Thứ nhất, xuất phát từ lãnh đạo, trước hết lãnh đạo tổ chức cần xác định rõ đảm bảo chất lượng và thoả mãn khách hàng chính là con đường duy nhất cho sự tồn tại và phát triển tổ chức. Đồng thời, lãnh đạo tổ chức phải xác định chính sách, mục tiêu và định hướng đảm bảo chất lượng, cũng như cam kết và kiên trì theo đuổi mục tiêu và nỗ lực để đáp ứng mọi mong muốn của khách hàng cũng như tiêu chí về chất lượng đảm bảo.
Đồng thời, tập trung tuyên truyền giải thích ý nghĩa chất lượng truyền thông đa kênh được đảm bảo sẽ có lợi ích ra sao. Tập trung nâng cao nhận thức các nhân viên, người lao động trong vấn đề thông tin với những môi trường truyền thông mạng xã hội. Xây dựng các tiêu chí đánh giá, bồi dưỡng lãnh đạo, định hướng tư duy lãnh đạo về vấn đề tăng cường chất lượng hoạt động truyền thông đa kênh. Nêu rõ ý nghĩa của việc thiết lập và duy trì hệ thống quản trị chất lượng hiện đại đối với tình hình Công ty hiện tại.
Mặt khác, cần chú ý đến các nguyên tắc của thông tin truyền thông đa kênh với nội bộ và với khách hàng, nhằm đảm bảo có tính chiến lược chất lượng, đạt lợi thế cạnh tranh lâu dài và hiệu quả phát triển thương hiệu trong kinh doanh.
Tổ chức và thực hiện tuyên truyền một cách hiệu quả về các hệ lụy mà nhân viên có thể gặp phải khi không có quá trình quản trị chất lượng cụ thể, không đúng nơi, đúng chỗ và đúng thời điểm.
Nâng cao trình độ chuyên môn, cũng như phương pháp tư duy của lãnh đạo và mọi người trong doanh nghiệp, tạo ra cách thức làm việc thật khoa học logic, nhờ đó có cơ hội tăng lợi nhuận Công ty và thu nhập nhân viên.
Thứ hai, Công ty nên áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiện đại và toàn diện để hệ thống và gắn kết các hoạt động khác của Công ty, nhằm cải tiến chất lượng liên tục và không ngừng nghỉ. Công ty nên có những tiêu chuẩn áp dụng vào hệ thống, để nâng cao tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm dịch vụ.
Hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000 nhằm nâng cao mối quan hệ giữa các phòng ban gắn bó chặt chẽ hơn trên cơ sở hợp tác do việc xác định sự liên quan của mỗi thành viên và mọi bộ phận trong tổ chức.
Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện đòi hỏi phải có sự tham gia tích cực của mọi nguồn lực, vì thế doanh nghiệp nên đưa ra những chính sách khuyến khích để nhân viên tự nguyện và quyết tâm tham gia các hoạt động chất lượng để đạt được mục tiêu chung.
Cần phải có hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp, công tác theo dõi vận hành, đo lường, đánh giá phải được thực hiện đúng quy trình theo các yêu cầu chất lượng đã đề ra.
Linh hoạt trong việc bố trí cơ cấu tổ chức và cơ chế quản lý chất lượng tùy thuộc vào điều kiện nội bộ doanh nghiệp và đặc điểm cụ thể công trình xây dựng. - TQM được coi là một phương thức quản lý chất lượng hơn là một công cụ kỹ thuật cụ thể, nên để áp dụng hiệu quả TQM đòi hỏi thời gian phải đủ dài, có tính kiên trì cao.
Xây dựng cách thức quản lý khoa học, chuẩn mực, giúp các nhà lãnh đạo thoát khỏi những công việc nhỏ nhặt hàng ngày, tập trung cho kế hoạch phát triển Công ty. Ngoài ra mỗi doanh nghiệp cũng sẽ thu đợc những lợi ích riêng khác nhờ việc xây dựng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Điều đó phụ thuộc vào đặc thù riêng của công ty , mục tiêu trớc mắt và lâu dài như: Tăng thị phần , giảm chi phí , và điều quan trọng la tạo ra được hình ảnh của công ty cũng nh vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Tạo ra các sản phẩm có chất lượng cao, đồng đều và ổn định hơn. Mặt khác giảm được đáng kể các chi phí do việc phải làm lại , sửa lại các sản phẩm hư hỏng khuyết tật , và giảm được sự khiếu nại của khách hàng.
Thứ ba, cần xây dựng hệ thống hồ sơ, văn bản được tiêu chuẩn hoá, làm cho các quy định, quy tắc, quyền hạn, trách nhiệm trong khi thực hiện công việc đợc quy định rõ ràng, mạch lạc. Vì vậy hiệu quả công việc của tất cả các bộ phận cũng như các thành viên được nâng cao. Mặt khác cũng tránh được sự lẫn lộn, tranh chấp, cũng nh sự đổ lỗi lẫn nhau khi có vấn đề xảy ra.
Đồng thời, cần xây dựng môi trường làm việc từ gốc, dựa trên văn hoá doanh nghiệp cho hiệu suất làm việc của nhân viên được tăng lên. Công ty muốn tăng năng suất, phải quản trị năng lượng môi trường làm việc và năng lượng bản thân nhân viên. Một môi trường được cho là tích cực khi có sự cởi mở với đổi mới, sáng tạo, khuyến khích sáng tạo. Ở môi trường làm việc tích cực, nhân viên thường không sợ và không bị áp lực mắc lỗi, họ có tâm trạng tích cực, muốn thử những trải nghiệm trong công việc và khát khao cống hiến.
Chiến lược biến nghị lực thành thói quen, xây dựng đội ngũ nhân viên có tư duy và hành động như những người chủ bằng việc ghi chép theo hướng dẫn, báo cáo định kỳ, có các quy trình, biểu mẫu.
Xây dựng bảng biểu, hướng dẫn bằng các văn bản đầy đủ đối với các bộ phận, đề ra những nguyên tắc làm việc, những quy trình làm việc giữa các nhân viên, giữa các bộ phận và giữa nhân viên với ban giám đốc.
Nâng cao ý thực tự giác và tinh thần trách nhiệm của các nhân viên. Có chính sách giúp cải thiện môi trường làm việc, khuyến khích gia tăng sản xuất, gia tăng năng suất lao động, phát huy những sáng kiến, sáng tạo.
Đồng thời, tăng cường công tác giám sát thực thi, nghiệm thu, kiếm tra và đánh giá chất lượng của từng công việc, từng sự kiện, bộ phận và toàn dự án.
Thứ tư, cần định hướng thông tin, mục đích tuyên truyền nội bộ để Công ty có một con đường đi đồng lòng trong nhận thức và suy nghĩ của nhân viên. Bằng việc sử dụng các cách thay đổi truyền thông rõ ràng từ ban giám đốc - nhân viên, giữa các bộ phận và giữa các nhân viên, truyền thông tới toàn thể từng cá nhân cụ thể.
Không những chỉ truyền thông bằng vài kênh, mà truyền thông đa kênh, từ mạng xã hội đến email, từ bảng tin đến tạp chí nội bộ, từ việc tổng kết ngày, tuần, tháng đến cuộc thi, trò chơi nội bộ, từ truyền miệng đến việc tham gia vào các sự kiện cộng đồng. Và không chỉ hô hào hành động mà còn đưa ra các bằng chứng câu chuyện người thật việc thật để khích lệ nhân viên.
Mặt khác, để truyền thông được hiệu quả, ban giám đốc cần có thái độ sẵn sàng lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu. Việc lắng nghe sẽ
quan trọng hơn cả việc truyền thông khi các nhà lãnh đạo biết lắng nghe đơn giản và hiệu quả, vì điều này sẽ giúp hiệu quả truyền thông sẽ được cải thiện đáng kể và chi phí thời gian truyền thông thấp.
KẾT LUẬN
Từ việc nghiên cứu quản trị chất lượng hoạt động truyền thông tại Công ty TNHH Tư Vấn Giải Pháp Truyền Thông Thương Hiệu Việt Nam, em đã hiểu thêm rất nhiều về cách hoạt động, tổ chức của công ty và hiểu sâu hơn về vấn đề chất lượng trong các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động ra sao. Nhận thấy rằng, việc quản trị chất lượng tại bất kì doanh nghiệp nào cũng là hoạt động đáng được quan tâm nhất trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ hoạt động hiệu quả khi quản trị chất lượng tại công ty hiệu quả ở quy trình và giai đoạn bất kỳ. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm dịch vụ mà khách hàng tiêu dùng. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển yêu cầu phải có những sản phẩm và dịch vụ chất lượng.