phương pháp hạch toán:
Phương pháp hạch toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty được thể
Sơ đồ 2.5: Sơđồ quy trình hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ
Ví dụ minh hoạ:
Ngày 07/12/2013, bán 1 Motor máy trãi vải DM0149 cho Công ty TNHH PROKINGTEX Việt nam, MST: 0302482180, địa chỉ: D10/890 Quốc lộ 1A, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM. Số hoá đơn GTGT 0000986.
Sổ quỹ Hóa đơn GTGT
Phiếu xuất kho…
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 511
Bảng cân đối số phát sinh
Mẫu số: 01GTKT3/001
Ký hiệu: DD/11P
Số: 0000986
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6
1 Motor máy trãi vải
DM0149 Cái 1 2.318.000 2.318.000
Cộng tiền hàng: 2.318.000
231.800 2.549.800
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤĐẠI ĐẢO Mã số thuế: 0305057554
Địa chỉ: 5A Nhất Chi Mai, Phường 13, Quận Tân Bình, TP.HCM
Điện thoại: (08) 38425126 - Fax: (08) 38425127 - Email: congtydaidao@viettel.vn Số tài khoản: 010100007104 tại Ngân hàng Mega - Chi nhánh TP.HCM
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày 07 tháng 12 năm 2013
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm bốn mươi chín ngàn tám trăm đồng. Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH PROKINGTEX VIỆT NAM Mã số thuế: 0302482180
Địa chỉ: D10/890 Quốc lộ 1A, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM Hình thức thanh toán: Tiền mặt Số tài khoản:
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT (VAT): Tổng tiền thanh toán:
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Quyển số: Số: Đơn vị: Cty TNHH TMDV Đại Đảo Địa chỉ Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU THU Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Kèm theo: 1 Chứng từ gốc. Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Họ và tên người nộp tiền: CÔNG TY TNHH PROKINGTEX VIỆT NAM
Địa chỉ: D10/890 Quốc lộ 1A, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, TP.HCM Lý do nộp tiền: thanh toán tiền mua motor máy trãi vải DM0149
Số tiền: 2.549.800 (Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm bốn mươi chín ngàn tám trăm đồng.)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai triệu năm trăm bốn mươi chín ngàn tám trăm đồng. Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):
Số tiền quy đổi: Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 ……….. 31/12/2013 986 07/12/2013 xuất bán Giá vốn hàng bán 632 1.831.221
Motor máy trãi vải DM
0149 156 1.831.221 Thu tiền của KH 111 2.549.800 Doanh thu bán hàng 511 2.318.000 Thuế GTGT 3331 231.800