6. Tổng quan tài liệu
2.2.4. Nội dung và tiến trình lập ngân sách
a. Kế hoạch sản lượng sản xuất
Ngành sản xuất nƣớc mắm là ngành có tính chất đặc thù, là sản phẩm đƣợc hình thành qua một chu kỳ phân hủy nguyên liệu tƣơng đối dài. Kết quả cho ra nhiều đợt sản phẩm có giá trị dinh dƣỡng khác nhau, phụ thuộc phần lớn vào chất lƣợng nguyên liệu đầu vào. Do vậy công ty có kế hoạch sản lƣợng sản xuất cần thiết căn cứ vào mức tiêu thụ sản lƣợng nƣớc mắm tiêu thụ hàng năm, báo cáo sản xuất nƣớc mắm trong năm, để lập kế hoạch sản lƣợng sản xuất cho năm tiếp theo.
Hiện tại công ty đang sản xuất nƣớc mắm các loại. Tổ chức sản xuất gồm 2 giai đoạn tƣơng ứng với 2 tổ sản xuất. Giai đoạn 1 sản xuất nƣớc mắm với các độ đạm khác nhau. Nƣớc mắm hoàn thành sẽ chuyển sang giai đoạn 2 để đóng chai thành sản phẩm mắm chai với các quy cách và độ đạm khác nhau. (Kế hoạch sản lƣợng sản xuất năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.4)
b. Kế hoạch về chi phí sản xuất
Kế hoạch chi phí sản xuất đƣợc lập nhằm xác định tổng các loại chi phí cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch. Các yếu tố đƣợc lập bao gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí SXC. Trong chi phí SXC gồm có các chi phí nhƣ chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí khác. Căn cứ vào kế hoạch sản lƣợng sản xuất, định mức tiêu hao NVL do phòng kỹ thuật lập, đơn giá NVL do phòng tài chính kinh doanh dự báo, chi phí nhân công trực tiếp do phòng nhân sự lập, các chi phí khác đƣợc tính trên cơ sở chi phí đã thực hiện trong các năm trƣớc. Phòng kế toán
tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí ở các bộ phận và lập kế hoạch chi phí sản xuất cụ thể nhƣ sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do đặc thù của ngành sản xuất nƣớc mắm nên trong quá trình sản xuất không thể tính đƣợc giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ. Vì vậy, chi phí nguyên vật liệu đƣợc sử dụng trong kỳ sản xuất phải căn cứ vào số lƣợng thành phẩm sản xuất ra và định mức tiêu hao cho 1 lít nƣớc mắm quy loại 1.
Theo quy định, nƣớc mắm quy loại 1 là nƣớc mắm có 15gN/lit, trong khi thực tế thành phẩm đƣợc rút ra từ nhiều đợt, mà mỗi đợt sản xuất ra nhiều loại nƣớc mắm có độ đạm khác nhau. Nên để thống nhất trong tính toán, công ty đã quy về sản phẩm loại I để tính chi phí nguyên vật liệu xuất dùng.
Công thức quy đổi nƣớc mắm các loại thành nƣớc mắm loại 1 là: Số lƣợng = Tổng lƣợng đạm của nƣớc mắm sản xuất 15 Trong đó: Tổng lƣợng đạm của nƣớc mắm sản xuất = Số lƣợng nƣớc mắm mỗi loại X Độ đạm của mỗi loại nƣớc mắm Để tính đƣợc lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho số lƣợng nƣớc mắm nhập kho trong quý, công ty tính bằng cách:
Số lƣợng nguyên vật liệu xuất dùng = Số lƣợng nƣớc mắm quy loại 1 X Định mức tiêu hao NVL cho 1 lít nƣớc mắm
Bảng 2.4: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu Định mức (kg/lit)
Cá cơm 0.75
Muối hạt 0.224
Công ty xác định giá trị nguyên vật liệu xuất dùng bằng cách Giá trị nguyên vật
liệu xuất dùng =
Số lƣợng NVL xuất
dùng X
Đơn giá xuất dùng của NVL
Trong đó, đơn giá của nguyên vật liệu xuất dùng đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Công việc này do phần mềm máy tính xử lý vào cuối mỗi tháng.
Ngoài nguyên liệu cá, trong sản xuất nƣớc mắm còn dùng muối. Muối sẽ hòa tan với nƣớc lã để đạt 24 Bomme. Muối này sẽ đƣợc kéo rút qua các thùng chƣợp có độ đam cao để chiết rút đạm dần dần.
Cách tính số lƣợng muối xuất dùng cho sản xuất: Số lƣợng muối xuất dùng = Số lƣợng nƣớc mắm quy loại 1 X Định mức tiêu hao muối cho 1 lít nƣớc mắm Giá trị muối xuất dùng trong kỳ
Giá trị muối xuất
dùng =
Số lƣợng muối xuất
dùng X
Đơn giá xuất của muối
Trong đó, đơn giá xuất của muối cũng đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân giá quyền cố định. Trong quá trình sản xuất công ty thu đƣợc xác mắm chiếm tỷ lệ 2,86% trị giá nguyên vật liệu chính xuất kho.
Chi phí nhân công trực tiếp tại công ty bao gồm: tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại phân xƣởng và quản đốc phân xƣởng.
Cách tính lƣơng: Cuối quý, trên cơ sở sản phẩm hoàn thành thực tế và đơn giá tiền lƣơng đã đƣợc xây dựng, kế toán xác định quỹ lƣơng thực hiện làm cơ sở hạch toán chi phí nhân công trực tiếp.
Tổng quỹ lƣơng thực
tế bộ phận A = ( Sản lƣợng thực tế công việc i
X Đơn giá tiền
lƣơng i )
Cho công nhân sản xuất:
Căn cứ vào khối lƣợng sản phẩm sản xuất, khối lƣợng công việc hoàn thành (Mi), đơn giá tiền lƣơng cho từng loại sản phẩm và từng công việc (ĐGi), hệ số tay nghề (Hi), hệ số năng suất (Ni), ngày công làm việc (Ci) để tính ra tiền lƣơng cho mỗi công nhân sản xuất.
Tiền lƣơng cho mỗi công nhân sản xuất:
Ti =
Mi x ĐGi
n
i1
(Hi x Ni x Ci) x Hi x Ni x Ci Đơn giá tiền lƣơng:
Đgi =
1.600.000 ĐMLĐ 1 nhân công
Trong đó ĐMLĐ 1 nhân công là định mức lao động 1 nhân công trong 1 tháng.
ĐMLĐ 1 nhân công = Qi N x 12
Trong đó: Qi là khối lƣợng sản phẩm cần sản xuất cả năm N là số nhân công cần cho sản xuất khối lƣợng Qi
Mức tiền lƣơng bình quân cho 1 công nhân sản xuất công ty ƣớc tính là 2.400.000 đồng.
Cho quản đốc phân xƣởng: Đối với phân xƣởng I:
Lƣơng
quản đốc =
Sản lƣợng quản lý trong tháng x
Đơn giá quản
lý x
Hệ số năng suất Đối với phân xƣởng II: Lƣơng quản đốc bao gồm 2 phần:
- Lƣơng trực tiếp sản xuất đƣợc tính nhƣ Lao động sản xuất trực tiếp - Lƣơng quản lý đƣợc tính
Lƣơng
quản lý =
Sản lƣợng quản lý trong tháng x
Đơn giá quản
lý x
Hệ số năng suất Hình thức tiền lƣơng: Tiền lƣơng theo sản phẩm, tiền lƣơng thời gian và tiền lƣơng khoán.
Các khoản trích theo lương: Bảo hiểm xã hội trích 24 % lƣơng cơ bản
trong đó 17% tính vào chi phí, 7% ngƣời lao động phải nộp. Bảo hiểm y tế: Trích 4,5% lƣơng cơ bản, trong đó 3% tính chi phí, 1,5% ngƣời lao động phải chịu. Kinh phí công đoàn: Trích 2% lƣơng thực tế. Bảo hiểm thất nghiệp: Trích 2% lƣơng cơ bản, trong đó 1% tính vào chi phí, 1% ngƣời lao đông phải chịu.
Chi phí sản xuất chung: bao gồm
Chi phí nhân viên phân xƣởng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sữa chữa thùng hồ, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí phân bổ vật rẻ, mau hỏng, chi phí lãi vay, chi phí điện, nƣớc và chi phí khác.
Cách thức tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung tại công ty:
Chi phí nhân viên phân xƣởng: công ty tập hợp chi phí cho nhân viên phân xƣởng vào thẳng chi phí nhân công trực tiếp.
Chi phí khấu hao tài sản cố định: trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản cố định công ty tiến hành trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng quý. Công ty tính khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
(Kế hoạch chi phí sản xuất năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.5)
c. Kế hoạch khấu haotài sản cố định
Kế hoạch khấu hao TSCĐ do phòng kế toán lập dựa trên cơ sở nguyên giá tài sản cố định và mức trích khấu hao theo quy định của Bộ tài chính.
Cách xác định nguyên giá TSCĐ: Tổng nguyên giá TSCĐ đƣợc xác định dựa trên nguyên giá TSCĐ tính đến thời điểm lập kế hoạch, kế hoạch đầu tƣ xây dựng chi tiết từng loại tài sản tăng thêm trong năm kế hoạch và giá trị tài sản giảm trong năm kế hoạch do thanh lý tài sản hoặc những tài sản không cần dùng. Phòng kế toán dễ dàng xác định đƣợc tổng nguyên giá TSCĐ trong năm kế hoạch. TSCĐ trong năm 2013 nhƣ sau:
Nguyên giá TSCĐ tính đến 31/12/2013 = Nguyên giá TSCĐ tính đến 31/12/2012 + Nguyên giá TSCĐ tăng trong kỳ - Nguyên giá TSCĐ giảm trong kỳ Cách tính mức khấu hao TSCĐ: Trên cơ sở số liệu kế toán về tình hình tài sản tại công ty đến thời điểm lập kế hoạch nhƣ nguyên giá TSCĐ, giá trị khấu hao lũy kế, giá trị còn lại và tình hình tăng giảm tài sản trong năm kế
Mức khấu hao bình quân năm = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ trích khấu hao Tỷ lệ trích khấu hao = 1 Thời gian sử dụng Mức khấu hao bìnhquân quý
= Mức khấu hao bình quân
hoạch. Phòng kế toán tiến hành lập kế hoạch khấu hao TSCĐ với mức khấu hao theo quy định của Bộ tài chính, đƣợc tính toán cụ thể nhƣ sau:
Mức khấu hao cơ bản dự kiến trong năm kế hoạch = Mức khấu hao cơ bản thực trích + Mức khấu hao cơ bản tăng - Mức khấu hao cơ bản giảm Kế hoạch khấu hao TSCĐ thƣờng đƣợc lập sát so với thực tế thực hiện, do nguyên giá TSCĐ đƣợc xác định chính xác và mức khấu hao theo quy định của Bộ tài chính. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện mức khấu hao cũng có thể đƣợc các nhà quản trị điều chỉnh tăng hoặc giảm theo khung quy định, nhằm cắt giảm chi phí SXC để đáp ứng mục tiêu lợi nhuận mong muốn.
(Kế hoạch khấu hao TSCĐ năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.6)
d. Kế hoạch giá vốn
Kế hoạch giá vốn đƣợc tính dựa vào số lƣợng và giá trị thành phẩm tồn đầu kỳ, số lƣợng và tổng giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ, số lƣợng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ theo dự báo. Giá thành sản xuất trong kỳ đƣợc xác định trên cơ sở kế hoạch chi phí sản xuất đã tính chi tiết phần nội dung và tiến trình lập ngân sách. Giá vốn hàng xuất bán trong kỳ đƣợc xác định theo đơn giá bình quân đầu kỳ và sản xuất trong kỳ nhân với sản lƣợng tiêu thụ theo kế hoạch.
(Kế hoạch giá vốn hàng xuất bán năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.7)
e. Kế hoạch các chi phí hoạt động khác
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm các chi phí nhƣ chi phí điện thoại, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao, chi phí lƣơng nhân viên quản lý, Chi phí tiền lƣơng bộ phận quản lý đƣợc lập dựa vào số lƣợng lao động trong năm kế hoạch và tổng quỹ lƣơng đã đƣợc phê duyệt. Chi phí hành chính (chuyển phát nhanh, mua bảo hiểm ô tô, mua tài liệu), công tác phí (chi
cho công tác thăm dò thị trƣờng..), chi phí điện nƣớc, chi bằng tiền khác (chi tiếp khách, tiền thuê đất..). Các chi phí này đƣợc xác định trên cơ sở giá trị thực hiện năm trƣớc.
- Chi phí bán hàng: chi phí vận chuyển sản phẩm đi tiêu thụ, chi phí hao hụt, hƣ hỏng trong phát sinh quá trình vận chuyển sản phẩm, chi kiểm nghiệm( chi cho cục đo lƣờng chất lƣợng sản phẩm), chi khuyến mãi phát sinh khi công ty có chƣơng trình khuyến mãi, chi phí lƣơng cho nhân viên bán hàng, chi phí cho việc quảng cáo, in ấn, tờ rơi... Cách xác định chi phí dựa vào định mức chi phí trên một 1 lít sản phẩm tiêu thụ nhân với sản lƣợng sản phẩm tiêu thụ trên cơ sở số liệu thực tế thực hiện của năm trƣớc
- Chi phí tài chính: Đƣợc xác định dựa vào lãi suất các khoản vay dài hạn theo các hợp đồng vay. Đối với các khoản vay ngắn hạn ƣớc tính chi phí lãi vay trong năm kế hoạch, đƣợc tính toán dựa vào mức lãi xuất cho vay của các ngân hàng thƣơng mại tại thời điểm lập kế hoạch và giá trị dự kiến vay.
(Kế hoạch các chi phí hoạt động khác năm 2013 trình bày tại phụ lục 2.8)
f. Kế hoạch tiêu thụ
Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm với những loại sản phẩm nào, số lƣợng bao nhiêu, và dựa vào những nhân tố trên, và kế hoạch kinh doanh của ban lãnh đạo đƣa ra phòng kinh doanh đƣa ra kế hoạch tiêu thụ sản phẩm cho năm tới.
Kết hợp với năm tới công ty không có đầu tƣ thêm máy móc, trang thiết bị, nên khả năng sản xuất vẫn nhƣ các năm trƣớc.
Các kế hoạch xúc tiến bán hàng của công ty đều đƣợc lên kế hoạch cụ thể ở đầu mỗi năm căn cứ vào mục tiêu kinh doanh và kinh phí cho phép. Chính việc lập kế hoạch này giúp cho công ty ứng phó với những khó khăn trong thực tế. Tùy tình hình thực tế mà kế hoạch đƣợc điều chỉnh phù hợp. về
mặt kinh phí, công ty xác định trên phần trăm doanh số, dự báo doanh số cho năm tới rồi đƣa ra một khoản kinh phí cho xúc tiến.
(Kế hoạch tiêu thụ năm 2013 đƣợc trình bày tại phụ lục 2.9)
g. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Để đạt đƣợc mức lợi nhuận mong muốn, phòng kế toán tổng hợp tất cả kế hoạch liên quan để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Sau khi tập hợp tất cả các kế hoạch về doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác. Trƣờng hợp nếu lợi nhuận không đạt so với mục tiêu đã đề ra, phòng kế toán báo cáo lãnh đạo công ty để có ý kiến chỉ đạo hoặc là điều chỉnh các chi phí hoặc điều chỉnh doanh thu trên cơ sở điều chỉnh sản lƣợng bán để đáp ứng đƣợc mục tiêu về doanh thu và lợi nhuận. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đƣợc lập trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí QLDN và các chi phí khác. Do các kế hoạch đƣợc lập chƣa sát với thực tế dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh chƣa phản ánh đúng với tiềm năng thực tế của đơn vị.
(Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013 đƣợc trình bày chi tiết tại phụ lục 2.10).