2.6.1.1. Khỏi niệm
Nhật ký chung là hỡnh thức kế toỏn đơn giản, thớch hợp với mọi đơn vị hạch toỏn, đặc biệt cú nhiều thuận lợi khi ứng dụng mỏy tớnh trong xử lý thụng tin kế toỏn trờn sổ.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tõm là sổ Nhật ký chung, theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toỏn) của nghiệp vụ đú. Sau đú lấy số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký để ghi Sổ Cỏi theo từng nghiệp vụ phỏt sinh.
Hỡnh thức sổ Nhật ký chung bao gồm cỏc loại sổ chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cỏi;
Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
2.6.1.2. Ưu nhược điểm
Ưu điểm: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toỏn mỏy.
Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trựng lặp do đú cuối thỏng phải loại bỏ số liệu trựng mới ghi vào sổ cỏi.
2.6.1.3. Trỡnh tự ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối thỏng, hoặc định kỳ :
Quan hệ đối chiếu :
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó kiểm tra được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phỏt sinh và sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp. Nếu đơn vị cú mở sổ, thẻ kế toỏn chi tiết thỡ đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, cỏc nghiệp vị phỏt sinh được ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Trường hợp đơn vị mở cỏc sổ Nhật ký đặc biệt thỡ hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ được dựng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phỏt sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liờn quan. Định kỳ (3, 5, 10,… ngày) hoặc cuối thỏng, tựy khối lượng nghiệp vụ phỏt sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào cỏc tài khoản phự hợp trờn Sổ Cỏi, sau khi đó loại trừ số trựng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cú).
Chứng từ kế toỏn
SỔ NHẬT Kí CHUNG Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cõn đối phỏt sinh
Sổ Nhật ký đặc biệt
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập Bảng cõn đối phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập cỏc Bỏo cỏo tài chớnh.
Về nguyờn tắc, Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú trờn sổ Nhật ký chung.
2.6.2. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi2.6.2.1. Khỏi niệm 2.6.2.1. Khỏi niệm
Hỡnh thức ghi sổ Nhật ký – Sổ Cỏi là hỡnh thức kế toỏn trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu cũng như đặc trưng về trỡnh tự hạch toỏn.
Đặc trưng của hỡnh thức này là cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toỏn) trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cỏi. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cỏi là cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại.
Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Sổ Cỏi gồm cỏc loại sổ kế toỏn sau: - Nhật ký – Sổ Cỏi;
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
2.6.2.2. Ưu nhược điểm
Ưu điểm: Hạch toỏn đơn giản, số lượng sổ ớt nờn khối lượng ghi sổ ớt, số liệu kế toỏn tập trung cho biết cả hai chỉ tiờu: Thời gian và phõn loại, theo đối tượng ngay trờn một dũng ghi, kỳ ghi sổ trờn một quyển sổ.
Nhược điểm: Ghi trựng lặp trờn một dũng ghi: tổng số, số tiền đối ứng ghi trờn cỏc tài khoản quan hệ đối ứng; tài khoản được liệt kờ ngang sổ, vỡ vậy khuụn khổ sẽ cồng kềnh, khú bảo quản trong niờn độ, số lượng sổ tổng hợp chỉ cú một quyển nờn khú phõn cụng lao động kế toỏn cho mục đớch kiểm soỏt nội bộ.
2.6.2.3. Trỡnh tự ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối thỏng :
Đối chiếu, kiểm tra :
Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó đó được kiểm tra và được dựng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cỏi. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại) được ghi trờn một dũng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cỏi. Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn được lập cho những chứng từ cựng loại (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phỏt sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toỏn và Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại sau khi đó ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cỏi, được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
Cuối thỏng, sau khi đó phản ỏnh toàn bộ chứng từ kế toỏn phỏt sinh trong thỏng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cỏi và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, kế toỏn tiến hành cộng số liệu
Chứng từ kế toỏn Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại Sổ, thể kế toỏn chi tiết NHẬT Kí – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
của cột số phỏt sinh ở phần Nhật ký và cỏc cột Nợ, cột Cú cuả từng tài khoản ở phần Sổ Cỏi để ghi vào dũng cộng phỏt sinh cuối thỏng. Căn cứ vào số phỏt sinh cuối thỏng trước và số phỏt sinh thỏng này tớnh ra số phỏt sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối thỏng này. Căn cứ vào số dư đầu thỏng (đầu quý) và số phỏt sinh trong thỏng kế toỏn tớnh ra số dư cuối thỏng (cuối quý) của từng Tài khoản trờn Nhật ký – Sổ cỏi.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối thỏng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cỏi cần phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
Tổng số tiền của cột “phỏt sinh” ở phần Nhật ký = Tổng số phỏt sinh Nợ của tất cả cỏc TK = Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc TK
Tổng số dư Nợ của cỏc tài khoản = Tổng số dư Cú của cỏc tài khoản
Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết cũng phải được khúa sổ để cộng phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và tớnh ra số dư cuối thỏng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khúa sổ của cỏc đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng TK. Số liệu trờn
“Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và số dư cuối thỏng của từng TK trờn sổ Nhật ký – Sổ Cỏi.
Số liệu trờn Nhật ký – Sổ Cỏi và trờn “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khúa sổ được kiểm tra, đụi chiếu nếu khớp, đỳng sẽ được sử dụng để làm bỏo cỏo tài chớnh.
2.6.3. Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ2.6.3.1. Khỏi niệm 2.6.3.1. Khỏi niệm
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ được hỡnh thành sau cỏc hỡnh thức: Nhật ký chung và Nhật ký sổ cỏi, thể hiện bước phỏt triển cao hơn trng lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiờu hợp lý húa cao nhất trong hạch toỏn kế toỏn trờn cỏc mặt.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tộ trờn Sổ Cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi sổ kế toỏn.
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ gồm cỏc loại sổ kế toỏn sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cỏi;
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
2.6.3.2. Ưu nhược điểm
Ưu điểm: Ghi chộp đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cỏch thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cỏi, số liệu kế toỏn dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ dời cho phộp thực hiện chuyờn mụn húa được lao động kế toỏn trờn cơ sở phõn cụng lao động.
Nhược điểm: Vẫn chưa khắc phục được tỡnh trạng ghi trựng lặp của cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn ra đời được sử dụng trước nú.
Sơ đồ hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối thỏng :
Đối chiếu, kiểm tra :
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập CTGS. Căn cứ vào CTGS để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào Sổ
Chứng từ kế toỏn
Sổ quỹ từ kế kế toỏn cựng loạiBảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế toỏn
chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập CTGS được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn cchi tiết cú liờn quan.
Cuối thỏng, phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phỏt sinh Nợ, Tổng số phỏt sinh Cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi. Căn cứ vào Sổ Cỏi lập Bảng cõn đối phỏt sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cú của cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trờn Bảng cõn đối phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn Bảng tổng hợp chi tiết.
2.6.4. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh2.6.4.1. Khỏi niệm 2.6.4.1. Khỏi niệm
Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh là hệ thống cỏc chương trỡnh mỏy tớnh dựng để tự động xử lý cỏc thụng tin kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, bắt đầu từ khõu lập chứng từ gốc, phõn loại chứng từ, ghi chộp sổ sỏch, xử lý thụng tin trờn cỏc chứng từ, sổ sỏch theo quy trỡnh của chế độ kế toỏn đến khõu in ra sổ kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh, bỏo cỏo kế toỏn quản trị và cỏc bỏo cỏo thống kờ phõn tớch tài chớnh khỏc.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là cụng việc kế toỏn được thực hiện theo một chương trỡnh phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo nguyờn tắc của một trong bốn hỡnh thức kế toỏn hoặc kết hợp cỏc hỡnh thức kế toỏn quy định trờn đõy. Phần mềm kế toỏn khụng hiển thị đầy đủ quy trỡnh ghi sổ kế toỏn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toỏn và bỏo cỏo theo quy định.
Phần mềm kế toỏn được thiết kế theo Hỡnh thức kế toỏn nào sẽ cú cỏc loại sổ của hỡnh thức kế toỏn đú nhưng khụng hoàn toàn giống mẫu sổ kế toỏn ghi bằng tay.
2.6.4.2. Ưu nhược điểm
Ưu điểm: - Giỏ thành thấp
- Bảo hành, bảo trỡ nhanh chúng, kịp thời - Phự hợp với doanh nghiệp Việt Nam:
- Phần mềm xõy dựng theo hệ thống Kế toỏn Việt Nam - Ngụn ngữ: tiếng Việt, dễ hiểu đối với người Việt Nam - Yờu cầu cấu hỡnh hệ thống mỏy tớnh khụng cao
- Chất lượng tốt, mang tớnh chuyờn nghiệp, cụng nghệ hiện đại
Nhược điểm:
- Cấu trỳc và cụng nghệ thường lạc hậu hơn so với cỏc phần mềm nước ngoài. - Giỏ thành cao: Khụng thể cạnh tranh về giỏ với cỏc phần mềm nội địa.
- Bảo trỡ, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khú khăn: Cỏc cụng ty sản xuất phần mềm nước ngoài khụng cú trụ sở tại Việt Nam thường gặp nhiều khú khăn trong việc bảo trỡ, hỗ trợ khỏch hàng về kỹ thuật.
2.6.4.3. Trỡnh tự ghi sổ
Sơ đồ hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hàng ngày :
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm :
Đối chiếu, kiểm tra :
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn quản trị.
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để lập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phầm mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký - Sổ Cỏi…) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khúa sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
2.6.5. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký – Chứng từ
2.6.5.1. Nguyờn tắc kế toỏn cơ bản trong hỡnh thức nhật ký–chứng từ là:
Nguyờn tắc 1: Tập hợp và hệ thống húa cỏc nghiờp vụ kinh tế phỏt sinh hàng ngày trờn sổ nhật ký theo số tiền bờn (Cú) của tài khoản kế hợp phõn tớch cỏc tài khoản ghi (Nợ) cú quan hệ đối ứng với số tiền phỏt sinh (Cú). Cuối kỳ hệ thồng húa số phỏt sinh (Nợ) của tài khoản từ sổ nhật ký trong mối quan hệ chi tiết với cỏc tài khoản ghi (Cú) đối ứng với tiền ghi (Nợ) của tài khoản. Như vậy theo nguyờn tắc này, sổ nhật ký chi tiết đối ứng cho số tiền cú của tài khoản và sổ cỏi sẽ ghi chi tiết đối ứng cho số tiền phỏt sinh (Nợ) của chớnh tài khoản đú. Gọi nguyờn tắc 1 là nguyờn tắc phản ỏnh một bờn của tài khoản trờn nhật ký và trờn sổ cỏi.
Nguyờn tắc 2: Kết hợp trong một bỳt toỏn ghi việc phản ỏnh nghiệp vụ theo thời gian phỏt sinh và theo hệ thống: Hạch toỏn tổng hợp và hạch toỏn chi tiết.
Nguyờn tắc 3: Nhật ký - Chứng từ và cỏc sổ phụ của Nhật ký - Chứng từ và cú thể mở chuyờn dựng hoặc mở chung nhiều đối tượng khỏc nhau cú quan hệ với nhau theo chỉ tiờu phản ỏnh.
Nguyờn tắc 4: Sổ sỏch qua hỡnh thức Nhật ký - Chứng từ đều thiết kế mẫu sẵn theo quan hệ đối ứng cú thể cho đối tượng mở sổ. Mẫu sổ đề in sẵn và ban hành mẫu