LI. Công tác nhận diện chi ph
2.Cách thức quản lý chi phí.
Do chưa nhận thức rõ ràng về quản lý chi phí cũng như chưa quan tâm đúng mức đến các cách nhận diỉn chi phí khác, nên ờ nhiều công ty cổ phần có quy m ô nhỏ và vừa chủ yếu quản lý chi phí theo từng khoản mục chi phí như cách phân loại chi phí của Bộ tài chính (Theo kết quả điều tra cá nhân thỉ 1 0 0 % số công ty cổ phần được hỏi đều quản lý chi phí theo các yếu tố chi phí). Viỉc quản lý chi phí theo từng phòng ban hay bộ phận thường không được sử dụng, vì vậy viỉc đánh giá thành tích, hiỉu quả hoạt động cũng như phân định trách nhiỉm cho từng phòng ban, bộ phận đối với những chi phí phát sinh là rất hạn chế. Ngoài ra, do chi chú trọng đến theo dõi chi phí phát sinh theo chức năng và yếu tố, nên khi có nhiều phương án kinh doanh để lựa chọn, doanh nghiỉp không tính đến chi phí cơ hội của các phương án một cách kỹ càng điều này có thể dẫn đến sự lựa chọn không chính xác.
Trong doanh nghiỉp viỉc theo dõi kiểm soát chi phí được thực hiỉn ờ bộ phận kế toán tài chính. Các con số về chi phí đưa ra đã được phân tích nhưng viỉc tìm ra nguyên nhân chính cho sự phát sinh chi phí đó lại gặp rất nhiều khó khăn bời hỉ thống quản lý chi phí chưa được thiết lập một cách đồng bộ, công tác kế toán nội bộ chưa được quan tâm. Vì vậy các biỉn pháp để quản lý chi phí gần như không được sử dụng. Cụ thể:
2.1. Việc tuân thử định mức và dự toán chì phí.
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống định mức cũng như dự toán chi phí đã góp phần không nhỏ vào việc tăng cường quản lý chi phí. Song công tác xây dựng, quản lý và sử dụng định mức chi phí, dự toán chi phí hiện nay (theo đánh giá của ThS. Nguyễn Thị Lãnh trên trang web: www.tapchiketoan.com) các doanh nghiệp chưa đáp ứng đẩy đủ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Hệ thống định mức và dự toán chưa đầy đủ và đồng bộ. Thực tế ít có doanh nghiệp đã xây dựng đưậc hệ thống định mức, dự toán chi phí tiêu chuẩn hoàn thiện, nhất là về lưậng và đơn giá tiêu chuẩn. Đố i với các yếu tố chi phí sản xuất chung thì đa số các doanh nghiệp chưa xây dựng.
Một số doanh nghiệp đã lập dự toán cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình nhưng chưa thật tốt và không đem lại nhiều hiệu quả. Các dự toán ngân sách muốn chính xác thì ngay từ bước đầu tiên nó phải đưậc xây dựng dựa trên các mục tiêu phát triển kinh doanh cùa doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Song các mục tiêu của những doanh nghiệp này mới chì chung chung, chưa cụ thể. K ế t quả là dự toán đem lại hiệu quả không cao.
M ộ t số doanh nghiệp khác thì đã lập dự toán song các bộ phận chức năng khác lại không theo dõi thực hiện và không giao cho phòng kế toán g h i chép, hệ thống hoa thông tin theo các chỉ tiêu dự toán đã lập trong kế hoạch. Vì vậy việc đánh giá tình hình thực tế cũng như hiệu quả của hoạt động đã đưậc lập dự toán gặp rất nhiều khó khăn.
Việc xây dựng quản lý và sử dụng định mức, dự toán thực tế ờ các doanh nghiệp chủ yếu đưậc thực hiện kiêm nhiệm bời các nhân viên từ các phòng ban, m à những người này không gắn liền trách nhiệm cá nhân trong việc dự toán ngân sách doanh nghiệp nên các báo cáo dự toán ngán sách không có độ chính xác cao và thường không khả thi. Đặc biệt là chưa có sự tham gia hiệu quả của bộ phận kế toán.
Để có những căn cứ và cơ sở cho việc lập d ự toán và làm tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động, quản lý chi phí trong quá trình thực hiện so với kế hoạch thì việc xây dựng và vận dụng các định mức chi phí là thực sự cần thiết ờ mừi doanh nghiệp. Xây dựng định mức tiêu chuẩn cũng là một trong những nền tảng để vận dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại nhằm đáp ứng yêu cầuvề thông tin và sự biến đổi không ngừng của môi trường kinh doanh trong việc ra quyết định của nhà quản trị.
Có thế nói, xây dựng định mức chi phí và lập dự toán ngân sách là một tong những công cụ hữu hiệu để lập kế hoạch chi phi hợp lý, một bước của quy trình quản lý chi phí, nhưng lại không được các công ty cổ phần nhỏ và vừa quan tâm thích đáng. Điêu này càng chứng tỏ nhận thức về quản lý chi phí của nhiều nhà quản lý còn khá hạn chế, cách thức quản lý chi phí còn đan giản.
2.2. Việc thực hiện quản lý chi phí qua các trung tâm quản lý chi phí.
Phải chăng các công ty có quy m ô nhỏ và vừa, các hoạt động còn ít và không quá phức tạp nên chưa cần thiết lập các trung tâm quản lý chi phí? Chính vì vậy khi có sự tăng đột biến ở một khoản mục chi phí nào đó, doanh nghiệp tìm mọi cách cắt giảm nhưng khó có thể tìm ra nguyên nhân phát sinh cũng như tìm ra bộ phận phòng ban nào phải chịu trách nhiệm cho sự phát sinh đó. K h i không phát hiện ra nguyên nhân thật sự cho sự phát sinh chi phí thì việc cắt giảm nó thật vô ích và không thể đem lại hiệu quả lâu dài. Thậm chí có thể khiến cho doanh nghiệp mất lợi nhuận vì cắt giảm chi phí không gắn với mục tiêu tăng trường, và vì đôi khi sự gia tăng chi phí lại là có ảnh hường tích cực khi đó là những chi phí tốt.
Cũng có khá nhiều công ty không xây dựng các trung tâm quản lý chi phí, nhưng quản lý chi phí tương đối tốt vì ý thức tiết kiệm chi phí của mừi nhân viên trong công ty rất cao. Tuy nhiên khi quy m ô doanh nghiệp mờ rộng, các hoạt động phức tạp và đa dạng hon nếu chỉ quản lý chung các khoản mục chi phí như
hiện nay thì việc đánh giá hoạt động ờ từng bộ phận, phòng ban hầu như không
thực hiện được và vì vậy thật khó có thể quản lý chi phí tốt được.
Việc xây dựng trung tâm chi phí sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn rất nhiều trong công tác tập hợp và kiểm soát các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Thế nhưng vấn đề này cũng chưa giành được nhiều sự quan tâm từ phía các công ty cổ phần nhỏ và vừa.
2.3. Việc áp dụng các phương pháp quản lý chi phí hiện đại (phương pháp ABC, phương pháp chi phí mục tiêu)
Qua kết quả điều tra cá nhân ứ 1 0 0 % các công ty cổ phần Việt Nam có quy m ô nhỏ và vừa, các phương pháp kế toán chi phí hiện đại như ABC, phương pháp chi phí mục tiêu đều chưa được áp dụng thậm chí nhiều nhân viên còn chưa được trang bị kiến thức này vì các lý do như sau:
- Loại hình công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp mới ứ Việt Nam và mới chỉ thực sự bắt đầu phát triển trong vài năm gần đây để phù hợp với