2.6.3.1. Khỏi niệm
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ được hỡnh thành sau cỏc hỡnh thức: Nhật ký chung và Nhật ký sổ cỏi, thể hiện bước phỏt triển cao hơn trng lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiờu hợp lý húa cao nhất trong hạch toỏn kế toỏn trờn cỏc mặt.
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tộ trờn Sổ Cỏi.
Chứng từ ghi sổ do kế toỏn lập trờn cơ sở từng chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại, cú cựng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ kế toỏn đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi sổ kế toỏn.
Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ gồm cỏc loại sổ kế toỏn sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cỏi;
- Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
2.6.3.2. Ưu nhược điểm
Ưu điểm: Ghi chộp đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, thống nhất cỏch thiết kế sổ Nhật ký và Sổ Cỏi, số liệu kế toỏn dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, sổ nhật ký tờ dời cho phộp thực hiện chuyờn mụn húa được lao động kế toỏn trờn cơ sở phõn cụng lao động.
Nhược điểm: Vẫn chưa khắc phục được tỡnh trạng ghi trựng lặp của cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn ra đời được sử dụng trước nú.
Sơ đồ hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối thỏng :
Đối chiếu, kiểm tra :
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, kế toỏn lập CTGS. Căn cứ vào CTGS để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào Sổ
Chứng từ kế toỏn
Sổ quỹ từ kế kế toỏn cựng loạiBảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế toỏn
chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ CÁI Bảng cõn đối số phỏt sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập CTGS được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn cchi tiết cú liờn quan.
Cuối thỏng, phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phỏt sinh Nợ, Tổng số phỏt sinh Cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi. Căn cứ vào Sổ Cỏi lập Bảng cõn đối phỏt sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết) được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cú của cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trờn Bảng cõn đối phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn Bảng tổng hợp chi tiết.