2.6.3.1 Hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn:
- Hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn Cụng ty ỏp dụng: Nhật ký chung. - Cỏc loại sổ sỏch kế toỏn được ỏp dụng tại Cụng ty:
+ Sổ cỏi + Sổ chi tiết
+ Sổ tổng hợp chi tiết + ….
2.6.3.2 Trỡnh tự ghi sổ và phương phỏp đối chiếu:
Theo lý thuyết thỡ trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung như sau:
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày (Định kỳ) Ghi vào cuối thỏng (Định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra
Trờn thực tế do Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn nờn trỡnh tự ghi sổ cú thể khỏc so với lý thuyết nhưng vẫn tuõn theo những quy định căn bản của việc ghi chộp sổ sỏch, cụ thể như sau:
- Hàng ngày kế toỏn căn cứ vào chứng từ gốc, kế toỏn định khoản lờn mỏy tớnh và cỏc số liệu của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phần mềm kế toỏn xử lý.Cuối kỳ, phần mềm kế toỏn sẽ tổng hợp số liệu và in ra sổ Cỏi, sổ Chi tiết cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tương ứng với từng tài khoản.
- Cuối thỏng kế toỏn tổng hợp tất cả cỏc số liệu đó nhập vào mỏy tớnh, cỏc phần hành và tiến hành đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ Chi tiết và sổ Cỏi,… nhằm phỏt hiện ra sai sút để điều chỉnh lại cho chớnh xỏc nhằm đảm bảo độ chớnh xỏc của cỏc bỏo cỏo tài chớnh do phần mềm kế toỏn in ra vào cuối kỳ.
- Cuối kỳ, kế toỏn kết hợp Bảng cõn đối số phỏt sinh, sổ Chi tiết, sổ Cỏi để lập bảng tổng kết tài sản và cỏc bỏo cỏo.
1.4. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong đơn vị
Bộ mỏy kế toỏn là một bộ phận quan trọng cấu thành nờn hệ thống kiểm soỏt nội bộ của doanh nghiệp. Chất lượng, trỡnh độ của đội ngũ kế toỏn cũng như một cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn hợp lý sẽ gúp phần khụng nhỏ làm giảm rủi ro kiểm soỏt, làm tăng độ tin cậy của những thụng tin kế toỏn núi chung và của bỏo cỏo tài chớnh núi riờng.
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký
đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ cỏi
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối số phỏt
sinh
Sơ đồ khối về mối quan hệ giữa cỏc bộ phận kế toỏn:
Chỳ thớch : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ chức năng.
Quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toỏn tại cụng ty CPXL và SXVL xõy dựng 99.
• Kế toỏn trưởng: Là người giỳp việc cho Giỏm đốc thực hiện cụng tỏc giỏm sỏt tài chớnh tại cụng ty, cú trỏch nhiệm điều hành chung mọi cụng tỏc kế toỏn trong Cụng ty. Cú trỏch nhiệm đảm bảo nguồn tài chớnh cho mọi hoạt động sản xuất kinh
Kế toỏn trưởng Kế toỏn vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toỏn tài sản cố định Kế toỏn vật liệu và cụng cụ dụng cụ Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương KT chi phớ sản xuất và tinh Ztp Kế toỏn tiờu thụ sản phẩm.
doanh của cụng ty, trực tiếp quan hệ với cỏc cơ quan quản lý Nhà nước cũng như của Tổng cụng ty.
• Kế toỏn tổng hợp: Tập hợp dữ liệu kế toỏn toàn cụng ty, cú trỏch nhiệm quản lý chung sự phỏt sinh của hệ thống tài khoản dựng trong cụng ty. Trực tiếp lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn và cỏc bỏo cỏo kế hoạch hàng thỏng, quớ, năm theo yờu cầu của Tổng cụng ty và chế độ hiện hành.
Theo dừi và bỏo cỏo cỏc loại thuế của văn phũng cụng ty cũng như toàn cụng ty và theo dừi sự phỏt sinh của tài khoản 333 và tài khoản 133.
Theo dừi đầu tư cỏc dự ỏn kinh doanh phỏt triển nhà. Quản lý cỏc cụng trỡnh theo bảng phõn cụng theo dừi kốm theo và làm kiờm nhiệm thờm cỏc cụng việc khỏc khi cú sự phõn cụng của Trưởng phũng hoặc phú phũng.
● Kế toỏn tiền lương, BHXH, BHYT: Theo dừi cỏc nghiệp vụ cú liờn quan đến tớnh lương và trả lương cho người lao động; kế toỏn theo dừi BHXH, BHYT, KPCĐ trờn tài khoản 3383, 3384, 3382 đặc biệt là cụng tỏc thu hồi nợ bảo hiểm. Quản lý cỏc cụng trỡnh theo bảng phõn cụng và làm kiờm nhiệm thờm cụng việc khỏc khi cú sự phõn cụng của Trưởng phũng hoặc phú phũng.
● Kế toỏn TSCĐ: Theo dừi cụng tỏc cho thuờ xe mỏy thiết bị sửa chữa mỏy múc thiết bị. Theo dừi nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ trờn TK 153 và 152. Theo dừi tài sản cố định trờn TK 211, khấu hao tài sản cố định trờn TK 214, theo dừi sự luõn chuyển của tài sản cố định, cụng cụ dụng cụ toàn cụng ty… Quản lý cỏc cụng trỡnh theo bảng phõn cụng và làm cỏc cụng việc khỏc.
•Kế toỏn vốn bằng tiền: Quản lý sổ sỏch thu chi tiền và theo dừi cụng nợ của doanh nghiệp.
•Kế toỏn vật liệu và cụng cụ dụng cụ: Theo dừi sự biến động của cụng cụ dụng cụ trong kỳ cả về giỏ trị và hiện vật, theo dừi định mức tỡnh hỡnh vật tư để từ đú sử dụng tiết kiệm và cú hiệu quả.
•Kế toỏn chi phớ sản xuất và tớnh giỏ thành sản phẩm trong doanh nghiệp: phản ỏnh kịp thời, chớnh xỏc cỏc chi phớ sản xuất phỏt sinh, xỏc định đỳng đối tượng hạch toỏn chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành và lựa chọn phương phỏp tớnh giỏ thành phự hợp với đặc điểm doanh nghiệp...
•Kế toỏn xỏc định kết quả kinh doanh: Xỏc định kết quả kinh doanh và phõn phối lợi nhuận. Cung cấp cỏc thụng tin cần thiết cho cỏc bộ phận sản xuất cú liờn quan nhằm phõn tớch tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch thành phẩm, lập bỏo cỏo tài chớnh.
•Thủ quỹ: Quản lý tỡnh hỡnh thực hiện thu, chi hàng ngày, đồng thời kiểm tra quỹ, đối chiếu số tiền tồn quỹ thực sự với số liệu trờn sổ quỹ.theo sự phõn cụng của Trưởng phũng và Phú phũng.
Cỏc bộ phận kế toỏn cú nhiệm vụ và chức năng khỏc nhau nhưng cú mối quan hệ chặt chẽ, thống nhất, hỗ trợ lẫn nhau giỳp hoàn thành nhiệm vụ kế toỏn tại cụng ty.
1.5. Tổ chức hạch toỏn kế toỏn tại cụng ty CPXL và SXVL xõy dựng 99.
Cụng ty sử dụng hai loại mẫu chứng từ là chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn . Danh mục cỏc loại chứng từ mà cụng ty CPXL và SXVL xõy dựng 99 sử dụng gồm cú:
Cỏc loại chứng từ bắt buộc:
Phiếu thu 01-TT Phiếu chi 02-TT Húa đơn GTGT Phiếu xuất kho
Cỏc loại chứng từ khụng bắt buộc:
Bảng chấm cụng : 01a-LĐTL
Bảng thanh toỏn tiền lương: 02-LĐTL Phiếu nhập kho: 01-VT
Phiếu xuất kho: 02-VT
Biờn bản kiểm kờ vật tư: 03-VT Giấy đề nghị tạm ứng: 03-TT
1.5.2 Cỏc loại sổ cụng ty sử dụng .
+ Sổ kế toỏn tổng hợp gồm: Sổ nhật ký, sổ cỏi. + Sổ kế toỏn chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
1.5.3 Cỏc loại bỏo cỏo kế toỏn .
- Bỏo cỏo tài chớnh hàng quý, hàng năm gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kờ, cơ quan đăng ký kinh doanh, bỏo cỏo tài chớnh gồm:
+ Bảng Cõn đối kế toỏn: Mẫu số B01 – DNN ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.
+ Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DNN ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.
+ Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh: Mẫu số B03 – DNN ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC.
+ Phụ biểu – Bảng cõn đối tài khoản (Mẫu số F01-DNN gửi cho cơ quan thuế)
2. Thực trạng tỡnh hỡnh kế toỏn tài sản cố định tại Cụng ty Cổ phần xõy lắp vàsản xuất vật liệu xõy dựng 99. sản xuất vật liệu xõy dựng 99.
2.1.Đặc điểm, phõn loại, đỏnh giỏ tài sản cố định
2.1.1.Đặc điểm tài sản cố định trong cụng ty
Là một doanh nghiệp xõy lắp, cú những cụng trỡnh ở nhiều nơi khỏc nhau cụng ty đũi hỏi điều kiện sản xuất, vận chuyển, dự trữ, cung ứng một cỏch đặc biệt. Chớnh vỡ vậy vật liệu xõy dựng từ nơi sản xuất tới nơi sử dụng phải qua nhiều kho dự trữ, cụng ty đó tổ chức ra những xớ nghiệp chuyờn làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu xõy dựng nờn TSCĐ trong cụng ty chủ yếu bao gồm:
+ Nhà cửa, vật kiến trỳc: là hệ thống nhà văn phũng, nhà xưởng, hệ thống kho (kho dự trữ tại nơi xõy dựng)
+ Mỏy múc thiết bị sản xuất.
+ Phương tiện vận tải: Bao gồm mỏy ủi, xe tải conterner….. + Dụng cụ quản lý tại văn phũng: Mỏy tớnh,mỏy photo….
2.1.2. Phõn loại tài sản cố định
Hiện tại, ở cụng ty cú cỏc cỏch phõn loại TSCĐ sau:
Phõn loại TSCĐ theo hỡnh thỏi biểu hiện (ngày 31/12/2012)
Đơn vị: VND Loại TSCĐ Nguyờn giỏ Giỏ trị hao mũn Giỏ trị cũn lại I. TSCĐ hữu hỡnh 5.176.812.538 2.601.431.124 2.575.381.414 1. Nhà cửa, vật kiến trỳc 195.858.000 158.454.563 37.403.438 2. Mỏy múc thiết bị 735.225.390 426.827.139 369.128.796 3. Phương tiện vận tải 3.389.212.163 1.694.303.401 2.022.303.968
4. Dụng cụ quản lý 856.516.985 321.846.021 534.670.964
II. TSCĐ vụ hỡnh 9.154.138.000 0 9.154.138.000
1. Quyền sử dụng đất 9.154.138.000 0 9.154.138.000
Tổng cộng 14.330.950.548 2.601.431.124 11.729.519.414
Biểu số 1: TSCĐ phõn theo hỡnh thỏi biểu hiện
Phõn loại TSCĐ theo nguồn hỡnh thành (tại ngày 31/12/2012)
Đơn vị: VND Nguồn hỡnh thành Nguyờn giỏ Giỏ trị hao mũn Giỏ trị cũn lại 1. Nguồn tự bổ sung 9.756.432.281 1.276.952.756 8.479.479.519 2. Nguồn vốn vay 7.200.850.239 713.179.938 6.487.670.301 Tổng cộng 16.957.282.528 1.990.132.703 14.967.149.825
Bảng số 2: TSCĐ phõn theo nguồn hỡnh thành
Phõn loại TSCĐ theo quyền sở hữu (ngày 31/12/2012)
Loại TSCĐ Nguyờn giỏ Giỏ trị hao mũn Giỏ trị cũn lại 1. TSCĐ tự cú 16.957.282.528 1.990.132.703 14.967.149.825
2. TSCĐ thuờ ngoài 0 0 0
Tổng cộng 16.957.282.528 1.990.132.703 14.967.149.825
Bảng số 3: TSCĐ phõn theo quyền sở hữu
Việc phõn loại tài sản cố định theo tiờu thức này rất thuận lợi cho cụng tỏc quản lý tài sản cố định và trớch khấu hao TSCĐ phõn bổ cho cỏc đối tượng sử dụng. Ngoài ra đõy cũng là cơ sở để kế toỏn lập cỏc thẻ tài sản cố định của cụng ty và để dể dàng tớnh khấu hao tài sản cố định
2.1.3. Cụng tỏc quản lý và sử dụng TSCĐ
Mỗi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng đều được quản lý theo cỏc bộ hồ sơ ( do phũng kỹ thuật thi cụng) và hồ sơ kế toỏn do phũng (kế toỏn tài chớnh quản lý). Hàng năm cụng ty thực hiện kiểm kờ TSCĐ. Việc kiểm kờ được thể hiện qua bảng kiểm kờ TSCĐ
2.2. Hạch toỏn kế toỏn tỡnh hỡnh biến động tăng giảm TSCĐ tại Cụng ty CPXL &SXVLXD 99 SXVLXD 99
2.2.1. Tài khoản sử dụng
TSCĐ tại Cụng ty xõy bao gồm TSCĐ hữu hỡnh. Do vậy cụng ty sử dụng cỏc tài khoản sau để phản ỏnh tỡnh hỡnh biến động TSCĐ.
- TK 211 - Tài sản cố định hữu hỡnh: TK này được chi tiết thành cỏc tài khoản sau:
- TK 211.2 - Nhà cửa vật kiến trỳc: Phản ỏnh tỡnh hỡnh TSCĐ là cỏc loại nhà cửa vật kiến trỳc như Trụ sở làm việc của cụng ty, nhà làm việc của xớ nghiệp, đội, cỏc cụng trỡnh khỏc…
- TK 211.3 - Mỏy múc thiết bị thi cụng: Phản ỏnh tỡnh hỡnh TSCĐ là cỏc loại xe, mỏy múc thi cụng như mỏy xỳc, mỏy khoan, ủi, lu, ụ tụ, …..
- TK 211.4 - Phương tiện vận tải truyền dẫn: Phản ỏnh tỡnh hỡnh TSCĐ là cỏc loại thiết bị vận tải, truyền dẫn phục vụ cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty. - TK 211.5 - Thiết bị dụng cụ quản lý: Phản ỏnh tỡnh hỡnh TSCĐ là cỏc thiết bị dụng cụ văn phũng sử dụng cho quản lý như Mỏy vi tớnh, photo, thiết bị kiểm tra đo lường, thiết bị kiểm tra chất lượng cụng trỡnh….
- TK 211.8 - TSCĐ khỏc
2.2.2 Hạch toỏn chi tiết tỡnh hỡnh tăng TSCĐ tại Cụng ty
2.2.2.1 Khỏi quỏt quỏ trỡnh hạch toỏn chi tiết TSCĐ tăng trong kỳ
- Khi cú nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trỏch của bộ phận cần sử dụng TSCĐ lập giấy đề nghị được cấp TSCĐ chuyển lờn phũng Kỹ thuật thi cụng để phõn tớch tỡnh hỡnh cụng ty, tỡnh hỡnh thị trường và đưa ra phương ỏn đầu tư TSCĐ một cỏch hợp lý. Tổng giỏm đốc cụng ty là người đưa ra quyết định tăng TSCĐ.
- Trong trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm: Việc mua sắm được thực hiện qua hoỏ đơn GTGT và cỏc chứng từ chi phớ khỏc trước khi đưa vào sử dụng, Cụng ty thực hiện bàn giao TSCĐ cho cỏc đơn vị sử dụng thụng qua thực hiện bàn giao TSCĐ (lập thành 2 liờn giống nhau Liờn 1 giao cho Phũng Tài chớnh kế toỏn, Liờn 2 giao cho Phũng Kỹ thuật thi cụng).
Căn cứ vào biờn bản giao nhận TSCĐ và hồ sơ TSCĐ kế toỏn TSCĐ tiến hành ghi thẻ TSCĐ.
2.2.2.2. Hạch toỏn chi tiết tỡnh hỡnh tăng TSCĐ a. TSCĐ tăng do mua sắm
Cỏc chứng từ sử dụng:
Quyết định của Giỏm đốc cụng ty Hoỏ đơn GTGT hoỏ đơn vận chuyển Hợp đồng mua bỏn TSCĐ
Biờn bản giao nhận TSCĐ Biờn bản thanh lý hợp đồng
Vớ dụ minh hoạ 01:
- Ngày 20/02/2012 Căn cứ vào nhu cầu sử dụng mỏy thi cụng phục vụ sản xuất kinh doanh. Giỏm đốc cụng ty đó lập giấy quyết định cho mua tài sản trờn theo mẫu:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Nghệ An, ngày 20 thỏng 02 năm 2012
QUYẾT ĐỊNH
CỦA GIÁM ĐỐC CễNG TY CPXL & SXVLXD 99
(V/v mua sắm TSCĐ phục vụ sản xuất)
- Căn cứ giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số: 2900590362 ngày 13 thỏng 01 năm 2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Nghệ An cấp quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cụng ty CPXL & SXVLXD 99.
- Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của Cụng ty Cổ phần xõy lắp và sản xuất vật liệu xõy dựng 99.
- Căn cứ vào tỡnh hỡnh năng lực vốn hiện cú của Cụng ty
Quyết định :
Điều I: Thực hiện mua mới mới 01 máy xúc Komatsu đủ khả năng phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh.
Điều II. Tài sản cố định được tài trợ từ quỹ đầu tư phỏt triển và từ nguồn vốn vay Ngõn hàng Agribank .
Điều III. Phũng kỹ thuật thi cụng, phũng Kế toỏn tài chớnh cụng ty cú trỏch nhiệm thực hiện quyết định này.
NƠI NHẬN GIÁM ĐỐC CễNG TY
Cụng ty CPXL & SXVLXD 99 (Ký tờn, đúng dấu) Phũng Tài Chớnh Kế Toỏn
Phũng Kế hoạch
- Khi nhận được quyết định trờn, cụng ty tiến hành khảo sỏt thị trường tỡm nhà cung cấp đảm bảo cỏc yờu cầu kỹ thuật và cú giỏ cả phự hợp. Sau khi đó tỡm được nhà cung cấp hai bờn sẽ thoả thuận thống nhất để ký hợp đồng kinh tế cung cấp thiết bị.
Biờn bản hợp đồng như sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh phỳc
CTY CPXL & SXVLXD 99 --- o0o---
HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số : 40-09/HĐMB- PH
- Bộ luật dõn sự ngày 14/6/2005 ỏp dụng từ ngày 01/02/2006 - Bộ luõt thương mại ngày 14/6/2005 ỏp dụng từ ngày 01/01/2006 - Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bờn
Hụm nay, ngày 20 thỏng 02 năm 2012, tại văn phũng Cụng ty – ………., chỳng tụi gồm cú:
BấN A (Bờn bỏn) : TRUNG TÂM MÁY XÂY DỰNG VÀ THIẾT BỊ CễNG NGHIỆP Lấ THU TRANG
Địa chỉ : Tam Hiệp – Thanh Trỡ – Hà Nội Đại diện : Bà Lờ Thu Trang
Chức vụ : Giỏm đốc
Tài khoản : 10101.000.228.7710 tại ngõn hàng cụng thương Việt Nam – Chi nhỏnh Thanh Xuõn
BấN B (Bờn mua) : CễNG TY CPXL & SXVLXD 99.
Địa chỉ : 126 đường Kim Đồng-P.Hưng Bỡnh-TP.Vinh. Điện thoại : 0943.919.299
Đại diện : Đinh Văn Thất Chức vụ : Chủ tịch HĐQT Mó số thuế : 2900590362
SỐ TK : 1020.1000.1058.158 tại ngõn hàng cụng thương Nghệ An Sau khi bàn bạc, hai bờn thảo luận thống nhất ký hợp đồng mua bỏn với cỏc điều khoản sau: