6. Tổng quan tài liệu
3.1.3 Hệ thống các ngân sách trong doanh nghiệp
Hệ thống các ngân sách cần lập trong doanh nghiệp bao gồm: - Ngân sách tiêu thụ (doanh thu)
- Ngân sách sản xuất
+ Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Ngân sách chi phí lao động trực tiếp
+ Ngân sách chi phí sản xuất chung + Ngân sách giá vốn hàng bán - Ngân sách chi phí bán hàng
- Ngân sách chi phí quản lý doanh nghiệp - Ngân sách chi phí tài chính
- Ngân sách vốn bằng tiền - Báo cáo kết quả kinh doanh - Bảng cân đối kế toán
Mối quan hệ giữa các ngân sách
Hình 3.1: Sơ đồ mối quan hệ giữa các ngân sách
3.2. HOÀN THIỆN NỘI DUNG VÀ LẬP NGÂN SÁCH CHO CÔNG TY NĂM 2014
Để giúp cho việc lập ngân sách tại công ty chính xác hơn, phản ánh đúng với tiềm năng và nguồn lực hiện có, đáp ứng đƣợc những mục tiêu và chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2.1. Ngân sách tiêu thụ
Ngân sách tiêu thụ là nền tảng của ngân sách sản xuất kinh doanh vì ngân sách này sẽ lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trƣờng, với môi trƣờng. Tiêu thụ đƣợc đánh giá là khâu thể hiện chất lƣợng hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, về mặt lý thuyết tất cả các ngân sách khác của doanh
Ngân sách CP SXC Ngân sách tiêu thụ Ngân sách sản xuất Ngân sách NC trực tiếp Ngân sách NVL trựctiếp Ngân sách vốn bằng tiền Ngân sách chi phíQLDN Ngân sách bán hàng Bảng cân đối kế toán Báo cáo KQKD Ngân sách giá vốn hàngbán Ngân sách chi phí tài chính
nghiệp suy cho cùng đều dựa vào dự toán tiêu thụ. Ngân sách tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lƣợng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản lƣợng tiêu thụ. Dựa vào số liệu doanh thu dự báo, doanh thu đƣợc lập theo từng quý và có tính đến sự tác động của yếu tố thời vụ. Ngân sách này đƣợc lập cho từng khu vực thị trƣờng, đƣợc tổng hợp theo từng quý và cả năm trên cơ sở sản lƣợng tiêu thụ, giá bán, doanh thu và thuế giá trị gia tăng.
Việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cụ thể cho từng quý, thì dựa vào tình hình tiêu thụ của từng quý của các năm trƣớc nhƣ thế nào ,từ đó chia ra các quý, chứ không phải là lấy cả năm rồi chia đều cho các quý. Mà do mỗi một thời điểm thì nhu cầu của ngƣời tiêu dùng sẽ khác, vào dịp tết thì nhu cầu sẽ tăng, vào dịp hè thì tiêu thụ có chậm hơn so với các quý…vv.
Về nguyên tắc để lập ngân sách tiêu thụ, chúng ta phải lập kế hoạch khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ và xác định giá bán. Việc lập ngân sách tiêu thụ đƣợc lập chi tiết cho từng sản phẩm. Vào cuối tháng thì phòng kinh doanh báo cáo tình hình tiêu thụ và doanh số đạt đƣợc trong tháng.
Ngoài ra còn lập kế hoạch khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự kiến cho từng loại sản phẩm, từng mặt hàng. Nếu kế hoạch khối lƣợng sản phẩm dự kiến tiêu thụ đƣợc lập trên những căn cứ xác đáng, sát với khả năng thực tế sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiên tốt kế hoạch tiêu thụ, tránh tình trạng tồn kho quá nhiều làm ứ đọng vốn và phát sinh những khoảm chi phí không cần thiết, đồng thời sẽ đảm bảo cho việc cung cấp tiêu thụ sản phẩm đều đặn cho khách hàng, tránh đƣợc tình trạng thiếu sản phẩm tiêu thụ sẽ làm ảnh hƣởng lớn tới quá trình sản xuất của doanh nghiệp ở các kỳ sau.
Sản lƣợng tiêu thụ: Từ những thông tin về dự báo doanh thu có đánh giá đến các yếu tố chủ quan và khách quan, việc dự báo sản lƣợng tiêu thụ cần phải chi tiết theo từng khu vực thị trƣờng, từng khu vực thị trƣờng dự báo sản lƣợng tiêu thụ cho từng quý và cả năm.
- Đơn giá tiêu thụ: Điều quan trọng là xác định đơn giá tiêu thụ theo từng thời điểm, từng quý và năm trên cơ sở dự báo sự biến động về giá của thị trƣờng thế giới, khu vực và trong nƣớc. Đánh giá diễn biến của giá có thể thay đổi do tác động từ các yếu tố nhƣ tình hình kinh tế thế giới và khu vực, lạm phát, thất nghiệp v.v.. một yếu tố khác cũng không kém phần quan trọng đó là chính sách giá của công ty đối với từng khu vực thị trƣờng. Phòng tài chính kinh doanh phải khảo sát, nghiên cứu thị trƣờng, đánh giá các yếu tố tác động đến giá, từ đó tham mƣu cho lãnh đạo công ty đƣa ra các mức giá và có chính sách điều chỉnh giá hợp lý theo từng thời điểm nhằm đạt đƣợc mục tiêu mong muốn.
Với sản lƣợng tiêu thụ và giá bán đã đƣợc xác định, việc tính toán doanh thu cho từng sản phẩm theo từng khu vực thị trƣờng, theo quý và cả năm trở nên dễ dàng hơn. (Ngân sách tiêu thụ theo khu vực thị trƣờng đƣợc trình bày chi tiết tại phụ lục 3.1); (Ngân sách tiêu thụ đƣợc trình bày tại phụ lục 3.1.a).
Theo ngân sách tiêu thụ; với sản lƣợng tiêu thụ, giá bán và doanh thu đã đƣợc tính toán cụ thể. Lịch thu tiền đƣợc xác định căn cứ vào khoản phải thu đầu kỳ năm trƣớc mang sang và khoản phải thu đầu kỳ của từng quý là 95% doanh thu trong quý và 5% doanh thu còn lại thu ở tháng đầu tiên của quý sau, đối với công ty khoản phải thu đầu kỳ từ bán hàng năm 2013 mang sang năm. (Lịch thu tiền dự kiến đƣợc trình bày chi tiết tại phụ lục 3.1b).
3.2.2. Ngân sách sản xuất
Ngân sách sản xuất bao gồm các ngân sách liên quan là kế hoạch sản lƣợng, ngân sách nhân công trực tiếp, ngân sách nguyên vật liệu trực tiếp, ngân sách chi phí sản xuất chung.
a. Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất đã đƣợc thể
hiện trên dự toán sản xuất. Ngân sách chi phí NVL trực tiếp đƣợc lập dựa trên cơ sở khối lƣợng sản phẩm sản xuất, định mức số lƣợng NVL cho một lít sản phẩm và đơn giá NVL, đơn giá xuất kho NVL đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân. Lƣợng NVL sử dụng đƣợc tính dựa vào định mức NVL cho một lít sản phẩm và số lƣợng sản phẩm sản xuất.
Bộ phận sản xuất xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu dựa vào quy trình sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế thực hiện, và ƣớc tính tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu.
Bảng 3.2: Bảng định mức nguyên vật liệu Mô tả Nguyên vật liệu ĐVT/lít Định mức NVL Chi phí (đồng) Định mức Hao
hụt Hao hụt + định mức Đơn giá
Thành tiền
Cá cơm kg 0.75 0.75 11.000 8.250 Muối kg 0.224 0.224 1.520 340.48 Vỏ chai Chai (pet 1 lít) 1 0.02 1.02 1.600 1.632 Nhãn mắm cái 1 0.02 1.02 260 265.2
Thùng
carton Thùng (12chai) 1 0.02 1.02 3.300 3.366 Nút chai nút 1 0.02 1.02 550 561 Màng co cái 1 0.02 1.02 250 255
(Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc trình bày ở phụ lục 3.3)
b. Ngân sách cung cấp nguyên vật liệu
Ngân sách cung cấp NVL đƣợc lập cho từng loại NVL thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lƣợng NVL sử dụng đƣợc lập theo định mức và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp.
Số lƣợng nguyên liệu mua vào = Số lƣợng nguyên liệu sử dụng trong kỳ + Số lƣợng nguyên liệu tồn cuối kỳ - Số lƣợng nguyên liệu tồn thực tế đầu kỳ Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu đƣợc tính toán dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu và dự toán mua nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc xây dựng. Đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp.
Trị giá tiền mua nguyên vật liệu trực
tiếp
= Số lƣợng nguyên vật liệu mua vào X
Đơn giá nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu chính dự kiên bao gồm: chi phí nguyên vật liệu thực tế cộng mức tăng giá dự kiến.
Chi phí NVL
chính dự kiến = chi phí NVL thực tế +
mức tăng giá dự kiến Trong đó:
Chi phí nguyên vật liệu thực tế: Giá thực tế mà công ty thu mua nguyên vật liệu từ thị trƣờng, từ rất nhiều nguồn khác nhau, và chi phí thu mua nguyên vật liệu thực tế hết bao nhiêu, thì phản ánh đầy đủ. Chi phí nguyên vật liệu chính bao gồm: cá và muối. Vật liệu phụ gồm: nắp, bình, nhãn, thùng, túi xốp, màng co, băng keo...
Mức tăng giá dự kiến: Thƣờng thì công ty đã nắm bắt đƣợc những thời điểm nào là thu mua nguyên liệu đƣợc nhiều với giá cả vừa phải, nhƣng do nguồn nguyên liệu sản xuất của công ty cũng mang tính mùa vụ, vì vậy nó luôn mang tính chất không ổn định, luôn có sự biến động, nên công ty đã công thêm cả phần mức tăng giá dự kiến vào chi phí nguyên vật liệu chính dự kiến để bù vào khi mà có sự tăng giá nguyên vật liệu xảy ra, đảm bảo hơn cho kế hoạch. Chính sách trả tiền mua nguyên vật liệu mà nhà cung cấp áp dụng đối
với công ty là trả 95% số tiền mua nguyên vật liệu trong quý và 5% còn lại vào tháng đầu tiên của quý tiếp theo. (Ngân sách cung cấp nguyên vật liệu năm 2014 đƣợc trình bày ở phụ lục 3.4)
c. Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp
Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp do phòng nhân sự phối hợp với phòng kế toán và các phòng ban khác có liên quan để lập, cơ sở để lập ngân sách này là dựa vào tổng quỹ lƣơng trong năm lập ngân sách.
Định mức chi phí nhân công trực tiếp:
Định mức lƣơng nhân công trực tiếp (VNĐ/ lít) 650
Chi phí nhân công trực tiếp trong kỳ =
Số lƣợng đơn vị sản phẩm sản xuất trong kỳ x
Định mức chi phí nhân công trong kỳ (Ngân sách chi phí nhân công trực tiếp đƣợc trình bày ở phụ lục 3.5)
d. Ngân sách chi phí sản xuất chung
Ngân sách chi phí SXC do phòng kế toán phối hợp với phòng kỹ thuật và các phòng ban khác có liên quan để lập. Ngân sách chi phí SXC đƣợc xác định ngoài các chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, các chi phí còn lại phục vụ cho quá trình sản xuất gọi là chi phí SXC. Nhƣ là các chi phí khấu hao tài sản cố định, vật rẻ mau hỏng (vật tƣ ém chƣợp, máy đập data, thùng chứa...), chi phí sửa chữa thùng, tƣờng rào, chi phí công cụ dụng cụ nhƣ khẩu trang, ủng, chổi, xẻng, bàn làm việc..vv.
Ngân sách chi phí SXC đƣợc tính trên cơ sở biến phí SXC và định phí SXC. Biến phí SXC đƣợc tính nhƣ sau: Ngân sách biến phí sản xuất chung = Ngân sách biến phí đơn vị SXC X Số lƣợng sản phẩm sản xuất trong kỳ
Trong đó biến phí đơn vị SXC đƣợc tính dựa vào số liệu đã thực hiện trong các năm trƣớc sau đó điều chỉnh tăng hoặc giảm cho phù hợp với thực tế, số lƣợng sản phẩm sản xuất theo ngân sách khối lƣợng sản xuất đã lập. Biến phí SXC thƣờng bao gồm các loại chi phí nhƣ chi phí NVL phụ phục vụ sản xuất; chi phí vật tƣ, thiết bị phục vụ sửa chữa thƣờng xuyên…, các chi phí này thƣờng thay đổi theo số lƣợng sản phẩm sản xuất và đƣợc tính toán căn cứ vào kết quả thực tế thực hiện của những năm trƣớc và năng lực sản xuất hiện tại của đơn vị.
Định phí SXC đƣợc tính trên cơ sở định phí tùy ý đối với chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ do phòng kỹ thuật phối hợp với các phòng ban có liên quan để lập. Còn đối với chi phí khấu hao TSCĐ đƣợc tính căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, phƣơng pháp khấu hao, mức khấu hao, trong đó có tính đến nguyên giá tăng giảm đối với những tài sản đầu tƣ mới và những tài sản thanh lý. Chi phí này đƣợc tính cho cả năm tài chính và phân bổ trên số lƣợng sản phẩm sản xuất theo từng quý trong năm (Ngân sách chi phí khấu hao TSCĐ đƣợc trình bày tại phụ lục 3.6a).
Định phí SXC đƣợc tính nhƣ sau: Ngân sách định phí sản xuất chung = Định phí sản xuất chung thực tế kỳ trƣớc x Tỷ lệ % tăng (giảm) định phí sản xuất chung theo dự kiến Ngân sách chi phí SXC đƣợc tính toán từ biến phí SXC và định phí SXC và đƣợc tính toán cụ thể: Ngân sách chi phí sản xuất chung = Ngân sách định phí sản xuất chung x Ngân sách biến phí sản xuất chung (Ngân sách chi phí SXC đƣợc trình bày tại phụ lục 3.6).
e. Ngân sách giá vốn hàng bán
Ngân sách giá vốn hàng bán do phòng kế toán lập dựa vào ngân sách tiêu thụ, ngân sách khối lƣợng sản xuất, ngân sách chi phí NVL trực tiếp, ngân sách chi phí nhân công trực tiếp, ngân sách chi phí SXC. Ngân sách giá vốn hàng bán đƣợc lập chi tiết cho từng quý và cả năm, làm cơ sở để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Do đặc thù sản xuất của ngành sản xuất nƣớc mắm theo thời vụ, hàng năm sản xuất kéo dài từ 8 đến 12 tháng, việc tiêu thụ tính cho các quý trong năm. Công ty áp dụng phƣơng pháp tính giá vốn theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Là phƣơng pháp căn cứ vào giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng hóa nhập trong kỳ để tính giá bình quân cho mỗi loại đơn vị hàng hóa. Sau đó tính giá trị hàng hóa xuất kho bằng cách lấy số lƣợng* đơn giá bình quân mỗi loại hàng. Đơn giá xuất đƣợc tính một lần vào cuối tháng.
trong đó: Gía trị hàng nhập = ĐG thực tế quý trƣớc 1l hàng hóa *SL nhập - Giá trị thực tế xuất kho = SL hàng thực tế xuất kho * ĐG thực tế bq 1hh - Cuối kỳ kế toán tổng hợp tính đƣợc giá thành thực tế của từng loại hàng hóa sẽ tiến hành điều chỉnh giá vốn hàng bán. (Ngân sách giá vốn hàng bán đƣợc trình bày ở phụ lục 3.9).
3.2.3. Ngân sách chi phí bán hàng
Ngân sách chi phí bán hàng do phòng tài chính kinh doanh lập, ngân sách chi phí bán hàng đƣợc lập cho từng quý và cả năm, đƣợc tổng hợp toàn bộ chi phí bán hàng trong năm theo dự báo tiêu thụ của công ty. Ngân sách chi phí bán hàng liên quan chặt chẽ với việc dự báo tiêu thụ sản phẩm trong kỳ. Ngân sách chi phí bán hàng cần tính đến yếu tố biến đổi và cố định trong thành phần chi phí và đƣợc tính nhƣ sau:
SL hàng tồn đầu kỳ + SL hàng nhập trong kỳ Gía trị hàng tồn đầu kỳ + giá trị hàng nhập trong kỳ Đơn giá thực tế bq 1hh =
Ngân sách chi phí bán hàng = Ngân sách định phí bán hàng +
Ngân sách biến phí bán hàng
a. Ngân sách định phí bán hàng
Ngân sách định phí bán hàng thƣờng tính toán dựa vào số liệu công ty đã thực hiện trong các năm trƣớc để xây dựng. Định phí bán hàng xây dựng theo tỷ lệ % tăng (giảm) theo dự kiến so với năm trƣớc, đƣợc tính toán trên cơ sở ngân sách tiêu thụ sản phẩm và các chính sách bán hàng của công ty trong kỳ.
Ngân sách định phí bán hàng = Định phí bán hàng thực tế kỳ trƣớc x Tỷ lệ % tăng (giảm) theo dự kiến b. Ngân sách biến phí bán hàng
Biến phí bán hàng thƣờng là chi phí vận chuyển trƣờng hợp giao hàng tại kho bên mua và chi phí bốc xếp, biến phí đƣơc lập trên cơ sở số lƣợng sản phẩm tiêu thụ theo ngân sách tiêu thụ. Biến phí bán hàng đƣơc tính nhƣ sau:
Ngân sách biến phí bán hàng = Biến phí đơn vị bán hàng x Số lƣơng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ Ngân sách chi phí bán hàng đƣợc tổng hợp dựa trên biến phí bán hàng và định phí bán hàng đã đƣợc tính toán. (Ngân sách chi phí bán hàng đƣợc trình bày ở phụ lục 3.10)
3.2.4. Ngân sách chi phí hoạt động khác
a. Ngân sách chi phí quản lý doanh nghiệp
Ngân sách chi phí QLDN do phòng kế toán phối hợp với tất cả các